管理されたメタデータの概要

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メタデータは、情報に関する情報です。たとえば、本のタイトルや著者はメタデータです。場所、日付、カタログ項目番号など、メタデータの情報にはさまざまな種類があります。SharePoint 製品を使用すると、メタデータを一元的に管理できます。ビジネスにとって意味のある方法でメタデータを整理し、メタデータを使って必要な情報を簡単に見つけることができます。

この記事では、管理メタデータに関するいくつかの重要な用語について説明し、SharePoint のツールを使用してメタデータを管理する方法を簡単に示します。

重要な用語

このセクションでは、いくつかの重要な用語を定義します。これらの用語と概念は、管理メタデータに関する記事の中でよく使われます。

分類は、正式なクラス分けシステムです。分類により、何かを記述する単語、ラベル、および用語はグループ化され、それらのグループは 1 つの階層として配置されます。

分類は、生物系から組織構造まで、ほぼあらゆる情報に関して構築されます。たとえば、生物学者は生物を動物、植物、菌類、微生物の 4 つの主な分類にグループ化しています。これら主なグループそれぞれには、多数の下位区分があります。それらを合わせたシステム全体が分類です。

組織が作成する分類方法はきわめて多く、すべてを示すことはできません。会計システムを管理するために勘定科目一覧の分類を作成し、従業員を管理するために組織図と職務分類を作成し、さらに製品カタログを作成する、などです。これらすべての分類は、構造化された情報の階層であり、情報を扱いやすくするための正式なクラス分けシステムです。

フォークソノミーは、情報のクラス分けシステムです。これは、Web サイトのユーザーがサイト上の単語、ラベル、用語について共同作業を進めるのに合わせて、少しずつ変化していきます。もともとフォークソノミーは、ブックマーク機能などの広く使用されているアプリケーションから発展しました。

Web サイト上でタグ クラウドを見たことがあるかもしれませんが、それはフォークソノミーをビジュアル化したものです。次の図に、SharePoint サイトにおけるタグ クラウドを示します。

タグ クラウド

フォークソノミーに基づいてメタデータを処理することには利点があります。サイトのユーザーの知識と専門性を共有することができます。フォークソノミーを使用すると、ビジネス ニーズやユーザーの興味の変化に合わせてコンテンツのクラス分けが変化していきます。

用語セットとは、関連した用語のグループです。

用語セットは、作成される場所に応じて異なるスコープを持ちます。

  • ローカル用語セット   は、サイト コレクションのコンテキスト内で作成され、そのサイト コレクションのユーザーのみが使用 (および表示) できます。たとえば、リストまたはライブラリのメタデータ列に対して用語セットを作成した場合、その用語セットはローカルです。これは、そのリストまたはライブラリを含むサイト コレクションからのみ利用できます。たとえば、あるメディア ライブラリに、メディアの種類 (図、写真、スクリーンショット、ビデオなど) を示すメタデータ列が含まれているとします。使用できる用語の一覧は、このライブラリでのみ意味を持ち、このライブラリでのみ使用できます。

  • グローバル用語セット   は、特定の Managed Metadata Service アプリケーションを購読するすべてのサイトで使用できます。たとえば、組織では、人事、マーケティング、IT などの組織内のビジネス ユニット名の一覧を示す用語セットを作成することが考えられます。

さらに、用語セットは、閉じておくか開いておくように構成することができます。閉じられている用語セットでは、適切な権限がない限りユーザーは新しい用語を追加できません。開いている用語セットでは、ユーザーは用語セットにマップされている列に新しい用語を追加できます。

用語は、SharePoint サイト上のアイテムに関連付けられる特定の単語または語句です。これは、用語セット内の 1 つのアイテムです。用語には一意の ID が設定されており、複数のテキスト ラベル (類義語) を付けることができます。複数言語のサイトを扱う場合は、用語に複数言語のラベルを付けることもできます。

用語には、次の 2 種類があります。

  • 管理された用語    とは、定義済みの用語です。用語ストア管理者は、管理された用語を 1 つの階層型の用語セットに整理します。

  • エンタープライズ キーワード   は、ユーザーが SharePointサイト上のアイテムに追加する単語または語句です。エンタープライズ キーワードのコレクションは、キーワード セットと呼びます。ユーザーはキーワードとして任意の単語や語句をアイテムに追加できます。したがって、エンタープライズ キーワードをフォークソノミー形式のタグ付けに使用できます。用語ストア管理者は、エンタープライズ キーワードを特定の管理用語セットに移動することがあります。管理用語セットの一部になったキーワードは、その用語セットのコンテキスト内で使用できるようになります。

用語の作成と管理方法については、「用語セットの用語を作成および管理する」をご覧ください。

SharePoint 製品では、グループはセキュリティ用語です。管理メタデータに関する話では、グループは同じセキュリティ要件を持つ複数の用語セットをまとめたセットです。特定のグループの投稿者権限を持つユーザーのみが、そのグループに属する用語セットを管理したり、そのグループ内に新しい用語セットを作成できます。組織は、独自のアクセスやセキュリティを必要とする用語セットに対してグループを作成する必要があります。

用語セットのグループの作成方法について詳しくは、「用語セットの新しいグループを設定する」をご覧ください。

用語ストアの管理ツールは、分類を管理するときに用語セットとその中の用語を作成または管理するために使用するツールです。用語ストアの管理ツールには、ツールにアクセスするときに選んだサイト コレクションで使用可能な、すべてのグローバル用語セットとローカル用語セット (ある場合) が表示されます。

管理メタデータ列は、リストまたはライブラリに追加できる特殊な種類の列です。サイトのユーザーは、これを使用することによって特定の用語セットから用語を選ぶことができます。管理メタデータ列を既存の用語セットにマップすることも、管理メタデータ列専用のローカル用語セットを作成することもできます。

管理メタデータ列の操作方法について詳しくは、「管理メタデータ列を作成する」をご覧ください。

エンタープライズ キーワード列とは、ユーザーが選んだ単語または語句でアイテムにタグ付けできるように、コンテンツ タイプ、リスト、またはライブラリに追加できる列です。既定では、これは複数値の列です。ユーザーが列に単語または語句を入力すると、SharePoint が入力候補を表示します。入力候補には、管理用語セットおよびキーワード用語セット内のアイテムが含まれる可能性があります。ユーザーは、既存の値を選ぶことも、新しい値を入力することもできます。

ソーシャル タグとは、サイトのユーザーがわかりやすい方法で情報を分類できるようにコンテンツに適用できる単語または語句です。ソーシャル タグは、サイトのユーザーがサイト上の情報を見つけやすくするうえで役立ちます。ユーザーは、SharePoint サイト上の情報および SharePoint サイト外の URL にソーシャル タグを追加することができます。

ソーシャル タグには、次の 3 種類の情報へのポインターが含まれています。

  • ユーザー ID

  • アイテムの URL

  • 用語

アイテムにソーシャル タグを追加するとき、自分の ID およびアイテムの URL を非公開にするかどうかを指定できます。しかし、ソーシャル タグの用語の部分は用語ストアに格納されるため、必ず公開されます。

ソーシャル タグを作成するときは、既存の用語のセットから選ぶことも、新しい用語を作成することもできます。既存の用語を選んだ場合は、ソーシャル タグにはその用語へのポインターが取り込まれます。

新しい用語を入力した場合は、SharePoint によってキーワード用語セット内に、その用語で新しいキーワードが作成されます。新しいソーシャル タグは、この用語をポイントします。このようにして、ソーシャル タグはフォークソノミーベースのタグ付けをサポートしています。また、ユーザーがエンタープライズ キーワードまたは管理メタデータ列を更新するときに、SharePoint で自動的にソーシャル タグを作成することもできます。作成された用語はニュースフィード、タグ クラウド、または個人用サイトのプロフィールにタグとして示されます。

リストまたはライブラリの所有者は、リストまたはライブラリの [エンタープライズ メタデータとキーワードの設定] を更新することで、メタデータの発行を有効または無効にすることができます。

特別なキー列を追加する方法について詳しくは、「リストまたはライブラリにエンタープライズ キーワード列を追加する」をご覧ください。

一般的な意味としてのタグ付けは、タグが管理メタデータであるかソーシャル タグであるかに関係なく、アイテムにメタデータを適用する行為を指します。

メタデータのシナリオ: 分類からフォークソノミーまで

SharePoint のメタデータ管理は、正式な分類からユーザードライバーのフォークソノミーまで、さまざまなメタデータ取り扱い手法をサポートしています。正式な分類は、管理された用語と用語セットを使用することによって実装できます。また、エンタープライズ キーワードとソーシャル タグを使用することもできます。これにより、サイトのユーザーはコンテンツに対して、自分の選んだキーワードでタグ付けできます。

さらに、SharePoint 製品は柔軟性も備えています。メタデータにどれだけの構造とコントロールを適用するか、およびコントロールと構造の範囲を選べます。以下にその例をあげます。

  • コントロールは、グローバルに複数のサイトにまたがって適用することも、ローカルで特定のサイトにのみ適用することもできます。

  • 用語セットは、閉じておくことも、ユーザーからの入力に対して開かれた状態にしておくこともできます。

  • 管理された用語と組み合わせて、エンタープライズ キーワードとソーシャル タグを使用するかどうかも選べます。

組織は、SharePoint 製品を使用することにより、管理された正式な分類の利点を、ソーシャル タグの動的な利点と組み合わせて独自の方法で利用できます。

次の図に、要件の違いにより、使用されるスコープとコントロールのレベルがどのように変わるかを示します。

柔軟な管理されたメタデータの構成

管理メタデータの利点

組織のサイト全体で管理メタデータを使用することには、いくつかの利点があります。

SharePoint 製品の管理メタデータ機能を利用すると、ユーザーがコンテンツにメタデータを追加する方法を制御できます。たとえば、用語セットと管理された用語を使用すれば、ユーザーがコンテンツへの追加を実行できる用語や、新しい用語を追加できるユーザーを制御できます。キーワード用語セットを閉じるように構成することで、エンタープライズ キーワードを特定のリストに制限することもできます。

サイト全体で同じ用語を一貫して使用する場合は、メタデータに依存する堅牢なプロセスまたはソリューションを構築する方が簡単です。さらに、サイトのユーザーにとっては、一貫性を保ってコンテンツにメタデータを適用しやすくなります。

組織のサイト全体のコンテンツに一貫したメタデータが使用されている場合、ビジネス情報やデータを探すには、検索を使用する方が簡単です。検索機能 (検索結果ページの左側に表示される絞り込みパネルなど) により、ユーザーはメタデータに基づいて検索結果をフィルター処理することができます。

検索結果のフィルター処理に使用できるメタデータが表示された絞り込みパネル

メタデータ ナビゲーションにより、ユーザーは特定のメタデータ フィールドに基づいて情報のビューを動的に作成できます。その後、ユーザーはフォルダーまたはメタデータ ピボットを使用することによってライブラリを特定し、キー フィルターを追加することで結果を改良していくことができます。この設定方法については、「リストまたはライブラリのメタデータ ナビゲーションをセットアップする」をご覧ください。

メタデータ ナビゲーション コントロール

管理メタデータにより、ビジネス ニーズの変化に合わせて用語ストア管理者がメタデータを維持、調整していくことが容易になります。用語セットは簡単に更新できます。また、新しい用語や更新された用語は、管理メタデータ列をその用語セットに関連付けるときに自動的に使用できるようになります。たとえば、複数の用語を結合して 1 つの用語にすると、この用語でタグ付けされたコンテンツは自動的に更新され、この変更を反映します。個々の用語に複数の類義語 (またはラベル) を指定できます。サイトが多言語サイトの場合は、個々の用語に複数の言語のラベルを指定することもできます。

メタデータの管理

メタデータを効果的に管理するためには、慎重な検討と計画が必要です。リストおよびライブラリの内容を管理する際の情報がどのようなものであるか、そしてその情報が組織内でどのように使用されるかを考えます。さまざまな情報について、メタデータ用語の用語セットを作成できます。

たとえば、1 つのドキュメントに対して 1 つのコンテンツ タイプがあるとします。各ドキュメントには、そのドキュメントに関する重要な事実を表すメタデータがいくつも含まれている可能性があります。次に例を示します。

  • ドキュメントの目的。販売の提案かどうか。技術仕様かどうか。人事の手続きかどうか。

  • ドキュメント作成者、および変更者の名前

  • 作成日、承認日、最終変更日

  • ドキュメントの予算に関して責任のある部署

  • 対象ユーザー

メタデータの管理に関係する重要なアクティビティをいくつか紹介します。

  • 計画と構成

  • 用語、用語セット、グループの管理

  • メタデータにプロパティを指定する

組織で管理メタデータを使用する場合は、開始する前に計画と構成を慎重に行うことをお勧めします。必要な計画の量は、分類がどの程度正式なものであるかによって決まります。また、どの程度メタデータを管理するかにも依存します。

ユーザーが分類を考案できるようにするには、ユーザーがアイテムにキーワードを追加した後、必要に応じて追加したキーワードを用語セットに分類できるようにするだけです。

組織で管理用語セットを使用して正式な分類を実装する場合は、主な関係者に計画と開発にかかわってもらうことが重要です。必要な用語セットについて組織内の主な関係者が同意したら、用語ストアの管理ツールを使用して用語セットをインポートまたは作成することができます。また、このツールを使用すると、ユーザーが初めてメタデータを扱うときから用語セットを管理できます。Web アプリケーションを正しく設定し、適切な権限を持っていれば、次の手順に従うことで用語ストアの管理ツールにアクセスできます。

  1. [設定] Office 365 の [設定] ボタン をクリックし、[サイトの設定] をクリックします。

  2. [サイトの管理] の [用語ストアの管理] を選択します。

    [用語ストアの管理ツール] ダイアログ ボックス。

用語ストアの管理ツールに用意されているツリー コントロールを使用すると、ほとんどのタスクを実行できます。このツールに対するユーザー ロールによって、実行できるタスクが決まります。用語ストアの管理ツールで作業するには、ファーム管理者または用語ストア管理者である必要があります。または、用語セットのグループ マネージャーまたは投稿者に指名される必要があります。

詳しくは、「グループと用語セットを作成および管理する」をご覧ください。

階層内のアイテムに対してアクションを実行するには、次の手順に従います。

  1. 変更する Managed Metadata Service のアプリケーション、グループ、用語セット、または用語の名前をポイントし、表示される矢印をクリックします。

  2. 実行するアクションをメニューから選びます。

たとえば、用語ストア管理者またはグループ マネージャーの場合、グループ内の用語セットを作成、インポート、または削除できます。用語セットの投稿者は新しい用語セットを作成できます。

用語ストアの管理ツールには、階層の各レベルに適したメニューがあります

階層の各レベルでは、用語ストアの管理ツールの [プロパティ] ウィンドウを使用して、グループ、用語セット、または用語の特定のプロパティを構成できます。たとえば、用語セットを構成する際は、[全般] タブからアクセスできるウィンドウで、[名前]、[説明]、[所有者]、[連絡先]、[関係者] などの情報を指定できます。ユーザーからの新しい送信に対して用語セットを開いておくか閉じておくかも指定できます。また、[使用目的] タブをクリックして、用語セットをタグ付けやサイト ナビゲーションで使用できるかどうかも指定できます。

用語ストアのプロパティを使うと、タグ付けなどの設定を構成できます

注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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