知っておきたい予定表の基本機能 (2)

この記事は以下の 4 ページから構成されています。

  1. 予定表の表示を切り替えてみよう

  2. イベントへの参加/不参加を確認しよう (このページ)

  3. 家族の予定を管理しよう

    家族用の予定表を作成しよう

    家族全員の予定表を表示させよう

    家族の予定を登録してみよう

  4. Google カレンダーを取り込もう

イベントへの参加/不参加を確認しよう

旅行やパーティー、趣味の集まりなど、大人数が参加するイベントを開催する場合、まずは参加人数を把握することが必要になります。このような場合は、予定表の出席依頼機能を使うと便利です。

出席依頼機能はイベントの内容や開始時刻などを複数の相手に同時にメール送信できる機能です。相手がOutlookの予定表機能に対応しているメールソフトを使用している場合、ワンクリックで参加/不参加の返信ができるので、手軽に参加人数の確認ができます。

ここでは、出席依頼機能を使って、旅行の参加/不参加を確認するメールを友人に送ってみましょう。

  1. [ホーム] タブの [新しい予定] をクリックします。

    新しい予定の作成

    予定を入力するためのウィンドウが表示されます。

  2. イベントの [件名]、[場所]、[開始時刻]、[終了時刻]、メッセージを入力します。

    イベント情報の入力
  3. [予定] タブの [スケジュール] をクリックします。

    [スケジュール]をクリック

    スケジュールの詳細に切り替わります

  4. ウィンドウ左下の [出席者の追加] をクリックします。

    [出席者の追加]をクリック

    [出席者とリソースの選択] ダイアログ ボックスが表示されます。

  5. 出席依頼メールを送信する連絡先をダブルクリックします。

    連絡先の選択

    必須出席者欄に連絡先が追加されます。

  6. 手順 5 の操作を繰り返して出席依頼メールを送信するすべての連絡先を追加し、[OK] をクリックします。

    連絡先の追加選択

    予定表ウィンドウに戻ります。

    ウィンドウ左側の [出席者] には、選択した連絡先が一覧で表示されます。

    選択した連絡先の表示
  7. [送信] をクリックします。

    予定の送信

    出席依頼メールが送信されます。

    また、自分の予定表にイベントが登録されます。

    予定の登録

ヒント 一度に複数の連絡先を選択する方法

[出席者とリソースの選択] ダイアログ ボックスでCtrl キーおよび Shift キーを使うと、一度に複数の連絡先を選択できます。

連絡先を 1 つずつ選択する場合は、Ctrl キーを押しながら連絡先をクリックします。

連絡先の個別選択

連絡先をまとめて選択したい場合は、Shift キーを押しながら選択したい範囲の最初と最後の連絡先をクリックします。

連絡先の範囲選択

[必須出席者] をクリックすると、選択したすべての連絡先が必須出席欄に追加されます。

[必須出席者]をクリック

ヒント 出席依頼メールを受け取った相手にはどのように表示されるの?

出席依頼メールのリボンには [承諾]、[仮承諾]、[辞退]などのボタンが表示され、これらのボタンをクリックするだけで簡単に参加/不参加の返信ができます。

また、件名と本文の間に予定表の情報が表示されます。

受信側の表示

ヒント 出席依頼メールが返信されると?

返信メールの出席者欄、仮出席者欄、欠席者欄に、出席依頼メールを送信したメンバー全員の参加状況が表示されます。ここで旅行の参加人数を確認することができます。

返信メールの表示

ページの先頭

次は「家族の予定を管理しよう」です。

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