目標: プロジェクトを開始する

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プロジェクトの計画フェーズでは、非常に長期間にわたって多くの人が関与する場合があるため、プロジェクトの目標、前提条件、制約を定義することが重要です。計画フェーズでは、プロジェクトの目標に対する変更を処理するためのスコープ管理計画も準備します。

小規模のプロジェクトでは、他の関係者が確認するための完全なドキュメント文書を作成する必要がない場合もあります。しかし、この記事のガイドラインは、自身の記録のためにプロジェクトに関するメモを作成するときに役立ちます。

ヒント: この記事は、さまざまなプロジェクト管理作業について説明している「ステップ ガイド」の記事の一部です。プロジェクト管理の各作業は、計画の立案、プロジェクトの進捗管理、およびプロジェクトの終了というプロジェクト管理のライフ サイクルに向けて構成されるため、"目標" という言い方をします。

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ユーザー目標の技法 -- プロジェクトの開始

番号 1  プロジェクトの目標を定義する:     プロジェクトの成功は、目標にどれくらい近づいたかで判断されるため、明確な目標はとても重要です。

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明確なプロジェクトの目標は、具体的で測定可能です。 「最先端の成果物」のようなあいまいな目標は避けます。たとえば、以下のようなものがプロジェクトの目標です。

  • プロジェクトの成果物の一覧。

  • プロジェクトの最終的な完了と中間のマイルストーンの両方の具体的な期限。

  • 成果物が満たす必要のある品質上の具体的な条件。

  • プロジェクトが超過してはならない予算上の制限。

目標を有効なものにするには、すべてのプロジェクトの関係者と、プロジェクトに資金提供しているスポンサーが目標に正式に同意する必要があります。プロジェクト マネージャーがプロジェクトの永続的な一部になる目標ドキュメントを作成することがよくあります。

ドキュメントが Microsoft Office Word 2007 や Microsoft Office OneNote 2007 などの Microsoft Office Project 2007 以外のプログラムで作成された場合、そのドキュメントをプロジェクト ファイルに添付して簡単にアクセスできるようにすることができます。

Microsoft Office Project Web Access 2007 を使用している場合は、プロジェクトの開始時にサポート ドキュメントを簡単にアップロードできます。これは、チームが共有フォルダーまたはプロジェクトやその他の事業に関連する情報を含む Web サイトを所有していない場合に便利です。

Microsoft Office Project Portfolio Server 2007 を使用している場合も、ドキュメントをアップロードすることができます。さらに、プロジェクトを実施する前に、開始および承認プロセスを通じてプロジェクトを追跡できます。新しいプロジェクトの開始時に、組織の目標に照らしてプロジェクトを評価できます。

注: プロジェクト レベルの情報は、プロジェクトの [プロパティ] ダイアログ ボックスの [コメント] ボックスに配置することもできます。これにより、プロジェクトの開始後に、ドキュメントやプロジェクトを検索することができます。

2 番  プロジェクトの前提事項を特定する:     プロジェクトの計画段階では、重要で答えの出ていない多くの疑問がある場合があります。たとえば、主要なリソースがいつから作業を開始できるか、新しいプロセスの実行にはどのくらいの時間がかかるか、といった疑問です。

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計画を開始するには、経験や知識に基づいて推察し、それらの推察に基づいてスケジュールを策定します。

以下のために、前提事項を記録することが重要です。

  • プロジェクトの関係者やスポンサーが、前提事項を検討してから、正式にプロジェクトの前提条件を承認できるようにするため。

  • これらの要素に関する追加情報がある場合に、スケジュールを更新できるようにするため。

ベースとなる前提条件を特定する際はプロジェクトの以下の領域を検討します。

  • 他のプロジェクトまたは部門からの引き渡し: プロジェクトが他のプロジェクトの作業に依存している場合、依存関係を理解し、引き渡し日に合意しているか。

  • リソースの可用性と使用 (スタッフ、材料、機器など): プロジェクトに関わっているスタッフのうち、自分が管理しないスタッフがいる場合、その管理は誰が行うのか。 また、その人に、そうしたリソースの使用の許可をもらっているのか。

  • 作業期間: 作業の見積もりは確実な情報に基づくものか、それとも推測に基づくものか。

  • プロジェクトのコスト:プロジェクトにとってコストはどのくらい重要か。予算の承認または必要に応じて予算を増額するために必要な人物は誰か。

  • 使える時間: 決まった期日で作業をしている場合、実際、すべての作業を許容される品質レベルで終わらせることができるか。

  • 成果物: プロジェクトの依存関係と成果物の一覧は、お客様とその他の関係者が期待するものと一致しているか。 成果物に対して妥協しなければならない場合、どの部分を最初に妥協するかについて関係者の合意は得ているか。

複雑なプロジェクトを開始する前に、考慮すべき問題がいくつかあります。プロジェクトの最終的な成功は、前提事項を識別し、計画したことを実行できるバックアップ プランを作成することにかかっています。

2007 Microsoft Office system では、Project の使用を開始する前に、プロジェクトの複雑さを理解するために使えるさまざまなソフトウェア ソリューションを用意しています。たとえば、複雑な部門連係フローチャートや、プロジェクト計画のブレーンストーミング時のチーム メンバーのアイデアを記録するためのブログを作成できます。

番号 3  プロジェクトの制約を特定する:    プロジェクトの制約は、プロジェクト マネージャーの選択肢を制限する可能性のある要因です。

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一般的に、以下が 3 大制約とされています。

  • スケジュール。主要なマイルストーンの固定の終了日または期日など。

  • リソース。あらかじめ決まっている予算など。

  • スコープ。製品には 3 つのモデルを開発しなければならないといった要件など。

通常、1 つの制約を変更すると他の 2 つの制約に影響します。また、品質全体に影響を及ぼしかねません。

たとえば、プロジェクトの期間 (スケジュール) を短縮すると、必要な作業者数 (リソース) が増える可能性があり、製品に組み込める機能の数が減る可能性があります。

この場合、プロジェクト マネージャーはこのトレードオフが容認できるものかどうかを判断します。 こうした考え方は、「プロジェクト管理の 3 大制約」または「プロジェクトの 3 要素」と言われています。

プロジェクトを計画する過程で、プロジェクトの制約をリストアップし、プロジェクトの関係者全員と共有し、またそのリストにコメントする機会を用意します。

また、プロジェクトの期間中に生じる予期せぬ制約の対処方法について関係者同士で確認しておくことをお勧めします。

たとえば、人件費が予想より多くなる場合、関係者が定義済みの特定の方法で、プロジェクトの範囲を縮小する可能性があります。

注: プロジェクトで「制約」という単語は、タスクで設定した制約や制限を意味します。たとえば、タスクを開始しなければならない日や特定の日までにタスクを終了しなければならないことを指定できます。

4 番  スコープ管理計画を準備する:     プロジェクトの目標、前提条件、および制約を特定したら、スコープ管理計画の下書きを作成することができます。

詳細情報

プロジェクトのスコープは、プロジェクトのすべての目標およびタスクと、それらを達成するために必要な作業の組み合わせです。

スコープ管理計画は、プロジェクト スコープを管理する方法とスコープの変更をプロジェクトに反映する方法を記述したドキュメントです。

プロジェクトの進行中にプロジェクト チームが目標を調整しなければならないことはよくあるため、この計画が役立ちます。

スコープ管理計画には次のものが含まれます。

  • スコープが変更される確率、頻度、および程度に関する評価。

  • スコープの変更を確認および分類する方法の説明。

    たとえば、建設プロジェクトの場合、クライアントから要求された設計変更が 1,000 ドル未満のコストであるときは現場の責任者が決済できるが、1,000 ドルを超えるときはプロジェクト管理者がクライアントと協議してコスト、リソース、およびその他の要因を勘案して決済するというように定めます。

  • スコープの変更に伴う処理の計画 (スポンサーに通知して契約の変更命令を発行するなど)。

入念に作成したスコープ管理計画は、プロジェクトのコンティンジェンシー計画として役立ちます。

スコープ管理計画は Project でも作成できますが、Word 2007 や OneNote 2007 などのプログラムで作成するのが一般的です。

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