概要: 進捗状況をトラッキングする

アイコン: 進捗状況をトラッキングする

Microsoft Project を使用すると、スケジュールの進捗状況を簡単に監視および把握することができますが、プロジェクトの進行状況を監視する前に、いくつかの手順を実行する必要があります。

プロジェクトの監視は、一般的にはプロジェクトの進捗状況のレビューと把握に分けられます。元のプラン (または基準計画) からの差異が特定され、スコープ内、時間内、予算内にプロジェクトを維持するように管理されます。

この記事の内容は、Project ロード マップにおけるさまざまなプロジェクト管理目標の 1 つに関するものです。

プロジェクト管理の例 . . .

例 1: 偶発的なプロジェクト マネージャー   : 自分のスケジュールを作成し、全員が自分に割り当てられたタスクで忙しく作業しており、すべてが計画どおりに進行していると考えています。

それが、最初の間違いです。プロジェクトは計画どおりには進みません。問題は存在します。後回しにせず、今すぐに問題を探し始める必要があります。問題を見つけるまでの時間が長くなるほど、問題は悪化していきます。

スケジュールの進捗状況を監視するには、次の点に注意してください。

  • プロジェクトの基準計画を作成する    スケジュールを作成した後は、その基準計画を作成することを検討します。基準計画はプロジェクトのバージョンと同様で、これを使用してタスクの進捗状況を比較することができます。基準計画を使用すると、元のスケジュールとそれ以降のバージョンを比較することができます。

  • 手動でデータを収集する    プロジェクトのステータス情報を収集する最も早く簡単な方法は Project Server を使用することですが、この情報を手動で収集したい場合があります。
    たとえば、Project Server をインストールしていない場合、またはプロジェクトが小さいため自分でデータを収集するのにあまり時間がかからない場合などです。
    プロジェクトのステータス データを手動で収集することにした場合は、プロジェクトの計画も手動で入力する必要があることにご注意ください。

  • 抵抗を予想する プロジェクト管理データの形式的な進捗管理に対する抵抗は一般的なことです。幸い、このような抵抗を最小限に抑えるのに利用可能ないくつかの方法があります。

スケジュールの監視を開始するための 3 つの簡単な手順を紹介します。

  1. プロジェクトの基準計画を作成します。[プロジェクト] タブをクリックし、[基準計画の設定] をクリックします。

  2. コミュニケーションを徹底します。ユーザーが作業のステータスを送信するのは簡単ではありません。ステータスを取得する簡単な方法は、毎週のチーム会議やその他の会議中になります。週単位でステータスを収集することは、ほとんどのプロジェクトにとって理想的です。しかし、週単位よりも頻繁にステータスを収集すると、生産性が下がる可能性があります。また、Outlook 2010 で毎週のアラームを設定し、ユーザーから基本ステータス情報を取得することもできます。

  3. チーム プランナーを使用します。Project のチーム プランナー ビューは、チームで誰が何をやっているかということに関連した、多くの問題を解決するように設計されています。チーム会議でこのビューを使用すると、ステータス情報を収集するプロセスを効率的に行うことができます。

例 2: 経験豊富なプロジェクト マネージャー   : 長期にわたってプロジェクト マネージャーを担当し、過去には複雑なプロジェクト マネージャー ソフトウェアを使用してきました。現在あるプロジェクトに取り組んでおり、スポンサーは予算内に収めるために綿密な監視が必要だと言っています。ユーザーの監視することと、タスクの進捗状況やコストを監視することはまったく異なります。

さらに、スポンサーは毎月エグゼクティブ レポートが必要だと言っています。そのため、大きな不安を抱えています。

監視と進捗管理に関する一般的な障害のリストと、対処方法を示します。

障害

考えられる解決策

抵抗を予想する

プロジェクト管理データの形式的な進捗管理に対する抵抗は一般的なことです。幸い、このような抵抗を最小限に抑えるのに利用可能ないくつかの方法があります。

メールの紛失

メールを使ったステータス情報の取得は、簡単なプロジェクトの監視方法の 1 つです。ただし、メールは紛失する可能性があります。Outlook で毎週のアラームを設定し、チーム メンバーに定期的にタスクのステータスを送信するよう通知することができます。

Project Server

Project Server を使用して作業状況を把握している場合は、実作業の報告に関する障害からチームメンバーを助けるために、コンサルタントを雇うことを検討してください。また、コンサルタントは、プロジェクト、特に大規模なプロジェクトを監視する複雑なフェーズをサポートすることもできます。プロジェクト MVP (最も評価が高いプロフェッショナル) のサポートを得られる場合があります。

ベンダー

契約したベンダーを利用してプロジェクトのタスクに取り組んでいる場合は、毎週作業が報告されていることを確認してください。これを行う方法の 1 つは、ベンダーの参入前に、作業のステートメント (またはその他の契約書類) でこの手順を要求することです。

予算の不安

誰もが予算に不安を持っています。達成額の分析の価値について説明します。プロジェクトの基準計画を設定し (経験豊富なプロフェッショナルである場合に必要です)、スケジュールにコストを入力した場合、達成額はスケジュールを監視するのに必要になります。

スコープの変更

スコープの変更によって監視が困難になることがよくあります。プロジェクトの成果物の要件がチーム メンバー全員に完全に理解されていない場合にこれは起こります。たとえば、エンジニアリング チームは、プロジェクト マネージャーに確認せずに拡張機能が製品にとってより良いものだと判断し、市場状況のより大きな目的を考慮して拡張機能のコストが正当かどうかを判断します。

進捗状況を管理する前にタスクの進行状況を確認します。

基準計画および中間計画を作成または更新する

後でこの情報をプロジェクトの後の最新のスケジュールまたは基準計画と比較できるように、基準計画および中間計画を作成または更新します。基準計画を保存することで、違いを識別して解決し、今後の類似のプロジェクトではさらに厳密な計画を立てられるようにします。

スケジュールの進捗状況を確認する

プロジェクト期間を通して進捗状況を管理しながら、予定作業時間、現行作業時間、および実績作業時間を比較すると、プロジェクトの作業が予定どおりに進行しているかどうかを判断するうえで役立ちます。

プロジェクトの終了日を決定する要素 (クリティカル パス) を表示する

テキスト

プロジェクト監視の第一歩には、タスクやリソース要件の変化に伴ってプロジェクトの終了日がどのように変化するかを知ることが含まれます。

2 つのプロジェクト ファイルを比較する (リンク)

元のプロジェクトの見積もりおよび実際のプロジェクト データの作成または保存が必要な場合があります。進捗状況を判断する場合にこれらを比較します。

チーム プランナーで作業負荷を監視する

テキスト

プロジェクト マネージャーは、プロジェクトのスケジュールの任意の時点で、チームが何をしているかを明確にすばやく確認するよう努めます。チーム プランナーを使用して、個別の作業負荷に迅速に対応します。

タスクのスケジュール設定を表示してプロジェクトのスケジュール方法を確認する

タスクの詳細情報を使用すると、タスクの変更によって他のタスクがどのように影響を受けるかを確認できます。タスクの進捗状況を更新するときは、このような変更に注意してください。

Project でのスケジュールの機能

Project 2010 の新しいスケジュール機能について理解します。プロジェクトを監視する際、変更の対応に役立ちます。

進捗管理の抵抗に対処する

プロジェクト管理データの進捗管理に対する組織の抵抗は一般的なことです。それに関するいくつかの対処方法について説明します。

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スケジュールの進捗状況を監視する

プロジェクトの作業を更新する

プロジェクトの作業の進捗状況に合わせて、実績開始日と実績終了日、実績作業時間、実績期間と残存期間、現在の達成率と作業時間の達成率で計画を更新できます。

完了したタスクをすばやく更新する

リボン上のコントロールを使用してタスクをすばやく更新する方法について説明します。

達成額の分析からプロジェクト パフォーマンスを分析する

達成額の分析とは、予算がどれだけ消化されたかを、それまでの作業時間とタスク、割り当て、またはリソースの基準コストという視点から示すことです。

プロジェクトを Project Server に保存する

プロジェクトの監視が完了したら、バージョンを Project Server に保存したり、チーム メンバーやその他の関係者と共有したりすることができます。

プロジェクトの進捗状況のレポートを作成します。

テキスト

ビジュアル レポートでは、強化された Excel 2010 のピボット テーブルや Visio 2010 のピボット ダイアグラムを視覚的に使用して、プロジェクト情報を表示することができます。

Project Web App を活用する

組織全体で作業の進捗管理を行うための究極のツールである Project Server 2010 およびそれに付随するアプリケーションである Project Web App について説明します。

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