概要: チーム サイトの使用状況を管理するためのベスト プラクティス

概要: チーム サイトの使用状況を管理するためのベスト プラクティス

チーム サイトの所有者の場合、ガバナンス モデル、つまり、サイトのポリシー、プロセス、ロール、責任に対処するモデルを作成することをお勧めします。そのようなモデルを作成すれば、サイトの利用状況を制御できます。たとえば、複数の人が同時にファイルを編集しないようにファイルのチェックアウトを要求したりできます。あるいは、特定の人だけにサブサイトの作成を許可します。この記事では、このようなモデルの作成時に推奨されるアイデアやベスト プラクティスについて説明します。

注: サイトの作成方法については、「SharePoint サイトを作成する」を参照してください。

この記事の内容

ガバナンスとは

ガバナンス モデルの要素

サブサイトの作成

アクセス許可の管理

情報のアーキテクチャ

ファイルのチェックアウトを必須にする

バージョンをトラッキングする

ドキュメントの承認の要求

変更通知の受信

ワークフローの作成

コンテンツ タイプを定義する

監査のトラッキング

サイトのライフサイクルと廃棄

記憶域の制限

カスタマイズ

ナビゲーション

検索

サイトをサポートするための役割と責任

データの保護

ガバナンスとは

すべてのサイトにおいて重要であっても気付かれないことが多い部分が、"ガバナンス モデル"、つまりグループのユーザーの SharePoint の使用方法を定める一連のポリシー、役割、責任、プロセス です。

多くの組織では、サーバーの全体管理やサイト コレクション レベルでガバナンス モデルを定めており、情報技術 (IT) 部門やチームで作成して管理している場合もあります。

チーム サイトなど、サイト コレクション内のサブサイトの所有者には、固有の問題を扱う独自のガバナンス モデルを追加で作成することをお勧めします。

ガバナンス モデルを使うと、次の作業が簡単になります。

  • リストなどのサイト コンテンツを作成しないで新しいサブサイトを作成する際の基準をサイト ユーザーに知らせる。

  • サブサイトやコンテンツが古くなったら破棄されるようにして、記憶域が圧迫されたり検索結果の精度が落ちたりしないようにする。

  • 適切なユーザーに適切なコンテンツへのアクセス許可を与える。

  • サブサイトの所有者に、使用できるテンプレートとテーマを知らせる。

  • ユーザー間でサイトの所有権をスムーズに移行する。

ガバナンス モデルの要素

ガバナンス モデルでは次の問題を扱う必要があります。

  • サイトの作成

  • アクセス許可の管理

  • 情報のアーキテクチャ

  • サイトのライフサイクルと廃棄

  • 記憶域の制限

  • 情報の分類

  • カスタマイズ

  • データの保護

  • ナビゲーション

  • 検索

  • サイトをサポートするための役割と責任

これらの問題には、サイト コレクションや組織レベルのガバナンス モデルで既に決定されているもの (サイトに使用できる記憶域、サイトの外観に適用できるカスタマイズなど) もあれば、チーム サイトの複雑さやユーザーの数によっては関係ないものも含まれている場合があります。ただし、これらの問題について決定する必要がない場合でも、どのような決定が行われたのかを把握しておくことをお勧めします。そうすれば、サイトのユーザーにそれを伝えたり、ポリシーを適切に適用したりできます。

新しいサイトを設定する際は、次の点を考慮します。

サブサイトの作成

特定のプロジェクトで使うサブサイトをチーム メンバーがチーム サイトの下に作成できるようにする場合があります。

新しいサブサイトを作成できることはグループにとって大きな利点ですが、無制限にサイトを作成すると収拾が付かなくなるおそれがあります。サブサイトが制限されずに急増すると、問題が発生する可能性があります。次に例を示します。

  • ユーザーが適切なサブサイトを見つけたり、適切なサブサイトがあるかどうかを確認したりすることが困難になります。

  • 複数のサブサイトで情報が重複して、高価な記憶域が圧迫され、必要な管理作業が重複します。

  • 古い情報が (場合によっては何年もの間) サブサイトに存在し、検索結果に表示されます。どのバージョンの情報が正しいかを特定することが困難になる可能性があります。

  • 多くのサブサイトに対するアクセス許可の管理が煩雑になり、ユーザーが本来はアクセスしてはならない情報に誤ってアクセスできることがあります。

  • 従業員がグループを離れると、その従業員が作成したサブサイトが破棄されるため、混乱が生じ、残っているサイト ユーザーの検索結果の精度が落ちることがあります。

次の分野を扱う、サイト作成のポリシーを設定すると、時間と労力を節約できます。

  • サブサイトを作成できるユーザー。

  • 新しいサブサイトを事前に承認する必要があるかどうか。承認が必要な場合は、承認の条件と承認するユーザー。

  • 確立されたテンプレートとテーマを新しいサブサイトで使用する必要があるかどうか。

  • サイトにどのくらいの量の情報を格納するか。つまり、サーバーのディスク領域をどのくらい使う可能性があるか。

  • サイトにナビゲーションの計画を追加するルール。

  • 情報を削除またはアーカイブするまでサブサイトに保存する期間。

詳細については、「Create a site or subsite(サイトまたはサブサイトの作成)」を参照してください。

アクセス許可の管理

組織の重要な情報の整合性、機密性、プライバシーは、サイトをどの程度安全にするか、特にサイトへのアクセス許可をだれに付与するかによって変わります。

サイトへのアクセス許可の付与や制限は "アクセス許可の管理" と呼ばれ、サイト所有者の最も重要な責任の 1 つです。

アクセス許可計画を立てる際に注意するいくつかのヒントを次に示します。

  • 権限を最小限に抑えるという原則に従います。割り当てられた作業を実行するために必要な最低限のアクセス許可レベルをユーザーに付与します。

  • 最初から設定されている標準のグループ (メンバー、訪問者、所有者など) にユーザーを追加してアクセスを許可します。大部分のユーザーをメンバー グループまたは訪問者グループのメンバーにし、所有者グループのユーザー数を制限します。

  • アクセス許可継承を使って、簡潔でわかりやすい階層を作成します。つまり、ユーザー個人にアクセス許可を付与しないようにし、グループ単位で付与します。可能な場合は、固有のアクセス許可を使用せずに、チーム サイトからサブサイトにアクセス許可を継承します。

  • コンテンツを整理してアクセス許可の継承を活用します。セキュリティ レベル別にコンテンツのセグメント化を検討し、機密性の高いドキュメントは大きなライブラリ内に分散させて固有のアクセス許可で保護するのではなく、それらのドキュメント専用のサイトまたはライブラリを作成します。

アクセス許可の設定方法については、「SharePoint のアクセス許可レベルについて」または「コンテンツの特定の部分に対するアクセスの制御」を参照してください。

情報のアーキテクチャ

サイトの情報のアーキテクチャは、書籍の目次に似ており、そのサイトの情報 (Web ページ、ドキュメント、一覧、データ) が整理され、サイトのユーザーに表示されます。多くの場合、情報のアーキテクチャは、サイト コンテンツを階層的に表した一覧、検索キーワード、データ型などの概念で記録されます。

情報のアーキテクチャを作成するには、サイトに表示する情報の分析が必要です。たとえば次のような質問を使って情報のアーキテクチャを作成できます。

  • サイトにどのようなコンテンツを表示するか。コンテンツをサブサイト、リスト、ライブラリなどにどのように変換するか。

  • 情報をサイトにどのように表示するか。

  • サイトのユーザーはサイト内をどのように移動するか。

  • 情報を特定の対象ユーザー向けにどのように設定するか。

  • 検索をどのように構成して最適化するか。

情報のアーキテクチャの一部には、情報の分類が含まれる場合があります。

扱う情報の価値が企業にとって高い場合、情報に特別なセキュリティが必要な場合、または、法令準拠ルールの対象になっている場合は、分類方法を設定して、慎重に管理する必要がある具体的なコンテンツ タイプを特定することが考えられます。

情報を特定のリストやライブラリに整理したら、ガバナンス機能を使って、コンテンツの管理方法を管理できます。次に例を示します。

ファイルのチェックアウトを必須にする

ファイルのチェックアウトを必須にすると、ファイルがチェックインされるまで、1 人のユーザーのみがファイルを編集できる状態を確保できます。複数のユーザーが同時に編集すると、競合が生じ、混乱につながりますが、ドキュメントのチェックアウトを必須にすることで、複数のユーザーが同時に変更できなくなります。また、チェックアウトを必須にすることで、チーム メンバーはファイルをチェックインするときにコメントを残すように気を付けやすくなります。結果として、各バージョンの変更内容を簡単にトラックできるようになります。詳細については、「Set up a library to require check-out of files (ファイルのチェックアウトを必須にするようにライブラリを設定する)」を参照してください。

バージョンをトラッキングする

以前のバージョンのファイルを保存する必要がある場合、ライブラリでファイルのトラック、保存、復元を行うことができます。すべてのバージョンを同じ方法でトラックすることができます。また、新しい章をマニュアルに追加した場合など、一部のバージョンをメジャー バージョンとして指定し、誤植の修正など、一部のバージョンをマイナー バージョンとして指定することもできます。記憶域の容量を管理するために、各種類のバージョンを保存する数を選択することもできます。バージョン管理の詳細については、「How does versioning work in a list or library? (一覧またはライブラリのバージョン管理のしくみ)」を参照してください。

ドキュメントの承認を必須に指定することができます。ドキュメントは、適切なアクセス許可を持つユーザーが承認または拒否するまで、保留中の状態になります。ドキュメントを承認する前に、ドキュメントを表示できるユーザー グループを制御することもできます。この機能は、他のユーザーが表示する前に完了しておく必要がある重要なガイドラインや手順がライブラリに含まれている場合に役に立ちます。ドキュメントの承認の詳細については、「Require approval of items in a site list or library (サイト一覧またはライブラリの項目の承認を必須にする)」を参照してください。

ライブラリは RSS テクノロジをサポートしているので、ワークグループのメンバーに対して、統一された場所にあるニュースや情報の自動的な送信、表示、更新、またはフィードを行うことができます。RSS テクノロジを使用すると、ライブラリ内に保存されたファイルが変更された場合など、ライブラリに変更があったときにアラートを受信することができます。RSS フィードを使用すると、ワークグループのメンバーは、変更があったファイルをまとめた一覧を表示できます。また、メールのアラートを作成して、ファイルが変更されたときに通知を受けることもできます。RSS フィードの詳細については、「RSS フィードを管理する」を参照してください。

ドキュメント ライブラリまたはコンテンツ タイプには、ドキュメント承認やレビューの管理など、組織がビジネス プロセスのために定義したワークフローを使用することができます。グループでビジネス プロセスをドキュメントに適用して (ワークフローと呼ばれます)、ドキュメントの承認や翻訳など、実行する必要がある一連のアクションを指定することができます。ワークフローとは、ドキュメントや項目に対して一連のアクションまたはタスクを自動的に実行する方法です。ライブラリの既定では 3 つのワークフローを使用できます。[承認] は、ドキュメントを承認担当者のグループに回覧するワークフローです。[フィードバックの収集] は、フィードバック担当者のグループにドキュメントを回覧し、ワークフローをコンパイルとして開始したユーザーにドキュメントを返すワークフローです。[署名の収集] は、担当者のグループにドキュメントを回覧してデジタル署名を収集するワークフローです。ワークフローの詳細については、「Overview of workflows included with SharePoint (SharePoint に組み込まれているワークフローの概要)」を参照してください。

ワークシート、プレゼンテーション、ドキュメントなど、グループが複数種類のファイルを使用している場合、複数のコンテンツ タイプを有効にして定義することで、ライブラリの機能を拡張することができます。コンテンツ タイプを定義すると、複数のライブラリ全体で柔軟性と一貫性が向上します。各コンテンツ タイプには、テンプレートだけでなく、ワークフロー プロセスも指定できます。また、テンプレートは、書式や定型文を設定する場合や、部門名や契約番号など、同じ種類のドキュメントに適用するプロパティを設定する場合の起点として利用することができます。コンテンツ タイプの詳細については、「Introduction to content types and content type publishing (コンテンツ タイプとコンテンツ タイプ発行の概要)」を参照してください。

機密性の高いファイルのグループがあり、ドキュメントの使用履歴を把握したい場合は、ファイルの変更、コピー、削除など、イベントの "監査" のトラッキングを有効にするポリシーを定義できます。監査の設定の詳細については、「サイト コレクションの監査設定を構成する」を参照してください。

サイトのライフサイクルと廃棄

ドキュメント ワークサイトやディスカッション サイトなどのサイトは、サイトが役に立たなくなった後も放置されることが多く、貴重な記憶域が圧迫されたり検索結果の精度が落ちたりします。サイトやそのコンテンツを確認するスケジュール (少なくとも年 1 回) を設定して、残す価値があるかどうかを確認することをお勧めします。

また、組織の大規模なガバナンス モデルでも放置されたサイトを監視している場合があるので、注意することをお勧めします。たとえば、90 日間使用されていないサイトを管理者が自動的に削除する可能性があります。このような削除が行われる場合、サイト所有者にはメールで警告が送信されます。ライフサイクルと廃棄ポリシーの詳細については、「Site closure policies」(サイトのクローズ ポリシー) を参照してください。

記憶域の制限

管理者は、グループで使用できるディスク記憶域のサイズを制限できます。記憶域に制約があるかどうかを確認し、制約がある場合は、サイト、ページ、ライブラリ間で記憶域を配分する方法を決める必要があります。

SharePoint Server では、ドキュメント ライブラリにアップロードできる 1 つのドキュメントのサイズは既定で 50 MB に制限されています。また、既定では、チーム サイトの所有者は記憶域がクォータの 90% に達すると通知を受け取ります。

制限内容を把握したら、バージョンや監査のトラッキングなどの機能を使用して、制限の範囲内でサイトを運用することができます。詳細については、「Manage site collection storage limits (サイト コレクションの容量の上限を管理する)」を参照してください。

カスタマイズ

組織では、標準化されたブランド、サイト テンプレート、またはサイト レイアウトが優先または必須に設定されていることがあります。ユーザーはサイトやページの外観をどの程度カスタマイズできるでしょうか。

カスタマイズを制御するために、カスタマイズできるアクセス許可を持つチームのメンバーをロックしたり、標準化されたページ レイアウト (すべてのサイトの左上隅にサイトの所有者を表示するなど) を使って一定の要件が満たされるようにしたりすることがあります。

また、ユーザーがサブサイトで使える機能についてガイドラインを定めることもあります。たとえば、カスタム コーディングが必要な Web パーツを使わないようユーザーに求めることがあります。

一方、チームの全員に SharePoint Designer を提供して、自由に変更できるようにすることもあります。

サイトのカスタマイズの詳細については、「チーム サイトをカスタマイズする」または「Introduction to customizing sites and pages (サイトとページのカスタマイズの概要)」を参照してください。

ナビゲーション

ナビゲーション用の要素を使うと、必要なコンテンツを簡単に閲覧できます。カスタマイズできるナビゲーション用の要素は、トップ リンク バーとサイド リンク バーの 2 つです。

各リストまたはライブラリの設定用ページを使って、サイド リンク バーに表示するリストやライブラリを選ぶことができます。また、リンクの順序を変更したり、リンクを追加または削除したり、リンクを整理するセクションを追加または削除できます。たとえば、[リスト] セクションに含まれるリストが多すぎる場合、タスク リスト用の新しいセクションを追加して、タスク リストへのリンクを含めることができます。

サイトの各ページ最上部にタブの並びが表示されており、サイトのユーザーはこのトップ リンク バーからサイト コレクションの他のサイトに移動できます。サイトの新規作成時に、そのサイトを親サイトのトップ リンク バーに含めるかどうかや、親サイトのトップ リンク バーを使えるようにするかどうかを選ぶことができます。

サイト ナビゲーションの詳細については、「サイト ナビゲーションの概要」または「チーム サイトのナビゲーションのカスタマイズ」を参照してください。

検索

コンテンツは、サイト、リスト、ライブラリ、Web パーツ、列など、さまざまな場所に表示されます。既定では、サイトを検索すると、そのすべてのサブサイトのコンテンツが検索結果に表示されます。

サイトの所有者は、サイトのコンテンツを検索結果に表示するかどうかを指定できます。サイトのコンテンツを検索結果に表示しないようにすると、そのサイトの下にあるすべてのサブサイトのコンテンツについても検索結果への表示がブロックされます。

既定では、アクセス許可が制限されたコンテンツは、そのコンテンツを閲覧するアクセス許可がないユーザーの検索結果に表示されません。制限されたコンテンツが検索結果に表示されるように変更できますが、ユーザーはアクセス許可がないコンテンツを開くことはできません。

検索の詳細については、「SharePoint Online search administration overview (SharePoint Online の検索管理の概要)」または「Configure a Content Search Web Part in SharePoint (SharePoint でコンテンツ検索 Web パーツを構成する)」を参照してください。

サイトをサポートするための役割と責任

チームのスタッフの入れ替わり時にサイトで発生する可能性がある混乱を軽減するため、役割と責任を決めておくことをお勧めします。次に示すような項目について、サイトでだれが何をするかを明確にしておくことをお勧めします。

  • トレーニング: 基本的なナビゲーション、検索、ドキュメント管理についてのトレーニングは、プロジェクトに新しく参加したユーザーに対してとても有効です。

  • サポート: 問題のトラブルシューティングを行って、管理者との連絡役を務める専門家を指名できます。

  • 法的または組織のガイドラインへの準拠: 適切なガイドラインへの最新のリンクを表示するだけで済む場合もありますが、責任者を定めることをお勧めします。

役割の詳細については、「Plan sites and manage users (サイトの計画とユーザーの管理)」または「Manage administrators for a site collection (サイト コレクションの管理者を管理する)」を参照してください。

データの保護

バックアップ機能と回復機能で、不慮の損失からデータを保護します。バックアップの頻度と、回復の速度やレベルは、管理者が設定します。詳細については、「SharePoint 2013 のバックアップと回復の概要」または「SharePoint Online サイト コレクションのごみ箱を管理する」を参照してください。

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