概要: サイト メールボックスを使用してチームと連携する

サイト メールボックスとは、SharePoint サイトからアクセスする電子メールとドキュメントの中央の共有アカウントです。 チーム内で、サイト メールボックスを使って関連するチーム レベルの電子メール会話を収集したり、重要な電子メール メッセージを共同で集めたりすることができます。 重要なドキュメントの共有に、サイト メールボックスを使うと便利な場合もあります。

サイトのサイト メールボックスのセットアップ後、そのサイトの名前を使った新しい電子メール アカウントが作成されます。たとえば、URL http://contosobistro.sharepoint.com/HRTeamSite を使ったチーム サイトを所有している場合、このサイト メールボックスの電子メール アドレスは HRTeamSite@contosobistro.sharepoint.com になります。

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チーム レベルの電子メールでの会話を収集する

多くのチームが、定期的に電子メール メッセージを使って会話し合います。 このような会話の中には、今後のいつかの時点で参照するのに役立つ可能性がある情報が含まれています。 このような情報を自分のメールボックスの中に埋もれさせるのでなく、スレッドの中で最も有益な電子メールをサイト メールボックスに転送できます。 サイトへの投稿権限があるユーザーであれば、だれでもサイト メールボックスを開き、メッセージを表示できます。 この方法で、特定の結論に至った情報が何かをチーム内の別のメンバーが数か月後に思い出そうとしたときに、そのチーム メンバーはサイト メールボックスを開き、そのアカウントで収集されたメールを検索することで、懸案事項の履歴を参照できます。

チームに電子メール メッセージを送信するときに、チーム レベルの電子メールでの会話を単純にサイト メールボックスの電子メール アドレスを宛先の CC に含めるのもよい案です。 サイト メールボックスの電子メール アドレスを連絡先グループや配布リストに含め、チームへのメールの送信時の宛先に自動的に含まれるようにするのもよいでしょう。

CC フィールドにサイト メールボックスが含まれた電子メール メッセージ

詳細は   、「サイト メールボックスを使ったチームの電子メールの調整」を参照してください。

他のユーザーとドキュメントを共有する

どのチームにも、どこかに保存する必要があるドキュメントはあるもので、多くの場合に他のユーザーと共有する必要があります。 SharePoint サイトにチームのドキュメントを保存する場合、サイト メールボックス アプリを使い、サイトへのアクセス権があるユーザーとそれらのドキュメントを簡単に共有できます。

重要: ユーザーが Outlook でサイト メールボックスを表示すると、サイトのドキュメント ライブラリ内のすべてのドキュメントのリストが表示されます。 すべてのユーザーに対し、サイト メールボックスには同じドキュメントのリストが表示されるため、ユーザーによっては、自分にドキュメントを開くアクセス権がないドキュメントも表示されることがあります。

詳細は   、「サイト メールボックスを使ったドキュメントの共同作業」を参照してください。

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