検索クエリの計画

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この記事の内容

検索範囲を計画する

関連度設定を計画する

検索のプロパティを計画する

検索クエリの利用状況データを計画します。

サーバー名マッピングを計画する

検索ベースの通知を計画する

キーワードを計画する

検索の計画ワークシートを使用する

管理者は、検索クエリに影響する管理設定の適切な構成を計画することで、検索結果の関連度とプレゼンテーションを改善できます。検索クエリの効果は、SharePoint 製品とテクノロジの任意の展開の通常の操作時に常に評価されますが、初期展開の前に適切に計画することで、最初から効果的な検索クエリを作成でき、将来の管理コストの削減に役立ちます。共有サービス プロバイダー (SSP) の管理者は、SSP 全体で使用する検索の管理プロパティ、特定のサイトの関連度設定、およびサイト内のユーザーが各検索クエリに含まれるコンテンツを絞り込むために SSP 全体で使用する検索範囲を計画できます。管理者は、サーバー名マッピング、検索センター サイトのカスタマイズ、検索ボックス、およびその他の検索プレゼンテーション機能を使用して、結果のプレゼンテーションを変更することもできます。サイト コレクション管理者は、サイト固有の検索範囲とキーワードを計画することで、これらの計画を補足することができます。

検索範囲を計画する

検索範囲は、管理者によって範囲に選択されたコンテンツのサブセットに基づいて検索結果を絞り込むために、検索結果に適用されるフィルターです。検索範囲を使用すると、Microsoft Office SharePoint Server 2007 を使用するユーザーは、サイト コレクション内のコンテンツの特定のサブセット内で検索することで、より関連度の高い検索が可能になります。

共有検索範囲は、SSP レベルで作成されます。これらの検索範囲は、同じ SSP 内のすべてのサイト コレクションで関連付けられ、すべてのサイト コレクションで共有されるように設計されています。

サイト コレクション管理者は、使用する共有範囲と、それらの表示方法を決定し、サイト コレクション内だけで使用されるサイト コレクションの検索範囲を作成することもできます。

検索範囲を使用する計画を立てる際に、自身の情報アーキテクチャを調べて、ユーザーが好んで検索しそうな広範なコンテンツ セットを特定します。これらのセットの一部は、サイト コレクションの情報アーキテクチャにまたがり、一部はサイト コレクション内の情報のサブセットにまたがります。コンテンツが情報アーキテクチャのどこに含まれているかに基づいて、共有検索範囲またはサイト コレクションの検索範囲を実装するかどうかを決定します。

共有範囲を計画する

SSP 管理者は、同じ共有サービスを使用しているすべてのサイトにわたって共有検索範囲を管理します。SSP 管理者は、サイト コレクションの検索範囲を管理することもできます。

SSP 管理者は、次のタスクを実行できます。

  • 共有検索範囲の作成と編集

  • 検索範囲の削除

  • 検索範囲のコンパイルの管理とスケジュール設定

共有範囲は、管理者が同じ共有サービスのセットを使用しているすべてのサイト コレクションに表示でき、使用できる検索範囲です。共有検索範囲は、情報アーキテクチャ内の概念、サイトの構造、および SSP 内のすべてのユーザーに関連するコンテンツのニーズ計画に基づいて、コンテンツの本文のために実装する必要があります。特定のサイト コレクション内でのみ関連するコンテンツは、サイト コレクション レベルでの検索範囲の計画用に取っておく必要があります。

たとえば、大規模な組織では、人事は大きな部門で、コンテンツとサイト構造の計画時に特定した複数の SharePoint サイトと基幹業務アプリケーション上にすべての従業員に関連するコンテンツがあるため、人事に関係するコンテンツ用の共有範囲を作成することができます。人事サイトのサイト コレクション管理者は、その共有範囲を使用できます。また、会社のポリシーと新入社員の情報は、サイト コレクションに関連するものとして識別された主要な概念であるため、サイト コレクションにこれらの追加の範囲を作成することもできます。他のサイトで検索するユーザーは、あまりに限定的な範囲を必要としないため、これらのサイト コレクション範囲は共有範囲としては意味をなしません。

SSP 管理者は、自身が作成した共有範囲を、ポータル サイト管理者が作成した表示グループ (検索ボックスのドロップダウン リストや詳細検索ページなど) に表示する必要があるかどうかを決定します。不要な共有検索範囲は、サイト コレクション管理者の判断で表示グループに追加できます。

既定では、SSP ごとに次の共有検索範囲が作成されます。

  • すべてのサイト

サイト コレクションの検索範囲を計画する

サイト コレクション管理者は、各サイト コレクションに対し、検索範囲に関連する次のタスクを実行できます。

  • SSP 管理者によって作成された共有範囲を使用する。

  • 共有範囲をサイト コレクション用の範囲として使用するため、コピーして変更する。

  • サイト コレクションの検索範囲を作成、編集、削除する。

  • 検索範囲の表示方法を選択する。

  • 検索範囲の状態を監視する。

サイト コレクション管理者は、照合ルールを作成したり、SSP 管理者によって提供された共有範囲に照合ルールを追加することはできませんが、共有範囲を複製してコピーを変更することはできます。サイト コレクション管理者は、サイト コレクション範囲の新しい照合ルールを追加できます。

SSP 管理者は、サイト コレクション管理者が実行できるこれらの管理タスクをすべて実行できます。

計画時に、各サイト コレクション管理者は、サイト内の情報アーキテクチャに基づいて検索範囲を作成する場合があります。既定では、各サイト コレクションは、人とすべてのサイトの共有範囲にアクセスできます。管理者は、自身のサイト コレクションを使用しているユーザーに便利な共有範囲を選択して検索範囲を追加した後、サイト コレクション用の検索範囲を作成してこれらの範囲を補足できます。

サイト コレクション管理者は、表示グループを使用して、サイトでのそれらの表示方法に応じて、検索範囲のグループを整理します。既定では、Office SharePoint Server 2007 には検索ボックスのドロップダウン メニューと詳細検索ページの表示グループが用意されています。

検索範囲のルールを計画する

検索範囲のルールは、各範囲の範囲を定義するために検索範囲に追加されます。

ルールは、コンテンツのプロパティ、場所、コンテンツ ソースに基づきます。各ルールは、1 つのプロパティ、場所、またはコンテンツ ソースに対してすべてのコンテンツをテストします。各ルールは、次の 3 つのいずれかの方法でルールを含む検索範囲に対する検索結果に影響します。

  • 包含    別のルールによって削除されない限り、このルールに一致するアイテムが検索結果に表示されます。これは、OR 論理演算子に相当します。

  • 必須    他のルールに一致するアイテムは、このルールにも一致して検索結果に表示されなければなりません。これは、AND 論理演算子に相当します。

  • 除外    このルールに一致するアイテムは、他のルールに一致する場合でも、検索結果から除外されます。これは、AND NOT 論理演算子に相当します。

検索範囲には 1 つ以上のルールが含まれ、検索結果に含まれるコンテンツは現在選択されている検索範囲内のすべてのルールに一致している必要があります。

管理プロパティに基づいてルールを使用する

検索範囲のルールは、検索スキーマの 1 つの管理プロパティの特定の値に基づくことができます。コンテンツの各アイテムは、その特定の値に対してテストされ、ルールに基づいて包含されるか除外されます。プロパティに基づくルールは、Is exactly (完全一致) 演算子に対してのみテストでき、Contains (次の値を含む) などのその他の仮定の演算子に対してはテストできません。

たとえば、販売ポータル サイトは、営業所の管理プロパティを使用して、各範囲内のルールの値を関連オフィスの値に設定することで、サイト コレクションの検索範囲を営業所ごとに作成できます。この管理プロパティは、販売記録アプリケーションからのデータに基づいているため、検索結果には選択した範囲の営業所のビジネス データの検索結果だけが含まれます。

自身の SSP の管理プロパティを計画する場合は、同時に検索範囲について考えると便利です。コンテンツの特定のセットの検索範囲を作成するには、照合ルールに含めることができるそのコンテンツのプロパティがあることを確認する必要があります。

SSP の各管理プロパティは、共有範囲とサイト コレクション範囲の両方で、検索範囲のルールのプロパティとして使用可能にすることができます。検索範囲に対して明確に使用可能にされている管理プロパティだけが検索範囲のルールで使用できます。

場所に基づくルールを使用する

コンテンツの場所に基づいて照合ルールを作成することができます。この種類のルールが必要な使用シナリオには、次のようなものがあります。

  • ドキュメント ライブラリのグループを検索する場合。

  • 会社のアーカイブを検索するときのように、1 つの大きなドキュメント リポジトリでフォルダーのセット内を検索する場合。

  • 外部サイト上のコンテンツで特定のテーマを検索する場合。

  • 組織内の他のサーバーでコンテンツを検索する場合。

各ルールには、1 つのフォルダー、ドメイン名、またはサーバー名によって定義された 1 つの場所が含まれています。検索範囲で利用できるようにしたいコンテンツのセットに応じて、すべての関連する場所が検索範囲に含まれるまで、1 つまたは複数の照合ルールを追加します。情報アーキテクチャとサイト構造の計画では、どちらも各検索範囲に含める場所を決定するためのガイダンスが提供されます。

コンテンツ ソースに基づくルールを使用する

検索範囲には、特定のコンテンツ ソース内のコンテンツに基づくルールを含めることもできます。コンテンツ ソースの計画では、別のコンテンツ ソースにあるとより管理しやすいコンテンツのセットを識別します。

計画している各コンテンツ ソースについて、そのコンテンツ ソースによってインデックス付けされるコンテンツが、サイト コレクションを使用するユーザーの検索範囲にグループ化されて意味をなすものであるかどうかを検討します。意味をなす場合、そのコンテンツ ソースの照合ルールを追加できます。

また、コンテンツ ソースが、ユーザーが検索する可能性の高いより小さなコンテンツの本文に分割できるかどうかも検討します。できる場合は、コンテンツ ソースの照合ルールと他の照合ルールを結合して、より絞り込んだ範囲を作成できます。

コンテンツ ソースに基づくルールを使用すると、大規模な組織の中央サイト コレクション内のユーザーが、より小さいプロジェクトや部門のサイト コレクション上のコンテンツを検索できるようにすることが容易にできます。これを行うには、SSP 管理者が関連するコンテンツ ソースの照合ルールを追加します。その検索範囲は、SSP 内の任意のサイト コレクションを使用しているユーザーが、SSP 内の他のサイト コレクション上のコンテンツを潜在的に検索できるように共有できます。これは、たとえば人事サイト コレクションの検索ボックス メニューがある部門全体のサイト コレクションに便利です。

複数のルールを使用する

検索範囲は多くの場合、1 つの照合ルールに基づく単純な範囲になります。しかし、複数のルールがある検索範囲を使用する理由はいろいろあります。これらの理由に共通することは、特定のテーマまたは概念に関連する一連のコンテンツに基づいて検索範囲を作成することを目的としていることです。これを行うには、複数の場所、複数のプロパティ、または概念的に関連付けられている場所とプロパティの組み合わせを含める必要があります。

最終的に関連付けられる可能性があるすべての考えられるプロパティや場所に対して、基本的な単一ルールの検索範囲を単に作成するよりも、広範な概念の観点から考え、これらの概念を使用して、各サイト コレクションの複雑な検索範囲の短いリストを作成することをお勧めします。情報アーキテクチャの評価に基づいて、特定のドキュメント ライブラリ、ファイル共有、メール サーバー、データ ソースを対象にした複数のルールがある複雑な範囲を使用します。

除外ルールを使用する

コンテンツを除外する照合ルールは、検索範囲で使用されている他のルールと同じように作成され、選択されます。しかし、別の手順として、このルールを実装することを検討したい場合があります。検索結果からコンテンツを除外する理由は、コンテンツを含める理由とは大きく異なる場合があります。

すべてのサイトの検索範囲は、すべてのサイト コレクションのコンテンツを含める出発点として使用できます。そして、コンテンツを除外する照合ルールを追加して、広範でありながら特定の検索結果のセットを含まない検索範囲を作成できます。すべてのサイトの照合ルールと除外ルールを使用すると、サイト上のコンテンツのすべてのサブセットのルールを含む複雑な検索範囲を容易に作成できる場合があります。

検索範囲の計画の例

Contoso 社には、IT サービス部門、顧客サービス部門、販売およびマーケティング部門があります。各部門には独自のサイト コレクションがあり、会社のニュースや人事情報のための中央のポータル サイト コレクションもあります。SSP 管理者は、検索サービスを会社全体の 1 つの SSP で運用することを計画しています。既定では、組織内の検索には、任意の部門のコンテンツが含まれます (これが既定の検索範囲のため)。各部門のコンテンツは異なっているため、IT、顧客サービス、販売およびマーケティング情報がすべて別々のスケジュールで更新できるように、コンテンツは 3 つの個別のコンテンツ ソース内でクロールされます。

SSP 管理者の Jacky Chen は、部門ごとに個別のコンテンツ ソースを、これらのコンテンツ ソースを含むルールに基づいて作成することを計画しています。彼女はまた、ビジネス データのコンテンツ ソースに基づくルールを使用して、すべての従業員の情報を追跡する人事のビジネス アプリケーション用のコンテンツ ソースを作成することも計画しています。各サイト コレクションの管理者は、組織内のすべてのコンテンツの既定の共有範囲を含めることを決定していますが、人事の範囲は、それが共有範囲であっても、使用を計画している管理者はいません。このオプションは、中央のポータル サイト コレクションの検索ドロップダウン メニューからのみ使用できます。各サイト コレクション管理者も、そのサイト コレクション内のコンテンツの重要なセットのサイト コレクション範囲を追加することを計画しています。たとえば、販売およびマーケティングのサイト コレクションのサイト コレクション管理者は、ビジネス データの管理プロパティ、マーケティング ドキュメント、およびその他のコンテンツに基づいて、各製品ラインに関連するコンテンツと、関連するチーム サイトおよびドキュメント ライブラリの場所の検索範囲を作成することを計画しています。これらのコンテンツ ソース、場所、およびプロパティはすべて、関連度検索範囲のために検索機能の計画ワークシートに一覧表示されます。

どちらの種類の検索範囲も、プロパティとドキュメントの場所に関する 1 つまたは複数のルールによって定義されます。コンテンツは、これらのルールによって、検索範囲に含めるまたは検索範囲から除外することができます。

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関連度設定を計画する

関連度設定は、Web サイトおよびコンテンツ ソース内の他の場所に優先順位を付けて、これらのサイトからの結果が検索結果の上部に表示されやすくします。関連度設定は、検索結果の優先順位付けにおける 1 つの要素で、サイト コレクション管理者によって管理されるキーワード、 SSP 管理者によって管理される検索の管理プロパティ、または検索テクノロジによってコンテンツに適用される自動重み付けなど、他のすべての要素を上回るものではありません。SSP 管理者は SSP を使用して作成されたすべてのクエリに関連度設定を適用し、コンテンツ ソースを再クロールすることなく、関連度設定を更新することができます。SSP 管理者は、次の 4 つの関連度レベルのいずれかにサイトを配置できます。

  • 3 つの権限レベル:第 1 レベルの権限、第 2 レベルの権限、第 3 レベルの権限

  • 関連度の低いサイトの 1 つのレベル

権限のある Web ページは、権限のレベルに基づいて、各レベルが受ける比例関連度の重み付けを使用して重み付けされます。既定では、Web アプリケーションのすべての最上位レベルのページは、第 1 レベルの権限として追加されます。これらのページを他の関連度レベルに移動したり、関連度設定から完全に削除することができます。各レベルでサイトを追加することもできます。

関連度の低いサイトは、第 3 レベルの権限サイトに与えられるのと同じ重み付けで優先順位が下げられます。

関連度設定を計画する際には、各サイトの目的を検討し、そのサブサイトとコンテンツ ソースでクロールされるサイトを確認します。権限サイトを重要度によって 3 つのレベルにグループ化し、これらの各サイトの計画された関連度設定を検索機能の計画ワークシートに記録し、その他のすべてのサイトを関連度の低いサイトとしてマーク付けします。

関連度設定を計画する際に使用すると役に立つものには、次のものがあります。

  • 優先度の高いビジネス プロセスの中心となる SharePoint サイトとビジネス アプリケーションは、通常、第 1 レベルの権限になります。

  • 共同作業やアクションを推進するサイトでは、単なる情報提供のサイトよりも権限レベルが高くなる傾向があります。

  • 2 番目のビジネス プロセスは、第 2 または第 3 レベルの権限サイトになる傾向があります。

  • 外部サイトは、組織がこれらのサイト上のコンテンツを管理できないため、通常、低い権限レベルになります。

  • すべてのサイトの関連度をグループ化する必要はありません。最も権限レベルが高い、または関連度が低いことがわかっている少数のサイトに関連度を選択し、ユーザーからのフィードバックとクエリ ログとクロール ログの情報に基づいて、通常の操作時に関連度を調整することをお勧めします。

任意のサイト コレクションの検索結果を変更して特定のコンテンツのレベルを上げて、特定の検索用語を使用するクエリに対する応答でそのコンテンツがより目立つようにすることができます。キーワードは、サイト コレクション レベルで計画され、実装され、管理されますが、計画と実装は組織内で一貫性を持たせることをお勧めします。

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検索のプロパティを計画する

Office SharePoint Server 2007 では、コンテンツを整理するために使用するスキーマが、サイト コレクションの検索機能の有効性に大きく影響します。Office SharePoint Server 2007 を効果的に展開するには、組織の情報アーキテクチャを理解することから始めます。次に、その理解を、ファイルの種類に関係なくサイト コレクションのコンテンツやビジネス データを検索するための管理プロパティの計画、および検索範囲の作成に役立てます。

Office SharePoint Server 2007 のエンタープライズ検索機能は、各ドキュメントのテキストとプロパティの組み合わせを使用して、検索結果を優先順位付けします。関連度の高い検索クエリを提供するには、検索のプロパティの適切な管理が重要です。検索クエリを処理し、検索範囲を適用し、コンテンツをカスタマイズするために使われるコンテンツのプロパティは、検索スキーマとも呼ばれます。検索プロパティを、構成されたスキーマの一部として考えることで、プロパティを共有サービス プロバイダー (SSP) 全体で使用して、組織内のコンテンツ全体で一貫性のある検索機能を作成することを計画できます。

コンテンツをクロールするときは、そのコンテンツに関連付けられているプロパティをクロールします。クロールされたプロパティの例には、Office クライアント アプリケーション、Web ページ、および組織で使用しているその他のアプリケーションのドキュメントのメタデータと、組織で使用しているデータベースと基幹業務アプリケーションに格納されているデータが含まれます。

Microsoft SharePoint Portal Server の以前のバージョンでは、人、ドキュメント、またはサイトを検索する際に、これらのプロパティがすべて使用されていました。一部のプロパティを別の共通プロパティにマッピングしてプロパティの重複を減らすことはできますが、多くのプロパティに関連性がなかったため、検索結果が混乱しました。そのため、多くの無関係なプロパティの中から関連するプロパティを見つけるのが困難でした。

Office SharePoint Server 2007 は管理プロパティを使用して、この混乱を軽減します。管理プロパティは検索結果と関連しているため、SSP 管理者が作成する一連のプロパティです。SSP 管理者はクロールされたプロパティを管理プロパティにマップします。このプロパティは検索クエリで SSP 全体の検索結果を優先順位付けするために使われます。

サイト コレクション管理者は、管理プロパティの一覧を追加または表示することはできませんが、これらの管理プロパティは、検索範囲の管理など、サイト コレクションの管理作業の一部で使用できます。

スキーマと管理プロパティの実装方法を慎重に計画することで、サイト上のコンテンツを見つけやすくすることができます。

情報アーキテクチャに基づいて管理プロパティを計画する

サイトの計画の一環として、コンテンツと、組織の主要なビジネス プロセスを分析して、このコンテンツとこれらのプロセスを情報アーキテクチャと呼ばれる分類に整理します。これにはさまざまな方法があり、情報アーキテクチャの詳細と準備に必要な時間は、組織によって大幅に異なる可能性があります。主要な概念を識別する実践的な方法の 1 つは、既存のコンテンツとその優先度の高いメタデータを調べることです。Office SharePoint Server 2007 のアクティブな展開の前に、テスト ファームへのアクセス権がある場合は、コンテンツをクロールし、表示されるクロールされたプロパティを確認し、これらのプロパティを使用して情報アーキテクチャの一部を識別できます。しかし、ほとんどの組織は、展開のステージングの前に書面で情報アーキテクチャを計画することで、計画に集中でき、最適に整理されていないコンテンツとプロセスを識別することに役立てることができます。

情報アーキテクチャは、管理プロパティの計画に役立ちます。情報アーキテクチャのすべての概念を、管理プロパティによって表せる可能性があります。情報アーキテクチャ内のすべての主要な概念の管理プロパティを特定すると、組織内の最も重要なコンテンツとビジネス プロセスを正確に表す管理プロパティの完全なスキーマができます。有用なスキーマを作成するための鍵は、最も重要な概念を決定し、検索時に関連するコンテンツを検索できるようにするスキーマに追加できるコンテンツ内のプロパティを見つけることです。パフォーマンスを維持し、関連度を高めるために、クロールされたプロパティを管理プロパティにマッピングする際には、正確に行います。マッピングするプロパティが増えると、コンテンツ データベースのサイズが増え、それに応じてパフォーマンスが低下します。そのため、プロパティのマッピングは、マッピングの関連度が確信できる場合にのみ行うことをお勧めします。

これらの概念は、実装時にも他の方法で表すことができます。一部の概念は、サイト コレクションの構造とサイト コレクション内のコンテンツを示すために使われます。その他の概念は、関連する検索結果を強調表示するキーワードなどの特別な用語の作成に使われます。

最初にコンテンツをクロールせずに、コンテンツのプロパティを検出するのは困難です。したがって、各サイト コレクションのコンテンツの良い案が浮かぶまで、管理プロパティを計画するのは待ちます。次に、テスト サーバーでそのコンテンツをすべてクロールして、管理プロパティの作成時に、情報アーキテクチャと比較するためのクロールされたプロパティの一覧を作成します。1 つ理解すべきことは、プロパティを使用しているコンテンツの種類やアプリケーションを識別するのは困難なため、コンテンツのクロール後でもプロパティーをマップするのが難しい場合があることです。関連性があると思われるプロパティをマップしてから、関連度検索を実行し、期待された結果が表示されるかどうかを確認することをお勧めします。

最も有用な管理プロパティの多くは、Office SharePoint Server 2007 のインストール時に自動的に作成されます。これらの管理プロパティを他の管理プロパティの計画時の開始点として使用します。これらのプロパティには以下が含まれますが、これに限定されません。

  • 作成者

  • コンテンツ

  • 説明

  • コンテナー

  • サイト名

  • 種類

  • ファイル サイズ

  • 最終更新日

  • URL

  • ドキュメント ID

  • タイトル

プロパティ マッピングを使用して、冗長プロパティと重複プロパティを削除します。

一部のプロパティは非常に基本的で、さまざまな種類のコンテンツで別のプロパティとして表示される場合があります。例には、ドキュメントの作成者およびタイトルのプロパティ、または人のチームまたは部門のプロパティが含まれます。各作成者のプロパティを別の管理プロパティとして追加することは、関連度を高めることなくデータベースに管理プロパティを追加することになるため、意味がありません。計画時にこれらの基本プロパティを使用してできる最も重要なことは、管理プロパティの 1 つのセットを作成して、同じ意味を持つクロールされたプロパティを管理プロパティのセット内のプロパティにマッピングすることで、重複を削減することです。作成者プロパティの場合、1 つの作成者の管理プロパティを使用して、作成者のクロールされたプロパティの固有の外観をマップすることができます。

1 つ以上のクロールされたプロパティを 1 つ以上の管理プロパティにマップできます。複数のクロールされたプロパティに優先順位を付けて、クロール中に複数のプロパティが見つかった場合に、最も優先度の高いプロパティの値のみが 1 つまたは複数の管理プロパティを使用するクエリに使用されるようにすることができます。クロールされたプロパティに優先順位を付けないと、管理プロパティが複数値になるように、管理プロパティにマップされたすべてのクロールされたプロパティの値がクエリで使われます。単一値のプロパティの賢明なアプローチは、最も一般的なクロールされたプロパティを管理プロパティとして選択し、マップされたプロパティを発生頻度によって優先順位付けすることです。どのプロパティが最も頻繁にクロールされているかを判断するのが難しい場合もありますが、1 つの方法として、よく使われるアプリケーションとの関連付けがわかっているプロパティを優先します。

異なるデータ型のプロパティをマップすると、ほとんどの場合、管理プロパティのデータ型が検索で使用されます。

プロパティをマップする際には、一致が不十分だったり無関係なプロパテをマップしないように注意してください。不正確なマッピングは、検索結果の関連度を下げる可能性があります。通常どおり、可能であれば初期展開の前に管理プロパティのテスト検索を行い、通常の操作中に検索クエリの利用状況データを確認して、マップしたプロパティの微調整を計画します。

プロパティを追加して、情報アーキテクチャ内の主要な概念を表示する

その他のクロールされたプロパティは、既存の管理プロパティでまだ取得されていない情報アーキテクチャ内の概念に明確にマップできます。情報アーキテクチャ内の各概念について、この概念を表し、管理プロパティにできるクロールされたプロパティがあるかどうかを自問します。クロールされたすべてのプロパティについて、情報アーキテクチャ内にそれらのプロパティの場所があるかどうかを尋ねます。ある場合は、情報アーキテクチャを更新し、そのプロパティを管理プロパティにします。

たとえば、企業が、顧客サービスを情報アーキテクチャ内の主要なビジネス プロセスとして識別することがあります。情報アーキテクチャ内で顧客サービスと関連付けられた重要な概念には、顧客、顧客サービス担当者、および顧客サービス地域などが含まれるでしょう。顧客と従業員のデータを追跡する基幹業務アプリケーションがあり、そのデータのプロパティは、ビジネス データ カタログに登録され、ビジネス データのコンテンツ ソースの一部としてクロールされた後、管理プロパティの候補となる可能性があります。これらの管理プロパティにマップされる必要があるアプリケーションのクロールされたプロパティ (たとえば、別のデータ アプリケーションの顧客サービス担当者の ID プロパティや、顧客サービス担当者によって独占的に使用されるアプリケーションの種類の作成者プロパティ) を識別することもできます。そのプロパティまたはそのプロパティに関連付けられた用語を使用する検索クエリには、顧客サービス担当者の ID の管理プロパティにマップされた任意のクロールされたプロパティを含むすべてのアイテムの検索結果が含まれます。

情報アーキテクチャで識別された主要な各ビジネス プロセスには、関連するファイルの種類のセットまたは管理プロパティ候補を識別するために使用できるビジネス データ アプリケーションがあります。

情報アーキテクチャ内の多くの概念は、プロパティで表されませんが、これらの概念はサイト構造の計画と他の検索機能の実装時に役立ちます。情報アーキテクチャは、見過ごした管理プロパティを識別できますが、情報アーキテクチャに概念が一覧表示されたからといって、その概念に管理プロパティがあるわけではありません。

スキーマでビジネス データのプロパティを計画する

ビジネス データ検索の計画の一環として、SSP 管理者はビジネス アプリケーションのプロパティをスキーマのプロパティにマップする必要があります。これらのプロパティは、検索結果に表示するため、アプリケーションのビジネス データの管理プロパティとして選択する必要があります。前述した顧客サービスの例は、検索で使用される管理プロパティにビジネス データ プロパティをマップした例です。

検索範囲で管理プロパティを使用する

各管理プロパティは、検索範囲ルールのプロパティとして公開できます。検索範囲の計画の詳細については、この記事の検索範囲のセクションを参照してください。

フィルターを使用して新しいファイルの種類のプロパティの統合を計画する

Office SharePoint Server 2007 はプロパティのカテゴリを使用して、各カテゴリ内のドキュメントごとにプロパティをクロールします。プロパティのカテゴリには、プロトコル ハンドラーおよびコンテンツのインデックスを作成するときに検索で使用されるフィルターが含まれます。コンテンツをクロールする前に、コンテンツを必要とするクロールされたプロパティを最も効果的に見つけることができるカテゴリに関連付けてから、管理プロパティを作成することができます。

既定では、Office SharePoint Server 2007 には次のプロパティのカテゴリが用意されています。

  • HTML

  • Lotus Notes

  • PDF

  • XML

  • Office

  • Exchange

  • SharePoint

別のフィルターやプロトコル ハンドラーを使用しているコンテンツを追加する場合は、新しいプロパティのカテゴリを作成できます。初期計画のプロセスの一環として、新しいフィルターやプロトコル ハンドラーを必要とするコンテンツを特定する必要があります。これはカスタム コードが必要な場合がありますが、一部のフィルターとプロトコル ハンドラーは利用可能になります。

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検索クエリの利用状況データを計画する

検索結果の効果と関連度を向上させる機能の実装を計画できるように、通常の操作時に検索クエリの使用状況データを使用して、組織でよく使用されているクエリを確認できます。[共有サービス管理] ページの [ポータルの使用状況レポート] セクションで、[利用状況レポートの処理設定] をクリックします。検索クエリ ログは、このページの 2 つの設定のうちの 1 つです。テスト展開時の利用状況データを使用して、初期展開時に展開する検索機能を優先順位付けできます。初期展開する前に作成した計画ワークシートを使用して、計画に照らして実際の検索クエリを確認することもできます。これにより、どの検索クエリが有効で、どの検索クエリを変更すべきかを評価できるだけでなく、初期展開の一環としては使用しなかった、以前に計画した検索機能の実装を評価することもできます。

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サーバー名マッピングを計画する

サーバー名マッピングは、検索結果での各項目の場所の URL の表示方法を変更します。サーバー名マッピングはSSP レベルで設定され、その SSP でクロールされるすべてのコンテンツ ソースに対して、クエリが実行されるたびに適用されます。サーバー名マッピングは次のシナリオで使用できます。

  • ローカル アドレスを参照するリンクが原因で発生するアクセスの問題を、ローカル アドレスをサーバー上のアドレスにマッピングすることで回避する場合。

  • 検索結果で複雑な URL を隠すため、より簡略化したサーバー上の名前で URL を置き換える場合。

  • セキュリティ上の理由から、コンテンツの元のソースの名前を非表示にする場合。

サーバー名マッピングは、アクセスまたは表示の既知の問題がある場合にのみ使用します。計画する各コンテンツ ソースについて、その開始アドレスが、ローカル URL、ユーザーのために簡略化する複雑な URL を含んでいるか、またはより安全を保てる場所を指定しているかを検討します。ほとんどの場合、初期展開前のサーバー名マッピングの計画は最小限になります。

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検索ベースの通知を計画する

各 SSP のユーザーに対し、検索ベースの通知を有効にするかどうかを決定できます。検索ベースの通知を使用しているユーザーは、自分が保存した検索の結果が変更されたときに通知してもらうことができます。検索ベースの通知を有効にすることの欠点は、検索ベースの通知がメール サーバーのリソースを使用することと、検索ベースの通知が処理されるたびに、各検索ベースの通知のクエリが実行されるため、クエリ サーバーの負荷にも影響を及ぼすことです。初期展開を計画する際に、通知に使用できるリソースと、サイトを使用するユーザーが通知を生産的に使用する可能性を検討します。

操作中、すべての検索ベースの通知が送信されないようにするため、コンテンツ ソースがリセットされるたびに検索ベースの通知が自動的に無効化されます。管理者は、もう一度検索ベースの通知を有効にする必要があります。

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キーワードを計画する

キーワードとは、関連度の高いコンテンツが検索結果でより目立って表示されるように、検索クエリ中に優先順位を付けるために使用されるメタデータです。各キーワードは、1 つ以上の単語、類義語の検索語句の一覧、および用語の定義で構成されるキーワード語句で表されます。完全に一致する語句または類義語のいずれかを使用する検索は、サイト コレクション管理者によってあらかじめ選択された特定のコンテンツのレベルを上げて、これらが検索結果の上部に表示されるようにします。各キーワードに関連付けられている結果は、おすすめコンテンツと呼ばれます。強調表示や、管理者が決定した検索結果のレベル上げに使用されるキーワードは、各サイト コレクションのユーザーにより関連性の高いものになります。キーワードは、検索結果の横にある一致精度の高い Web パーツに表示され、ユーザーがキーワードをクリックすると、完全な定義、類義語、おすすめコンテンツが表示されます。

キーワードは通常、関連性を高めるため、継続的な操作の一環として更新され拡張されます。ただし、重要なビジネス コンテンツや主要なビジネス プロセスに関連するデータの共同作業を促進するには、展開を開始する前に、少数の優先度の高いキーワードを計画すると役立つ場合があります。

情報アーキテクチャを使用してキーワードを識別する

コンテンツ計画チームによって作成された情報アーキテクチャを使用して、優先度の高いコンテンツを識別し、キーワードとして実装できます。情報アーキテクチャは、既に用語の階層リストになっています。これらの用語の一部を取得して、それらを関連性の高い特定のコンテンツにすばやく関連付けるのは、非常に単純です。

関連コンテンツとは、ユーザーに最初に見せたい特定のもの、またはユーザーが特定の検索用語を使用して検索するときに最も目立つものです。各主要なビジネス概念やコンテンツ領域の関連コンテンツの例には、次のものがあります。

  • ドキュメント

  • サイト

  • 定義

  • 承認済み用語または公式用語は同じことを意味しますが、検索クエリで使用される検索用語には含まれていませんでした。

ドキュメントのキーワードは、ユーザーに主要なビジネス プロセスでの共同作業に必要な重要なドキュメントの参照を促すことに役立ちます。たとえば、ビジネスには、経費報告書の特別なテンプレートと、そのテンプレートを検索結果の一番上にレベル上げするキーワード ”経費報告書” がある場合があります。そのキーワードがないと、各従業員は、適切な URL を同僚を尋ねたり、会社の Web サイトをブラウズすることに数分間を費やす場合があります。キーワードがあれば、すばやくテンプレートを見つけて、経費を入力できます。

サイトのキーワードは、大規模な組織で関連する情報のサイトの場所を特定するのに便利です。たとえば "祝日" は、人事サイトの従業員の有給休暇に関するお勧めコンテンツと関連付けられたキーワードの可能性があります。キーワードは、従業員がすばやく祝日を確認して、それに応じて自身の作業スケジュールを計画することに役立ちます。

ユーザーが共有する重要な知識を持つ他の人を探したり、社内の重要な人物を検索するのに役立つキーワードは、組織全体でユーザー間の共同作業を促進します。たとえば、"CEO" などの役職は、会社の最高経営責任者と関連付けられているキーワードの可能性があります。または人の場合は、組織または "化学部門" などの専門の組織や分野に関連するキーワードのお勧めコンテンツの可能性があります。

各サイト コレクション内の優先度の高い概念には、定義に基づいたキーワードをお勧めします。サイト コレクション管理者は、主要な概念ごとにキーワードを作成して、キーワードの定義が検索結果の最上部付近に表示されるようにできます。たとえば、特定の製品の販売専用の販売ポータルは、製品ラインの主要な品目の定義を提供することができます。これらの定義は、販売員が自社製品の理解を深めることに使用できます。また定義は、お客様用の一般向けポータル サイトの検索結果に表示できます。

キーワードのプロパティを使う

キーワードは、キーワード語句のリストを保持するキーワード リストに編成されます。キーワードの次のプロパティは、コンテンツを強調表示するのに役立ちます。

  • キーワード語句    キーワード語句とは、検索クエリで使用されている全体の文字列のことで、キーワードを識別します。ユーザーがキーワード語句を入力すると、そのキーワードの検索結果が表示されます。結果が表示されると、キーワード語句が検索結果の上部に表示されます。

  • 類義語    各キーワードに類義語として識別される 1 つ以上の用語がある場合があり、キーワード語句の検索結果と同じように、類義語の検索結果が表示されます。類義語の用語のいずれかを使用したクエリの検索結果の上部には、キーワード語句が表示されます。これは、複数の検索用語が同じ基礎概念やコンテンツに使用されている場合に、検索結果が統合され、複数の検索用語に分散されないようにできるため便利です。すべての類義語を含むキーワード リストは、シソーラスと呼ばれます。Microsoft Office SharePoint Server 2007 のシソーラスは、SharePoint Portal Server 2003 のシソーラスと互換性があります。

  • 定義    キーワードごとに 1 つ以上の定義を持つことができ、キーワードの検索結果では、キーワード語句の横に、他の検索結果より前に定義が表示されます。定義のソースのタイトルまたは URL を含めることができるため、計画時に定義のソースを特定することをお勧めします。さらに、計画時に別の手順を使用して、各サイト コレクション内のキーワードで使用されるすべての定義の用語集を設計することもできます。

  • おすすめコンテンツ    キーワードのおすすめコンテンツが、その検索用語を使用するクエリの検索結果の一番上にレベル上げされ、キーワードの定義がある場合にはそのすぐ下に表示されます。検索語句に関連付けられた特定のドキュメント、サイト、およびその概念の専門知識を持つ人が、おすすめコンテンツの一般的な例です。おすすめコンテンツは、URL を超えています。各おすすめコンテンツの関連度と使いやすさを向上させるため、コンテンツの計画時に、各おすすめコンテンツのタイトルと説明を検討することが重要です。管理ユーザー インターフェイスでは各キーワードに最大 25 個のおすすめコンテンツを関連付けることができ、オブジェクト モデルではさらに多くのおすすめコンテンツを関連付けることができますが、おすすめコンテンツの使い過ぎはお勧めできません。整理された情報アーキテクチャを使用して有効なコンテンツ計画を行うことで、各キーワードに適切な数のおすすめコンテンツを特定して、検索結果の数と検索の関連性のバランスを取ることができます。

以前のバージョンの SharePoint Portal Server とは異なり、キーワードはセキュリティ アクセス許可の影響を受けず、サイト コレクションのすべての閲覧者が、検索結果に表示されるそのサイト コレクションのすべてのおすすめコンテンツとキーワードを閲覧できることに注意してください。キーワードは、すべてのユーザーにとって優先度の高い結果になるようになっています。ユーザーのアクセス許可に基づいて、特定のユーザーに表示するコンテンツを対象にしたい場合は、サイト コレクション上の適切な場所で対象ユーザーと対象の Web パーツを使用できます。

キーワードを計画する

組織全体でキーワードの一貫性を確保するには、キーワードがサイト コレクション レベルで実装されている場合でも、事前にキーワードを計画することが重要です。1 つの情報アーキテクチャを使用して主要な概念を識別し、特定のコンテンツを特定のサイト コレクションに関連付け、各サイト コレクション内で関連する情報アーキテクチャのキーワードを計画することで、キーワードの重複や混乱を回避し、組織全体で検索結果の関連度を向上します。

キーワードのおすすめコンテンツは、結果を表示しているユーザーがコンテンツへのアクセス権を持っている限り、コンテンツがクロールされていない場合でも検索結果に表示されます。これが、すべてのコンテンツ ソースがクロールされる前に、展開の早い段階で優先度の高いコンテンツを利用できるようにするため、初期展開時にキーワードを計画するもう 1 つの理由です。検索に関連する IFilter がない、または他の技術的な理由により、コンテンツをクロールできないまれなケースでは、キーワードのおすすめコンテンツを使用して、コンテンツがクロールされていない場合でも見つけやすくすることができます。

計画プロセスの他の部分と同じく、自身のサイト コレクションのキーワードを計画する組織の各レベルに主要人物がいます。これらの主要人物は、自身が計画しているサイト コレクション上のコンテンツに適した、同じ全体的なコンテンツ計画を使用します。時間の経過とともに次から次へと発生するプロセスの各段階で、コンテンツ計画者の各セットが相互にやり取りして、全体的な計画の整合性を保つことができます。

小規模な組織では、コンテンツ計画チームは、1 つのサイト コレクションを中心に編成された小さなチームになる可能性があり、キーワードの計画が 1 人か 2 人で作成される場合があります。大規模な組織では、すべてのビジネス ニーズに確実に対処するために各レベルでビジネス プランナーと管理者を含める場合があります。そのため、多くの場合、ある程度規模の大きい計画チームの方が便利です。

必ずしもすべてのキーワードが展開前に計画されるわけではありません。コンテンツ計画チームの役割は、組織内で検索クエリに最も関連性の高い、優先度の高い概念を識別して、展開した最初の日から検索クエリがユーザーに関連するようにすることです。チームは、各キーワードの連絡先 (計画チームのメンバーまたはメンバー以外) を特定できます。展開後、サイト コレクション管理者は、クエリ ログでの一般的な検索語句を特定した後のキーワード リストを展開することができます。

計画段階で、キーワード リストの管理者はキーワードをクエリと一致させる方法を検討する必要があります。キーワードは検索用語の完全な文字列に正確に一致する必要があり、+ や - などの特別な構文は使用できません。これにより、同じ検索クエリに対して複数のキーワード リストが返されなくなるため、検索結果が合理化されます。このため、キーワードが関連のないコンテンツではなく、実際に関係するコンテンツに一致するように、類義語を慎重に検討する必要があります。

また、キーワードが各サイト コレクションの検索クエリ間で一致し、検索結果を絞り込む検索範囲で除外できないようにすることも考慮する必要があります。これは検索範囲の計画に影響するため、ほとんどのコンテンツ計画者と管理者は、これらの機能を同じプロセスの一環として実装することを計画します。

展開前に入念に計画すればするほど、日常の操作時の管理が少なくて済みます。

キーワードの管理を計画する

キーワード管理の詳細は、ほとんどがサイト コレクションの日常の操作に関連していますが、計画時に検討する価値ががある管理の側面もいくつかあります。

各検索キーワードには、次の追加のプロパティがあります。

  • 連絡先

  • 開始日、レビュー日、有効期限

各キーワードの連絡先は、キーワードの有効期限が切れたときに連絡する必要がある人です。連絡先がキーワードの管理を直接担当していないこともあります。各サイト コレクションのコンテンツ計画者は、初期展開後にキーワードを管理する人を考慮し、少なくともこのうちの何人かをサイト コレクション レベルで計画プロセスに含める必要があります。

キーワードのライフ サイクルも考慮すべき重要なことです。キーワードは、検索結果に影響を及ぼす前に承認を得る必要がある場合があり、開始またはある程度の時間が経過した後に期限切れに設定することもできます。初期計画時に識別された優先度の高いキーワードは、初期展開時にサイト コレクションを使用しているユーザーに関連するコンテンツを除き、一時的なものになることはほとんどありません。ただし、計画プロセスの一環として、将来的に誰がキーワードに関する決定を下すのかを予測します。計画プロセス時にこれらの決定を行うことで、サイト コレクションの通常の操作への移行を改善し、将来のキーワードの一貫性と効率的な使用を可能にします。

キーワードの URL はおすすめコンテンツに関連付けられているため、複数のキーワードに同じおすすめコンテンツを使用できます。おすすめコンテンツが既に存在する場合は、プロパティをもう一度入力することなく、それを任意のキーワードに追加することができますが、冗長なおすすめコンテンツが発生する可能性があります。また、それらのおすすめコンテンツを同時に使うすべてのキーワードのため、おすすめコンテンツの URL も変更できます。これにより、コンテンツを新しいサイトに簡単に移行できます。これは、計画時および初期展開前に、テスト サイトを使用している場合に特に便利です。

オブジェクト モデルを使用することで、キーワードを Excel スプレッドシートとしてサイト コレクション間でインポートおよびエクスポートできるため、いくつかのおすすめコンテンツを他のサイト コレクションに適用する場合は、一度計画すれば、すべての関連するサイト コレクションに展開できます。これにより、部門レベルまたはプロジェクト レベルのサイト コレクションのキーワード マネージャーは、共有サービス環境で中央のサイト コレクションのおすすめコンテンツを提案できます。

キーワードの管理の詳細については、Office SharePoint Server 2007 の操作ガイドを参照してください。

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検索の計画ワークシートを使用する

検索機能の計画シートには、初期展開のために計画する主な検索管理作業の列がそれぞれあります。初期展開時に計画する各検索範囲について、検索範囲の任意の照合ルールで使用される各プロパティ、場所、およびコンテンツ ソースを一覧表示する関連ルールを記録します。各コンテンツ ソースが検索機能の計画シートのコンテンツ ソース セクションに一覧表示されていること、ルールで使用される各場所がサイト構造の計画ワークシートに含まれていること、および一覧表示されたすべてのプロパティが検索プロパティの計画ワークシートに含まれていることを確認します。

Office SharePoint Server 2007 の初期展開を計画する管理者は、展開に使用されるすべての SSP の検索サービス用に計画された管理プロパティの初期セットを記録する必要があります。検索プロパティの計画ワークシートには、各 SSP の管理プロパティのリストが含まれます。計画時にクロールされたプロパティがわかっている場合、これらのプロパティは各管理プロパティの隣の列に一覧表示されます。これらのクロールされたプロパティの多くは、ビジネス データ アプリケーションのプロパティと、Microsoft Word 文書や Excel のスプレッドシートなどのコンテンツ タイプのアプリケーションに表示されるプロパティを見ることで探すことができます。テスト サーバーへのアクセス権があれば、優先度の高いコンテンツをクロールして、表示されるクロールされたプロパティを使用して計画に役立て、計画ワークシートにマッピングを記録できます。検索プロパティの優れた計画を効果的に反映するワークシートは、検索の展開を開始するときに重要な参照となります。

キーワードとキーワード語句、類義語、説明と説明のソース、そのキーワードのおすすめコンテンツの一覧を、検索機能の計画ワークシートの適切なセクションに記録できます。このワークシートは、計画の決定事項を正しく実装して、さまざまな計画の優先順位付けができるように、その後の初期展開と構成の際に使用することができます。初期展開時に実装しないキーワードもワークシートに記録され、継続する作業時に展開することができます。

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