新しいデータベースを変更する方法について

Microsoft Office Access 2007 に含まれているすべてのテンプレートには、管理アプリケーションと同様の定義済みテーブル、フォーム、レポート、クエリ、マクロ、およびリレーションシップが用意されています。テンプレートはすべて、すぐに役立つようにデザインされているため、テンプレートを基に新しいデータベースをすばやく作成して使用することができます。しかし、フィールドを追加したり、フィールドの名前を変更したり、レポートを変更したりする必要があるなど、新しいデータベースをそのまま使用できない場合があります。

この記事では、テンプレートを基にして作成されたデータベースに適用される最も一般的な変更を実行する方法について説明します。特定のトピックの詳細については、その記事へのリンクをクリックしてください。

目的に合ったトピックをクリックしてください

テーブルとフィールドの基本を学習する

テーブルにフィールドを追加する

テーブルからフィールドを削除する

フィールドまたはテーブルの名前を変更する

フォームまたはレポートにフィールドを追加する

ドキュメント、ファイル、またはイメージを格納するフィールドを追加する

フィールドの外観を変更する

テーブルとフィールドの基本を学習する

データベースを作成するとき、データをテーブル、つまりサブジェクトに基づく行と列のリストに格納します。管理する必要がある情報アイテムは、フィールド (列とも呼ばれます) に格納します。たとえば、"連絡先" テーブルでは、姓、名、電話番号、住所などのフィールドを作成します。"製品" テーブルでは、製品名、製品 ID、および価格などのフィールドを作成します。

フィールドを選択する際には十分注意する必要があります。たとえば、計算した値を格納するフィールドを作成することは適切ではありません。通常、必要に応じて Office Access 2007 により値が計算されるよう設定することができます。フィールドを選択する際には、情報を有用な最小限の単位で格納するようにします。たとえば、1 つのフィールドに姓と名の両方を格納するのではなく、姓と名を別々のフィールドに格納するようにします。一般的に、ある情報アイテムに対してレポート作成、並べ替え、検索、または計算を実行する必要がある場合は、そのアイテムのみを 1 つのフィールドに配置します。

データベースのデザイン方法とフィールドの選択方法については、「データベース設計の基本」を参照してください。

それぞれのフィールドには、特定の明確な特性があります。たとえば、各フィールドには、テーブル内でフィールドを識別するための一意の名前が設定されています。また、各フィールドには、格納される情報に対応するデータ型が選択されています。このデータ型により、格納できる値と値に対して実行可能な操作、およびそれぞれの値に確保される格納領域が決まります。さらに、各フィールドには、プロパティと呼ばれる一連の設定が関連付けられています。プロパティにより、フィールドの外観や動作の特性が決まります。たとえば、"Format/書式" プロパティにより、フィールドの表示レイアウト、つまり、どのように表示されるかが設定されます。

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テーブルにフィールドを追加する

データシート ビューでテーブルにフィールドを簡単に追加することができます。デザイン ビューでテーブルにフィールドを追加することもできます。データシート ビューでは、[新しいフィールドの追加] 列見出しの下のセル内にデータを入力してフィールドを追加します。

[新しいフィールドの追加] 列のある Access のデータシート

1. 新しい空白のフィールド

データシート ビューでフィールドを追加する

  1. Office ボタンのイメージ (Microsoft Office ボタン) をクリックし、[開く] をクリックします。

  2. [開く] ダイアログ ボックスで、データベースを選択して開きます。

  3. ナビゲーション ウィンドウで、新しいフィールドを追加するテーブルをダブルクリックします。

    テーブルがデータシート ビューで開きます。

  4. [新しいフィールドの追加] 列見出しの下のセル内にデータを入力します。

    テーブルに多数のフィールドがあり、[新しいフィールドの追加] 列見出しが表示されていない場合は、右にスクロールします。

新しい列にデータを入力すると、Office Access 2007 は、入力された情報に基づいて、フィールドに適切なデータ型を決定します。たとえば、列に日付 (「1/1/2007」など) を入力すると、Office Access 2007 は、入力された情報を日付として認識し、フィールドのデータ型を日付/時刻型に設定します。入力された情報がデータ型を決定するには不十分である場合、データ型はテキスト型に設定されます。

明示的にデータ型を設定し、フィールドの書式設定を行うには、[データシート] タブの [データの型と表示形式] のコマンドを使用します。これを実行すると、Office Access 2007 による設定は無効になります。

データ型を明示的に設定する

  • [データシート] タブの [データの型と表示形式] で、[データ型] の横にあるドロップダウン リストの矢印をクリックし、データ型を選択します。 [データ型と書式設定] グループの Access のリボンの画像

  • 設定するデータ型をクリックします。

書式を明示的に設定する

  1. [データシート] タブの [データの型と表示形式] で、[表示形式] の横にあるドロップダウン リストの矢印をクリックし、表示形式を選択します。 [データ型と書式設定] グループの Access のリボンの画像

  2. 設定する書式をクリックします。

[新しいフィールドの追加] 見出しの下のセルに情報を入力することによりフィールドを追加した場合、Office Access 2007 により、そのフィールドに自動的に名前が割り当てられます。これらの名前は、最初のフィールドが "フィールド 1"、2 番目のフィールドは "フィールド 2" のように割り当てられます。内容を表すフィールド名を使用することをお勧めします。フィールドの名前を変更するには、その見出しを右クリックし、ショートカット メニューの [列名の変更] をクリックします。

データシート ビューだけではなく、デザイン ビューでもフィールドを追加できます。データシート ビューでは最も一般的なフィールド プロパティしか設定できないため、データシート ビューで設定できないプロパティを設定するには、デザイン ビューを使用する必要があります。

デザイン ビューでフィールドを追加する

  1. Office ボタンのイメージ (Microsoft Office ボタン) をクリックし、[開く] をクリックします。

  2. [開く] ダイアログ ボックスで、データベースを選択して開きます。

  3. ナビゲーション ウィンドウで、新しいフィールドを追加するテーブルを右クリックし、ショートカット メニューの [デザイン ビュー] をクリックします。

    デザイン ビューでテーブルが開きます。

  4. [フィールド名] 列で、最初の空白行を選択し、新しいフィールドの名前を入力します。

  5. [データ型] 列の隣のセルをクリックし、一覧からデータ型を選択します。

  6. 変更内容を保存するには、[クイック アクセス ツール バー] の [保存] をクリックします。

新しいフィールドを追加する方法については、「テーブルに新しいフィールドを挿入、追加、作成する」を参照してください。

注: テーブルに新しいフィールドを追加しても、そのフィールドは既存のフォームおよびレポートに自動的に追加されません。新しいフィールドが既存のフォームおよびレポートに表示されるようにするには、そのフィールドをフォームおよびレポートに手動で追加する必要があります。

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テーブルからフィールドを削除する

できる限り、標準で用意されているテンプレートを基にして生成されたデータベースからフィールドを削除しないようにしてください。そのフィールドは、フォームやレポートなどの他のデータベース オブジェクトで使用されている可能性があります。したがって、そのフィールドを削除すると、そのフィールドを使用する他のデータベース オブジェクトを使用するときに、重大な問題が発生します (そのフィールドを使用する他のデータベース オブジェクトは、正常に動作しなくなります)。他のオブジェクトが正常に動作するようにするには、そのフィールドを使用するすべてのオブジェクトから、そのフィールドへの参照を削除する必要があります。

テンプレートを基にして生成されたデータベースからフィールドを削除する必要がある場合は、データシート ビューまたはデザイン ビューで削除することができます。削除したフィールドを他のデータベース オブジェクトが参照している場合は、そのオブジェクトを編集して参照を削除する必要があります。たとえば、削除したフィールドに連結されているコントロールを含むレポートを実行すると、フィールドのデータが検出されないため、エラー メッセージが表示されます。

フィールドを削除すると、そのフィールドに格納されていたすべての情報が永久に削除されます。したがって、フィールドを削除するときは、細心の注意を払ってください。また、フィールドを削除する前にデータベースのバックアップ コピーを作成することをお勧めします。

フィールドを削除する前に、テーブル リレーションシップがフィールドに設定されていないことを確認する必要があります。テーブル リレーションシップが設定されているフィールドを削除しようとすると、リレーションシップを最初に削除する必要があることを示すメッセージが表示されます。テーブル リレーションシップを削除する手順については、「テーブル リレーションシップを削除する」セクションを参照してください。

データシート ビューでフィールドを削除する

  1. Office ボタンのイメージ (Microsoft Office ボタン) をクリックし、[開く] をクリックします。

  2. [開く] ダイアログ ボックスで、データベースを選択して開きます。

  3. ナビゲーション ウィンドウで、フィールドを削除するテーブルをダブルクリックします。

    テーブルがデータシート ビューで開きます。

  4. 削除するフィールド (列) を選択します。

    ヒント: フィールド (列) を選択するには、フィールド セレクタ (列見出し) をクリックします。

  5. Del キーを押します。

    または

    [データシート] タブの [フィールドと列] で [削除] をクリックします。

注: データシート ビューでは、テーブルの主キーの一部であるフィールドを削除することはできません。主キー フィールドを削除するには、デザイン ビューを使用する必要があります。

主キーの詳細については、「主キーを追加、設定、変更、削除する」を参照してください。

デザイン ビューでフィールドを削除する

  1. Office ボタンのイメージ (Microsoft Office ボタン) をクリックし、[開く] をクリックします。

  2. [開く] ダイアログ ボックスで、データベースを選択して開きます。

  3. ナビゲーション ウィンドウで、フィールドを削除するテーブルを右クリックし、ショートカット メニューの [デザイン ビュー] をクリックします。

    デザイン ビューでテーブルが開きます。

  4. 削除するフィールド (行) を選択します。

    ヒント: 行を選択するには、行セレクタをクリックします。

  5. Del キーを押します。

    または

    [デザイン] タブの [] で [行の削除] をクリックします。

  6. 変更内容を保存するには、[クイック アクセス ツール バー] の [保存] をクリックします。

フィールドを削除する前に、テーブル リレーションシップがフィールドに設定されていないことを確認する必要があります。テーブル リレーションシップが設定されているフィールドを削除しようとすると、リレーションシップを最初に削除する必要があることを示すメッセージが表示されます。テーブル リレーションシップを削除するには、次の操作を行います。

テーブル リレーションシップを削除する

  1. Office ボタンのイメージ (Microsoft Office ボタン) をクリックし、[開く] をクリックします。

  2. [開く] ダイアログ ボックスで、データベースを選択して開きます。

  3. テーブル リレーションシップが設定されているテーブルが開いている場合は、閉じます。開いているテーブル間に設定されているテーブル リレーションシップは、削除することができません。

  4. [データベース ツール] タブの [表示/非表示] で [リレーションシップ] をクリックします。

  5. テーブル リレーションシップが設定されているテーブルが表示されていない場合は、次の操作を行います。

    1. [デザイン] タブの [テーブルの表示] で [テーブル名] をクリックします。

    2. [テーブルの表示] ダイアログ ボックスで、追加するテーブルをクリックし、[追加] をクリックして [閉じる] をクリックします。

  6. 削除するテーブル リレーションシップをクリックして選択します (選択したリレーションシップは太字で表示されます)。次に、Del キーを押します。

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フィールドまたはテーブルの名前を変更する

できる限り、標準で用意されているテンプレートを基にして生成されたデータベースのフィールドまたはテーブルの名前を変更しないようにしてください。そのフィールドまたはテーブルは、フォームやレポートなどの他のデータベース オブジェクトで使用されている可能性があります。したがって、そのフィールドまたはテーブルの名前を変更すると、そのフィールドまたはテーブルを使用する他のデータベース オブジェクトを使用するときに、重大な問題が発生する可能性があります。古い名前を参照している他のオブジェクトは、正常に動作しなくなります。他のオブジェクトが正常に動作するようにするには、古い名前を新しい名前に変更する必要があります。[Access のオプション] ダイアログ ボックスの [カレント データベース] カテゴリで [名前の自動修正を行う] チェック ボックスがオンになっていれば、その操作のほとんどは自動的に実行されます。

データシート ビューで列見出しに表示されるテキストを変更する必要がある場合があります。この操作は、フィールドの名前を変更することなく実行することができます。列見出しのテキストのみを変更し、フィールドの名前を変更しない場合は、「列見出しに表示されるテキストを変更する」セクションを参照してください。

必要に応じて、テーブルの名前はナビゲーション ウィンドウで、フィールドの名前はデータシート ビューまたはデザイン ビューで変更できます。この操作を実行する前に、[名前の自動修正] が有効でなければ、有効にすることをお勧めします。

[名前の自動修正] を有効にする

一般的に、フィールド、テーブル、フォーム、レポートなどのデータベース オブジェクトの名前を変更するとき、データベース全体にその名前の変更を伝播させる必要があります。この処理を行わなければ、古い名前を参照するオブジェクトは、正常に動作しなくなります。Office Access 2007 では、名前の自動修正機能を使用して、名前の変更を伝播させることができます。既定では、Office Access 2007 で新たにデータベースが作成されるとき、[名前の自動修正] は有効に設定されます。無効になっている場合に有効にするには、次の操作を行います。

[名前の自動修正] を有効にする

  1. Office ボタンのイメージ (Microsoft Office ボタン) をクリックし、[Access のオプション] をクリックします。

  2. [Access のオプション] ダイアログ ボックスの左側のウィンドウ枠で、[カレント データベース] をクリックします。

  3. [名前の自動修正オプション] で、[名前の自動修正情報をトラックする] チェック ボックスをオンにしてから [名前の自動修正を行う] チェック ボックスをオンにします。

  4. 名前の自動修正により実行されるすべての変更を記録するテーブルを保持する場合は、[名前の自動修正の変更を記録する] チェック ボックスをオンにします。

  5. [OK] をクリックします。

  6. 変更内容を保存するには、[クイック アクセス ツール バー] の [保存] をクリックします。

注: 名前の自動修正機能は、オートコレクト機能と同じではありません。名前の自動修正機能は、オブジェクト間の参照を修正します。オートコレクト機能は、よく間違った綴りで入力される語句を修正します。

データシート ビューでフィールドの名前を変更する

  1. Office ボタンのイメージ (Microsoft Office ボタン) をクリックし、[開く] をクリックします。

  2. [開く] ダイアログ ボックスで、データベースを選択して開きます。

  3. ナビゲーション ウィンドウで、名前を変更するフィールドが含まれているテーブルをダブルクリックします。

    テーブルがデータシート ビューで開きます。

  4. 名前を変更するフィールドの列見出しを右クリックし、ショートカット メニューの [列名の変更] をクリックします。

  5. フィールドの新しい名前を入力し、Enter キーを押します。

デザイン ビューでフィールドの名前を変更する

  1. Office ボタンのイメージ (Microsoft Office ボタン) をクリックし、[開く] をクリックします。

  2. [開く] ダイアログ ボックスで、データベースを選択して開きます。

  3. ナビゲーション ウィンドウで、名前を変更するフィールドが含まれているテーブルを右クリックし、ショートカット メニューの [デザイン ビュー] をクリックします。

    デザイン ビューでテーブルが開きます。

  4. 名前を変更するフィールドの [フィールド名] 列のセルをクリックします。

    ヒント: フィールド名全体を選択するには、名前の最初の文字の左側にポインタを移動し、ポインタが矢印に変わったら、クリックします。

  5. テキストを編集してフィールドの名前を変更します。

  6. 変更内容を保存するには、[クイック アクセス ツール バー] の [保存] をクリックします。

テーブル名を変更する

ナビゲーション ウィンドウでは、テーブルやその他のデータベース オブジェクトの名前を直接変更することができます。

  1. Office ボタンのイメージ (Microsoft Office ボタン) をクリックし、[開く] をクリックします。

  2. [開く] ダイアログ ボックスで、データベースを選択して開きます。

  3. ナビゲーション ウィンドウで、名前を変更するテーブルを右クリックし、ショートカット メニューの [名前の変更] をクリックします。

    注: テーブルの名前を変更する前に、そのテーブルを参照するオブジェクトが開いていれば、すべて閉じます。

  4. 新しいファイル名を入力し、Enter キーを押します。

  5. 変更内容を保存するには、[クイック アクセス ツール バー] の [保存] をクリックします。

列見出しに表示されているテキストを変更する

標題とは、フィールドの "Caption/標題" プロパティでフィールドに割り当てることができるタイトルまたは見出しのことです。標題はフィールド名とは別のもので、フィールドにはフィールド名と標題の両方を設定することができます。たとえば、フィールド名はスペースが埋め込まれていない 1 つの単語にする必要があるとします。その場合、"Caption/標題" プロパティを使用して、スペースを含むよりわかりやすい名前を作成することができます。標題は、データシート ビューではフィールド名の代わりに表示され、クエリ、フォーム、およびレポートのラベルおよび見出しに表示されます。

"Caption/標題" プロパティにテキストを入力しなければ、フィールド名が既定で使用されます。

データシート ビューの列見出しに表示される名前は、フィールド名を変更することなく、フィールドの "Caption/標題" プロパティを設定することによって変更することができます。フィールドの "Caption/標題" プロパティを変更するには、次の操作を行います。

  1. Office ボタンのイメージ (Microsoft Office ボタン) をクリックし、[開く] をクリックします。

  2. [開く] ダイアログ ボックスで、データベースを選択して開きます。

  3. ナビゲーション ウィンドウで、標題を変更するテーブルを右クリックし、ショートカット メニューの [デザイン ビュー] をクリックします。

    デザイン ビューでテーブルが開きます。

  4. "Caption/標題" プロパティを設定するフィールドの [フィールド名] 列のセルをクリックします。

  5. 下部のセクションで、[フィールド プロパティ] の下にある [全般] タブの [標題] をクリックします。

  6. フィールドの新しい標題を入力します。

  7. 変更内容を保存するには、[クイック アクセス ツール バー] の [保存] をクリックします。

次回データシート ビューでテーブルを開くとき、フィールド名ではなく標題が列見出しに表示されます。

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フォームまたはレポートにフィールドを追加する

テンプレートを基にしてデータベースを作成する場合、そのデータベースには、すぐに使用できる定義済みのフォームおよびレポートが多数組み込まれます。しかし、フォームまたはレポートにフィールドを追加する必要がある場合があります。フォームまたはレポートにフィールドを追加するとき、"コントロール" と呼ばれるオブジェクトを追加します。

コントロールについて

コントロールは、データを表示したりアクションを実行したりするオブジェクトです。コントロールを使って、ユーザー インターフェイスを拡張するラベルやイメージのような情報を表示したり、操作したりできます。連結コントロール、非連結コントロール、演算コントロールの 3 種類のコントロールを使用できます。

  • 連結コントロール     テーブルまたはクエリのフィールドをデータ ソースとするコントロール。連結コントロールを使って、データベース内のフィールドの値を表示できます。テキスト、日付、数値、Yes/No の値、ピクチャ、グラフなど、さまざまな値を表示できます。連結コントロールの典型例として、テキスト ボックスがあります。たとえば、フォームに従業員の姓を表示するテキスト ボックスが含まれている場合、このテキスト ボックスには、従業員テーブルの姓のフィールドから取得された情報が入ります。

  • 非連結コントロール     データ ソース (フィールドまたは式) を持たないコントロール。情報、線、長方形、および図を表示するには、非連結コントロールを使用します。たとえば、フォームのタイトルを表示するラベルは、非連結コントロールです。

  • 演算コントロール     フィールドではなく式をデータ ソースとするコントロール。式をコントロールのデータ ソースとして定義することにより、コントロール内に値を指定します。式は、等号 (=)、プラス記号 (+) などの演算子、コントロール名、フィールド名、単一の値を返す関数、および定数の組み合わせで構成されます。たとえば次の式では、[単価] フィールドの値に定数 0.75 を掛けて、25% 割引した品目価格を求めることができます。

=[単価]*0.75

式では、フォームの基になるテーブルやクエリ内のフィールドのデータ、またはフォームのコントロールのデータを使用できます。式の詳細については、この記事の「関連項目」のリンクを参照してください。

テキスト ボックスは、連結コントロール、非連結コントロール、演算コントロールのいずれかになります。連結コントロール、非連結コントロール、演算コントロールを使用するフォームを効率よく作成するには、まずすべての連結コントロールを追加し、正しく配置します。特に、フォームに含まれるコントロールの大部分が連結コントロールである場合は、連結コントロールを追加してから非連結コントロールと演算コントロールを追加します。すると、デザイン ビューの [デザイン] タブの [コントロール] に表示されているツールにより、デザインが完成します。

テキスト ボックス コントロールを連結するには、コントロールにデータを提供するフィールドを特定します。選択したフィールドに連結されたコントロールを作成するには、[フィールド リスト] ウィンドウからフォームにフィールドをドラッグします。[フィールド リスト] ウィンドウには、レポートの基になったテーブルまたはクエリのフィールドが表示されています。[フィールド リスト] ウィンドウを表示するには、[デザイン] タブの [ツール] で [既存のフィールドの追加] をクリックします。既定では、[フィールド リスト] ウィンドウからフォームのデザイン グリッドにフィールドをドラッグすると、自動的にテキスト ボックスが挿入されます。

別の方法として、コントロールそのものにフィールド名を入力するか、またはコントロールのプロパティ シートで "ControlSource/コントロールソース" 値のボックスにフィールド名を入力することで、フィールドをコントロールに連結できます。プロパティ シートは、コントロールの名前、データのソース、書式など、コントロールの特性を定義します。

連結テキスト ボックスは、[フィールド リスト] ウィンドウを使用して作成することをお勧めします。その理由は次の 2 点です。

  • 連結テキスト ボックスのラベルには、既定によりフィールド名 (または基になったテーブルやクエリに定義された、そのフィールドを表す名前) が表示されるので、手動で名前を入力する必要がありません。

  • 連結テキスト ボックスは、基になったテーブルやクエリのフィールドの設定 (Format プロパティ、"DecimalPlaces/小数点以下表示桁数" プロパティ、InputMask プロパティなど) の多くを継承します。したがって、いつフィールドの連結テキスト ボックスを作成しても、これらのプロパティは変化しません。

既に作成した非連結コントロールをフィールドに連結する場合は、コントロールの "ControlSource/コントロールソース" プロパティにフィールドの名前を設定します。

レイアウト ビューでフォームまたはレポートにフィールドを追加する

フォームまたはレポートのデザインは、レイアウト ビューで微調整できます。実際の有効なデータを参考にしながら、フィールドの幅を調整したり、フィールドの配置を変更したりできます。フォームまたはレポートに新しいフィールドを追加して、フォームまたはレポートとそのコントロールのプロパティを設定することもできます。

レイアウト ビューに切り替えるには、ナビゲーション ウィンドウでフォームまたはレポートを右クリックし、ショートカット メニューの [レイアウト ビュー] をクリックします。Access ステータス バーの [レイアウト ビュー] ボタンをクリックする方法や、フォームまたはレポートのドキュメント タブを右クリックし、ショートカット メニューの [レイアウト ビュー] をクリックする方法もあります。

レイアウト ビューに切り替える

  • ナビゲーション ウィンドウで、フォームまたはレポートを右クリックし、ショートカット メニューの [レイアウト ビュー] をクリックします。

    または

    Access ステータス バーの [レイアウト ビュー] ボタンをクリックします。

    または

    フォームまたはレポートのドキュメント タブを右クリックし、ショートカット メニューの [レイアウト ビュー] をクリックします。

フォームまたはレポートがレイアウト ビューで表示されます。

プロパティ シートを開く

  • [整列] タブの [ツール] で [プロパティ シート] をクリックします。

    ショートカット キーの使用  F4 キーを押します。

[フィールド リスト] ウィンドウを使用して、基になるテーブルまたはクエリからフォーム デザインへフィールドを追加することができます。[フィールド リスト] ウィンドウを表示するには、[書式設定] タブの [コントロール] で [既存のフィールドの追加] をクリックします。次に、[フィールド リスト] ウィンドウからデザインにフィールドを直接ドラッグします。

[フィールド リスト] ウィンドウを表示する

  • [書式設定] タブの [コントロール] で [既存のフィールドの追加] をクリックします。

[フィールド リスト] ウィンドウからフィールドを追加する

  • 1 つのフィールドを追加するには、[フィールド リスト] ウィンドウからフォームまたはレポート上のフィールドを表示するセクションにフィールドをドラッグします。

  • 複数のフィールドを同時に追加する場合は、Ctrl キーを押しながら、追加するフィールドをクリックしていきます。その後、選択したフィールドをフォームまたはレポートにドラッグします。

フィールドをドロップすると、フィールドごとに連結テキスト ボックス コントロールが作成され、各フィールドの横にラベル コントロールが自動的に配置されます。

フォームとレポートの詳細については、「フォームを作成する」と「単純なレポートを作成する」を参照してください。

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ドキュメント、ファイル、またはイメージを格納するフィールドを追加する

Office Access 2007 では、1 つまたは複数のドキュメント、ファイル、またはイメージを格納する添付ファイル データ型のフィールドを追加することができます。添付ファイル フィールドを使用して、複数のファイルを 1 つのフィールドに格納することができます。このフィールドには、複数の種類のファイルを格納することもできます。たとえば、採用候補者データベースの場合、各候補者のレコードに 1 つまたは複数の履歴書と写真を添付することができます。

テーブルに添付フィールドを追加する

  1. Office ボタンのイメージ (Microsoft Office ボタン) をクリックし、[開く] をクリックします。

  2. [開く] ダイアログ ボックスで、データベースを選択して開きます。

  3. ナビゲーション ウィンドウで、フィールドを追加するテーブルを右クリックし、ショートカット メニューの [デザイン ビュー] をクリックします。

    デザイン ビューでテーブルが開きます。

  4. [フィールド名] 列で、最初の空白行を選択し、新しいフィールドの名前を入力します。

  5. [データ型] 列の隣のセルをクリックし、一覧から [添付ファイル] を選択します。

  6. 変更内容を保存するには、[クイック アクセス ツール バー] の [保存] をクリックします。

    テーブルの保存後、変更を元に戻すことはできないというメッセージが表示されることがあります。承諾した場合、フィールドのデータ型の変更はできなくなります。なんらかのミスでフィールドのデータ型を変更する必要が生じた場合に、そのフィールドを削除するしかありません。

  7. [はい] をクリックして、変更内容を確認します。

添付ファイル フィールドをテーブルに追加したら、[添付ファイル] ダイアログ ボックスを使用して、ドキュメント、ファイル、またはイメージをレコードに追加できます。

フィールドに添付ファイルを追加する

  1. Office ボタンのイメージ (Microsoft Office ボタン) をクリックし、[開く] をクリックします。

  2. [開く] ダイアログ ボックスで、データベースを選択して開きます。

  3. ナビゲーション ウィンドウで、添付ファイルを追加するテーブルをダブルクリックします。

    テーブルがデータシート ビューで開きます。

  4. テーブル内の添付ファイル フィールドをダブルクリックします。

    [添付ファイル] ダイアログ ボックスが表示されます。

  5. [追加] をクリックします。

    [ファイルの選択] ダイアログ ボックスが表示されます。

  6. [ファイルの場所] ボックスから、レコードに添付するファイル (複数可) を選択し、[開く] をクリックします。

    サポートされている任意のデータ型のファイルをいくつでも選択できます。

  7. [添付ファイル] ダイアログ ボックスの [OK] をクリックして、ファイルをテーブルに追加します。

    フィールドにファイルが追加され、添付ファイルの ID 番号が大きくなります。

  8. ここまでの手順を繰り返して、テーブル内の現在のフィールドまたはその他のフィールドに必要なファイルをすべて追加します。

添付ファイル フィールドの詳細については、「データベースのレコードにファイルを添付する」を参照してください。

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フィールドの外観を変更する

フィールドの外観は、カスタマイズすることができます。たとえば、データベース全体 (フォームやレポートなど) で使用される表示形式を設定したり、テーブルがデータシート ビューで開いているときに使用される表示形式を設定したりできます。表示形式を設定するには、フィールドの "Format/書式" プロパティを設定します。フィールドの "Format/書式" プロパティの設定は、新たに作成するフォームおよびレポートでも自動的に継承されます。

データシート ビューで表示形式を設定する

  1. Office ボタンのイメージ (Microsoft Office ボタン) をクリックし、[開く] をクリックします。

  2. [開く] ダイアログ ボックスで、データベースを選択して開きます。

  3. ナビゲーション ウィンドウで、表示形式を設定するフィールドが含まれているテーブルをダブルクリックします。
    テーブルがデータシート ビューで開きます。

  4. 表示形式を設定するフィールドをクリックします。

  5. [データシート] タブの [データの型と表示形式] で、[表示形式] の横にあるドロップダウン リストの矢印をクリックし、表示形式を選択します。 [データ型と書式設定] グループの Access のリボンの画像

    フィールドが新しい表示形式で表示されます。

デザイン ビューで表示形式を設定する

  1. Office ボタンのイメージ (Microsoft Office ボタン) をクリックし、[開く] をクリックします。

  2. [開く] ダイアログ ボックスで、データベースを選択して開きます。

  3. ナビゲーション ウィンドウで、表示形式を設定するフィールドが含まれているテーブルを右クリックし、ショートカット メニューの [デザイン ビュー] をクリックします。

    デザイン ビューでテーブルが開きます。

  4. 表示形式を設定するフィールドをクリックします。

  5. [フィールド プロパティ] の下にある [全般] タブの [書式] ボックスをクリックします。

  6. ドロップダウン リストをクリックし、表示形式を選択します。

  7. 変更内容を保存するには、[クイック アクセス ツール バー] の [保存] をクリックします。

フィールドの外観を変更する方法については、「行や列のデータの書式を設定する」を参照してください。

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