新しいデータベースを作成する

新しいデータベースを作成する

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この記事では、Web 上ではなくデスクトップコンピューターで使用するデータベースを作成する(z0z_を開始する) 基本的なプロセスについて説明します。 ここでは、テンプレートを使用してデスクトップデータベースを作成する方法と、独自のテーブル、フォーム、レポート、その他のデータベースオブジェクトを作成してデータベースを最初から構築する方法について説明します。 また、既存のデータを新しいデータベースに取り込むために使用できるいくつかの手法についても説明します。

この記事の内容

概要

テンプレートを使用してデータベースを作成する

テンプレートを使用しないでデータベースを作成する

別のソースからデータを Access テーブルにコピーする

別のソースからデータをインポート、追加、またはリンクする

アプリケーションパーツを追加する

既存の Access データベースを開く

Access 2007 を使用している場合

概要

access を初めて起動するとき、または access を終了せずにデータベースを閉じるときには、Microsoft Office Backstage ビューが表示されます。

Backstage ビューでは、新しいデータベースを作成して既存のデータベースを開き、[ _ z0z_ ] からおすすめのコンテンツを表示することができます。また 、データベースファイルまたはデータベースの外部に対してAccess を使用することもできます。データベース内

データベースの作成

Access を開くと、Backstage ビューに [新規] タブが表示されます。 [新規作成] タブには、新しいデータベースを作成するいくつかの方法が用意されています。

  • 空のデータベース    必要に応じて、最初から開始することができます。 これは、特に特定の設計要件がある場合や、対応する必要がある既存のデータがある場合に適しています。

  • Access でインストールされたテンプレート    新しいプロジェクトを開始していて、ヘッドスタートを希望する場合は、テンプレートの使用を検討してください。 Access には、既定でインストールされるテンプレートがいくつかあります。

  • _ z0z_   からのテンプレート    Access に付属しているテンプレートに加えて、さらに多くのテンプレートを " z0z_" で見つけることができます。 ブラウザーを開く必要はありませんが、テンプレートは [新規作成] タブから利用できます。

データベースへの追加

データベースでの作業が完了したら、フィールド、テーブル、またはアプリケーションパーツを追加できます。

アプリケーションパーツは、関連する複数のデータベースオブジェクトを1つとして一緒に使うことができる機能です。 たとえば、アプリケーションパーツはテーブルとテーブルに基づくフォームで構成されている場合があります。 アプリケーションパーツを使用して、テーブルとフォームを同時に追加できます。

クエリ、フォーム、レポート、マクロ-操作に使用したすべてのデータベースオブジェクトを作成することもできます。

テンプレートを使用してデータベースを作成する

Access には、さまざまなテンプレートが用意されています。このテンプレートを使用して、または出発点として使用することができます。 テンプレートは、特定のタスクを実行するために必要なすべてのテーブル、クエリ、フォーム、マクロ、およびレポートを含む、すぐに使用できるデータベースです。 たとえば、問題の管理、連絡先の管理、または経費の記録に使用できるテンプレートがあります。 一部のテンプレートには、使用方法を示すのに役立つサンプルレコードがいくつか含まれています。

これらのテンプレートの1つがニーズに合っている場合は、通常、データベースを使用するための最も簡単な方法です。 ただし、Access にインポートするデータが別のプログラムにある場合は、テンプレートを使わずにデータベースを作成する方が適している場合があります。 テンプレートにはデータ構造が既に定義されているため、既存のデータをテンプレートの構造に対応付けるには、多くの作業が必要になる場合があります。

  1. データベースを開いている場合は、[ファイル] タブの [閉じる] をクリックします。 Backstage ビューには [新規] タブが表示されます。

  2. [新規] タブでは、いくつかのテンプレートを利用できます。その一部は Access に組み込まれています。 追加のテンプレートは、 _ z0z_からダウンロードできます。 詳細については、この記事の次のセクションを参照してください。

  3. 使用するテンプレートを選択します。

  4. Access では、[ファイル名] ボックスにデータベースのファイル名が表示されます。必要に応じて、ファイル名を変更できます。 データベースを別のフォルダーに保存し、[ファイル名] ボックスの下に表示されているものとは別のフォルダーに保存するには、[ * z0z_] をクリックし、保存するフォルダーを参照して、[ OK]をクリックします。 必要に応じて、データベースを作成して SharePoint サイトにリンクすることもできます。

    注: どちらも sharepoint を使用していますが、sharepoint サイトにリンクされたデスクトップデータベースは、Access Services を使用した web データベースとは同じではありません。 デスクトップデータベースを使用するには、Access がインストールされている必要があります。 web ブラウザーで web データベースを使用できます。

  5. [作成] をクリックします。

    選択したテンプレートからデータベースが作成され、データベースが開きます。 多くのテンプレートでは、データの入力を開始できるフォームが表示されます。 テンプレートにサンプルデータが含まれている場合は、レコードセレクター (レコードの左側にある灰色のボックスまたは横棒) をクリックして、次の操作を行って、レコードを削除できます。

    [ホーム] タブの [レコード] グループで、[削除] をクリックします。 ボタン イメージ

  6. データの入力を開始するには、フォーム上の最初の空のセルをクリックし、入力を開始します。 使用する可能性があるその他のフォームまたはレポートを参照するには、 _ z0z_を使用します。 一部のテンプレートには、さまざまなデータベースオブジェクト間を移動できるナビゲーションフォームが含まれています。

テンプレートの使用方法の詳細については、「テンプレートを使用してAccess デスクトップデータベースを作成する」を参照してください。

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テンプレートを使用しないでデータベースを作成する

テンプレートを使用しない場合は、独自のテーブル、フォーム、レポート、その他のデータベースオブジェクトを作成してデータベースを作成できます。 ほとんどの場合、次のいずれかまたは両方が必要になります。

  • 新しいデータベースを作成したときに作成したテーブルにデータを入力、貼り付け、またはインポートし、[作成] タブの [テーブル] コマンドを使用して、作成した新しいテーブルを使ってそのプロセスを繰り返します。

  • 他のソースからデータをインポートし、プロセスに新しいテーブルを作成します。

空のデータベースを作成する

  1. [ファイル] タブの [新規作成] をクリックし、[空のデータベース] をクリックします。

  2. [ファイル名] ボックスにファイル名を入力します。 既定のファイルの場所を変更するには、[ファイル名] ボックスの横にある [場所を参照してください] をクリックし、新しい場所を参照して、[ OK]をクリックします。

  3. [作成] をクリックします。

    Access では、table1 という名前の空のテーブルを使ってデータベースが作成され、データシートビューで table1 が開かれます。 カーソルは、 [クリックして追加]列の最初の空のセルに配置されます。

  4. 入力を開始してデータを追加するか、「別のソースのデータを Access テーブルにコピーする」の説明に従って、別のソースからデータを貼り付けることができます。

データシートビューにデータを入力すると、Excel ワークシートでの作業によく似ています。 データの入力中にテーブル構造が作成されます。 データシートに新しい列を追加すると、テーブルに新しいフィールドが定義されます。 Access では、入力したデータに基づいて、各フィールドのデータ型が自動的に設定されます。

この時点で Table1 にデータを入力しない場合は、[_ 0 z_を閉じる] をクリックします。 テーブルに変更を加えた場合は、変更を保存するように求めるメッセージが表示されます。 [はい] をクリックして変更を保存するか、[いいえ] をクリックして変更を破棄するか、[キャンセル] をクリックしてテーブルを開いたままにします。

ヒント:  [install drive] にあるフォルダーにある空白の .accdbという名前のファイルが検索されます。次のように Office\Templates\1033\Access\. 空の .accdbファイルが存在する場合は、web データベースを除く、すべての新しい空のデータベースのテンプレートです。 含まれているコンテンツはすべて、新しい空のデータベースによって継承されます。 これは、部品番号、会社の免責事項、ポリシーなどの既定のコンテンツを配布するための優れた方法です。 空の.accdbは、空白の新しい web データベースの作成には影響しないことに注意してください。

重要: 一度も保存せずに Table1 を閉じると、データを入力した場合でも、テーブル全体が削除されます。

表を追加する

新しいテーブルを既存のデータベースに追加するには、[作成] タブの [テーブル] グループのコマンドを使用します。

Access のリボンの画像

テーブルを作成する (データシートビューで開始)    データシートビューでは、データをすぐに入力して、Access で、背後のテーブル構造を構築できます。 フィールド名には数値 (Field1、Field2 など) が割り当てられ、入力したデータに基づいて各フィールドのデータ型が自動的に設定されます。

  1. [作成] タブの [テーブル] で、[テーブル] をクリックします。 ボタン イメージ

    Access によってテーブルが作成され、 [クリックして追加]列の最初の空白セルが選択されます。

  2. [フィールド] タブの [追加 & 削除] グループで、追加するフィールドの種類をクリックします。 目的の種類が表示されない場合は、[その他のフィールド] をクリックします(z0z_)

  3. よく使用されるフィールドの種類の一覧が表示されます。 目的のフィールドの種類をクリックすると、新しいフィールドが挿入ポイントのデータシートに追加されます。

    フィールドをドラッグして移動できます。 データシート内のフィールドをドラッグすると、フィールドを配置する場所に垂直方向の挿入バーが表示されます。

  4. データを追加するには、最初の空のセルに入力を開始するか、「別のソースのデータを Access テーブルにコピーする」の説明に従って、別のソースからデータを貼り付けます。

  5. 列の名前を変更するには (フィールド)、列見出しをダブルクリックして、新しい名前を入力します。

    [フィールドリスト] ウィンドウに表示されたときにその内容を確認できるように、各フィールドにわかりやすい名前を付ける必要があります。

  6. 列を移動するには、列見出しをクリックして列を選び、列を目的の位置までドラッグします。 連続している複数の列を選んで、新しい場所に一度にドラッグすることもできます。 連続している複数の列を選択するには、最初の列の列見出しをクリックし、shift キーを押しながら最後の列の列見出しをクリックします。

テーブルを作成する ([デザイン] ビューから開始)    デザインビューで、最初にテーブルの構造を作成します。 データを入力するにはデータシートビューに切り替え、貼り付けやインポートなど、別の方法を使用してデータを入力します。

  1. [作成] タブで、[テーブル] グループの [テーブル デザイン] をクリックします。 ボタン イメージ

  2. テーブルの各フィールドについて、[フィールド名] 列に名前を入力し、[データ型] ボックスの一覧からデータ型を選びます。

  3. 必要に応じて、[説明] 列に各フィールドの説明を入力できます。 カーソルがデータシートビューのそのフィールドにあると、ステータスバーに説明が表示されます。 説明は、[フィールドリスト] ウィンドウからフィールドをドラッグして作成したフォームまたはレポートのすべてのコントロールのステータスバーのテキストとして使用されるほか、フォームウィザードまたはレポートウィザードを使用するときにそのフィールドに対して作成されたすべてのコントロールに対しても使用されます。

  4. すべてのフィールドを追加したら、次のようにテーブルを保存します。

    • [ファイル] タブで [保存] をクリックします。

  5. テーブルのデータは、データシートビューに切り替えて、最初の空のセルをクリックすることで、いつでも入力を開始できます。 「別のソースからデータを Access テーブルにコピーする」セクションで説明されているように、別のソースからデータを貼り付けることもできます。

フィールドのプロパティをデザイン ビューで設定する    テーブルの作成方法に関係なく、フィールドプロパティを調べて設定することをお勧めします。 データシートビューでは一部のプロパティを使用できますが、デザインビューでしか設定できないプロパティもあります。 デザインビューに切り替えるには、ナビゲーションウィンドウでテーブルを右クリックし、[デザインビュー] をクリックします。 フィールドのプロパティを表示するには、デザイングリッドでフィールドをクリックします。 プロパティは、[フィールドプロパティ] のデザイングリッドの下に表示されます。

各フィールドプロパティの説明を表示するには、プロパティをクリックし、[フィールドプロパティ] のプロパティリストの横にあるボックスの説明を確認します。 [ヘルプ] ボタンをクリックすると、詳細な情報が表示されます。

次の表では、一般的に調整されるフィールドプロパティの一部について説明します。

プロパティ

説明

フィールド サイズ

テキストフィールドの場合、このプロパティはフィールドに格納できる最大文字数を設定します。 最大値は255です。 数値フィールドの場合、このプロパティは、格納される数値の種類 (長整数、倍精度など) を設定します。 データを最大限に効率的に保存するには、データに必要な最小の領域を割り当てることをお勧めします。 値を変更する必要がある場合は、後で値を調整できます。

書式

このプロパティは、データの表示方法を設定します。 フィールドに格納されている実際のデータには影響しません。 定義済みの書式を選択することも、カスタム書式を入力することもできます。

定型入力

このプロパティを使用して、このフィールドに入力されるすべてのデータのパターンを指定します。 これにより、すべてのデータが正しく入力され、必要な文字数が含まれていることを確認できます。 定型入力の作成に関するヘルプを表示するには、プロパティボックスの右側にある [ _ z0z_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

既定値

このプロパティを使用して、新しいレコードが追加されるたびに、このフィールドに表示される既定値を指定します。 たとえば、レコードが追加された日付を常に記録する [日付/時刻] フィールドがある場合は、既定値として「date ()」 (引用符を除く) を入力できます。

必須

このプロパティは、このフィールドに値が必須であるかどうかを設定します。 このプロパティを[はい]に設定すると、フィールドに値が入力されていない場合、Access では新しいレコードを追加できなくなります。

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別のソースからデータを Access テーブルにコピーする

データが Excel などの別のプログラムに保存されている場合は、そのデータをコピーして、Access テーブルに貼り付けることができます。 一般的に、データが既に列に分割されている場合は、Excel ワークシート内にある場合に最も適しています。 データが word 処理プログラムに含まれている場合は、タブを使用してデータの列を分割するか、データをコピーする前に、word 処理プログラムでデータをテーブルに変換することをお勧めします。 データの編集または操作が必要な場合 (フルネームを姓と名に分割する場合など)、特に Access を使い慣れていない場合は、データをコピーする前にこの操作を行うことができます。

空のテーブルにデータを貼り付けると、各フィールドのデータ型は、そこにあるデータの種類に応じて設定されます。 たとえば、貼り付けフィールドに日付値が含まれていない場合、日付/時刻データ型がそのフィールドに適用されます。 貼り付けられたフィールドに "はい" と "いいえ" の単語のみが含まれている場合、Access では、yes/no データ型がフィールドに適用されます。

Access では、貼り付けられたデータの1行目に表示される内容に応じて、フィールドに名前が付けられます。 貼り付けられたデータの1行目が後続の行に似ている場合は、最初の行がデータの一部であると判断され、フィールドの汎用名 (F1、F2 など) が割り当てられます。 貼り付けられたデータの1行目が後続の行と似ていない場合、最初の行がフィールド名で構成されていると判断されます。 Access では、フィールドに適切な名前が指定されます。データ内の最初の行は含まれません。

Access によって一般的なフィールド名が割り当てられている場合は、混乱を避けるために、できるだけ早くフィールドの名前を変更する必要があります。 次の手順で行います。

  1. ctrl キーを押しながら S キーを押して、テーブルを保存します。

  2. データシートビューで、各列見出しをダブルクリックし、各列の説明フィールド名を入力します。

  3. もう一度テーブルを保存します。

注: フィールドの名前を変更するには、[デザインビュー] に切り替えて、そこでフィールド名を編集する方法もあります。 デザインビューに切り替えるには、ナビゲーションウィンドウでテーブルを右クリックし、[デザインビュー] をクリックします。 データシートビューに切り替えるには、ナビゲーションウィンドウでテーブルをダブルクリックします。

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別のソースからデータをインポート、追加、またはリンクする

別のプログラムに格納されていて、そのデータを新しいテーブルにインポートしたり、Access の既存のテーブルに追加したりする必要がある場合があります。 または、他のプログラムでデータを保存しているユーザーと共同作業を行い、それにリンクして Access で操作することができます。 どちらの場合も、Access によって、他のソースからのデータを簡単に操作できます。 Excel ワークシート、別の Access データベース内のテーブル、SharePoint リスト、その他のさまざまなソースからデータをインポートできます。 使用するプロセスはソースによって少し異なりますが、次の手順に従って作業を開始できます。

  1. Access の [外部データ] タブの [ & リンクのインポート] グループで、インポートするファイルの種類に応じたコマンドをクリックします。

    [外部データ] タブの [インポートとリンク] グループ

    たとえば、excel ワークシートからデータをインポートする場合は、[ excel] をクリックします。 必要なプログラムの種類が表示されない場合は、[その他] をクリックします。

    注: [ & のインポート] リンクグループで正しい形式の種類が見つからない場合は、最初にデータを作成したプログラムを起動し、そのプログラムを使用して一般的なファイル形式 (たとえば、 z0z_など) でデータを保存してから、impor ことができます。データを Access に変換します。

  2. [外部データの取り込み] ダイアログボックスで、[参照] をクリックしてソースデータファイルを検索するか、[ファイル名] ボックスにソースデータファイルの完全なパスを入力します。

  3. [現在のデータベースのデータを保存する方法と場所を指定してください] で目的のオプションをクリックします (すべてのプログラムでインポート、追加、またはリンクを使用できます)。 インポートされたデータまたは (一部のプログラムで) 新しいテーブルを作成し、既存のテーブルにデータを追加したり、ソースプログラムのデータへのリンクを維持するリンクテーブルを作成したりできます。

  4. ウィザードが起動したら、ウィザードの次のページにある手順に従ってください。 ウィザードの最後のページで、[完了] をクリックします。

    Access データベースからオブジェクトをインポートするかテーブルにリンクすると、[オブジェクトのインポート] ダイアログボックスまたは [テーブルのリンク] ダイアログボックスが表示されます。 目的のアイテムを選択し、[ OK]をクリックします。

    正確なプロセスは、データのインポート、追加、またはリンクのいずれを選択するかによって異なります。

  5. 完了したインポート操作の詳細を保存するかどうかを確認するメッセージが表示されます。 今後も同じインポート操作を繰り返し実行する場合は、[インポート手順の保存] をクリックし、詳細情報を入力します。 その後、[外部データ] タブの [インポート & リンク] グループで [保存済みのインポート_ z0z_] をクリックすると、後で簡単に操作を繰り返すことができます。 操作の詳細を保存しない場合は、[閉じる] をクリックします。

テーブルのインポートを選択した場合、Access によってデータが新しいテーブルにインポートされ、その後、ナビゲーションウィンドウの [テーブル] グループの下にテーブルが表示されます。 既存のテーブルにデータを追加するように選択した場合、そのテーブルにデータが追加されます。 データへのリンクを選んだ場合、ナビゲーションウィンドウの [テーブル] グループの下にリンクテーブルが作成されます。

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アプリケーションパーツを追加する

アプリケーションパーツを使用して、既存のデータベースに機能を追加できます。 1つのアプリケーションパーツは、単一のテーブルとしてシンプルにすることも、テーブルや連結フォームなど、いくつかの関連するオブジェクトを構成することもできます。

たとえば、[コメント] アプリケーションパーツは、オートナンバー型フィールド、日付フィールド、およびメモ型フィールドを含むテーブルで構成されています。 すべてのデータベースに追加して、その状態で使用することも、必要に応じてカスタマイズすることもできます。

  1. アプリケーションパーツを追加するデータベースを開きます。

  2. [作成] タブをクリックします。

  3. [テンプレート] グループで、[アプリケーションパーツ] をクリックします。 使用可能なパーツの一覧が開きます。

  4. 追加するアプリケーションパーツをクリックします。

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既存の Access データベースを開く

  1. [ファイル] タブの [開く] をクリックします。

  2. [開く] ダイアログボックスで、開こうとしているデータベースを参照します。

  3. 次の操作のいずれかを行います。

    • [ Access のオプション] ダイアログボックスで指定された既定のモードまたは管理ポリシーによって設定されたモードでデータベースをダブルクリックして開きます。

    • [開く] をクリックして、マルチユーザー環境で共有アクセスのデータベースを開き、他のユーザーがデータベースに対して読み取りと書き込みを行えるようにします。

    • [開く] ボタンの横にある矢印をクリックし、[読み取り専用として開く] をクリックして読み取り専用アクセスでデータベースを開きます。これを使用してデータベースを表示することはできますが、編集はできません。 他のユーザーは、引き続きデータベースの読み取りと書き込みを行うことができます。

    • [開く] ボタンの横にある矢印をクリックし、[排他モードで開く] をクリックして、排他アクセスを使用してデータベースを開きます。 排他アクセスを使用してデータベースを開くと、データベースを開こうとした他のユーザーには、"既に使用されているファイル" というメッセージが表示されます。

    • [開く] ボタンの横にある矢印をクリックし、[排他読み取り専用として開く] をクリックしてデータベースを読み取り専用アクセスで開きます。 他のユーザーは引き続きデータベースを開くことができますが、読み取り専用モードに制限されます。

注: dBASE、Microsoft Exchange、Excel などの外部ファイル形式でデータファイルを直接開くことができます。 Microsoft SQL Server など、任意のz0z_を直接開くこともできます。 access では、データファイルと同じフォルダーに新しい access データベースが自動的に作成され、外部データベースの各テーブルにリンクが追加されます。

ヒント

  • 最近開いたデータベースの1つを開くには、[ファイル] タブで [最近使用したファイル] をクリックし、そのデータベースのファイル名をクリックします。 Access では、最後に開いたときと同じオプション設定を使用して、データベースが開きます。 最近使用したファイルの一覧が表示されない場合は、[ファイル] タブの [オプション] をクリックします。 [ Access のオプション] ダイアログボックスで、[クライアントの設定] をクリックします。 [表示] で、[最近使用したドキュメント] の一覧に表示するドキュメントの数を入力します (最大で 50)。

    また、[Backstage] ビューのナビゲーションバーに最近使用したデータベースを表示することもできます。 [ファイル] タブの [2] をクリックすると、最近使用したデータベースを開くことができます。 [最近使用したデータベースの数] の下にある [最近使用したデータベースの数にすばやくアクセスする] チェックボックスをオンにして、表示するデータベースの数を調整します。

  • [ファイル] タブの [開く] をクリックしてデータベースを開いている場合は、[ファイルを開く] ダイアログボックスで [最近使ったドキュメント] をクリックして、以前に開いたデータベースへのショートカットの一覧を表示できます。

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Access 2007 を使用している場合

access を初めて起動するとき、または access を終了せずにデータベースを閉じる場合は、[ Microsoft Office access -作業の開始] ページが表示されます。

Microsoft Office access ページの概要

このページでは、新しいデータベースを作成したり、既存のデータベースを開いたり、Microsoft Office Online からおすすめのコンテンツを表示したりするための開始点になります。

Access には、データベースの作成プロセスを高速化するために使用できるさまざまなテンプレートが用意されています。 テンプレートは、特定のタスクを実行するために必要なすべてのテーブル、クエリ、フォーム、レポートを含む、すぐに使用できるデータベースです。 たとえば、問題の管理、連絡先の管理、または経費の記録に使用できるテンプレートがあります。 一部のテンプレートには、使用方法を示すのに役立つサンプルレコードがいくつか含まれています。 テンプレートデータベースは、そのまま使用することも、ニーズに合わせてカスタマイズすることもできます。

これらのテンプレートの1つがニーズに合っている場合は、通常、データベースを使用するための最も簡単な方法です。 ただし、Access にインポートするデータが別のプログラムにある場合は、テンプレートを使わずにデータベースを作成する方が適している場合があります。 テンプレートにはデータ構造が既に定義されているため、既存のデータをテンプレートの構造に対応付けるには、多くの作業が必要になる場合があります。

  1. データベースを開いている場合は、 microsoft office ボタンをクリックし、[データベースを閉じる] をクリックして [ microsoft office access-作業の開始] ページを表示します。

  2. [ Microsoft Office access の使用を開始する] ページの中央には、いくつかのお勧めのテンプレートが表示され、[テンプレートカテゴリ] ウィンドウでリンクをクリックすると、さらに使用できるようになります。 Office Online Web サイトからその他のテンプレートをダウンロードできます。 詳細については、この記事の次のセクションを参照してください。

  3. 使用するテンプレートをクリックします。

  4. Access では、[ファイル名] ボックスにデータベースのファイル名が表示されます。必要に応じて、ファイル名を変更できます。 データベースを別のフォルダーに保存し、[ファイル名] ボックスの下に表示されているものとは別のフォルダーに保存するには、[ * z0z_] をクリックし、保存するフォルダーを参照して、[ OK]をクリックします。 必要に応じて、データベースを作成して SharePoint サイトにリンクすることもできます。

  5. [作成] (Office Online テンプレートの場合は、[ダウンロード]) をクリックします。

    Access でデータベースを作成またはダウンロードして開きます。 フォームが表示され、データの入力を開始できます。 テンプレートにサンプルデータが含まれている場合は、レコードセレクター (レコードの左側にある灰色のボックスまたは横棒) をクリックして、次の操作を行って、レコードを削除できます。

    [ホーム] タブの [レコード] グループで、[削除] をクリックします。 ボタン イメージ

  6. データの入力を開始するには、フォーム上の最初の空のセルをクリックし、入力を開始します。 ナビゲーションウィンドウを使用して、他のフォームやレポートを参照して使用することもできます。

[ Microsoft office access -作業の開始] ページで、ニーズに合ったテンプレートが見つからない場合は、インターネットに接続していると、Office Online Web サイトでより広い範囲を検索できます。

  1. [ Microsoft office access -作業の開始] ページで、[ office Online の詳細] の [テンプレート] をクリックします。

    Office Online のテンプレートホームページがブラウザーウィンドウに表示されます。

  2. Office Online ナビゲーションと検索ツールを使用して、使用する Access テンプレートを見つけ、指示に従ってダウンロードします。 テンプレートをダウンロードすると、データベースファイルがコンピューターにダウンロードされ、Access の新しいインスタンスで開かれます。 ほとんどの場合、テンプレートはデータ入力フォームを開くように設計されているため、すぐにデータの入力を開始できます。

テンプレートの使用方法の詳細については、「テンプレートを使用してAccess デスクトップデータベースを作成する」を参照してください。

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テンプレートを使用しない場合は、独自のテーブル、フォーム、レポート、その他のデータベースオブジェクトを作成してデータベースを作成できます。 ほとんどの場合、これには通常、次のいずれかまたは両方が必要です。

  • 新しいデータベースを作成したときに作成したテーブルにデータを入力、貼り付け、またはインポートし、[作成] タブの [テーブル] コマンドを使用して、作成した新しいテーブルを使ってそのプロセスを繰り返します。

  • 他のソースからデータをインポートし、プロセスに新しいテーブルを作成します。

  1. [ Microsoft Office access -作業の開始] ページで、[新しい空のデータベース] の [空のデータベース] をクリックします。

    [空のデータベース] ボタン

  2. [空のデータベース] ウィンドウで、[ファイル名] ボックスにファイル名を入力します。 ファイル名拡張子を指定しない場合は、ファイル名拡張子が追加されます。 既定のファイルの場所を変更するには、[ファイル名] ボックスの横にある [場所を参照してください] をクリックし、新しい場所を参照して、[ OK]をクリックします。

  3. [作成] をクリックします。

    Access では、table1 という名前の空のテーブルを使ってデータベースが作成され、データシートビューで table1 が開かれます。 カーソルは、[新しいフィールドの追加]列の最初の空白セルに配置されます。

  4. 入力を開始してデータを追加するか、「別のソースのデータを Access テーブルにコピーする」の説明に従って、別のソースからデータを貼り付けることができます。

データシートビューに情報を入力すると、" z0z_ " ワークシートでの作業によく似ています。 テーブル構造は、データの入力中に作成されます。テーブルに新しい列を追加すると、新しいフィールドが定義されます。 Access では、入力したデータに基づいて、各フィールドのデータ型が自動的に設定されます。

この時点で Table1 に情報を入力しない場合は、[_ 0 z_を閉じる] をクリックします。 テーブルに変更を加えた場合は、テーブルに加えた変更を保存するように求めるメッセージが表示されます。 [はい] をクリックして変更を保存するか、[いいえ] をクリックして変更を破棄するか、[キャンセル] をクリックしてテーブルを開いたままにします。

重要: 一度も保存せずに Table1 を閉じると、データを入力した場合でも、テーブル全体が削除されます。

新しいテーブルを既存のデータベースに追加するには、[作成] タブの [テーブル] グループのコマンドを使用します。

Access のリボンの画像

テーブルを作成する (データシートビューで開始)    データシートビューでは、データをすぐに入力して、Access で、背後のテーブル構造を構築できます。 フィールド名には数値 (Field1、Field2 など) が割り当てられ、入力したデータに基づいて各フィールドのデータ型が自動的に設定されます。

  1. [作成] タブの [テーブル] で、[テーブル] をクリックします。 ボタン イメージ

    Access によってテーブルが作成され、[新しいフィールドの追加]列の最初の空白セルが選択されます。

    注: [新しいフィールドの追加]列が表示されない場合は、データシートビューではなく、デザインビューに表示されている可能性があります。 データシートビューに切り替えるには、ナビゲーションウィンドウでテーブルをダブルクリックします。 新しいテーブルを保存するように求めるメッセージが表示されたら、データシートビューに切り替わります。

  2. [データシート] タブの [フィールドと列] グループで [新しいフィールド] をクリックします。 ボタン イメージ

    [フィールドテンプレート] ウィンドウが表示されます。このウィンドウには、よく使用されるフィールドの種類の一覧が表示されます。 これらのフィールドのいずれかをダブルクリックするかドラッグすると、その名前のフィールドが追加され、そのフィールドの種類に適した値にプロパティが設定されます。 必要に応じて、後でプロパティを変更できます。 フィールドをドラッグする場合は、データが格納されているデータシート領域にフィールドをドラッグする必要があります。 垂直方向の挿入バーが表示され、フィールドを配置する場所が示されます。

  3. データを追加するには、最初の空のセルに入力を開始するか、「別のソースのデータを Access テーブルにコピーする」の説明に従って、別のソースからデータを貼り付けます。

  4. 列の名前を変更するには (フィールド)、列見出しをダブルクリックして、新しい名前を入力します。

    [フィールドリスト] ウィンドウに表示されたときに、フィールドに何が含まれているかを知ることができるように、各フィールドにはわかりやすい名前を付けることをお勧めします。

  5. 列を移動するには、列見出しをクリックして列を選び、列を目的の場所にドラッグします。

    連続している複数の列を選んで、新しい場所に一度にドラッグすることもできます。 連続している複数の列を選択するには、最初の列の列見出しをクリックし、shift キーを押しながら最後の列の列見出しをクリックします。

テーブルを作成する ([デザイン] ビューから開始)    デザインビューで、最初に新しいテーブルの構造を作成します。 データを入力するにはデータシートビューに切り替え、貼り付けやインポートなど、別の方法を使用してデータを入力します。

  1. [作成] タブで、[テーブル] グループの [テーブル デザイン] をクリックします。 ボタン イメージ

  2. テーブルの各フィールドについて、[フィールド名] 列に名前を入力し、[データ型] ボックスの一覧からデータ型を選びます。

    注: [フィールド名]と [データ型] 列が表示されない場合は、デザインビューではなく、データシートビューに表示されている可能性があります。 デザインビューに切り替えるには、ナビゲーションウィンドウでテーブルを右クリックし、[デザインビューの作成] をクリックします(z0z_)。 新しいテーブルの名前を入力するように求めるメッセージが表示されたら、デザインビューに切り替わります。

  3. 必要に応じて、[説明] 列に各フィールドの説明を入力できます。 カーソルがデータシートビューのそのフィールドにあると、ステータスバーに説明が表示されます。 説明は、[フィールドリスト] ウィンドウからフィールドをドラッグして作成したフォームまたはレポートのすべてのコントロールのステータスバーのテキストとして使用されるほか、フォームウィザードまたはレポートウィザードを使用するときにそのフィールドに対して作成されたすべてのコントロールに対しても使用されます。

  4. すべてのフィールドを追加したら、次のようにテーブルを保存します。

    • (Microsoft Office ボタン) をクリックして [保存] をクリックするか、Ctrl キーを押しながら S キーを押します。 ボタン イメージ

  5. テーブルのデータは、データシートビューに切り替えて、最初の空のセルをクリックすることで、いつでも入力を開始できます。 「別のソースからデータを Access テーブルにコピーする」セクションで説明されているように、別のソースからデータを貼り付けることもできます。

テンプレートを使用して表を作成する    Access には、よく使用するテーブルの種類のテンプレートが用意されています。 マウスを1回クリックするだけで、フィールドが既に構成されていて使用できるようになった完全なテーブル構造を作成できます。 必要に応じて、フィールドを追加または削除して、テーブルがニーズに合うようにすることができます。

  1. [作成] タブの [テーブル] グループで [テーブル テンプレート] をクリックして、利用可能なテンプレートを一覧から 1 つ選びます。

  2. データを追加するには、最初の空白のセルに入力を開始するか、「別のソースのデータを Access テーブルにコピーする」の説明に従ってデータを貼り付けます。

    • 列を削除するには    

      1. 列見出しを右クリックし、[列の削除] をクリックします(z0z_)

    • 新しい列を追加するには    

      1. [データシート] タブの [フィールドと列] グループで [新しいフィールド] をクリックします。 ボタン イメージ

      2. [フィールドテンプレート] ウィンドウが表示されます。このウィンドウには、よく使用されるフィールドの種類の一覧が表示されます。 これらのフィールドのいずれかをダブルクリックするかドラッグすると、その名前のフィールドが追加され、そのフィールドの種類に適した値にプロパティが設定されます。 必要に応じて、後でプロパティを変更できます。 フィールドをドラッグする場合は、データが格納されているデータシート領域にフィールドをドラッグする必要があります。 垂直方向の挿入バーが表示され、フィールドを配置する場所が示されます。

  3. テーブルを保存します。

    • (Microsoft Office ボタン) をクリックして [保存] をクリックするか、Ctrl キーを押しながら S キーを押します。 ボタン イメージ

フィールドのプロパティをデザイン ビューで設定する    テーブルの作成方法に関係なく、フィールドプロパティを調べて設定することをお勧めします。 これはデザインビューでのみ行うことができます。 デザインビューに切り替えるには、ナビゲーションウィンドウでテーブルを右クリックし、[デザインビュー] をクリックします。 フィールドのプロパティを表示するには、デザイングリッドでフィールドをクリックします。 プロパティは、[フィールドプロパティ] のデザイングリッドの下に表示されます。

各フィールドプロパティの説明を表示するには、プロパティをクリックし、[フィールドプロパティ] のプロパティリストの横にあるボックスの説明を確認します。 F1 キーを押すと、詳細な情報が表示されます。

次の表では、一般的に調整されるフィールドプロパティの一部について説明します。

プロパティ

説明

フィールド サイズ

テキストフィールドの場合、このプロパティはフィールドに格納できる最大文字数を設定します。 最大値は255です。 数値フィールドの場合、このプロパティは、格納される数値の種類 (長整数、倍精度など) を設定します。 データを最大限に効率的に保存するには、データに必要な最小の領域を割り当てることをお勧めします。 値を変更する必要がある場合は、後で値を調整できます。

書式

このプロパティは、データの表示方法を設定します。 フィールドに格納されている実際のデータには影響しません。 定義済みの書式を選択することも、カスタム書式を入力することもできます。

定型入力

このプロパティを使用して、このフィールドに入力されるすべてのデータのパターンを指定します。 これにより、すべてのデータが正しく入力され、必要な文字数が含まれていることを確認できます。 定型入力の作成に関するヘルプを表示するには、プロパティボックスの右側にある [ _ z0z_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

既定値

このプロパティを使用して、新しいレコードが追加されるたびに、このフィールドに表示される既定値を指定します。 たとえば、レコードが追加された日付を常に記録する [日付/時刻] フィールドがある場合は、既定値として「date ()」 (引用符を除く) を入力できます。

必須

このプロパティは、このフィールドに値が必須であるかどうかを設定します。 このプロパティを[はい]に設定すると、フィールドに値が入力されていない場合、Access では新しいレコードを追加できなくなります。

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データが現在別のプログラム (たとえば、 z0z_ _など) に保存されている場合は、コピーして、Access テーブルに貼り付けることができます。 一般的に、データが既に列に分割されている場合は、Excel ワークシート内にある場合に最も適しています。 データが word 処理プログラムに含まれている場合は、タブを使用してデータの列を分割するか、データをコピーする前に、word 処理プログラムでデータをテーブルに変換することをお勧めします。 データの編集や操作が必要な場合 (フルネームを姓と名に分割する場合など) は、特に Access を使い慣れていない場合は、データをコピーする前にこの操作を行うこともできます。

空のテーブルにデータを貼り付けると、各フィールドのデータ型は、そこにあるデータの種類に応じて設定されます。 たとえば、貼り付けフィールドに日付値が含まれていない場合、日付/時刻データ型がそのフィールドに適用されます。 貼り付けられたフィールドに "はい" と "いいえ" の単語のみが含まれている場合、Access では、yes/no データ型がフィールドに適用されます。

Access では、貼り付けられたデータの1行目に表示される内容に応じて、フィールドに名前が付けられます。 貼り付けられたデータの1行目がその後の行に似ている場合は、最初の行がデータの一部であり、フィールドの汎用名 (F1、F2 など) が割り当てられていることが Access によって決定されます。 貼り付けられたデータの1行目が後続の行と似ていない場合、最初の行がフィールド名で構成されていると判断されます。 Access では、フィールドに適切な名前が指定されます。データ内の最初の行は含まれません。

Access によって一般的なフィールド名が割り当てられている場合は、混乱を避けるために、できるだけ早くフィールドの名前を変更する必要があります。 次の手順で行います。

  1. テーブルを保存します。

    • (Microsoft Office ボタン) をクリックして [保存] をクリックするか、Ctrl キーを押しながら S キーを押します。 ボタン イメージ

  2. データシートビューで、各列見出しをダブルクリックし、各列に有効なフィールド名を入力します。 データを上書きしているように見えるかもしれませんが、列見出し行にはデータではなくフィールド名が含まれています。

  3. もう一度テーブルを保存します。

注: フィールドの名前を変更するには、[デザインビュー] に切り替えて、そこでフィールド名を編集する方法もあります。 デザインビューに切り替えるには、ナビゲーションウィンドウでテーブルを右クリックし、[デザインビュー] をクリックします。 データシートビューに切り替えるには、ナビゲーションウィンドウでテーブルをダブルクリックします。

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別のプログラムに保存されているデータがあり、そのデータを新しいテーブルにインポートしたり、Access の既存のテーブルに追加したりしたい場合があります。 または、他のプログラムでデータを保存しているユーザーと共同作業を行い、それにリンクして Access で操作することができます。 どちらの場合も、Access によって、他のソースからのデータを簡単に操作できます。 Excel ワークシート、別の Access データベース内のテーブル、SharePoint リスト、その他のさまざまなソースからデータをインポートできます。 使用するプロセスはソースによって少し異なりますが、次の手順に従って作業を開始できます。

  1. Access の [外部データ] タブの [インポート] グループで、インポートするファイルの種類に応じたコマンドをクリックします。

    Access のリボンの画像

    たとえば、excel ワークシートからデータをインポートする場合は、[ excel] をクリックします。 必要なプログラムの種類が表示されない場合は、[その他] をクリックします。

    注: [インポート] グループで正しい形式の種類が見つからない場合、最初にデータを作成したプログラムを起動し、そのプログラムを使用して一般的なファイル形式 ( _ z0z_など) でデータを保存してから、そのデータをインポートする必要があります。 Access にアクセスします。

  2. [外部データの取り込み] ダイアログボックスで、[参照] をクリックしてソースデータファイルを検索するか、[ファイル名] ボックスにソースデータファイルの完全なパスを入力します。

  3. [現在のデータベースのデータを保存する方法と場所を指定してください] で目的のオプションをクリックします (すべてのプログラムでインポート、追加、またはリンクが許可されています)。 インポートされたデータまたは (一部のプログラムで) 新しいテーブルを作成し、既存のテーブルにデータを追加したり、ソースプログラムのデータへのリンクを維持するリンクテーブルを作成したりできます。

  4. ウィザードが起動したら、ウィザードの次のページにある手順に従ってください。 ウィザードの最後のページで、[完了] をクリックします。

    Access データベースからオブジェクトをインポートするかテーブルにリンクすると、[オブジェクトのインポート] ダイアログボックスまたは [テーブルのリンク] ダイアログボックスが表示されます。 目的のアイテムを選択し、[ OK]をクリックします。

    正確なプロセスは、データのインポート、追加、またはリンクのいずれを選択するかによって異なります。

  5. 完了したインポート操作の詳細を保存するかどうかを確認するメッセージが表示されます。 今後も同じインポート操作を繰り返し実行する場合は、[インポート手順の保存] をクリックし、詳細情報を入力します。 [外部データ] タブの [インポート] グループで [保存済みのインポート_ z0z_] をクリックすると、後で簡単に操作を繰り返すことができます。 操作の詳細を保存しない場合は、[閉じる] をクリックします。

テーブルのインポートを選択した場合、Access によってデータが新しいテーブルにインポートされ、その後、ナビゲーションウィンドウの [テーブル] グループの下にテーブルが表示されます。 既存のテーブルにデータを追加するように選択した場合、そのテーブルにデータが追加されます。 データへのリンクを選んだ場合、ナビゲーションウィンドウの [テーブル] グループの下にリンクテーブルが作成されます。

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  1. Microsoft Office ボタンをクリックし、[開く] をクリックします。

  2. [開く] ダイアログボックスで、開こうとしているデータベースを参照します。

  3. 次の操作のいずれかを行います。

    • [ Access のオプション] ダイアログボックスで指定された既定のモードまたは管理ポリシーによって設定されたモードでデータベースをダブルクリックして開きます。

    • マルチユーザー環境では、[開く] をクリックして、共有アクセスのデータベースを開き、他のユーザーがデータベースを読み書きできるようにします。

    • [開く] ボタンの横にある矢印をクリックし、[読み取り専用として開く] をクリックして読み取り専用アクセスでデータベースを開きます。これを使用してデータベースを表示することはできますが、編集はできません。 他のユーザーは、引き続きデータベースの読み取りと書き込みを行うことができます。

    • [開く] ボタンの横にある矢印をクリックし、[排他モードで開く] をクリックしてデータベースを排他アクセスで開きます。 排他アクセスを使用してデータベースを開くと、データベースを開こうとした他のユーザーには、"既に使用されているファイル" というメッセージが表示されます。

    • [開く] ボタンの横にある矢印をクリックし、[排他読み取り専用として開く] をクリックしてデータベースを読み取り専用アクセスで開きます。 他のユーザーは引き続きデータベースを開くことができますが、読み取り専用モードに制限されます。

開こうとしているデータベースが見つからない場合    

  1. [ファイルを開く] ダイアログボックスで、[マイコンピューター ] をクリックするか、[検索対象] ドロップダウンリストで [マイコンピューター ] をクリックします。

  2. ドライブの一覧で、データベースが含まれていると思われるドライブを右クリックし、[検索] をクリックします。

  3. [検索結果] ダイアログボックスに検索条件を入力し、[検索] をクリックしてデータベースを検索します。

  4. データベースが見つかった場合は、それをダブルクリックして開きます。

  5. データベースを開くには、[開く] ダイアログボックスで [キャンセル] をクリックする必要があります。 次に、[検索結果] ダイアログボックスを閉じます。

注: dBASE、Paradox、Microsoft Exchange、Excel などの外部ファイル形式でデータファイルを直接開くことができます。 microsoft SQL Server や microsoft FoxPro など、任意のz0z_を直接開くこともできます。 access では、データファイルと同じフォルダーに新しい access データベースが自動的に作成され、外部データベースの各テーブルにリンクが追加されます。

  • 最近開いたデータベースの1つを開くには、[ Microsoft Office access-作業の開始] ページの [最近使用したデータベースを開く] の一覧で、そのデータベースのファイル名をクリックします。 Access では、最後に開いたときと同じオプション設定でデータベースが開きます。 最近使用したファイルの一覧が表示されない場合は、 Microsoft Office ボタンをクリックし、[ access のオプション] をクリックします。 [ Access のオプション] ダイアログボックスで、[詳細設定] をクリックします。 [表示] で、[最近使用したドキュメント] の一覧に表示するドキュメントの数を入力します。最大9個までです。

  • Microsoft Office ボタンをクリックし、[開く] コマンドを使用してデータベースを開いている場合は、開いている [最近使ったドキュメント] をクリックして、以前に開いたデータベースへのショートカットの一覧を表示できます。ダイアログボックス

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新しい空のデータベースを作成すると、Access によって新しいテーブルが開かれますが、データを入力することはできますが、データベース内に他のオブジェクトは作成されません。 作成したすべての新しいデータベースで、フォーム、レポート、マクロ、追加のテーブルなどの他のオブジェクトを表示する場合は、それらのオブジェクトを含むカスタムの空のテンプレートを作成できます。 次に新しいデータベースを作成するときに、これらのオブジェクトが既にテンプレートに含まれています。 テンプレートには、これらのオブジェクトに加えて、データを使ってあらかじめ設定されたテーブルを含めることができます。また、すべての新しいデータベースに必要な特別な構成設定、データベースプロパティ、参照、コードを含めることもできます。

たとえば、すべてのプロジェクトで使用するマクロのコレクションがあるものとします。 これらのマクロを含む空のテンプレートを作成すると、作成したすべての新しいデータベースにそれらのマクロが含まれます。

空のテンプレートは、_ z0z_ファイル形式で作成できます。また、access 2002-2003 ファイル形式、または access 2000 ファイル形式で作成することもできます。 テンプレートには、 _ z0z_ファイル形式の場合は空白の .accdb、以前のファイル形式の場合は空白の名前を指定する必要があります。

  • 既定のファイル形式が access 2000 または access 2002-2003 に設定されている場合、空白のテンプレートファイル名として空の .mdb が使用されます。 新しいデータベースは、空の .mdb と同じファイル形式で作成されます。 たとえば、既定のファイル形式が access 2000 の場合でも、Blank という名前のテンプレートが access 2002-2003 ファイル形式である場合、作成する新しいデータベースはすべて access 2002-2003 形式になります。

  • 既定のファイル形式が access 2007 に設定されている場合、空白のテンプレートのファイル名として空白の .accdb が使用されます。

既定のファイル形式を変更するにはどうすればよいですか?

  1. Microsoft Office ボタン をクリックし、[Access のオプション] をクリックします。

  2. [ Access のオプション] ダイアログボックスで、[基本設定] をクリックします。

  3. [データベースの作成] の [既定のファイル形式] ドロップダウンリストから目的の形式を選びます。

空のテンプレートを作成するには、次のいずれかの操作を行います。

  • 新しいデータベースを作成する (名前を空白にしたり、一時的な名前を付けることができます)、テンプレートに含めるオブジェクトをインポートするか作成します。

  • テンプレートに必要なオブジェクトが既に含まれている既存のデータベースのコピーを作成し、不要なオブジェクトを削除します。

目的のオブジェクトをテンプレートに追加した後、そのオブジェクトを特定の場所に保存する必要があります。

  1. Microsoft Office ボタンをクリックし、[名前を付けて保存] をポイントします。

  2. [データベースを別の形式で保存] で、テンプレートに使用するファイル形式をクリックします。

  3. [名前を付けて保存] ダイアログボックスで、次の2つのテンプレートフォルダーのいずれかを参照します。

    • システムテンプレートフォルダー    たとえば、C:\Program の Office\Templates\1033\Access

    • ユーザーテンプレートフォルダー    次に例を示します。

      • Windows Vista の場合     c:\Users\user name\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

      • microsoft windows Server 2003 または microsoft windows XP の場合    C:\Documents と Settings\user \ Application \application data\microsoft\templates

        注: システムテンプレートフォルダーの空のテンプレートは、ユーザーテンプレートフォルダー内の空のテンプレートを上書きします。

  4. [ファイル名] ボックスに「空白の .accdb 」 (または「以前のバージョンのテンプレートを作成している場合は空白の .mdb)」と入力し、[保存] をクリックします。

新しいテンプレートが配置されたので、新しい空のデータベースを作成すると、既定で作成する新しいデータベースにテンプレート内のオブジェクトが含まれます。 テンプレートを使用せずに新しい空のデータベースを作成した場合と同じように、新しいテーブルがデータシートビューで開きます。

空のテンプレートの使用を停止するには、空の .accdb (以前のバージョンの Access の場合は空白のファイル) という名前のファイルを削除するか、名前を変更します。

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