文書をカスタマイズするためのヒント

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ほとんどの顧客は頻繁に行くお店やレストランで、名前を覚えてもらうだけでなく、嗜好なども覚えてもらいたいと思っています。たとえば、次のいずれかのように迎えられることがあります。

「新しいサンプルが入荷したら教えてほしいとおっしゃっていましたね。ちょうど入荷されたところです。田中様のお好きな色もあります。」

「田中様のお好きなテーブルを確保しておきました。それから、前回お気に召していただいた鮭の料理は、今日のスペシャルです。」

この記事の内容

カスタマイズする理由

データ ファイルの設定

住所ブロックやあいさつ文を追加します。

ノートとハイパーリンクを追加します。

個人向けにする理由

顧客は通常顔を覚えてもらったり、助けてもらったりすることを好みます。なぜなら、その方が自分の欲しいものをより速く得ることができるからです。この種の個人的配慮は顧客に忠誠心を起こさせます。お店やレストランが顧客の嗜好などを細かく把握すると、顧客は通常再来店してより長い時間とお金を費やします。

文書も同様です。文書の内容が、顧客が特別に興味を持っているものを対象としている場合、顧客が注意を払って反応する可能性が高くなります。

必要な顧客情報を収集する

顧客の興味や特徴を把握するのは、明らかに複雑な作業です。情報を収集し、その情報を容易に取得できる形で保管して、ビジネスの目的に応じて、または文書の効果が最も高くなるような特性でフィルタする必要があります。共通する興味を持つ顧客をより正確に認識するほど、効果も高くなります。

Microsoft Office Publisher がお手伝いします。顧客データは、Microsoft Publisher、または Microsoft Office Excel、Microsoft Office Outlook、Microsoft Office Access などの別のプログラムで作成するデータベースに直接入力できます。また、Microsoft List Builder のリストなど、リストを購入して使用することもできます。

情報を収集したら、それを分析して、顧客の共通点を見い出し、類似点ごとに顧客をグループ分けし、特定の興味に対する注意を引くために文書を個人向けにします。

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データ ファイルの設定方法

文書に追加する住所や個人情報は、何かを基に作成される必要があります。したがって、大量郵便向けの文書を準備するための最初の手順は、顧客に関する連絡先情報を格納するデータ ファイルを設定することです。データ ファイルには、Microsoft Office Excel ワークシート、Microsoft Office Word の表、Microsoft Office Access データベース、または Microsoft Office Outlook 連絡先フォルダも使用できます。宛先リストはこのデータ ファイルから構築されます。

データ ファイルを設定する際は、以下の点に留意します。また、以下の図 (Excel ワークシートの列とはがきの両面の差し込み印刷領域が示されています) も同時に参照してください。

  • 列の情報の種類    データ ファイルの各列はそれぞれ、文書に追加する情報の 1 つずつに対応します。たとえば、顧客の住所と個人的なメモを各はがきに追加する場合、データ ファイル内に名前、住所、郵便番号、および個人メモに対する列がそれぞれ存在する必要があります。

  • 行ごとに 1 つのエントリ    データ ファイルの各行には、文書ごとに挿入される情報が格納されます。たとえば、Excel ワークシートの 2 行目の全情報は顧客 1 に送信するはがきに挿入され、3 行目の全情報は顧客 2 に送信するはがきに挿入されるなどのようになります。

  • 文書にフィールドを追加する    データ ファイル内の情報を使用するには、文書にフィールドを配置します。その際、表示する情報別にフィールドを配置します。たとえば、各はがきに名前、住所、郵便番号、および個人的メモを印刷する場合、はがきにはそれぞれの情報ごとのフィールドが必要です。

Excel ワークシートの列と一致するはがきのフィールド

ヒント: 郵送予定の文書に図を差し込む場合、データ ファイルには図のファイル名が格納された列があることが必要です。列の各行には、Firstphoto.jpg など、具体的な図のファイル名が格納される必要があります。図がデータ ソースと同じフォルダに置かれていない場合は、図へのパスも指定します。

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住所ブロックとあいさつ文の追加方法

ニュースレターに印刷された住所 (貼り付けられた住所ラベルでなく) と顧客名が記載されたあいさつ文の両方は、文書が宛先別に特別に用意されたことを示すための単純なテクニックです。

名前、住所、およびその他の情報を含む住所ブロックを追加する

  1. [差し込み印刷] 作業ウィンドウ ([2: 文書の準備]) の [その他のアイテム] で、[住所ブロック] をクリックします。

  2. [住所ブロックの挿入] ダイアログ ボックスで、使用する住所項目をクリックし、[OK] をクリックします。

    注: データ ソースに含まれるデータ フィールドの名前が、住所ブロックに使用される Publisher の標準フィールドの名前と一致していない場合には、[住所ブロックの挿入] ダイアログ ボックスの [フィールドの対応] をクリックする必要があることがあります。[フィールドの対応] ダイアログ ボックスで、ドロップダウン リストを使用して Publisher の標準フィールドに対応するデータ ソース内のフィールドを選択します。

あいさつ文を追加する

  1. [差し込み印刷] 作業ウィンドウ ([2: 文書の準備]) の [その他のアイテム] で、[あいさつ文 (英文)] をクリックします。

  2. [あいさつ文の挿入 (英文)] ダイアログ ボックスの [あいさつ文の形式] で、先頭の語句、氏名の形式、および末尾の区切り文字を選択します。または、各テキスト ボックスに新しいエントリを入力します。

  3. Publisher が受信者名を解釈できない場合に表示されるテキストを入力します。たとえば、データ ソースに受信者の会社名しか入っていない場合などです。

  4. [OK] をクリックします。

    注: データ ソースに含まれるデータ フィールドの名前が、あいさつ文に使用される Publisher の標準フィールドの名前と一致していない場合には、[あいさつ文 (英文)] ダイアログ ボックスの [フィールドの対応] をクリックする必要があることがあります。[フィールドの対応] ダイアログ ボックスで、ドロップダウン リストを使用して Publisher の標準フィールドに対応するデータ ソース内のフィールドを選択します。

住所に図を追加する

住所ブロックや文書の他の領域には、図や写真を追加できます。追加する図は、把握している顧客の興味、年齢、性別、または他のデータ フィールドに合わせて変えることができます。

図を差し込むと、データ ファイルと画像のファイルの情報を設定する方法の詳細については、差し込み印刷またはカタログ データの差し込みのデータ ソースを作成するを参照してください。

  1. 文書内で、図の差し込み印刷フィールドを挿入する位置 (たとえば、住所ブロックの横など) をクリックします。

  2. [差し込み印刷] 作業ウィンドウ ([2: 文書の準備]) の [その他のアイテム] で、[画像フィールド] をクリックします。

  3. [画像フィールドの挿入] ダイアログ ボックスで、データ ファイルの写真情報に対応するフィールドを選択し、[OK] をクリックします。

    文書内の選択した挿入ポイントの位置に、差し込み印刷フィールドを含む図枠が挿入されます。図枠はサイズ変更したり、移動したりすることができます。

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メモとハイパーリンクを追加する方法

宛先リストを準備するためのヒントで説明するよう顧客について関連する個人情報を格納するデータ ファイルを設定するが場合、は、具体的には、顧客の関心を対象にしてコンテンツを配信する収集された情報を使用することができます。顧客の関心と一致するコンテンツを配信するは、[個人用設定の強力な形式です。たとえば、次のようなことができます。

  • 性別によって文書を調整する     宛先リストに顧客の性別 ("男性" または "女性") を含めて、各性別でフィルタするか、または、単に "敬称" フィールド ("Mr." および "Ms.") の異なるエントリごとにフィルタすることによって、男性または女性にだけ新製品について発表することができます。それぞれの性別向けの Web ページの URL を含めたり (印刷の場合)、直接リンクしたり (電子メールの場合) することができます。それには、指定した列内の各レコードに適切な URL を追加します。

  • 特定の年齢の受信者にフォーカス    顧客の製品の通知または (「1945」) などの生まれたたぁarとして、顧客の誕生日を収集して、それらの顧客のステージ (50 代での計画老後での計画) などの適切ないるサービスを利用します。

    今月誕生日を迎える顧客すべてに販売促進用のプレゼントを贈ろうと考えている場合、誕生日を "年、月、日" ("2000 年 1 月 1 日" など) のように収集することもできます。

  • 購入歴を利用する    最近何かを購入した顧客に特別な情報を送信したり、顧客の好きなブランドの新モデルが入荷されたときに通知したりできます。特定の購入歴を把握すると、製品が入荷するときにブランド購入歴を認識するために、または他の顧客が購入した関連製品について知らせるために ("このアイテムを購入した顧客は次のアイテムも購入しました" など)、データ ファイルを並べ替えることができます。

個人向けメモを追加する

共通の興味を顧客グループごとにカスタマイズされたテキスト メッセージを送信することができます。これを行うには、またはを追加するフィールド (列)、メッセージを格納するデータ ファイルにし、各レコード (行) に適切なメッセージを追加します。あって、同じ性別、同じまたは生年月日、あるか、過去 6 か月で購入した特定のメッセージに関連付けることがあります。メーリング リストを準備する方法の詳細については、宛先リストのヒントを参照してください。

  1. 個人向け情報を表示する文書内でテキスト ボックスをクリックします。または、[挿入] メニューの [テキスト ボックス] をクリックし、四角形を目的のサイズまでドラッグします。

    • テキスト ボックスに既にテキストが入っている場合に、そのテキストを置き換えるときも、テキスト ボックスをクリックします。

    • テキスト ボックスに既にテキストが入っている場合に、そのテキストを保持するときは、個人向けメッセージを挿入する位置にカーソルを置きます。

  2. [差し込み印刷] 作業ウィンドウで、リスト ボックスの一覧の適切な差し込み印刷フィールドをクリックします。

宛先ユーザー別のハイパーリンクを追加する

顧客の特定の興味や特性に関連する Web ページにリンクされたハイパーリンクを含めることができます。また、文書を個人向けにするには、ハイパーリンク テキストに顧客の名前または他のデータ フィールドを追加できます。

  1. [電子メールの宛名差し込み] 作業ウィンドウ ([2: 文書の準備]) の [その他のアイテム] で、[宛先ユーザー別のハイパーリンクの挿入] をクリックします。

  2. [宛先ユーザー別のハイパーリンクの挿入] ダイアログ ボックスで、表示するテキストと、ハイパーリンクをクリックした際に表示される Web サイトのアドレスを入力します。

  3. 表示テキスト内でデータ フィールドを使用する場合は、表示テキストをクリックし、次に、右側にあるリスト ボックスの一覧で挿入するデータ フィールドをクリックします。

    注: データ フィールドを挿入する場合、挿入するデータ フィールドに対応する空白のエントリに対する、代替テキストおよび Web アドレスを指定できます。必要に応じて、[空白のエントリに既定のテキストを使用する] チェック ボックスと [空白のエントリに既定のハイパーリンクを使用する] チェック ボックスをオンにし、代替テキストと Web アドレスをそれぞれ入力します。

    [宛先ユーザー別のハイパーリンクの挿入] ダイアログ ボックスのイメージ

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注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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