文字列値、数値、または日付の値に基づいてレコードを並べ替える

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レポートやフォームのデータを並べ替えると、機能や使いやすさが向上する可能性があります。たとえば製品カタログは、製品をランダムに記載するのではなく、アルファベット順または価格順に記載すると、ずっと使いやすくなります。

ここでは、テーブル、クエリ、フォーム、またはレポートを表示、作成する際に、レコードを並べ替える方法について説明します。

この記事の内容

概要

ビューのレコードを並べ替える

並べ替え順序を削除します。

オブジェクトの並べ替え順序を保存します。

はじめに

通常、リストには、データが既に特定の順序で並べられているものと、指定の基準に従ってデータの並べ替えが可能なものがあります。たとえばカレンダーや手帳は、既に日付順に並べられています。一方、飛行機のチケットや電子メールの受信箱のエントリは、ある特定のフィールドを選択して、そのフィールドを基準に並べ替えることができます。飛行機のチケットの場合は、価格、出発時刻、航空会社などを基準に並べ替えます。電子メールの受信箱のエントリの場合は、送信者、件名、受信日時などを基準に並べ替えます。データを並べ替えた後は、その内容をいちいち参照しなくても、必要なデータの確認から検出までの作業をスムーズに実行することができます。

テーブル、クエリ、フォーム、またはレポート内のレコードを 1 つ以上のフィールドを基準に並べ替えることができます。フォームまたはレポートの作成者とユーザーは、最小限の作業で、レコードの並べ替え順序を選択できます。

たとえば、製品カタログ レポートを作成するとき、製品をアルファベット順に並べることができます。オブジェクトの作成時に選択した順序が、オブジェクトの既定の並べ替え順序になります。ただし、クエリやレポートを表示するときは、各ユーザーがそれぞれ必要な順序 (価格、業者など) でレコードを並べ替えることができます。

注: ビュー内のデータは、表示されている任意のフィールドを基準に並べ替えることができますが、OLE オブジェクトや添付ファイルが含まれているフィールドは並べ替えの基準として選択できません。

複数のフィールドを基準にデータを並べ替えると、より詳しい結果が得られます。複数のフィールドを基準にデータを並べ替えるときは、並べ替えの基準となる最も外側のフィールドと最も内側のフィールドを識別する必要があります。外側のフィールドと内側のフィールドの指定が適切でなければ、望みどおりの結果が得られません。たとえば、連絡先テーブルをユーザーの名前フィールドと姓フィールドを基準に並べ替える場合について考えてみましょう。まず姓を一覧にし、その下位にアルファベット順 (昇順または降順) で名前を並べる場合は、名前が最も内側のフィールドになります。反対に、名前の下位に姓を並べる場合は、姓が最も内側のフィールドになります。つまり、レコードの並べ替えは、最も外側のフィールドから最も内側のフィールドの順で行われます。

最も内側および最も外側の並べ替えフィールド

1. 姓が最も外側のフィールド、名前が最も内側のフィールドである場合

2. 名前が最も外側のフィールド、姓が最も内側のフィールドである場合

数値、テキスト、特殊文字は、選択されている言語とコンピュータの地域の設定に従って並べ替えられることに注意してください。並べ替えを行うとき、[アクセスの設定] ダイアログ ボックスとコントロール パネルの言語と地域の設定が一致していないと、期待どおりの結果が得られない可能性があります。

確認または変更する既定の言語または地域

Access で言語の設定を確認するには、 Microsoft Office ボタンOffice ボタンの画像 をクリックし、[ Access のオプション] をクリックします。[設定] の [確認または、新しいデータベースの並べ替え順序] ボックスの値を変更します。これらの言語のいずれかを使用する場合に、 [全般]オプションを設定-アフリカーンス語、アルバニア語、アラビア語、バスク語 (バスク)、ブルガリア語、ベラルーシ語、カタルニア語、オランダ語、英語、フェロー語、ペルシャ語、ドイツ語標準、ギリシャ語、ヘブライ語、ヒンディー語、インドネシア語、イタリア語、マレー語、ポルトガル語、ロシア語、セルビア語、としてスワヒリ語、およびウルドゥ語します。この設定は新しいデータベースにのみ影響することに注意してください。この設定は既存のデータベース、コンパクト最初にデータベースを適用します。

データベースを最適化するには、次の手順を実行します。

  • Office ボタンの画像Microsoft Office ボタンをクリックして、管理] をポイントし、[このデータベースを管理するには、最適化/修復] をクリックします。

コンピュータの地域の設定を確認するには、コントロール パネルの [地域と言語のオプション] を開きます。[地域オプション] タブの内容を確認して、必要な場合は設定を変更します。詳細については、Microsoft Windows のヘルプを参照してください。

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ビュー内のレコードを並べ替える

注: Access では、テーブル、クエリ、フォームの並べ替えの方法と、レポートの並べ替えの方法が異なっています。

レポートを並べ替える

テーブル、クエリ、またはフォームを並べ替える

レポートを並べ替える

  1. レイアウト ビューまたはデザイン ビューでレポートを開きます。

  2. グループ化、並べ替え、集計] ウィンドウが開いていない場合は、([書式] タブで、レイアウト ビュー) またはデザイン ビューで、[デザイン] タブでは、[グループ化と集計] でクリックしてグループ化と並べ替えします。

  3. 次のいずれかの操作を行います。

    • レポートのグループ化も並べ替えも行われていない場合は、[グループ化、並べ替え、集計] ウィンドウの [グループの追加] をクリックし、並べ替えの基準となる最も外側のフィールドを選択します。2 番目のドロップダウン矢印をクリックして、値の並べ替えの基準を選択します。[その他] をクリックし、[ヘッダー セクション付き] の右横の矢印をクリックして、[ヘッダー セクションなし] をクリックします。並べ替えの基準となる最も内側のフィールドを画面下部に表示して、並べ替えの基準となる各フィールドでこの手順を繰り返します。

    • レポートのグループ化または並べ替えが完了している場合は、既存のレベルを確認し、慎重に変更を加えます。フィールドを変更するには、最初のドロップダウン矢印をクリックします。並べ替え順序を変更するには、2 番目のドロップダウン矢印をクリックします。グループ化のレベルを並べ替えのレベルに変更する場合は、[ヘッダー セクション付き] から [ヘッダー セクションなし] に変更します。

ヒント: 単一のフィールドを基準にレポートを並べ替えるには、レイアウト ビューでレポートを開き、並べ替えの基準となるフィールドを右クリックして、適切な並べ替えコマンドを選択します。たとえば、年齢のフィールドを選択した場合、[昇順で並べ替え] または [降順で並べ替え] をクリックします。一方、レポートがグループ化されている場合や、複数のフィールドを基準に並べ替えを行う場合は、[グループ化、並べ替え、集計] ウィンドウを使用する必要があります。

テーブル、クエリ、またはフォームを並べ替える

  1. 並べ替えの基準となるフィールドを決めます。複数のフィールドを基準に並べ替えを行う場合は、最も内側のフィールドと最も外側のフィールドを決めます。

  2. 列内、または最も内側のフィールドに対応するコントロールを右クリックし、並べ替えコマンドを 1 つ選択してクリックします。表示される並べ替えコマンドは、選択したフィールドのデータ型によって異なります。

    注: Yes/No データ型のフィールドのデータを並べ替える場合は、"Yes"、"True"、または "On" の各値が "選択済み" と見なされ、"No"、"False"、または "Off" の各値が "非選択" と見なされます。この型のフィールドの既定の表示はチェック ボックスですが、テキスト ボックスやコンボ ボックスとして表示するよう設定することもできます。この型のフィールドの表示をテキスト ボックスまたはコンボ ボックスに変更する場合でも、"選択済み" または "非選択" として並べ替えが行われます。

    並べ替えオプション

    1. 数値型、通貨型、オートナンバー型

    2. テキスト型、メモ型、ハイパーリンク型

    3. Yes/No 型

    4. 日付/時刻型

  3. 手順 2 を並べ替えの基準となるすべてのフィールドで繰り返し実行します。最後に、最も外側のフィールドで実行します。

    レコードが新しい順序で並べ替えられます。

    注: テキスト フィールドに Null 値や長さ 0 の文字列が含まれる場合、昇順で並べ替えると、一番最初に Null 値が入ったレコード、2 番目に長さ 0 の文字列が入ったレコードが表示され、その後ろにその他の値の入ったレコードが表示されます。

    先頭のスペース、どのように特殊文字について説明し、並べ替え中に負の値の処理

    フィールド内の値の先頭文字が、ハイフン、かっこ、その他の記号などの特殊文字である場合、昇順で並べ替えると次のような結果になります。

    • スペースで始まる値が表示され、その後ろに英数字が表示される。

    • スペースで始まる値、引用符で囲まれた値、数値の順に表示される。

    • マイナス記号 (-) で始まる値の方がプラス記号 (+) で始まる値よりも前に表示される。

    • その他の記号の表示順序は、ASCII 文字コードによって決まる。たとえばドル記号 ($) の文字コードは 36、等号 (=) の文字コードは 61 なので、ドル記号で始まる値の方が等号で始まる値よりも前に表示される。

      この順序を変更するには、フィールドのすべての値の最初の文字を無視するようにできます。この手法またはと同じ数の特殊文字のマイナス記号など、単一の特殊文字でフィールドの値が常に開始する場合、無視するように文字数を把握して、次のようです。部分的な値の並べ替え方法の手順については、「フィールド内一部の値に基づいてレコード並べ替えるを」を参照してください。無視するように文字数が変化する場合、ユーザー設定の並べ替え順序を指定できます。詳細については、「ユーザー設定の順序でレコード並べ替えるを」を参照してください。

単一のフィールドの並べ替え順序を解除することはできません。すべてのフィールドの並べ替え順序を解除するには、[ホーム] タブの [並べ替えとフィルタ] で [すべての並べ替えをクリア] をクリックし、希望する並べ替え順序を適用します。

その他の並べ替えのシナリオ   

並べ替えコマンドを実行したときのレコードの順序は、フィールドのデータ型と各フィールドに入っている値によって決まります。では、"Monday"、"Tuesday"... のようなテキスト値をアルファベット順以外の順序で並べ替えたり、IP アドレスが入ったテキスト フィールドを並べ替えるには、どうすればよいでしょうか。既存の並べ替えコマンドでは並べ替えの要件を満たすことができない場合は、次のトピックを参照してください。

  • フィールド内の一部の値に基づいてレコードを並べ替えるフィールドの先頭または最後のいくつか文字に基づいてレコードを並べ替えるには必要ですか。単純な式を記述快適な場合は、この値の一部を抽出する式を使用する方法を説明するトピックを参照してください。

  • 区別した順序でレコードを並べ替えるテキスト値の大文字と小文字は無視されます。たとえば、値smithsmith の分割として扱われますまったく同じようにして、最初に表示するかを制御することはできません。並べ替えの大文字小文字を区別したい場合は、このトピックを参照してください。

  • テキスト フィールドに格納されている数値に基づいてレコードを並べ替えるレコードを並べ替えると、個々 の桁の数値ではなくが表示されますか。表示する場合は、たとえば、11 または 121 の値を含むレコード 2」または「25 の値を含むレコード前に、この記事を参照してください。

  • ユーザー設定の順序でレコードを並べ替える日の名前など、特定の値の並べ替えを行うかどうか (月曜日と火曜日など) または従業員タイトル (マネージャー、Director)、自分に意味のある順序では、この記事を参照してください。

  • 並べ替えの IP アドレス複数の数値と (.)、指定した期間に IP アドレスを格納するフィールドが含まれる、ため、単純なテキストまたは数値の並べ替えは使用できません IP アドレスのします。IP アドレスを並べ替える方法については、このトピックを参照してください。

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並べ替え順序を解除する

  • テーブル、クエリ、またはフォームの並べ替え順序を解除するには、[ホーム] タブの [並べ替えとフィルタ] で [すべての並べ替えをクリア] をクリックします。

    これで、ビュー内のすべてのフィールドの並べ替え順序が解除されます。

  • レポートからの並べ替え順序を削除するには、[グループ化と集計] ([レイアウト ビューで [デザイン ビューで [デザイン] タブの [書式] タブ) でグループ化と並べ替え] をクリックしてグループ化、並べ替え、集計] ウィンドウを開きます。[並べ替えレベルを削除する] をクリックし、[削除] をクリックします。並べ替えの語句を含む並べ替えフィールドに対応するエントリが開始されます。レポートのデザインが変化するために、グループ化] で始まるエントリを削除しないでください。

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オブジェクトと共に並べ替え順序を保存する

保存の直前に適用した並べ替え順序は、テーブル、クエリ、フォーム、またはレポートと一緒に自動的に保存されます。次回オブジェクトを開くときに、この並べ替え順序が自動的に適用されるようにするには、オブジェクトの OrderByOnLoad プロパティの値が Yes に設定されていることを確認します。

保存の直前に適用する並べ替え順序は、毎回同じであるとは限りません。そこで、永続的な並べ替え順序 (既定の並べ替え順序) を定義します。既定の並べ替え順序は、クエリやレポートに対して指定できます。前回保存した最新の並べ替え順序で既定の並べ替え順序が上書きされることはありませんが、既定の並べ替え順序を有効にするには、前回保存した並べ替え順序をビューから削除する必要があります。

  • クエリの既定の並べ替え順序を定義するには、デザイン ビューでデザイン グリッドに並べ替えの基準となるフィールドを追加し、[並び替え] 行に順序を指定します。

  • レポートの既定の並べ替え順序を定義するには、[レイアウト ビューまたはデザイン ビューでグループ化、並べ替え、集計] ウィンドウを使用します。詳細については、レポートを並べ替える」を参照してください。

既定の並べ替え順序でレコードを並べ替えて表示するには、[ホーム] タブの [並べ替えとフィルタ] で [すべての並べ替えをクリア] をクリックします。これで、前回保存したフィルタがビューから削除され、レコードが既定の順序で表示されます。

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