承認ワークフローの概要

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SharePointワークフローより一貫性のあるより効率的にように、ビジネス プロセスを自動化できます。承認ワークフローでは、ドキュメントやその他のアイテムの承認のための 1 つまたは複数のユーザーにSharePointに格納されているルーティングしていることができます。

詳しくは、「SharePoint に組み込まれているワークフローについて」をご覧ください。

重要: 既定では、承認ワークフローはアクティブでないとは関連付けフォームのワークフロー テンプレートの選択リスト ボックスに表示されません。利用できるようにすることをサイト管理者ライセンス認証を行うにサイト コレクション レベルでします。サイトの設定を [>サイト コレクションの機能>ワークフロー機能をアクティブ化します。また、 SharePoint 2013SharePoint 2010互換モードに基づくワークフロー テンプレートを提供します。同様のロジックを使用してSharePoint 2013ベースのワークフローを作成するには、 SharePoint Designer 2013を使用します。

必要な作業が承認ワークフロー タスクの実行だけの場合   実行セグメントまでスクロールして、そのセグメントを展開します。他のセグメントは読まなくてもかまいません。

手動プロセスと自動化されたワークフローの比較

SharePointワークフローは次のとおりです。

  • 効率性と一貫性    承認ワークフローでは、ドキュメントまたはアイテムの回覧、レビュー タスクの割り当て、進捗状況の管理、必要に応じたアラームや通知の送信が自動的に実行されます。ワークフローのアクティビティは、1 つの [ワークフローの状態] ページから一元的に監視して調整することができ、ワークフローの実行中のイベント履歴は完了後 60 日間保持されます。

  • 作業の軽減    承認ワークフローを利用すると、自分と同僚の時間と労力を省くことができ、それと同時に承認プロセスの合理化と標準化も実現します。

ごく単純な承認ワークフローのフローチャートを次に示します。

単純な承認ワークフローのフローチャート

この記事の情報は、10 の展開可能なセグメントに分けて記載されています。

ここをクリックしてこの記事を最大限に活用するためのヒント

必要な作業が承認ワークフロー タスクの実行だけの場合   実行セグメントまでスクロールして、そのセグメントを展開します。他のセグメントは読まなくてもかまいません。

ワークフローの追加、開始、監視、管理をする場合    これらの作業にまだ慣れていない場合は、初めてワークフローを設計して追加するときに、この記事の各セグメントを順番に読みながら作業することをお勧めします。情報や記事のレイアウトに慣れたら、読み直すときには必要なセグメントに直接アクセスできます。

コンテンツの承認と発行の承認    リストやライブラリに新しいアイテムを追加したり現在のアイテムを新しいバージョンに更新する際は、そのリストにアクセスしたすべてのユーザーが新しいアイテムやバージョンを閲覧できるようにする前に、内容の正確さ、フォームやスタイルの適切さを確認することが考えられます。そのようなレビュー プロセスはコンテンツの承認と呼ばれ、承認ワークフローを使ってリストまたはライブラリ内のコンテンツの承認を制御できます (これによく似た発行承認のワークフローがあります。このワークフローは、特に Web ページをインターネットに発行する SharePoint サイトで使います)。

この記事の印刷について    この記事は長文です。選択したセグメントだけを印刷する場合は、印刷時にそれらのセグメントのみが展開されていることを確認してください (また、印刷物にグラフィック全体を含める場合は、縦向きではなく横向きで印刷してください)。

検索について    この記事内のテキストや用語を検索する際は、あらかじめ検索対象のセグメントがすべて展開されていることを確認してください。

承認ワークフローは、SharePoint のリストまたはライブラリに保存されているドキュメントやその他のアイテムを承認または却下のためにユーザーに回覧する SharePoint 機能です。このワークフローを使うと、プロセス全体の自動化、効率化、標準化が実現します。

単純な承認ワークフローの図

SharePoint 製品に組み込まれている基本となる承認ワークフローは、テンプレートとして機能します。このテンプレートを使って、複数の承認ワークフローをサイトに追加できます。追加する各ワークフローは、基本となる承認ワークフローの一意のバージョンで、それぞれが追加時に指定された設定に基づいて独自に機能します。

このセグメントのセクション

  1. 承認ワークフローで実行できる処理

  2. 承認ワークフローで実行できない処理

  3. この種類のワークフローを使用できるユーザー

  4. この種類のワークフローを計画、追加、実行、管理する方法

1. 承認ワークフローで実行できる処理

  • 最初に承認ワークフローをリスト、ライブラリ、またはサイト コレクションに追加するときに、参加者の人数と、参加者に対してタスクを 1 つずつ割り当てる (順次) か、すべて同時に割り当てる (並列) かを指定できます。参加者のタスクを複数の個別のステージに分割するかどうかと、各タスクの最終的期限や実行期間を指定することもできます。これらの設定は、アイテムに対するワークフローを手動で開始するたびに変更できます。

  • ワークフローによって、指定した各参加者にタスクが割り当てられます。各参加者の対応としては、アイテムの承認または却下、アイテムに対する変更の依頼、タスクの再割り当て、タスクの取り消しや削除などが考えられます。

  • ワークフローの実行中に、単一の集中管理された [ワークフローの状態] ページで、進行状況を監視して (必要に応じて) 調整することができます。

  • ワークフローの完了後 60 日間は、[ワークフローの状態] ページで、このワークフローの実行 (インスタンス) 中に発生したすべてのワークフロー イベントの一覧を非公式な参照を目的として確認できます。

承認ワークフローを使って、リストまたはライブラリのコンテンツ承認プロセスを管理することもできます。詳しくは、この記事の制御セグメントをご覧ください。

2. 承認ワークフローで実行できない処理

通常、承認ワークフローの参加者は、レビュー対象のアイテムを変更できません。代わりに、参加者は、ワークフロー インスタンスの実行中にアイテムを変更するよう要求できます。参加者がコメントを挿入しアイテム自体への変更を追跡するワークフローを追加する場合は、「参照」セクションの記事「フィードバックの収集ワークフローの概要」をご覧ください。

また、承認ワークフローは署名の収集に設計されています。Microsoft Word ドキュメントに署名の収集ワークフローを使用するには、Microsoft Excel ブック、または Microsoft InfoPath フォームでは、「」を参照、署名の収集ワークフローについて、「参照」セクションでします。

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3. この種類のワークフローを使用できるユーザー

ワークフローの追加    既定では、ワークフローを追加するにはリストの管理権限が必要です (既定では、所有者グループにはリストの管理権限が割り当てられていますが、メンバー グループと閲覧者グループには割り当てられていません)。

ワークフローの開始    既に追加されているワークフローを開始するには、既定ではアイテムの編集権限が必要です (既定では、メンバー グループと所有者グループにはアイテムの編集権限が割り当てられていますが、閲覧者グループには割り当てられていません)。

所有者は、所有者グループのメンバーのみが開始できるように特定のワークフローを構成することもできます (それには、関連付けフォームの最初のページで、[ワークフローの開始にリストの管理権限を要求する] チェック ボックスをオンにします)。

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4. この種類のワークフローを計画、追加、実行、管理する方法

基本的な段階は次のとおりです。

  • ワークフローの実行前に、(計画、追加、開始)   
    ワークフローを追加する前に、(1 つのリストまたはライブラリでまたはサイト コレクション全体)、およびインストール方法の詳細を追加する場合します。追加して、ワークフローを構成するした後は、特定のアイテムに対するワークフローを開始、必要な権限を持つユーザーことができます。ワークフローは、自動的に実行する設定できます。2 つのトリガー イベントの一方または両方に基づいて自動実行をアクティブにすることができます: リストまたはライブラリでアイテムのいずれかが変更されたときや任意の項目を追加またはリストまたはライブラリで作成した場合。

  • ワークフローの実行時 (実行、監視、調整)   
    ワークフローの実行中に、個々 の参加者は、割り当てられた作業を実行します。自動アラームは、タスクの期限を満たしている参加者に送信されます。その一方で、特定のワークフロー インスタンスのサーバーの全体のワークフローの状態] ページからワークフローの進捗状況を監視することができます。その同じページから実行時に、ワークフローに調整ができます。また、ワークフローのキャンセルまたはそこから終了必要に応じて。

  • ワークフローの実行結果 (レビュー、レポート、変更)   
    ワークフローが完了したら、[ワークフローの状態] ページで、最大 60 日間の実行 (またはインスタンス) の履歴全体を確認できます。同じ] ページで、このワークフローのバージョンのパフォーマンスに関する統計のレポートを作成できます。最後に、データがあることをする方法についてのワークフロー機能を変更するのには場合、を開くし、ワークフローを最初に追加するときに完了した関連付けフォームを編集します。

次のフロー チャートは、新しいワークフローを追加する担当者の視点でこれらのステージを示したものです。

ワークフロー プロセス

このセグメントでは、承認ワークフローのバージョンを追加する前に決定する必要がある事項やまとめておく必要がある情報について説明します。

このようなワークフローを追加する方法が既にわかっていて、特定の手順についてのみ確認する必要がある場合は、この記事の該当する追加セグメント (リスト/ライブラリまたはサイト コレクション) に進んでかまいません。

このセグメントのセクション

  1. テンプレートとバージョン

  2. 関連付けフォームについて

  3. 12 の検討事項

1. テンプレートとバージョン

SharePoint 製品に付属のワークフローはマスター テンプレートとして機能します。このテンプレートに基づいて、個々の具体的なワークフローをリスト、ライブラリ、サイト コレクションに追加します。

、承認ワークフローを追加するたびにたとえば、実際に追加する一般的な承認ワークフロー テンプレートのバージョンをします。ことにより、独自の名前と、独自の設定は、その特定のバージョンを追加すると、関連付けフォームで指定された各バージョン。ようにすると、複数のワークフローを追加する、すべてのバージョンに基づいて、承認ワークフローのマスター テンプレートが、という向けに特定の方法を使用する、各バージョン。名前付きのバージョンは、ワークフローインスタンスとしてにも参照できます。

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2. 関連付けフォームについて

含まれているワークフロー テンプレートのいずれかに基づく新しいワークフロー バージョンを追加したときに、新しいインスタンスを操作する方法を指定するのには、関連付けフォームを指定します。

次のセクションで、関連付けフォームに入力する際の一連の検討項目について説明します。その前に、フォームとそのフィールドに簡単に目を通しておきましょう。

関連付けフォームの最初のページ

最初の開始フォーム

関連付けフォームの 2 番目のページ

実行固有情報を入力するためのフォーム

2 ページ目の赤いボックス内のフィールドは開始フォームにも表示されます。開始フォームはワークフローを手動で開始するたびに表示され、その実行でのみ適用する設定を編集できます。

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3. 12 の検討事項

このセクションの検討事項をすべて確認すれば、ワークフローを追加する準備が整います。

  1. ワークフローの種類が適切かどうか

  2. 1 つのリスト、ライブラリ、またはサイト コレクション全体か。1 つのコンテンツ タイプとすべてのコンテンツ タイプですか。

  3. 適切な名前

  4. タスク リストと履歴リスト: 既存と新規のどちらであるか

  5. このワークフローをだれがどのように開始するか

  6. このコンテンツ タイプを継承するコンテンツ タイプにもワークフローを追加するかどうか

  7. 参加者: 参加者と順序

  8. 参加者が必要とする追加情報

  9. タスクの期限

  10. このワークフローが終了するタイミング

  11. 通知する必要がある相手

  12. このワークフローによるコンテンツ承認の制御

01. ワークフローの種類が適切かどうか

単語「承認」にある名が、いくつかのワークフロー テンプレートがあります。この記事では、承認 – SharePoint 2010とメニューに表示されるワークフロー テンプレートに関するものです。このワークフロー タイプが最適な選択肢であることを確認していない場合は、この記事の方法を確認してセグメントに戻ってください。利用可能なその他のワークフロー テンプレートの詳細については、 SharePoint に組み込まれたワークフローについて,の「参照」セクションの記事を参照してください。

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02. 1 つのリストまたはライブラリとサイト コレクション全体の比較、 および、1 つのコンテンツ タイプとすべてのコンテンツ タイプの比較

承認ワークフローの新しいバージョンは、1 つのリストまたはライブラリだけで使用できるようにすることも、サイト コレクション全体で使用できるようにすることもできます。

  • 1 つのリストまたはライブラリに対するワークフローを追加する場合は、すべてのコンテンツ タイプで実行するか 1 つのコンテンツ タイプのみで実行するかを設定できます。

  • サイト コレクション全体に対するワークフローを追加する場合は、必ず 1 つのサイト コンテンツ タイプのみで実行するように設定する必要があります。

サイト コレクションのマップ。3 通りの追加方法が説明されています。

コンテンツ タイプとは

各ドキュメントまたはその他の項目を SharePoint リストまたはライブラリに格納されている 1 つまたはその他のコンテンツ タイプに所属します。コンテンツ タイプに基本的なと汎用ドキュメントExcel スプレッドシート、または高度な特別なとしてできます法的な契約書や製品の仕様。一部のコンテンツ タイプが既定では、SharePoint 製品で使用できるが、これらをカスタマイズして、自分で作成する他のユーザーを追加することができます。詳細については、次を参照してください。の作成またはサイト コンテンツ タイプをカスタマイズするリストまたはライブラリにコンテンツ タイプを追加します。

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03. 適切な名前

ワークフロー バージョンの名前を付けるときは、次の点を考慮します。

  • どのような目的に使うかを明確に示す。

  • 他のワークフローとの違いを明確に示す。

編集者のグループに属しているとします。そのグループが、2 つの異なる承認ワークフローを使って、外部の投稿者からのドキュメント送信を管理するとします。

  • 送信された各ドキュメントに対して最初のワークフローを実行し、編集プロセスで受け付けるかどうかを判断します。

  • 送信されたドキュメントを受け付けて編集した後、編集後のドラフトに対して第 2 のワークフローを実行し、最終版として受け入れるかどうかを決定します。

この場合、最初のワークフローには "投稿の受付承認" のような名前を付け、2 つ目のワークフローには "最終版の承認" のような名前を付けます。

ヒント: 他のワークフローと同様に、名前付け規則を統一して、ワークフローにかかわるすべての人がその規則に習熟するようにすることをお勧めします。

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04. タスク リストと履歴リスト: 既存と新規のどちらであるか

ワークフロー サイトの既定のタスク リストと履歴リストを使用し、その他の既存のタスクと履歴を使用することがこのワークフロー専用のリスト、または新しい要求の一覧が表示されます。

  • サイトに多数のワークフローがある場合や一部のワークフローに多数のタスクが含まれる場合は、ワークフローごとに新しいリストを要求することを検討してください (管理するリストが長すぎると、パフォーマンスが低下する可能性があります。短いリストを複数管理する方が、長いリストを 1 つ管理するよりもすばやく簡単に処理できます)。

  • 機密にこのワークフローの履歴をタスクが含まれる場合される場合を防ぐで区切られた一般的なタスク リスト、するべきし、データは、このワークフローの後、別のリストをすることを指定します。(ワークフローを追加した後で、新しいリストの適切な権限が設定されていることを確認して)

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05. このワークフローをだれがどのように開始するか

ワークフローは、手動のみ、自動のみ、またはその両方で開始するように設定できます。

  • 特定のドキュメントやアイテムに対する承認ワークフローを手動で起動したときに、開始フォームの別のフォームが表示されます。開始フォームには、ほとんど関連付けフォームの 2 番目のページから設定にはが含まれています。これにより、ワークフローを開始したユーザーは、(現在のインスタンスののみ)、これらの設定を変更する必要がある場合、これを行う開始] をクリックする前にします。一覧に [> アイテムのショートカット メニュー >ワークフロー >、手動で開始するワークフローを選択します。

  • 自動開始の場合は、開始フォームは表示されないため、関連付けフォームで指定された既定の設定が変更されずにそのまま使われます。

次の図に、手動開始と自動開始の違いを示します。

手動と自動の開始のフォーム比較

開始フォームで行った変更は、ワークフローの現在のインスタンスにのみ適用されます。ワークフローの永続的な既定の設定を変更するには、この記事の変更セグメントの説明に従って、元の関連付けフォームを編集します。

手動開始

手動開始を許可すると、必要な権限を持つすべてのユーザーが、対応するアイテムに対するワークフローをいつでも開始できるようになります。

手動開始の利点としては、選択した場合にしかワークフローが実行されないこと、ワークフローを実行するたびに開始フォームを使って設定を変更できることなどがあります。

簡単な例   チーム外からライターによって作成されたアイテムで、ワークフローのみで実行する場合を手動で開始はされないようにすることと、チーム メンバーが作成したアイテムに自動的に実行します。(代替の解決方法: 1 つのリストまたはライブラリをチームと別のリストまたはライブラリの他のすべての作成者によるアイテムの作成者からアイテムを管理します。これにより、ワークフローは、自動的には、複数の作成者に外部リストでのみ実行できます。他の解決策: 条件を追加し、特定のユーザーに作成して設定します。詳細についてはワークフローの条件のクイック リファレンスを参照します。)

手動開始の主な欠点は、ワークフローを実行する必要があるときに忘れずに実行するように注意が必要なことです。

自動開始

次のいずれかのイベントが発生したときにワークフローが自動的に開始されるように設定できます。

  • だれかがアイテムのメジャー バージョンを発行しようとしたとき。

  • リストやライブラリで新しいアイテムが作成またはアップロードされたとき。

  • リストやライブラリに既に格納されているアイテムが変更されたとき。

自動開始の利点は、ワークフローの開始を意識する必要がないことです。きっかけとなる状況が発生するたびに自動的に開始されます。

簡単な例    リスト内のアイテムの正確さや適切さに責任がある場合、承認ワークフローをそのリストに追加し、自身を唯一の参加者として指定できます。リスト内のアイテムが変更されたり、新しいアイテムがリストに追加されるたびに、ワークフローが自動的に開始されるように設定できます。このようにすると、常に最新の情報を確認できます。

自動開始には次の 2 つの欠点があります。

  • きっかけとなるイベントが発生するたびにワークフローが必ず実行され、実行を回避することができません。

  • 個々のワークフローの開始時に設定を変更することができません。

だれかがアイテムのメジャー バージョンを発行しようとしたときに、承認ワークフローを自動的に実行する方法について詳しくは、この記事の制御セグメントを参照してください。

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06. このコンテンツ タイプを継承するコンテンツ タイプにもワークフローを追加するかどうか

サイト コレクション全体のコンテンツ タイプにワークフローを追加する場合にのみ、その (ワークフローの追加先の) コンテンツ タイプを継承する、サイト コレクション内の他のすべてのコンテンツ タイプにもワークフローを追加するかどうかのオプションが表示されます。

ノート

  • 他のすべての子コンテンツ タイプにもワークフローを追加する場合、操作が完了するまでに時間がかかることがあります。

  • 継承が解除されているサイトまたはサブサイトにこのワークフローを追加してコンテンツ タイプを継承する場合、操作を実行する前に、それらのサイトまたはサブサイトの "所有者" グループのメンバーであることを確認してください。

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07. 参加者: 参加者と順序

レビュー タスクの割り当て先の各ユーザーには、名前または電子メール アドレスを指定する必要があります。

単一ステージと複数ステージ    レビュー タスクのステージを 1 つだけにするか複数にするかを選ぶことができます。ステージを複数に分けると、各ステージは順番に実行されます。

並列レビューと順次レビュー    1 つのステージの参加者に対して、レビュー タスクをすべて同時に割り当てる (並列) か、指定した順序で 1 つずつ割り当てる (順次) かを選ぶことができます。順次レビューは、たとえば、ワークフローを最初の却下時に終了するように設定する場合や、後続の参加者が前の参加者からのコメントをレビューのコンテキストの一部として確認できるようにする場合などに便利です。 

ここでは、簡単なシナリオを使って、複数のステージで順次レビューを行う場合の利点をいくつか示します。

玉原さんが新しい承認ワークフローを追加するとします。玉原さんは、自分で各アイテムをレビューする前に、同僚の早川さんと上川さんにレビューを依頼したいと考えています。また、玉原さんは、早川さんか上川さんがアイテムを却下した場合、自分がレビューする前にワークフローを終了させたいと考えています。このように設定するには、次の 2 つの方法があります。

  • 順次レビューを使用して   フランクがの早川さんと上川さんは、最初の 2 つの参加者とは、3 番目の 1 つの段階順次レビューを設定します。最初の却下の終了] オプションを選択します。
    この契約環境で小林さんのタスクが割り当てられている場合、[小林する必要がありますアイテムを承認フランクのタスクが割り当てられる前にする前に、早川さんはアイテムを承認する必要があります。早川さんは、アイテムを拒否する場合上川さんと玉原のどちらも、タスクが割り当てられます。フランクのレビュー タスクが割り当てられていることが"小林昌子"を拒否する前にも、ワークフローが終了し、早川さんが承認する場合。
    フランクが自分の 1 つの段階順次レビューを設定する方法をご紹介します。
    順次ステージが強調された設定を示すフォーム
    [最初の却下時に終了] オプションが選択されています

  • 2 つのステージを使う   フランク、早川さん彼女を開始する前に完了するを待つ上川さんがないように早川さんと上川さんのレビューを同時に割り当てる場合、ワークフローの 2 つのステージを設定: 最初の早川さんと上川さんのレビューの並列ステージ、、の 2 番目のステージの個別の自分の校閲者へします。もう一度、最初の却下の終了] オプションを選択します。最初の段階が完了するまで、2 番目のステージは起動しません。ここでも、早川さんか上川さんの項目を拒否する場合フランクのレビュー タスク割り当てることはできません。
    フランクが、2 つのステージの並列レビューを設定する方法をご紹介します。
    並列ステージが強調された設定を示すフォーム
    [最初の却下時に終了] オプションが選択されています

次の図は、両方の方法を示したものです。

順次ワークフローと 2 つのステージのワークフローを並べて表示

外部からの参加者    SharePoint 組織のメンバー以外の参加者を含めるには、特別なプロセスがあります。このプロセスでは、サイト メンバーが外部からの参加者の代理人となります。

次に、そのプロセスの図を示します。

外部からの参加者を含めるためのプロセス フロー チャート

を各グループ全体または各グループのメンバーに 1 つのタスクを割り当てるか?   グループのアドレスまたは配布リストを追加するには、ワークフロー参加者の間で、必要がある、ワークフロー割り当てタスクを 1 つのグループのメンバーごとに、またはグループ全体に 1 つだけのタスクを割り当てる (ことができますの通知を送信1 つのタスクの各メンバーに)。グループ全体に 1 つだけのタスクが割り当てられると、グループのメンバーできる要求し、その 1 つのタスクを完了します。(この記事の完了部分のグループ タスクを引き受ける手順についてが表示されます)。

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08. 参加者が必要とする追加情報

関連付けフォームには、指示、要件の詳細、リソースなどを指定できるテキスト フィールドがあります。

次の 2 つの内容を指定することができます。

  • 参加者が問題や疑問を持った場合の連絡先情報。

  • ワークフローで各グループまたは配布リストに 1 つだけタスクを割り当てる場合は、各グループの 1 人のメンバーが、そのタスクを引き受けてから実行するようにここで指示します。このようにすると、グループの他のメンバーが同じタスクを開始して時間を無駄にすることがありません。グループ タスクを引き受ける手順については、この記事の実行セグメントをご覧ください。

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09. タスクの期限

ワークフロー タスクの期限は、次のいずれかまたは両方の方法で指定できます。

カレンダー日付で指定する    すべてのタスクの期限とするカレンダー日付を 1 日だけ指定できます。

  • ワークフローが自動的に開始されるように設定する場合は、通常、この方法は使わないでください。これは、指定した日付の値が、ワークフローが自動的に開始されるたびに現在の日付を基準にして自動的に調整されないためです。

タスク期間で指定する    各タスクの実行期間を、そのタスクが割り当てられた日を開始日として日数、週数、または月数で指定できます。

  • カレンダーで指定された期限は、タスク期間の指定よりも優先されます。つまり、今日が 6 月 10 日である場合、実行期間が 3 日間で、カレンダーの期限が 6 月 11 日と指定されているタスクが今日割り当てられたとすると、タスクの期限は 6 月 13 日 (3 日間の最終日) ではなく、6 月 11 日 (カレンダーで指定された期限) になります。

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10. このワークフローが終了するタイミング

不要なレビューに時間を浪費しないようにするために、次の 2 つのイベントが発生した場合、ワークフローを即座に (指定または計算された期限の前に) 終了させることができます。

  • いずれかの参加者がアイテムを却下した場合。

  • アイテムが何らかの形で変更された場合。

注:  現在チェックアウトされているアイテムに対してワークフローを開始することはできません。ただし、ワークフローの開始後にレビュー対象のアイテムをチェックアウトして、そのアイテムの変更を防ぐことができます (アイテムを再びチェックインするまでは、そのアイテムで他のワークフローを開始することはできません)。

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11. 通知する必要がある相手

関連付けフォームの 2 ページ目にある [CC] フィールドに、このワークフローが開始または終了されるたびに通知するユーザーの名前またはアドレスを入力できます。

  • このフィールドに名前を入力しても、そのユーザーにワークフロー タスクが割り当てられるわけではありません

  • ワークフローが手動で開始された場合は、このフィールドに指定されていなくても、ワークフローを開始したユーザーは開始通知と終了通知を受け取ります。

  • ワークフローが自動的に開始された場合は、このフィールドに指定していなくても、ワークフローを最初に追加したユーザーは開始通知と終了通知を受け取ります。

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12. このワークフローによるコンテンツ承認の制御

新しいアイテムや現在のアイテムの新しいバージョンが含まれるリストやライブラリがある場合、その新しいアイテムやバージョンをそのリストにアクセスしたすべてのユーザーから閲覧できるようにする前に、内容の正確さや、フォームおよびスタイルの適切さを確認したい場合もあるでしょう。このレビュー プロセスをコンテンツ承認と呼びます。

SharePoint 製品では、承認ワークフローを使用して、コンテンツ承認プロセスをより簡単かつ効率的にすることができます。詳しくは、この記事のコンテンツ承認の制御セグメントをご覧ください。

関連情報

新しい承認ワークフローをリスト、ライブラリ、またはサイト コレクションに追加する準備ができたら、この記事の該当する追加セグメント (リスト/ライブラリまたはサイト コレクション) に進みます。

リストにアクセスするすべてのユーザーに表示する前に、新しいアイテムや現在のアイテムの新しいバージョンについて、コンテンツの正確さや、形式とスタイルの適切さをレビューする必要のあるリストやライブラリもあります。このレビュー プロセスをコンテンツ承認と呼びます。

SharePoint 製品では、ワークフローを使用せずに手動でコンテンツ承認を制御することもできますが、SharePoint の承認ワークフローを利用すると、このプロセスをより簡単かつ効率的に実行できます。

SharePoint 製品のバージョン管理機能とコンテンツ承認機能に精通していない場合は、次の記事を最初に参照することをお勧めします。

承認ワークフローがコンテンツ承認プロセスを制御する方法は 2 つあります。それぞれの方法は、ワークフローを最初に追加したときに入力した関連付けフォームの 1 つのコントロールに関連付けられています。いずれかの方法または両方の方法のワークフローを使用できます。

メジャー バージョン発行の制御

関連付けフォームの最初のページの [開始オプション] 領域には、[アイテムのメジャー バージョンの発行を承認するために、このワークフローを開始する] オプションがあります。次の点にご注意ください。

  • このオプションは、単一のリストまたはライブラリのすべてのコンテンツ タイプに実行される承認ワークフローでのみ使用できます。単一のコンテンツ タイプのアイテムに実行されるワークフローでは使用できません。

  • このオプションを使用するには、[バージョン設定] ページのリストまたはライブラリでコンテンツ承認を有効にして、同じページで [メジャーとマイナー (下書き) バージョンを作成する] オプションをオンにする必要があります。

  • このオプションをオンにすると、後続の 2 つのオプション ([新しいアイテムが作成されたら、このワークフローを開始する] と [アイテムが変更されたら、このワークフローを開始する]) が使用できなくなります。

  • このオプションをオンにすると、あるユーザーがアイテムのメジャー バージョンの発行を試みたときのみ、そのアイテムにワークフローが自動的に実行されます。

  • 1 つのリストまたはライブラリには、メジャー バージョン発行の承認に使用される承認ワークフローが 1 つだけ作成できます。同じリストまたはライブラリで、別の承認ワークフローを指定しようとすると、いずれか一方のワークフローを選択するように求められます。

バージョン管理に基づかない制御

関連付けフォームの 2 ページ目にある [コンテンツの承認の有効化] 領域には、[ワークフローの完了後に承認状態を更新します (このワークフローを使用してコンテンツの承認を制御します)] オプションがあります。

リストやライブラリでコンテンツ承認が必要かどうかにかかわらず、このフォームのこのオプションを使用できます。どちらの場合も、アイテムの [承認] フィールドの値は、ワークフローの結果に基づいて更新されます。

このオプションを使用して、次のいずれかを行うことができます。

  • ワークフローを常に手動で実行する

  • 関連付けフォームの最初のページある自動開始オプションを 1 つ以上選択する

  • 手動開始と自動開始の両方を許可する

Web 発行サイトのコンテンツ制御

コンテンツ制御は、ページを Web に発行するサイトの特別なプロセスです。したがって、発行サイト用の特別な発行承認のワークフローに加えて、Web 発行用にカスタマイズされたこのワークフローのバージョンを含むテンプレート (ワークフロー付き発行サイトと呼ばれます) が提供されています。

関連情報

新しい承認ワークフローをリスト、ライブラリ、またはサイト コレクションに追加する準備ができたら、この記事の該当する追加セグメント (リスト/ライブラリまたはサイト コレクション) に進みます。

ワークフローの追加に慣れていない場合は、このセグメントの手順に進む前に、この記事の詳細セグメントと計画セグメントを参照することをお勧めします。

このセグメントのセクション

  1. 始める前に

  2. ワークフローを追加する

1. 始める前に

ワークフローを追加する前に、次の 2 つの点について確認する必要があります。

メール   ワークフローの電子メールの通知とアラームを送信するために、SharePoint サイトのメールを有効にする必要があります。確認、これが既に完了していない場合は、SharePoint 管理者に確認してください。参照してくださいSharePoint 2013 のステップ バイ ステップ: 送信メール設定をセットアップします

権限    SharePoint の既定の設定では、リスト、ライブラリ、またはサイト コレクションに対するワークフローを追加するにはリストの管理権限が必要です (既定では、所有者グループにはリストの管理権限が割り当てられていますが、メンバー グループと閲覧者グループには割り当てられていません。権限について詳しくは、この記事の詳細セグメントをご覧ください)。

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2. ワークフローを追加する

次の手順に従います。

  1. ワークフローを追加するリストまたはライブラリを開きます。

  2. リボンの [リスト] タブまたは [ライブラリ] タブをクリックします。

    注: タブの名前はリストまたはライブラリのタイプに応じて異なる場合があります。たとえば、予定表リストの場合は、[予定表] タブになります。

  3. [設定] グループで [ワークフロー設定] をクリックします。

  4. [ワークフロー設定] ページの [この種類のワークフローの関連付けを表示します] で、ワークフローをドキュメント、リスト、またはフォルダーのいずれで実行するかを指定し、[ワークフローの追加] をクリックします。

  5. 関連付けフォームの最初のページを実行します。
    (手順に従いますの図。)

    セクションが強調された [ワークフローの追加] の基本情報

    吹き出し番号 1

    コンテンツ タイプ

    既定の選択の [すべて] のままにするか、特定のコンテンツ タイプを選びます。

    吹き出し番号 2

    テンプレート

    承認 – SharePoint 2010のテンプレートを選択します。

    注: 承認 – SharePoint 2010のテンプレートが一覧に表示されない場合は、サイト コレクションまたはワークフローでアクティブ化されているかどうかについては、SharePoint の管理者に問い合わせてください。管理者は、サイトの設定に移動かどうかは、>サイト コレクションの機能> [ワークフローのアクティブ化する機能です。

    吹き出し番号 3

    名前

    このワークフローの名前を入力します。このリストまたはライブラリのユーザーは、この名前でワークフローを識別します。

    ワークフローの名前付けについての推奨事項は、この記事の計画セグメントをご覧ください。

    吹き出し番号 4

    タスク リスト

    このワークフローで使うタスク リストを選びます。既存のタスク リストを選ぶか、[新しいタスク リスト] をクリックして新しいリストを作成できます。

    既存のタスク リストを選択する代わりに新しいタスク リストを作成する理由については、この記事の計画セグメントをご覧ください。

    吹き出し番号 5

    履歴一覧

    このワークフローで使う履歴リストを選びます。既存の履歴リストを選ぶか、[ワークフローの履歴 (新規)] をクリックして新しいリストを作成できます。

    既存の履歴リストを選択する代わりに新しい履歴リストを作成する理由については、この記事の計画セグメントをご覧ください。

    吹き出し番号 6

    開始オプション

    このワークフローを開始する方法を指定します。

    開始オプションの選択については、この記事の計画セグメントをご覧ください。

    ワークフローを使用してコンテンツ承認を制御する方法については、この記事の制御セグメントをご覧ください。

    • 単一のコンテンツ タイプのみにワークフローを追加する場合は、[アイテムのメジャー バージョンの発行を承認するために、このワークフローを開始する] オプションが表示されないことにご注意ください。

    • また、[アイテムのメジャー バージョンの発行を承認するために、このワークフローを開始する] をオンにすると、次の 2 つのチェック ボックスが使用できなくなることにご注意ください。

  6. このフォームの必要な設定がすべて完了したら、[次へ] をクリックします。

  7. 関連付けフォームの 2 番目のページを実行します。
    (手順に従いますの図。)

    注: SharePoint 製品では、ワークフローを手動で開始するたびに、この関連付けフォームの 2 ページ目にある最初のいくつかのオプション (次の図にある番号 1 ~ 7。つまり、[承認者] から [CC] まで) が表示され、その 1 つのインスタンスのみについて、これらのオプションを変更できます。

    ワークフローの既定値の追加。フィールドが強調されています

    吹き出し番号 1

    割り当て先

    ワークフローでタスクを割り当てるユーザーの名前またはアドレスを入力します。

    • タスクを割り当てる場合 (順次) では、一度に 1 つずつ   
      タスクを割り当てる必要があります順に名前またはアドレスを入力します。

    • かどうかはすべてのタスクを割り当てる (並列) で同時に   
      名前やアドレスの順序にしなくてかまいません。

    • かどうかは、タスクに割り当てる人 SharePoint 組織外部の   
      外部の参加者に関する詳細については、この記事の完全セグメントをご覧ください。

    吹き出し番号 2

    順序

    タスクを 1 つずつ割り当てる (順次) か、すべて同時に割り当てる (並列) かを指定します。

    順次と並列の使用について詳しくは、この記事の計画セグメントをご覧ください。

    吹き出し番号 3

    新しいステージの追加

    最初に構成したステージ以外の必要なステージを追加します。

    • ステージ全体を削除するには、そのステージの [割り当て先] フィールドをクリックし、Ctrl キーを押しながら Del キーを押します。

    複数のステージの使用について詳しくは、この記事の計画セグメントをご覧ください。

    吹き出し番号 4

    グループの展開

    • [割り当て先] フィールドに入力した各グループの各メンバーに 1 つのタスクを割り当てるには、このチェック ボックスをオンにします (グループの各メンバーはタスク通知を受け取り、各メンバーには、実行するタスクが割り当てられます)。

    • [割り当て先] フィールドに入力した各グループ全体に 1 つのタスクのみを割り当てるには、このチェック ボックスをオフにします (グループの各メンバーはタスク通知を受け取りますが、1 人のメンバーがグループ全体を代表してタスクを引き受けて実行できます。グループ タスクを引き受ける手順については、この記事の実行セグメントをご覧ください)。

    吹き出し番号 5

    要求

    ここに入力したテキストは、ワークフローが送信する各タスク通知に含まれます。参加者が必要とする追加の手順やリソースを含めることを忘れないでください。たとえば、次のような情報です。

    • 連絡先情報

    • 必要に応じて、グループ全体または配布リストに割り当てられた単一のタスクに関するメモ (グループ タスクを引き受ける手順については、この記事の実行セグメントをご覧ください)。

    吹き出し番号 6

    期限とタスク期間

    ワークフロー全体の最終的期限を指定するか、各タスクが割り当てられたときから完了するまでに許容される日数、週数、または月数を指定します (または両方を指定します)。

    • このワークフローが常に自動的に開始される場合は、[すべてのタスクの期限] フィールドを空のままにし、この 2 つの期間フィールドを使用して期限を制御することをお勧めします。ワークフローを手動で開始する場合は、開始フォームで正確な期限を常に指定することができます。

    期限を使用する場合とタスク期間を使用する場合について詳しくは、この記事の計画セグメントをご覧ください。

    吹き出し番号 7

    CC

    ワークフローが開始または終了されるたびに通知するユーザーの名前または電子メール アドレスを入力します。

    • このフィールドに名前を入力しても、ワークフロー タスクが割り当てられるわけではありません

    • ワークフローが手動で開始された場合は、このフィールドに指定されていなくても、ワークフローを開始したユーザーは開始通知と終了通知を受け取ります。

    • ワークフローが自動的に開始された場合は、このフィールドに指定されていなくても、ワークフローを最初に追加したユーザーは開始通知と終了通知を受け取ります。

    吹き出し番号 8

    ワークフローの終了

    次のオプションのいずれか、または両方を選ぶか、両方とも選択しません。

    これらのオプションについては、この記事の計画セグメントをご覧ください。

    吹き出し番号 9

    コンテンツの承認の有効化

    このワークフローを使用してコンテンツ承認を管理する場合は、このチェック ボックスをオンにします。

    ワークフローを使用してコンテンツ承認を制御する方法については、この記事の制御セグメントをご覧ください。

  8. このページの必要な設定がすべて完了したら、[保存] をクリックしてワークフローを作成します。

ワークフローの追加に慣れていない場合は、このセグメントの手順に進む前に、この記事の詳細セグメントと計画セグメントを参照することをお勧めします。

このセグメントのセクション

  1. 始める前に

  2. ワークフローを追加する

1. 始める前に

ワークフローを追加する前に、次の 2 つの点について確認する必要があります。

メール   ワークフローの電子メールの通知とアラームを送信するために、サイトのメールを有効にする必要があります。確認、これが既に完了していない場合は、SharePoint 管理者に確認してください。参照してくださいSharePoint 2013 のステップ バイ ステップ: 送信メールの設定のセットアップします。

権限    SharePoint の既定の設定では、リスト、ライブラリ、またはサイト コレクションに対するワークフローを追加するにはリストの管理権限が必要です (既定では、所有者グループにはリストの管理権限が割り当てられていますが、メンバー グループと閲覧者グループには割り当てられていません。権限について詳しくは、この記事の詳細セグメントをご覧ください)。

セグメントの先頭へ

2. ワークフローを追加する

次の手順に従います。

  1. サイト コレクションのホーム ページを開きます (コレクションのサイトやサブサイトのホーム ページではありません)。

  2. 設定アイコン sharepoint online のパブリック web サイトの設定ボタン をクリックし、[サイトの設定] をクリックします。

  3. [サイトの設定] ページで、[Web デザイナー ギャラリー] の [サイト コンテンツ タイプ] をクリックします。

  4. [サイト コンテンツ タイプ] ページで、ワークフローを追加するサイト コンテンツ タイプの名前をクリックします。

    注:  サイト コレクション全体に追加されたワークフローは、単一のコンテンツ タイプのアイテムに対してのみ追加されます。

    ドキュメント コンテンツ タイプ。タイプが強調されています。

    1. [設定] で、選択したコンテンツ タイプのページで[ワークフロー設定] をクリックします。
      [設定] セクションの [ワークフロー設定]

    2. [ワークフロー設定] ページで、ワークフローの追加] リンクをクリックします。
      [ワークフローの追加]

    3. 関連付けフォームの最初のページを実行します。
      (手順に従いますの図。)

    ワークフローのセットアップ ページ

    吹き出し番号 1

    テンプレート

    承認 – SharePoint 2010のテンプレートを選択します。

    注: 承認 – SharePoint 2010のテンプレートが一覧に表示されない場合は、サイト コレクションまたはワークフローでアクティブ化されているかどうかについては、SharePoint の管理者に問い合わせてください。管理者は、サイトの設定に移動かどうかは、> サイト コレクションの機能 > [ワークフローのアクティブ化する機能です。

    吹き出し番号 2

    名前

    このワークフローの名前を入力します。このサイト コレクションのユーザーは、この名前でワークフローを識別します。

    ワークフローの名前付けについての推奨事項は、この記事の計画セグメントをご覧ください。

    吹き出し番号 3

    タスク リスト

    このワークフローで使うタスク リストを選びます。既存のタスク リストを選ぶか、[新しいタスク リスト] をクリックして新しいリストを作成できます。

    既存のタスク リストを選択する代わりに新しいタスク リストを作成する理由については、この記事の計画セグメントをご覧ください。

    吹き出し番号 4

    履歴一覧

    このワークフローで使う履歴リストを選びます。既存の履歴リストを選ぶか、[ワークフローの履歴 (新規)] をクリックして新しいリストを作成できます。

    既存の履歴リストを選択する代わりに新しい履歴リストを作成する理由については、この記事の計画セグメントをご覧ください。

    吹き出し番号 5

    開始オプション

    このワークフローを開始する方法を指定します。

    開始オプションの選択については、この記事の計画セグメントをご覧ください。

    吹き出し番号 6

    このワークフローを子コンテンツ タイプに追加するかどうか

    このコンテンツ タイプを継承する他のすべてのサイト コンテンツ タイプとリスト コンテンツ タイプに、このワークフローを追加する (関連付ける) かどうかを指定します。

    • 他のすべての子コンテンツ タイプにもワークフローを追加する場合、操作が完了するまでに時間がかかることがあります。

    • 継承が解除されているサイトまたはサブサイトにこのワークフローを追加してコンテンツ タイプを継承する場合、操作を実行する前に、それらのサイトまたはサブサイトの "所有者" グループのメンバーであることを確認してください。

  5. このページの必要な設定がすべて完了したら、[次へ] をクリックします。

  6. 関連付けフォームの 2 番目のページを実行します。
    (手順に従いますの図。)

    注: SharePoint製品には、この関連付けフォームの 2 番目のページの最初のいくつかのオプションが表示-数値いずれかの ~ 7 では、次の図では、 [cc]で、承認者から、ワークフローを手動で起動するたびに、これらのオプションのインスタンスのみに変更を加えることができるようにします。

    ワークフローの既定値の追加。フィールドが強調されています

    吹き出し番号 1

    割り当て先

    ワークフローでタスクを割り当てるユーザーの名前またはアドレスを入力します。

    • タスクを割り当てる場合 (順次) では、一度に 1 つずつ   
      タスクが割り当てられていることを希望の順序で名前またはアドレスを入力します。

    • かどうかはすべてのタスクを割り当てる (並列) で同時に   
      名前やアドレスの順序にしなくてかまいません。

    • かどうかは、タスクに割り当てる人 SharePoint 組織外部の   
      外部の参加者に関する詳細については、この記事の完全セグメントをご覧ください。

    吹き出し番号 2

    順序

    タスクを 1 つずつ割り当てる (順次) か、すべて同時に割り当てる (並列) かを指定します。

    順次と並列の使用について詳しくは、この記事の計画セグメントをご覧ください。

    吹き出し番号 3

    新しいステージの追加

    最初に構成したステージ以外の必要なステージを追加します。

    • ステージ全体を削除するには、そのステージの [割り当て先] フィールドをクリックし、Ctrl キーを押しながら Del キーを押します。

    複数のステージの使用について詳しくは、この記事の計画セグメントをご覧ください。

    吹き出し番号 4

    グループの展開

    • [割り当て先] フィールドに入力した各グループの各メンバーに 1 つのタスクを割り当てるには、このチェック ボックスをオンにします (グループの各メンバーはタスク通知を受け取り、各メンバーには、実行するタスクが割り当てられます)。

    • に割り当てられているタスクを 1 つだけを 全体 グループ] このチェック ボックスはオフに割り当てるフィールドに入力します。(グループの各メンバーは、タスク通知を受け取るが、いずれかのメンバーが要求してグループ全体の代理として 1 つのタスクを完了します。ありますこの記事の完了部分のグループ タスクを引き受けるための手順を。)

    吹き出し番号 5

    要求

    ここに入力したテキストは、ワークフローが送信する各タスク通知に含まれます。参加者が必要とする追加の手順やリソースを含めることを忘れないでください。たとえば、次のような情報です。

    • 連絡先情報

    • 必要に応じて、グループ全体または配布リストに割り当てられた単一のタスクに関するメモ (グループ タスクを引き受ける手順については、この記事の実行セグメントをご覧ください)。

    吹き出し番号 6

    期限とタスク期間

    ワークフロー全体の最終的期限を指定するか、各タスクが割り当てられたときから完了するまでに許容される日数、週数、または月数を指定します (または両方を指定します)。

    • このワークフローが常に自動的に開始される場合は、[すべてのタスクの期限] フィールドを空のままにし、この 2 つの期間フィールドを使用して期限を制御することをお勧めします。ワークフローを手動で開始する場合は、開始フォームで正確な期限を常に指定することができます。

    期限を使用する場合とタスク期間を使用する場合について詳しくは、この記事の計画セグメントをご覧ください。

    吹き出し番号 7

    CC

    ワークフローが開始または終了されるたびに通知するユーザーの名前または電子メール アドレスを入力します。

    • このフィールドに名前を入力しても、ワークフロー タスクが割り当てられるわけではありません

    • ワークフローが手動で開始された場合は、このフィールドに指定されていなくても、ワークフローを開始したユーザーは開始通知と終了通知を受け取ります。

    • ワークフローが自動的に開始された場合は、このフィールドに指定されていなくても、ワークフローを最初に追加したユーザーは開始通知と終了通知を受け取ります。

    吹き出し番号 8

    ワークフローの終了

    次のオプションのいずれか、または両方を選ぶか、両方とも選択しません。

    これらのオプションについては、この記事の計画セグメントをご覧ください。

    吹き出し番号 9

    コンテンツの承認の有効化

    このワークフローを使用してコンテンツ承認を管理する場合は、このチェック ボックスをオンにします。

    ワークフローを使用してコンテンツ承認を制御する方法については、この記事の制御セグメントをご覧ください。

  7. このページの必要な設定がすべて完了したら、[保存] をクリックしてワークフローを作成します。

関連情報

準備ができたら、この記事の開始セグメントに進み、最初のインスタンスを開始して、新しいワークフローをテストします。

ワークフローは手動のみ、自動のみ、またはその両方で開始するように設定できます。

  • 必要な権限を持つすべてのユーザーはいつでも手動で開始できます。

  • 自動的に指定したトリガーとなるイベントが発生するたびにします。つまり、項目がリストまたはライブラリに追加されると、またはときに、リストのアイテムが変更他のアイテムのメジャー バージョンを発行しようとすると、何らかの方法で)。
    (トリガーのイベントまたはイベントが指定されて、関連付けフォームの最初のページで、[元の関連付け] と [ワークフローの構成の中に。詳細については、参照、この記事の計画セグメント)。

注:  現在チェックアウトされているアイテムに対してワークフローを開始することはできません。ただし、ワークフローの開始後にレビュー対象のアイテムをチェックアウトして、そのアイテムの変更を防ぐことができます (アイテムを再びチェックインするまでは、そのアイテムで他のワークフローを開始することはできません)。

このセグメントのセクション

  1. ワークフローを自動的に開始する

  2. ワークフローを手動で開始する

  3. リストまたはライブラリから手動で開始する

  4. Microsoft Office プログラム内から手動で開始する

1. ワークフローを自動的に開始する

ワークフローが自動的に開始されるように構成されている場合は、きっかけとなるイベントが発生するたびに、きっかけとなったアイテムに対してワークフローが実行されます。

ワークフローが開始されると、最初のタスクが割り当てられ、タスク通知が各割り当て先に送信されます。また、開始通知 (タスク通知とは異なります) が、ワークフローを最初に追加したユーザーと、関連付けフォームの 2 ページ目にある [CC] フィールドに一覧表示されているユーザーに送信されます。

注:  自動的に開始される新しいワークフローを追加した場合、関連付けフォームの 2 ページ目にある [すべてのタスクの期限] フィールドで指定した明示的な日付の値はワークフローが自動的に開始されるたびにその開始日を基準にして自動的に調整されないので、通常は、このフィールドを空のままにする必要があります。詳しくは、この記事の計画セグメントをご覧ください。

セグメントの先頭へ

2. ワークフローを手動で開始する

権限に関するメモ    通常、ワークフローを開始するには、アイテムの編集権限が必要です (既定では、メンバー グループと所有者グループにはアイテムの編集権限が割り当てられていますが、閲覧者グループには割り当てられていません。ただし、所有者は、ワークフローごとに、ワークフローを開始するユーザーにリストの管理権限を要求することもできます。このオプションを選択することで、所有者は、自分と他の所有者だけが特定のワークフローを開始できるように指定できます。詳しくは、この記事の詳細セグメントをご覧ください)。

ワークフローを開始する場所

次のいずれかの場所からワークフローを手動で開始できます。

  • アイテムが保存されているリストまたはライブラリから

  • アイテムが作成された Microsoft Office プログラムで開かれているアイテム内から (このプログラムは、Web アプリケーション バージョンではなく、インストールされている必要があります)。

このセグメントの残りの 2 つのセクションでは、両方の方法の手順を説明します。

セグメントの先頭へ

3. リストまたはライブラリから手動で開始する

  1. ワークフローを実行する対象のアイテムが保存されているリストまたはライブラリに移動します。

  2. アイテムの名前の横にある省略記号をクリックし、ダイアログ ボックスで [アイテム] メニューを開き、[ドロップダウン メニューで [ワークフロー ] をクリックして、省略記号] をクリックします。

  3. [ワークフロー:アイテム名] ページで [新しいワークフローの開始を、[ワークフローを実行する] をクリックします。
    ワークフロー開始のリンク

  4. [ワークフローの変更] ページの開始フォームで、このワークフローの特定のインスタンスに適用する変更を指定します。

    注:  開始フォームのここで行った変更は、ワークフローの現在のインスタンスにのみ適用されます。ワークフローを実行するたびに適用される変更を加える場合、またはこのフォームに表示されないワークフロー設定を変更する場合は、この記事の変更セグメントをご覧ください。

    開始フォーム

    吹き出し番号 1

    割り当て先

    ワークフローでタスクを割り当てるユーザーのリストに変更を加えます。

    • かどうかは、タスクに割り当てられます 1 つずつ   
      タスクを割り当てる必要があります順に名前またはアドレスを入力します。

    • すべてのタスクが同時に割り当てられるかどうか   
      名前やアドレスの順序にしなくてかまいません。

    • かどうかは、タスクに割り当てる人 SharePoint 組織外部の   
      外部の参加者に関する詳細については、この記事の完全セグメントをご覧ください。

    吹き出し番号 2

    順序

    タスクを 1 つずつ割り当てる (順次) か、すべて同時に割り当てる (並列) かの指定が意図したとおりであることを確認します。

    順次と並列の使用について詳しくは、この記事の計画セグメントをご覧ください。

    吹き出し番号 3

    新しいステージの追加

    現在構成されているステージ以外の必要なステージを追加します。

    • ステージ全体を削除するには、そのステージの [割り当て先] フィールドをクリックし、Ctrl キーを押しながら Del キーを押します。

    複数のステージの使用について詳しくは、この記事の計画セグメントをご覧ください。

    吹き出し番号 4

    グループの展開

    • 1 つのタスクに割り当てられているメンバーグループごとの入力した選択への割り当てフィールドに、このチェック ボックスをオンします。(、タスク通知を受信するグループの各メンバーと各メンバーは、自分のタスクを完了するには)

    • [割り当て先] フィールドに入力した各グループ全体に 1 つのタスクのみを割り当てるには、このチェック ボックスをオフにします (グループの各メンバーはタスク通知を受け取りますが、1 人のメンバーがグループ全体を代表してタスクを引き受けて実行できます。グループ タスクを引き受ける手順については、この記事の実行セグメントをご覧ください)。

    吹き出し番号 5

    要求

    ここに入力したテキストは、ワークフローが送信する各タスク通知に含まれます。参加者が必要とする追加の手順やリソースを含めることを忘れないでください。たとえば、次のような情報です。

    • 質問や問題がある場合の連絡先情報

    • 必要に応じて、グループ全体または配布リストに割り当てられた単一のタスクに関するメモ (グループ タスクを引き受ける手順については、この記事の実行セグメントをご覧ください)。

    吹き出し番号 6

    期限とタスク期間

    ワークフロー全体の最終的期限を指定するか、各タスクが割り当てられたときから完了するまでに許容される日数、週数、または月数を指定します (または両方を指定します)。

    期限を使用する場合とタスク期間を使用する場合について詳しくは、この記事の計画セグメントをご覧ください。

    吹き出し番号 7

    CC

    必要に応じて追加または削除を行います。次の点にご注意ください。

    • このフィールドに名前を入力しても、ワークフロー タスクが割り当てられるわけではありません

    • ワークフローを手動で開始した場合は、このフィールドに名前が入力されているかどうかにかかわらず、ワークフローを開始したユーザーは開始通知と終了通知を受け取ります。

  5. 開始フォームの必要な設定がすべて完了したら、[開始] をクリックしてワークフローを開始します。

ワークフローで最初のタスクが割り当てられ、開始通知が自分と開始フォームの [CC] フィールドに一覧表示されているユーザーに送信されます。

セグメントの先頭へ

  1. コンピューターにインストールされている Office プログラムでアイテムを開きます。

  2. 開いたアイテムで、[ファイル] タブをクリックして、[保存と送信] をクリックし、アイテムで実行するワークフローをクリックします。

  3. ワークフローで、ファイルをチェックインする必要があることを示す次のメッセージが表示された場合は、[チェックイン] をクリックします。

  4. 大きな [ワークフローの開始] ボタンをクリックします。

  5. [ワークフローの変更] ページの開始フォームで、このワークフローの特定のインスタンスに適用する変更を指定します。

    注:  開始フォームのここで行った変更は、ワークフローの現在のインスタンスにのみ適用されます。ワークフローを実行するたびに適用される変更を加える場合、またはこのフォームに表示されないワークフロー設定を変更する場合は、この記事の変更セグメントをご覧ください。

    開始フォーム

吹き出し番号 1

割り当て先

ワークフローでタスクを割り当てるユーザーのリストに変更を加えます。

  • タスクを割り当てる場合 (順次) では、一度に 1 つずつ   
    タスクを割り当てる必要があります順に名前またはアドレスを入力します。

  • かどうかはすべてのタスクを割り当てる (並列) で同時に   
    名前やアドレスの順序にしなくてかまいません。

  • かどうかは、タスクに割り当てる人 SharePoint 組織外部の   
    外部の参加者に関する詳細については、この記事の完全セグメントをご覧ください。

吹き出し番号 2

順序

タスクを 1 つずつ割り当てる (順次) か、すべて同時に割り当てる (並列) かの指定が意図したとおりであることを確認します。

順次と並列の使用について詳しくは、この記事の計画セグメントをご覧ください。

吹き出し番号 3

新しいステージの追加

現在構成されているステージ以外の必要なステージを追加します。

  • ステージ全体を削除するには、そのステージの [割り当て先] フィールドをクリックし、Ctrl キーを押しながら Del キーを押します。

複数のステージの使用について詳しくは、この記事の計画セグメントをご覧ください。

吹き出し番号 4

グループの展開

  • [割り当て先] フィールドに入力した各グループメンバーに 1 つのタスクを割り当てるには、このチェック ボックスをオンにします (グループの各メンバーはタスク通知を受け取り、各メンバーには、実行するタスクが割り当てられます)。

  • [割り当て先] フィールドに入力した各グループ全体に 1 つのタスクのみを割り当てるには、このチェック ボックスをオフにします (グループの各メンバーはタスク通知を受け取りますが、1 人のメンバーがグループ全体を代表してタスクを引き受けて実行できます。グループ タスクを引き受ける手順については、この記事の実行セグメントをご覧ください)。

吹き出し番号 5

要求

ここに入力したテキストは、ワークフローが送信する各タスク通知に含まれます。参加者が必要とする追加の手順やリソースを含めることを忘れないでください。たとえば、次のような情報です。

  • 質問や問題がある場合の連絡先情報

  • 必要に応じて、グループ全体または配布リストに割り当てられた単一のタスクに関するメモ (グループ タスクを引き受ける手順については、この記事の実行セグメントをご覧ください)。

吹き出し番号 6

期限とタスク期間

ワークフロー全体の最終的期限を指定するか、各タスクが割り当てられたときから完了するまでに許容される日数、週数、または月数を指定します (または両方を指定します)。

期限を使用する場合とタスク期間を使用する場合について詳しくは、この記事の計画セグメントをご覧ください。

吹き出し番号 7

CC

必要に応じて追加または削除を行います。次の点にご注意ください。

  • このフィールドに名前を入力しても、ワークフロー タスクが割り当てられるわけではありません

  • ワークフローを手動で開始した場合は、このフィールドに名前が入力されているかどうかにかかわらず、ワークフローを開始したユーザーは開始通知と終了通知を受け取ります。

  1. 開始フォームの必要な設定が完了したら、[開始] をクリックしてワークフローを開始します。

ワークフローで最初のタスクが割り当てられ、開始通知が自分と開始フォームの [CC] フィールドに一覧表示されているユーザーに送信されます。

関連情報

  • このワークフローを初めて実行する場合は、他の参加者が、自分に割り当てられたタスクを完了するために情報とサポートを必要とすることがあります (その場合、この記事の実行セグメントを参照すると役立ちます)。

  • また、参加者が電子メール通知を受け取っているかどうか、特に、その通知が迷惑メール フィルターによって誤って処理されていないかどうかをチェックすることをお勧めします。

  • もちろん、自分でワークフロー タスクを実行することもできます。ワークフロー タスクの実行について詳しくは、この記事の実行セグメントをご覧ください。

  • また、ワークフローの現在のインスタンスの進捗状況を追跡する方法については、この記事の監視セグメントをご覧ください。

承認ワークフロー タスクが初めて割り当てられた場合は、タスクを実行する前に、この記事のこのセグメントをすべて参照すると役に立ちます。そうすることで、使用できるすべてのオプションについて知ることができます。

注: ワークフロー タスクが自分に割り当てられたことがわかっているにもかかわらず、電子メールの受信トレイに通知メッセージが表示されない場合は、その通知が迷惑メール フィルターによって誤って処理されていないかどうかを確認します。通知が誤って処理されている場合は、フィルターの設定を適切に調整します。

最初に適切な記事を取得したかどうかを確認する

ワークフローの種類によって、必要なタスク アクションも異なります。

したがって、タスクを開始する前に、割り当てられたタスクが実際に承認ワークフロー タスクであり、他の種類のワークフローのタスクではないことを確認します。

次のいずれかの場所にある「~を承認してください」というテキストを検索します。

  • タスク通知の [件名
    タスク通知。承認を求めるテキストがあります。

  • レビューするアイテムのメッセージ バーの [
    レビュー要求テキストが強調されたレビュー対象アイテム

  • [ワークフローの状態] ページでタスクのタイトル
    レビュー要求が強調された、[ワークフローの状態] ページのタスク

これらの場所に「承認要求」というテキストが見つからない場合は、ワークフローを開始または最初に追加したユーザーに問い合わせて、元になったワークフロー テンプレートはどれか 、またはそのワークフローがカスタム ワークフローかどうかを確認します。SharePoint 製品に含まれている他の種類のワークフローを使用する方法を説明した記事へのリンクは、この記事の [参照] セクションにあります。

ただし、自分のタスク承認タスクの場合は、このまま読み進めてください。

このセグメントのセクション

  1. プロセスの概要

  2. タスク通知メッセージから、アイテムとタスク フォームにアクセスする

  3. リストまたはライブラリから、アイテムとタスク フォームにアクセスする

  4. アイテムをレビューする

  5. タスク フォームに入力して送信する

  6. 期限超過通知

  7. グループ タスクを引き受けて実行する (オプション)

  8. アイテムに変更を加えるように依頼する (オプション)

  9. 別のユーザーに承認タスクを再割り当てする (オプション)

  10. 外部からの参加者の代わりにタスクを実行する (オプション)

1. プロセスの概要

ワークフローのタスクを割り当てられた場合、通常は、次の 3 つの方法でタスクに関する情報を取得します。

  • 電子メールでタスク通知を受信する。

  • Microsoft Office ドキュメントを開き、関連するタスクが割り当てられたことを通知するメッセージ バーを確認する。

  • SharePoint サイトをチェックし、1 つまたは複数のタスクが自分に割り当てられていることを確認する。

承認ワークフロー タスクが自分に割り当てられていることを確認した場合は、次の 2 つの作業を実行します。

  • アイテムをレビューする    アイテムを現在の状態のまま承認できるかどうかを確認します。

  • タスクを実行する    タスク フォームを使用して、レビューの結果を送信します。

このため、通常、タスクの実行には、次の 3 つのアイテムが関係しています。

  • (電子メールとして受け取る) 通知メッセージ

  • (アイテムを開いてレビューする) 承認のために送信されたアイテム

  • (自分が開いて情報を入力し、送信する) タスク フォーム

次に、この 3 つのアイテムの例を示します。

タスク通知メッセージ、レビューするアイテム、タスク フォーム

注: タスク通知メッセージのリボンの [このタスクを開く] ボタンは、Outlook のフル インストール バージョンでメッセージを開いた場合にだけ表示され、Outlook Web Access Web アプリケーションで開いた場合は表示されません。

セグメントの先頭へ

2. タスク通知メッセージから、アイテムとタスク フォームにアクセスする

次の手順に従います。

  1. タスク通知メッセージの [このタスクの完了方法] の手順で、アイテムへのリンクをクリックします。

  2. 開いたアイテムで、メッセージ バーの [このタスクを開く] ボタンをクリックします。

メール通知メッセージからアイテムとタスクにアクセスする

注: タスク通知メッセージのリボンの [このタスクを開く] ボタンは、Outlook のフル インストール バージョンでメッセージを開いた場合にだけ表示され、Outlook Web Access Web アプリケーションで開いた場合は表示されません。

セグメントの先頭へ

3. リストまたはライブラリから、アイテムとタスク フォームにアクセスする

次の手順に従います。

  1. レビューするアイテムが保存されているリストまたはライブラリで、アイテムとワークフローに関連付けられている [進行中] リンクをクリックします。

  2. [ワークフローの状態] ページで、タスクのタイトルをクリックします。

  3. タスク フォームのワークフローの適用先を示すメッセージ バーで、アイテムへのリンクをクリックします。

リストまたはライブラリからアイテムとタスク フォームにアクセスする

セグメントの先頭へ

4. アイテムをレビューする

この例では、アイテムは Microsoft Word 文書です。

ヒント:  これがグループ タスクの場合、つまり、単一のタスクがグループ全体または配布リストに割り当てられているので、グループ メンバーの 1 人がグループ全体を代表してタスクを実行できる場合は、アイテムをレビューする前にタスクを引き受けることをお勧めします。このようにすると、グループの他のメンバーもまた、記事をレビューする可能性を減らすことができます。手順については、この記事のセクション 7「グループ タスクを引き受けて実行する」をご覧ください。

レビューするアイテムを開いています。黄色のバーが表示されています。

ドキュメントの上部にある、2 つの黄色のメッセージ バーに注目してください。

  • 読み取り専用サーバー   この文書が読み取り専用モードで開いて、つまり、文書を読み取ることができますに変更を加えることはできません。
    (するときに、承認ワークフロー タスクを完了すると、しない通常変更を加えることアイテム自体で直接に注意してください。代わりに、使用するタスク フォームのすべての返信を登録するのに。)

  • ワークフロー タスク    自分の返信をタスク フォームに登録する準備ができたら、[このタスクを開く] ボタンをクリックします。

セグメントの先頭へ

5. タスク フォームに入力して送信する

[承認] ワークフローのタスク フォームの表示例を次に示します。

ワークフロー タスク フォーム

メモは、最初の 2 つのアイテム (アイテムの削除し、アイテムのタイトルにこのワークフロー タスクが適用されます) 表示ことしないタスク フォームを校閲のために、アイテム内から開いたときにします。

吹き出し番号 1

アイテムを削除する

ワークフローの現在のインスタンスからこのタスクを削除するには、このボタンをクリックします。

  • タスクを削除しても、レビュー対象アイテムは削除されません。

  • タスクを削除した場合、そのアクションは文書の却下として機能します (および、文書の却下として履歴に記録されます)。したがって、最初に却下された時点でワークフローが終了するように構成されている場合は、タスクを削除すると、ワークフローが終了します。

  • 削除されたタスクは、[ワークフローの状態] ページの [タスク] 領域に表示されなくなります (ただし、タスクの削除とその結果の自動却下は、ページの [履歴] 領域に記録されます)。

    注:  ワークフローのこのインスタンスを自分で開始しなかった場合は、タスクを削除する前に、ワークフローを開始したユーザーに確認する必要がある場合があります。

吹き出し番号 2

このワークフロー タスクがアイテムのタイトルに適用されます。

レビュー対象のアイテムを開くには、このリンクをクリックします。

吹き出し番号 3

[状態]、[依頼者]、[統合済みコメント]、[期限]

この 4 つのフィールド内のエンティティは編集や変更ができませんが、これらの情報は役に立つことがあります。

[統合済みコメント] ボックスには、タスクを実行する方法に関する追加の手順だけでなく、ワークフローのこの同じインスタンスのタスクを既に完了した参加者が送信したすべてのコメントが含まれています。

同様に、自分のフォームを送信した後、[コメント] ボックス (4) に入力したコメントは、以降の参加者の [統合済みコメント] ボックスにも表示されます。

吹き出し番号 4

コメント

ここに入力したテキストは [ワークフローの履歴] に記録され、以降の参加者の [統合済みコメント] フィールド (3) にも表示されます。

吹き出し番号 5

承認

アイテムを承認するには、まず投稿するコメントを [コメント] フィールド (4) に入力し、このボタンをクリックします。

吹き出し番号 6

却下

アイテムを却下するのには、まず (4)、[コメント] フィールドに投稿するコメントがあれば入力を入力し、このボタンをクリックします。

吹き出し番号 7

キャンセル

変更や応答を保存せずにフォームを閉じるには、このボタンをクリックします。タスクは未完了状態で、対象ユーザーに割り当てられたままになります。

吹き出し番号 8

変更依頼

レビューしているアイテムに変更を加えるように依頼するには、このボタンをクリックします。

依頼の詳細を入力するフォームの図と詳細な手順については、このセグメントのセクション  8「アイテムに変更を加えるように依頼する」をご覧ください。

注: このオプションは、特定のワークフロー タスクではオフにできます。

吹き出し番号 9

タスクの再割り当て

承認タスクを別のユーザーに再割り当てするには、このボタンをクリックします。

再割り当ての詳細を入力するページの図と詳細な手順については、このセグメントのセクション 7「承認タスクを他のユーザーに再割り当てする」をご覧ください。

注: このオプションは、特定のワークフロー タスクではオフにできます。

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6. 期限超過通知

タスクまたはワークフロー インスタンス全体の完了期限が超過している場合は、通知が次のユーザーに自動的に送信されます。

  • タスクが割り当てられたユーザー

  • ワークフローを開始したユーザー (または、ワークフローが自動的に開始された場合は、ワークフローを最初に追加したユーザー)

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7. グループ タスクを引き受けて実行する (オプション)

グループ全体に 1 つのタスクが割り当てられている場合、そのグループの任意のメンバーが、グループ全体を代表して、そのタスクを引き受けて実行することができます。

アイテムをレビューする前にタスクを引き受けます。ユーザーがタスクを引き受けると、タスクはそのユーザーに直ちに割り当てられ、グループの他のメンバーがそのタスクを実行することはできなくなります (このように、必要な作業を実行するのは、1 人だけです)。

  1. [ワークフローの状態] ページで、自分のグループに割り当てられているタスクの名前をポイントして、矢印を表示します。

  2. 矢印をクリックして、アイテムの編集をクリックし、タスク フォームで、タスクの引き受け] をクリックします。
    グループ タスクを要求する方法

[ワークフローの状態] ページが更新されると、そのタスクはグループではなく、特定のユーザーに割り当てられていることが確認できます。

後になって、タスクを完了せずに、もう一度グループに解放する場合は、同じ手順を使ってタスク フォームに戻り、[タスクの解除] ボタンをクリックします。

[タスク] フォームの [タスクの解除] ボタン

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8. アイテムに変更を加えるように依頼する (オプション)

このプロセスを始める前に、ワークフローに変更が加えられた場合、ワークフローが即座に終了するように設定されている場合があることにご注意ください。ワークフローを開始したユーザーまたはワークフローを最初に追加したユーザーに問い合わせて、ワークフローに変更を加えても問題ないかどうか、およびワークフローがその時点で終了しても問題ないかどうかを確認することをお勧めします。

変更依頼オプションをシナリオで説明します。

まず、自分の名前が玉原だとします。

次に、同僚の早川さんが作成したドキュメントで早川さんが承認ワークフローを開始したとします。

早川さんの新しいドキュメントをレビューしたときに、ドキュメントの概要が長すぎると感じました。

ワークフロー タスク フォームの下部にある [変更依頼] ボタンをクリックしてから、このフォームを実行します。

アイテムに変更を加えるように依頼するフォーム

吹き出し番号 1

変更依頼フォーム

変更依頼フォームの送信先の名前と電子メール アドレスを入力します

(ワークフローを開始したユーザー、 またはワークフローが自動的に開始された場合はこのワークフローを最初に追加したユーザーに変更依頼を送信する場合は、 このフィールドを空のままにすることもできます)。

吹き出し番号 2

新しい依頼

必要な変更を説明し、変更を加えるユーザーが必要とする場合がある情報を提供します (ここに入力するテキストは [統合済みコメント] 領域に追加されます)。

吹き出し番号 3

新しい期間

次の操作のいずれかを行います。

  • 既存の期限を残すには    このフィールドを空白のままにします。

  • 期限を完全に削除するには    数値 0 を入力します。

  • 新しい期限を指定するには    ここに数値を入力し、次のフィールドで、期間の単位を指定します。2 つのエントリを組み合わせることで、変更タスクの有効期限が終了するまでの期間を指定します。

吹き出し番号 4

新しい期間の単位

新しいタスクの期間を指定する場合は、このフィールドと [新しい期間] フィールドを組み合わせて使用して、タスクが完了するまでの期間を指定します (たとえば、3 日間1 か月間2 週間など)。

ようにしことのすべてのフォームのエントリが、送信] をクリックして、現在のタスクの完了がマークされています。(ただし、まだ完了したらされません。されます割り当てる承認タスクもう一度早川さんが変更タスクが完了した後)。

その一方で、早川さんは次の電子メール通知を受け取ります。

アイテムの変更が要求されたときに送信される通知

早川さんは [件名] 行 (図の番号 1) をひとめ見ただけで、これが通常の承認通知ではなく、アイテムに変更を加える依頼であることを理解できます。早川さんは、[変更要求] テキスト (番号 2) で依頼された特定の変更に関する情報を確認します。

早川さんは、アイテムをチェックアウトして、要求された変更を加えて保存し、アイテムをもう一度チェックインします。

次に、早川さんは [ワークフローの状態] ページに移動し、[タスク] 領域から変更依頼タスクを開きます。


要求された変更が完了したときに送信されるフォーム

早川さんは、[コメント] フィールドに必要な情報を追加し、[返信の送信] をクリックします。ワークフローでは、次の 2 つのアクションが実行されます。

  • 早川さんの変更依頼タスクが完了としてマークされます。

  • 新しい承認タスクが自分に割り当てられ ([統合済みコメント] フィールドに早川さんのコメントが追加されています)、タスクの通知が自分に送信されます。

ここで、変更されたアイテムのレビューを実行できます。

また、次の図に示すように、これらのすべてのアクションは追跡され、[ワークフローの状態] ページの [ワークフローの履歴] セクションに表示されます。

ワークフロー履歴。変更要求からのアクションが表示されています。

次に、プロセス全体の図を示します。

変更要求のフロー チャート

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9. 別のユーザーに承認タスクを再割り当てする (オプション)

特定のユーザーに割り当てられていたワークフロー タスクを別のユーザーが実行する場合は、[ワークフロー タスク] フォームの [タスクの再割り当て] ボタンをクリックします。

次のフォームが表示されます。

[タスクの再割り当て] フォーム

吹き出し番号 1

タスクの再割り当て先

このタスクを割り当てるユーザーの名前またはアドレスを入力します。

ワークフローを開始したユーザー、またはそのワークフローを最初に追加したユーザー (ワークフローが自動的に開始された場合) にこのタスクを割り当てるには、このフィールドを空白のままにします。

吹き出し番号 2

新しい依頼

タスクを完了するために必要な情報を、タスクが割り当てられているユーザーに提供します (ここに入力するテキストは [統合済みコメント] 領域に追加されます)。

吹き出し番号 3

新しい期間

次の操作のいずれかを行います。

  • 既存の期限を残すには    このフィールドを空白のままにします。

  • 期限を完全に削除するには    数値 0 を入力します。

  • 新しい期限を指定するには    ここに数値を入力し、次のフィールドで、期間の単位を指定します。2 つのエントリを組み合わせることで、変更タスクの有効期限が終了するまでの期間を指定します。

吹き出し番号 4

新しい期間の単位

新しいタスクの期間を指定する場合は、このフィールドと [新しい期間] フィールドを組み合わせて使用して、タスクが完了するまでの期間を指定します (たとえば、3 日間1 か月間2 週間など)。

フォームの入力が完了したら、[送信] をクリックします。タスクに完了マークが付けられ、新しいタスクがそのタスクの担当ユーザーに割り当てられて、タスク通知が送信されます。

入力された新しい情報は、新しいタスク通知 (次の図の番号 1) の委任者を示すテキストに表示されます。

再割り当てされたタスクのタスク通知

また、次に示すように、これらのすべての変更は追跡され、[ワークフローの状態] ページの [タスク] セクションと [履歴] セクションに表示されます。

再割り当てされたタスクのワークフローの状態ページのタスク領域と履歴領域

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10. 外部からの参加者の代わりにタスクを実行する (オプション)

SharePoint 組織のメンバー以外の参加者を含めるには、特別なプロセスがあります。このプロセスでは、サイト メンバーが外部からの参加者の代理人となります。

  1. 外部からの参加者の電子メールアドレスを、関連付けフォームの 2 ページ目にある適切な [割り当て先] ステージに含めます。

  2. このワークフローでは、外部からの参加者のタスクが、ワークフローを開始したサイト メンバー (ワークフローが自動的に開始された場合はワークフローを最初に追加したメンバー) に割り当てられます。タスクが実際に割り当てられたユーザーが、外部からの参加者の代理人となります。

  3. このサイト メンバーは、外部からの参加者がレビューに使うアイテムのコピーを送信するようにとの指示が記載されたタスク通知を受け取ります (一方、外部からの参加者はタスク通知のコピーを受け取ります。これらのコピーには、便利な通知または注意として機能するものがあります)。

  4. タスクが実際に割り当てられたサイト メンバーは、アイテムのコピーを外部からの参加者に送信します。

  5. 外部からの参加者はアイテムをレビューして、返信をサイト メンバーに送信します。

  6. 外部からの参加者の返信が届いたら、サイト メンバーが、外部からの参加者の代わりに SharePoint でタスクを実行します。

次に、プロセスの図を示します。

外部からの参加者を含めるためのプロセス フロー チャート

実行中のワークフローの監視、調整、または終了を集中管理できるのは、ワークフローのインスタンスの [ワークフローの状態] ページです。

最初に、このページを表示する方法を説明し、次に、このページにあるオプションと情報の使い方について説明します。最後に、監視に関する追加情報を得られる他の 2 つのページについて説明します。

このセグメントのセクション

  1. [ワークフローの状態] ページを表示する

  2. [ワークフローの状態] ページを使ってワークフローの進捗状況を監視する

  3. アクティブなタスク (既に割り当てられたタスク) を変更する

  4. 将来のタスク (まだ割り当てられていないタスク) を変更する

  5. このワークフローの実行を取り消すまたは終了する

  6. アイテムで実行中のワークフローを確認する

  7. サイト コレクション全体のワークフローを監視する

1. [ワークフローの状態] ページにアクセスします。

アイテムが置かれているリストまたはライブラリで、目的のアイテムとワークフローの [進行中] リンクをクリックします。

この例では、アイテムは "基調講演の下書き" という名前のドキュメントで、ワークフローは "承認 3" です。

ワークフローの状態リンクをクリックする

[ワークフローの状態] ページが開きます。

注: 

  • リストまたはライブラリに多くのアイテムが含まれている場合は、並べ替え機能やフィルタリング機能を使って、目的のアイテムをすばやく見つけることができます。同じような並べ替えやフィルター処理を繰り返し実行している場合は、特定の調整を自動化するカスタム ビューを作成すると便利です。

  • [ワークフローの状態] ページを表示するには、関心がある特定のインスタンスの "開始されました" 電子メール通知の [このワークフローの状態の表示] リンク、または "完了しました" 電子メール通知の [ワークフローの履歴の表示] リンクをクリックすることもできます。

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2. ワークフローの進捗状況を監視するワークフローの状態] ページを使う

[ワークフローの状態] ページでは、各セクションの図の下に、監視に関する質問とその回答が表示されます。

[ワークフロー情報] セクション

[ワークフローの状態] ページの [ワークフロー情報] セクション

質問:

  • ワークフローのこのインスタンスを開始したのはだれですか。

  • このインスタンスはいつ開始されましたか。

  • このインスタンスで最後のアクションはいつ実行されましたか。

  • このインスタンスはどのアイテムに対して実行されていますか。

  • このインスタンスの現在の状態は何ですか。

[タスク] セクション

ワークフローの状態ページのタスク領域

質問:

  • 既に作成されて割り当てられたタスクはどれですか。また現在の状態は何ですか。

  • 既に完了したタスクはどれですか。またその各タスクの結果は何ですか。

  • 既に作成されて割り当てられた各タスクの期限はいつですか

削除されたタスクとまだ割り当てられていないタスクは、このセクションには表示されません

[ワークフローの履歴] セクション

[ワークフローの状態] ページの [ワークフロー履歴] セクション

質問:

  • ワークフローのこのインスタンスで、既に発生したイベントは何ですか。

  • 期限の過ぎたタスクと期限の過ぎたタスク通知はこの領域に表示されないことにご注意ください。

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3. アクティブなタスク (既に割り当てられているタスク) を変更します。

既に割り当てられているがまだ完了していないタスクを変更する方法は 2 つあります。

  • 単一のアクティブなタスクを変更する

  • すべてのアクティブなタスクを変更する

単一のアクティブなタスクを変更する

権限    自分自身ではなく他のユーザーに割り当てられている単一のタスクに変更を加えるには、リストの管理権限が必要です (既定では、所有者グループにはリストの管理権限が割り当てられていますが、メンバー グループと閲覧者グループには割り当てられていません。そのため、たとえばワークフローを開始できるが他の参加者のタスクに変更を加えることができない権限を持つこともできます)。

必要な権限を持っている場合

  1. [タスク] リストでタスクのタイトルをクリックします。
    リストにあるタスクのタイトルをクリックする

  2. タスク フォームを使用して、タスクを実行、削除、または再割り当てします。

タスク フォームを使用する手順について詳しくは、この記事の実行セグメントをご覧ください。

すべてのアクティブなタスクを変更する

権限    次の図に示されている 4 つのコマンド リンクすべては、リストの管理権限を持つユーザーの [ワークフローの状態] ページに表示されます。最初の 3 つのリンクは、ワークフロー インスタンスを開始したユーザーのページに表示されますが、[このワークフローを終了します] リンクは、そのユーザーがリストの管理権限を持っていない限り表示されません。(既定では、所有者グループにはリストの管理権限が割り当てられていますが、メンバー グループと閲覧者グループには割り当てられていません)。

  1. [ワークフロー ビジュアライゼーション] のすぐ下にある領域で、[承認のアクティブなタスクを更新する] リンクをクリックします。

  2. 開いたフォームに変更を加え、[OK] をクリックします。

    • この実行で、タスクが現在割り当てられているユーザーに変更を反映したメッセージが送信されます。

    • 既に完了または削除されたタスクとまだ割り当てられていないタスクは、このフォームに加えた変更の影響を受けません

    • まだ割り当てられていないタスクに変更を加える場合は、次のセクション「将来のタスクを変更する」をご覧ください。

アクティブなタスクのフォームを変更する

吹き出し番号 1

タスクごとの期間、期間の単位

  • 既存の期限を残すには    [タスクごとの期間] を空のままにし、[期間の単位] は変更しません。

  • 期限を削除して期限がない状態にするには    [タスクごとの期間] に数値 0 を入力します。

  • タスクの期間を拡張することによって、期限を移動するには    両方の期間フィールドを使って、拡張する期間の数値と単位の種類を指定します。

吹き出し番号 2

要求

  • 要求テキストを変更する    テキスト ボックス内のテキストに必要な変更を加えます。

  1. フォームのすべてのフィールドが意図したとおりになったら、[OK] をクリックします。

現在のインスタンスのアクティブなタスクすべてが更新されます。

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4. 将来のタスク (まだ割り当てられていないタスク) を変更します。

権限    次の図に示されている 4 つのコマンド リンクすべては、リストの管理権限を持つユーザーの [ワークフローの状態] ページに表示されます。最初の 3 つのリンクは、ワークフロー インスタンスを開始したユーザーのページに表示されますが、[このワークフローを終了する] リンクは、そのユーザーがリストの管理権限を持っていない限り表示されません。(既定では、所有者グループにはリストの管理権限が割り当てられていますが、メンバー グループと閲覧者グループには割り当てられていません)。

  1. [ワークフローの状態] ページで、[ワークフロー ビジュアライゼーション] のすぐ下の領域にある、[承認の承認者を追加または更新する] リンクをクリックします。

  2. 開き、フォームに変更を行い、[更新] をクリックします。

    注:  既に作成され割り当てられているタスクは、このフォームに加えた変更の影響を受けません

今後のタスクのフォームを変更する

吹き出し番号 1

参加者、順序、グループの展開

  • 追加または削除参加者、またはタスクの順序を変更するのには   追加、削除、または [参加者] フィールドに参加者の名前またはアドレスの順序を変更します。

  • ステージ全体を削除するのには   内のクリックして、割り当て先フィールド段階では、キーを押しますCtrl + Del.

注: グループの展開]チェック ボックスを使用すると、グループ全体に 1 つだけのタスクまたはメンバーごとにタスク一覧の配布グループを割り当てる必要があるかどうかを指定します。

これらのフィールドを使用する方法について詳しくは、この記事の計画セグメントと、該当する追加セグメント (リスト/ライブラリまたはサイト コレクション) をご覧ください。

吹き出し番号 2

要求

  • 要求テキストを変更する    テキスト ボックス内のテキストに必要な変更を加えます。

吹き出し番号 3

すべてのタスクの期限、タスクごとの期間、期間の単位

  • カレンダーで指定された期限を変更または削除するには    既存の日付を削除して、新しい日付を入力します。または、特定の期限を完全に削除する場合はフィールドを空のままにします (このフィールドにゼロを入力しないでください。 このフィールドには、カレンダーの日付値を入力するか、空のままにする必要があります)。

  • 既存の期間を残すには    [タスクごとの期間] を空のままにし、[期間の単位] は変更しません。

  • 期間を削除して期間がない状態にするには    [タスクごとの期間] に数値 0 を入力します。

  • タスクの期間を拡張するには    両方の期間フィールドを使用して、拡張する期間の数値と単位の種類を指定します。期限と期間を設定する方法について詳しくは、この記事の計画セグメントをご覧ください。

  1. フォームのすべてのフィールドが意図したとおりになったら、[OK] をクリックします。

現在のインスタンスにある将来のタスクすべてに変更が反映されます。

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5. 取り消すまたはこのワークフローの実行を終了します。

ワークフロー インスタンスの完了前に実行中のワークフロー インスタンスを終了する方法は 2 つあります。

  • ワークフローを取り消す    すべてのタスクは取り消されますが、[ワークフローの状態] ページの [タスク] 領域に保持されます。

  • End the workflow (ワークフローを終了する)    すべてのタスクが取り消され、[ワークフローの状態] ページの [タスク] 領域から削除されます (ただし、これらのタスクは、[ワークフロー履歴] 領域には反映されます)。

2 つの方法の手順は次のとおりです。

取り消し (すべてのタスクが取り消されますが、タスク リストと履歴の両方に保存されます)

権限    次の図に示されている 4 つのコマンド リンクすべては、リストの管理権限を持つユーザーの [ワークフローの状態] ページに表示されます。最初の 3 つのリンクは、ワークフロー インスタンスを開始したユーザーのページに表示されますが、[このワークフローを終了します] リンクは、そのユーザーがリストの管理権限を持っていない限り表示されません。(既定では、所有者グループにはリストの管理権限が割り当てられていますが、メンバー グループと閲覧者グループには割り当てられていません)。

ワークフローの現在のインスタンスが不要になった場合は終了させることができます。

  • [ワークフローの状態] ページで、[ワークフロー ビジュアライゼーション] のすぐ下の領域にある、[すべての承認タスクを取り消し] リンクをクリックします。

  • 確認メッセージが表示されたら [はい] をクリックします。

すべてのタスク リンクをキャンセルする

現在のすべてのタスクが取り消され、ワークフローは取り消しの状態で終了します。取り消されたタスクは、まだ [タスク] 領域と [ワークフローの履歴] 領域の両方に表示されます。

終了 (すべてのタスクが [タスク] リストから削除されますが、履歴には残ります)

権限    次の図に示されている 4 つのコマンド リンクすべては、リストの管理権限を持つユーザーの [ワークフローの状態] ページに表示されます。最初の 3 つのリンクは、ワークフロー インスタンスを開始したユーザーのページに表示されますが、[このワークフローを終了します] リンクは、そのユーザーがリストの管理権限を持っていない限り表示されません。(既定では、所有者グループにはリストの管理権限が割り当てられていますが、メンバー グループと閲覧者グループには割り当てられていません)。

エラーが発生した場合や、ワークフローが停止して応答しない場合は、そのワークフローを終了できます。

[ワークフローの状態] ページで、[ワークフロー ビジュアライゼーション] のすぐ下の領域にある、[このワークフローを終了します] をクリックし、確認メッセージが表示されたら [はい] をクリックします。

ワークフローによって作成されたすべてのタスクが取り消され、[ワークフローの状態] ページの [タスク] 領域から削除されます。ただし、これらのタスクは [ワークフローの履歴] 領域には反映されます。ワークフローは [ワークフローが取り消されました] の状態で終了します。

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6. アイテムで実行中のワークフローを確認する

アイテムの [ワークフロー] ページには、そのアイテムで現在実行されているワークフローのリストが表示されます。

  1. アイテムが保存されているリストまたはライブラリに移動します。

  2. アイテムの名前をポイントして、表示される矢印をクリックし、ドロップダウン メニューで [ワークフロー] をクリックします。

  3. [ワークフロー: アイテムの名前] ページの [実行中のワークフロー] に、そのアイテムで現在実行されているインスタンスのリストが表示されます。

注:  1 つのワークフロー バージョンの複数のインスタンスは同じアイテムで同時に実行できないことにご注意ください。たとえば、どちらも承認テンプレートが基になっている 2 つのワークフローが追加されています。1 つの名前は "計画の承認" で、もう 1 つの名前は "予算の承認" です。1 つのアイテムで同時に、"計画の承認" と "予算の承認" のそれぞれのインスタンスは実行できますが、どちらかのワークフローの 2 つのインスタンスは実行できません。

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7. サイト コレクション全体のワークフローを監視する

サイト コレクション管理者は以下をひとめで確認できます。

  • サイト コレクションに現在存在する各ワークフロー テンプレートに基づくワークフローの数。

  • 各ワークフローのテンプレート自体が、サイト コレクションで現在アクティブかアクティブでないか。

  • サイト コレクションで現在実行中の各ワークフロー テンプレートに基づくワークフロー バージョンのインスタンスの数。

この方法を次に説明します。

  1. サイト コレクションのホーム ページを開きます (コレクションのサイトやサブサイトのホーム ページではありません)。

  2. 設定アイコン sharepoint online のパブリック web サイトの設定ボタン をクリックし、[サイトの設定] をクリックします。

  3. [サイトの設定] ページの [サイトの管理] で [ワークフロー] をクリックします。

[ワークフロー] ページが開き、情報が表示されます。

関連情報

このワークフロー バージョンを最初に実行した場合は、この記事の確認セグメントの手順を使用して、インスタンスのイベントを表示し、ワークフローが意図したとおりに機能するかどうかを確認できます。

ワークフロー インスタンスが完了したら、履歴に記録されたイベントを確認できます (任意のインスタンスの記録に、完了後 60 日間アクセスできます)。

重要:  ワークフローの履歴は、非公式な参照のみを目的としています。正式な監査などで法的な証拠として使用することはできません

複数のインスタンスにわたる、ワークフローの全体的なパフォーマンスに関するレポートを実行することもできます。

このセグメントのセクション

  1. 最新のインスタンスのイベントを確認する

  2. 最長 60 日間、インスタンスの履歴にアクセスする

  3. ワークフローのパフォーマンス レポートを作成する

1. 最新のインスタンスのイベントを確認する

アイテムがまだ同じリストまたはライブラリにあり、その後に同じアイテムに対して同じワークフローが実行されていなければ、リストまたはライブラリから最新のインスタンスの履歴にアクセスできます。

任意のアイテムに対して実行されたワークフローの最新のインスタンスの [ワークフローの状態] ページを表示するには、次の操作を行います。

  • アイテムが置かれているリストまたはライブラリで、目的のアイテムおよびワークフローの状態のリンクをクリックします。

この例では、アイテムは "基調講演の下書き" というタイトルのドキュメントで、ワークフローは "新しいドキュメントの承認" です。

ワークフローの状態リンクをクリックする

[ワークフローの状態] ページの一番下の方に、[ワークフローの履歴] セクションがあります。

[ワークフローの状態] ページの [ワークフロー履歴] セクション

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2. 最長 60 日間、インスタンスの履歴にアクセスする

同じアイテムに対して同じワークフローを再び実行したにインスタンスの履歴を確認することもできます。

リストまたはライブラリか、ワークフロー完了通知から、最長 60 日間、履歴を確認できます

リストまたはライブラリから確認する場合

  1. アイテムが保存されているリストまたはライブラリに移動します。

  2. アイテムの名前をポイントして、表示される矢印をクリックし、ドロップダウン メニューで [ワークフロー] をクリックします。

  3. [ワークフロー:アイテム名] ページの [完了したワークフロー名前または状態を確認するワークフロー インスタンスをクリックします。
    アイテムのワークフロー ページの完了ワークフローの一覧
    そのインスタンスのワークフローの状態ページが開きます。

ワークフロー完了通知から確認する場合

  • 確認するインスタンスのワークフロー完了通知を開き、[ワークフローの履歴の表示] リンクをクリックします。

ワークフローの完了通知。履歴リンクが強調されています。
そのインスタンスのワークフローの状態ページが開きます。

すべての完了通知を保持するには、Outlook のルールを作成します。そのルールで、[件名] に "ワークフローが完了しました" というテキストを含むすべての受信メッセージを固有のフォルダーにコピーします (それらの受信メッセージをただ移動するのではなくコピーしてください。そうしないと、それらのメッセージが受信トレイに表示されなくなります)。

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3. ワークフローのパフォーマンス レポートを作成する

特定のワークフロー バージョンの全般的なパフォーマンス (複数のインスタンスにわたる長期的なパフォーマンス) を調べるには、次の 2 つの定義済みレポートのいずれかまたは両方を作成します。

  • アクティビティ継続期間レポート    このレポートは、ワークフローの各アクティビティの平均所要時間や、ワークフロー全体 (ワークフローのインスタンス) の所要時間を調べる場合に使います。

  • 取り消しとエラー レポート    このレポートは、ワークフローの完了前に取り消しやエラーが頻繁に発生していないかどうかを調べる場合に使います。

ワークフローに関連付けられているレポートを作成する

  1. リストまたはライブラリ、そのワークフローの状態] 列では、状態情報のリンクをクリックします。
    ワークフローの状態をクリックする

  2. [ワークフローの状態] ページで、[ワークフローの履歴] の [ワークフロー レポートの表示をクリックします。
    [ワークフローの履歴] セクションの [ワークフロー レポートの表示] リンクをクリックする

  3. レポートを表示するワークフローを見つけて、表示するレポートの名前をクリックします。
    アクティビティ継続期間レポートのリンクをクリックする

  4. [カスタマイズ] ページで、保持するか、位置を変更して、レポートのファイルが作成されず、[ OK] をクリックします。
    ファイルの保存場所を確認して [OK] をクリックする
    レポートが作成され、指定した場所に保存します。

  5. レポートが完了したら、次の図に表示するために表示されるリンクをクリックします。それ以外の場合を終了し、ダイアログ ボックスを閉じるには、 [ok]をクリックします。(後で、レポートを表示する準備ができたら、あります、前の手順で指定した場所にあるします。)
    リンクをクリックしてレポートを表示する

関連情報

ワークフローが目的どおりに機能している場合は、そのワークフローを使い始めることができます。

ワークフローの設定に変更を加える場合は、この記事の変更セグメントをご覧ください。

新しい承認ワークフローの最初のインスタンスを実行し、その結果を確認した後に、ワークフローの設定の変更が必要になる場合があります。

また、ワークフローを使っているうちに、設定をさらに変更する場合もあります。

さらに、ワークフローを (削除せずに) 一時的に無効にしたり、完全に削除したりする必要がある場合もあります。

このセグメントのセクション

  1. ワークフローの永続的な設定を変更する

  2. ワークフローを無効化または削除する

1. ワークフローの永続的な設定を変更する

既存のワークフローの設定に永続的な変更を加えるには、最初にそのワークフローを追加するために使用した関連付けフォームを開いて編集します。

1 つのリストまたはライブラリでのみ実行されるワークフローの場合

  1. ワークフローを実行するリストまたはライブラリを開きます。

  2. リボンのリストまたはライブラリ] タブをクリックします。

    注: タブの名前はリストまたはライブラリのタイプに応じて異なる場合があります。たとえば、予定表リストの場合は、[予定表] タブになります。

  3. [設定] グループで [ワークフロー設定] をクリックします。

  4. [ワークフロー設定] ページの [ワークフロー名 (クリックして設定変更)] で、設定を変更するワークフローの名前をクリックします。

    注:  目的の承認ワークフローが一覧に表示されない場合は、そのワークフローが特定のコンテンツ タイプに関連付けられている可能性があります。この一覧に表示されるワークフローは、この一覧のすぐ下にある [これらのワークフローは、この種類のアイテムで実行するように構成されています] コントロールによって制御されます (図を参照)。このドロップダウン メニューに表示されるコンテンツ タイプを、目的のワークフローが表示されるまで 1 つずつクリックしていきます。目的のワークフローが一覧に表示されたら、その名前をクリックします。

  5. 同じ 2 ページの関連付けフォームの最初にワークフローを追加するために使用された、行い、必要な変更を保存します。

    関連付けフォームのフィールドとコントロールについて詳しくは、この記事の計画セグメントと、該当する追加セグメント (リスト/ライブラリまたはサイト コレクション) をご覧ください。

サイト コレクションのすべてのリストとライブラリで実行されるワークフローの場合

  1. サイト コレクションのホーム ページを開きます (コレクションのサイトやサブサイトのホーム ページではありません)。

  2. 設定アイコン sharepoint online のパブリック web サイトの設定ボタン をクリックし、[サイトの設定] をクリックします。

  3. [サイトの設定] ページで、[Web デザイナー ギャラリー] の [サイト コンテンツ タイプ] をクリックします。

  4. [サイト コンテンツ タイプ] ページで、ワークフローを実行するサイト コンテンツ タイプの名前をクリックします。
    ドキュメント コンテンツ タイプ。タイプが強調されています。

  5. [,設定] で、選択したコンテンツ タイプのページには、[ワークフロー設定] をクリックします。
    [設定] セクションの [ワークフロー設定]

  6. [ワークフロー設定] ページで、[ワークフロー名 (クリックして設定変更)] の設定を変更するワークフローの名前をクリックします。
    ワークフロー設定を変更するためのリンク

  7. 同じ 2 ページの関連付けフォームの最初にワークフローを追加するために使用された、行い、必要な変更を保存します。

    関連付けフォームのフィールドとコントロールについて詳しくは、この記事の計画セグメントと、該当する追加セグメント (リスト/ライブラリまたはサイト コレクション) をご覧ください。

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2. ワークフローを無効化または削除する

1 つのリストまたはライブラリでのみ実行されるワークフローの場合

  1. ワークフローを実行するリストまたはライブラリを開きます。

  2. リボンのリストまたはライブラリ] タブをクリックします。

    注: タブの名前はリストまたはライブラリのタイプに応じて異なる場合があります。たとえば、予定表リストの場合は、[予定表] タブになります。

  3. [設定] グループで [ワークフロー設定] をクリックします。

  4. [ワークフロー設定] ページで、[ワークフローの削除、ブロック、または復元] リンクをクリックします。

  5. [ワークフローの削除] ページでフォームを使用して、無効にする、再び有効にする、またはワークフローを削除します。
    ワークフローの削除ページのフォーム

このフォームには次の 5 つの列があります。

  • ワークフロー    ワークフローの名前。

  • インスタンス    現在アイテムで実行されているワークフローのインスタンスの数。

  • 許可    ワークフローを有効にするオプション。ワークフローは通常どおりに動作し続けます。

  • 新しいインスタンスの開始を許可しない    新しいインスタンスを実行できないようにしてワークフローを無効にするオプション。現在実行されているインスタンスは完了するまで続行できます (この操作は元に戻すことができます。後でワークフローを再び有効にするには、このページに戻って [許可] を選びます)。

  • 削除    リストまたはライブラリからワークフローを完全に削除するオプション。実行中のすべてのインスタンスが直ちに中止されて、そのワークフローの列がリストやライブラリのページに表示されなくなります (この操作は元に戻すことができません)。

サイト コレクションのすべてのリストとライブラリで実行されるワークフローの場合

  1. サイト コレクションのホーム ページを開きます (コレクションのサイトやサブサイトのホーム ページではありません)。

  2. 設定アイコン sharepoint online のパブリック web サイトの設定ボタン をクリックし、[サイトの設定] をクリックします。

  3. [サイトの設定] ページで、[ギャラリー] の [サイト コンテンツ タイプ] をクリックします。

  4. [サイト コンテンツ タイプ] ページで、ワークフローを実行するサイト コンテンツ タイプの名前をクリックします
    ドキュメント コンテンツ タイプ。タイプが強調されています。

  5. [設定] で、選択したコンテンツ タイプのページで[ワークフロー設定] をクリックします。
    [設定] セクションの [ワークフロー設定]

  6. [ワークフロー設定] ページで、[ワークフローの削除、ブロック、または復元] リンクをクリックします。

  7. [ワークフローの削除] ページでフォームを使用して、無効にする、再び有効にする、またはワークフローを削除します。
    ワークフローの削除ページのフォーム

このフォームには次の 5 つの列があります。

  • ワークフロー    ワークフローの名前。

  • インスタンス    現在アイテムで実行されているワークフローのインスタンスの数。

  • 許可    ワークフローを有効にするオプション。ワークフローは通常どおりに動作し続けます。

  • 新しいインスタンスの開始を許可しない    新しいインスタンスを実行できないようにしてワークフローを無効にするオプション。現在実行されているインスタンスは完了するまで続行できます (この操作は元に戻すことができます。後でワークフローを再び有効にするには、このページに戻って [許可] を選びます)。

  • 削除    サイト コレクションからワークフローを完全に削除するオプション。実行中のすべてのインスタンスが直ちに中止されて、そのワークフローの列がリストやライブラリのページに表示されなくなります (この操作は元に戻すことができません)。

関連情報

変更を加えた場合は、ワークフローのテスト インスタンスを実行して、変更内容が反映されているかどうかを確認します。

さらなるカスタマイズ

SharePoint 製品に含まれているワークフローは、この他にもさまざまな方法でカスタマイズできます。

カスタム ワークフローを一から作成することもできます。

次のいずれかまたはすべてのプログラムを使用できます。

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    ワークフローのフォーム、アクション、動作をカスタマイズします。

  • Microsoft Visual Studio    独自のワークフロー アクションを作成します。

詳しくは、Microsoft Software Developer Network (MSDN) のヘルプをご覧ください。

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