手順 2: タイムシートを提出する

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基本を理解する タイムシートを提出する 進捗状況

タイムシートは、Project Online でチーム メンバーとして作業する場合の中心となる機能です。

タイムシートはどのように入力するのか?

  1. サイド リンク バーの [タイムシート] をクリックします。

    サイド リンク バーの [タイムシート]

    タイムシート ビューは、中心の分割線を境に 2 つの部分で構成されています。

    メイン表示領域

    左側にはタスクの一覧と病欠や休暇などの情報が表示されています。

    右側には、その日作業に費やした実際の時間を入力します。

    ヒント: 

    • 中心の分割線をスライドさせると、それぞれの表示領域が広くなります。

    • タイムシートを 2 つに分ける分割線

  2. タイムシート ビューが表示されたら、できることはいくつかあります。

  3. タイムシートでの作業報告、またはタスクの状況報告を行ったら、次の手順として、その情報を上司に提出して承認を得ます。

    リボンの [タイムシート] タブをクリックします。

    [タイムシート] タブ

  4. [送信]、[最終版のタイムシートを提出する] の順にクリックします。

    最終版のタイムシートを提出する

    ヒント:  [最終版のタイムシートを提出する] を選ぶと、タイムシートはロックされ、編集できなくなります。 最終版を提出する準備ができていない場合は、[すべてのタスクの進行状況を送信する] または [選択したタスクの進行状況を送信する] をクリックします。

タイムシートはなぜ重要か?

タイムシートを進んで入力したいと思う人はいないでしょう。 一度にたくさんの種類の仕事をしていれば、それぞれの仕事に 1 日のうちどれだけ時間をかけたかなどすぐにはわかりません。 また、決められた時間、きちんと働くことさえ難しいこともあります。 もしかすると、もう少し働いた方がよいのでは、とか、働きすぎなのではなどと感じたことはありませんか? いずれにしろ、労働時間はあまり触れてほしい話題ではないかもしれません。

ではプロジェクトの管理という点ではどうでしょう。実はこうした "労働モラル" は、重要であることには変わりありませんが、優先順位が下がるのです。 大事なことは、正しいことを限られた予算内で期日までに終わらせることです。つまり、オーバーワークを出さず、予算の範囲で仕事を終わらせるだけの人材を確保することが重要なのです。

プロジェクト マネージャーは、タイムシートのデータを参考にして、将来のプロジェクトで同様の作業が発生した場合にどれくらいの人数が必要かを判断します。 タイムシートのデータは、ある役割に対して適切な人数が割り当てられるよう人事部門が参考にする場合もあります。 また、支払いが時間給であれば、タイムシートはそのまま収入につながります。 ただし、タイムシートはデータがすべてというわけではなく、組織にとっては適切な将来設計や効率の向上などより大局的なメリットがあるということを覚えておいてください。

また、 残業にならないように仕事を時間内に終わらせようとすれば、 こうした適切な人員計画や効率化によるメリットを実感できるはずです。プロジェクト マネージャーは、ものごとの終了までにかかる時間や、あるタスクで実際に必要な人数について現実的な予測を立てることができます。そうなれば、週末に仕事を持ち越すこともなくなるでしょう。

Project Online でタイムシートはどのように管理されるか?

タイムシートの期間は、皆さんが知らないうちに組織の管理者が設定してくれています。 たとえば、週ごとに独立したタイムシートを使用するなどのやり方があります。

タイムシート

プロジェクト マネージャーが作業を割り当てると、その作業はプロジェクト計画でスケジュールされた期間中タイムシートに表示されます。

タスクに割り当て済み

タイムシートの期間中に各作業に費やした実際の時間を入力して提出します。

タイムシートに時間を追加する

Project Online のユーザーには、それぞれタイムシート マネージャーが割り当てられています (複数割り当てられている場合もあります)。 タイムシート マネージャーはプロジェクト マネージャーの場合もありますし、組織全体の人事を担当するリソース マネージャーの場合もあります。

提出したタイムシートはタイムシート マネージャーが受け取り、内容をチェックします。 何も問題がなければ、タイムシートは承認されます。 要求と異なるようであれば、タイムシート マネージャーはタイムシートを却下する場合があります。その場合は却下理由のコメントを付けて返します。

タイムシートを承認または却下する

タイムシートが承認されると、提出した時間が作業の総作業量に反映され、残りの作業量が減らされます。 このことは、プロジェクト計画全体に記録されます。そのため、プロジェクト マネージャーは、プロジェクトが計画どおり進んでいるかどうかを正確に説明することができます。

次のステップ

次は、「手順 3:進捗状況を更新する」について説明します。

基本を理解する タイムシートを提出する 進捗状況

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