戦略ドライバーによりプロジェクトを調整する: ホワイト ペーパー

このホワイト ペーパーは、「最前線の現場から」コレクションの一部です。 ポートフォリオ管理で戦略的ドライバーを使用して、重要なプロジェクト判断を行うための標準的な手法を効率的に作成する方法について説明します。

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戦略ドライバーによりプロジェクトを調整する

プロジェクトでの作業で、開始時はうまくいっていたのに、時間が経つにつれて、エグゼクティブ後援者の関与が消極的になってしまったことはありませんか。 重要なエグゼクティブに注目してもらえず、プロジェクトの方向性が失われてしまったときは、中止した方がよいといえます。

エグゼクティブの関与が弱まる責任がプロジェクト チームにあることはまれで、一般的には方向性の変化によるものです。 優先順位の変化であるともいえます。 プロジェクトは、範囲や優先順位を変更し、場合によっては中止せざるをえないことがあります。 このような決断は感情的要素が入るものです。

感情的要素を減らす優れた方法は、重要なプロジェクト判断の際に、標準的な手法で正面から取り組むことです。

その手法とは、ポートフォリオ管理のことです。 十分な情報を得たうえでの決定をする手法とは、プロジェクトを組織の戦略目標に合わせて調整することです。 Microsoft Project Server 2010 は、ビジネス戦略を含め、あらゆる種類の基準に基づいて、リアルタイムの意思決定を可能にする非常に強力な機能を持っています。

この記事の内容

この記事では、主に、測定可能な戦略ドライバーを定義する方法について説明します。戦略ドライバーがあれば、エグゼクティブは適切なプロジェクトを選ぶことができます。 戦略ドライバーの定義の前に、まずポートフォリオ管理の概要と、Project Server がプロセスを自動化する方法の基本について説明します。

ポートフォリオ管理とは

この記事の目的に沿って、すっきりとした定義をしましょう。

  • ポートフォリオ管理   とは、一定の形式のプロセスに従い、ビジネス戦略に基づいて、適切なプロジェクトで優先順位を設定、選択、合意することを意味します。

  • プロジェクト管理   とは、これらのプロジェクトを首尾よく納品できるチームを持つことを意味します。

人生における教訓

この業界に入ったとき、私はポートフォリオ管理については知り尽くしたと考えていました。 私はすべてのプロジェクトのリストを作成して、上司に提出し、1~5 の重要度で優先順位を設定して、その後、顧客と一緒にそのリストを確認しました。

このしゃれたシステムは失敗で、痛い目を見ることになりました。すべてが優先事項になってしまい、同じか、より高い優先順位のプロジェクトばかりになっても、率直に言えばだれも気にかけませんでした。プロジェクトが納品さえされればよかったのです。 ここから得られた教訓はなんでしょうか。 以下にいくつかの点を挙げます。

  1. 優先順位ランク付けは機能しない   : なぜプロジェクトを 1~5 または 1~10 のような方法で評価するのでしょうか。 このような数字は主観的すぎます。 仮に "1" が "最優先事項" を意味するとしても、この判断を裏付けるには、さらに詳細な情報が必要です。

  2. ポートフォリオを所有するのはエグゼクティブ   : 複数のエグゼクティブは、どのプロジェクトに資金を供給するかを連携して決定し、決定に合意して、保証する必要があります。 私の場合は、自分でオーナーシップを取り、プロジェクトをランク付けして、その後に確認を求めてしまいました。 本来、プロジェクトに関与し、 優先順位を付け、重複を解決すべき人は、実際には、互いに相談したりしてくれません。 私は彼らの代わりに "文書業務を代行する" のではなく、このような作業を促進すべきだったのです。

  3. 顧問としてふるまう   : 特定のプロジェクトがなぜ特定の優先順位を持っているか、多くの点から質問をしましょう。 だれも互いに異議を唱えず、全員のプロジェクトがリストに含まれてしまうと、問題が発生し、納品に必要なリソースが確実に不足します。

  4. ポートフォリオは生きている   : "生きている" といっても、メアリー シェリーのフランケンシュタインの怪物の話ではありませんが。優先順位というものは変更されるものです。 優先順位は、新しい経営陣、市場の変遷、その他のさまざまな理由により変化します。 継続的に調整がされるように、形式に基づくポートフォリオ レビューを数か月おきに行う必要があります。

  5. プロジェクトは中止した方がよいこともある   : 場合によってプロジェクトを中止した方がよいと決定することは、まったく正常なことです。 中止の決断をした後は、安易に方針を変えず、全員に努力を感謝してから、先に進みましょう。 「私のプロジェクトはお粗末で、だれも作業したがらず、スポンサーからもほったらかしにされています。でも、私はこの役立たずのプロジェクトにずっと時間を費やしていたいんです」そのようなことを言う人にはいまだかつて会ったことがありません。プロジェクトの中止が、確かな過程とバランスの取れた意思決定に基づいたものなら、従業員は自分のした仕事に満足できるはずです。

ポートフォリオのプロセス

ここで注目すべきことは、ポートフォリオに優先順位を設定することと、戦略ドライバーを使用することです。その前に、一般的なポートフォリオのプロセスの概要を見てみましょう。

以下の例では、提案されたプロジェクトの作成から始めます (この時点では単なるプレースホルダーなので、"プロジェクト スタブ" と呼ぶべきでしょう)。 これらの提案されたプロジェクトを入力した後で、専門家のチームに各プロジェクトのビジネス ケースを説明するように依頼します。

提案されたプロジェクトが作成された後、次の手順は、エグゼクティブ チームが、受け取ったデータに基づいて適切なプロジェクトを選ぶことができるように、ビジネス戦略に合わせてプロジェクトを調整することです。 プロジェクトを選んだ後で、プロジェクト マネージャーが参加し、定義されたチームと共に納品を開始します。

実行内容

使用するもの

提案されたプロジェクトの作成

リスク、戦略的調整、リソース需要、利点、その他の関連するデータ

適切なプロジェクトの選択

エグゼクティブ主導のポートフォリオ分析

プロジェクトの計画と管理

選んだプロジェクト

戦略ドライバーの定義

Microsoft Project Server では、さまざまな基準に基づいて、プロジェクトに優先順位を設定できます。 単純な数値方式から始め、後で、より高度で付加価値のある手法である、戦略ドライバーに基づく最適化に進むことができます。 この記事で重点を置いているのは後者です。

戦略ドライバーは、上級エグゼクティブが設定する、数少ない重要な目的の 1 つです。 これらのドライバーは慎重に作成し、以下の条件を満たす必要があります。

  1. だれでも簡単に読め、理解できる。

  2. 測定可能である。

  3. 明確に価値を計測できるほど十分に具体的であるか。

いくつか例を見せてくれませんか?

わかりました。 格安航空会社で働いているとしましょう。 エグゼクティブ チームは、すべての主な航空会社が合併していること、預かり荷物の料金が増加していること、カスタマー サービスの問題点が増加していることを認識しています。 優れたエグゼクティブは、企業を成長させ、欲求不満の顧客をすくい上げる機会があることを理解し、 以下のようなポイントを含む複数年にわたる計画を立てます。

  • 収益を 25% 増加させる

  • 業界で最良のカスタマー サービスを実施する企業として認知される

  • 保有機体を 50 機追加する

  • FAA (アメリカ連邦航空局) の新規定を採用するリーダー企業とみなされる

これはすばらしいです。 このエグゼクティブは、目的を明確かつ簡潔に述べています。 しかし、これで方向性が明確になり、ポートフォリオ分析を始める目的で戦略ドライバーのリストができたといえるでしょうか。 おそらく、そうではないでしょう。

多くの企業が、戦略ドライバーの定義でよくやる誤りとして、このリストを戦略ドライバーとして使用することが挙げられます。 なぜこれでは不十分なのかと思われるかもしれません。 その理由を説明しましょう。

これらの箇条書きは、言うなれば "高度 30,000 フィートのレベル" で、あいまい過ぎます。 ドライバーとしては、5~8 が必要です。 ドライバーの数が少ないと、すべての優先順位が似通ったものになります。 ドライバーが 8 以上になると多すぎで、さまざまなプロジェクト間での違いが見えにくくなります。

これらの 30,000 フィートの箇条書きを、どうすると、15,000 フィート レベルの一連の明確なドライバーにできるかを見てみましょう。

手順 1: 会議を開く

このエグゼクティブは、いくつかの特定の目標を念頭に置いて 5 年計画を指定しています。 一連の戦略ドライバーを定義し、これらの目標にプロジェクトをすばやく合わせて調整する必要があります。 何度か会議を開催して、これらのドライバーを決定します。 会議に参加するのは、エグゼクティブ本人でも、結果の推奨事項をエグゼクティブに報告するグループでもかまいませんが、会議は行う必要があります。

この会議では、各目的を満たす、吟味されたドライバーを生み出す必要があります。

ビジネス目標

戦略ドライバー

収益を 25% 増加させる

新しいプレミアム製品を導入する

エネルギー効率を向上する

業界で最良のカスタマー サービスを実施する企業として認知される

電話対応待ち時間の削減

先制的なサービス プログラム

保有機体を 50 機追加する

家族向け旅行目的地への進出

短距離のビジネス旅行目的地を拡大する

FAA (アメリカ連邦航空局) の新規定を採用するリーダー企業とみなされる

保有機体と部品を標準化する

手順 2: "強制割り込み" について認識する

ここまでで、FAA 規定についてあまり深入りしませんでした。 現在、FAA 規定に基づく機体の改修が遅れている多くの航空会社は、改修する機体の種類が多いことや、特別な部品の購入が必要であることを、遅れの原因として挙げています。 保有機体すべてが同じか似た機種やモデルの航空会社では、記録的な速さで改修を完了しています。 ここで例としている架空の航空会社は、これから新しい保有機体群を作り上げ、業界リーダーとみなされることを目指していることから、標準化が必要であると決定しました。

ご存じのとおり、FAA (アメリカ連邦航空局) は、行政機関です。 FAA が航空会社にシートベルトを交換するように命令した場合、航空会社は従う必要があります。 シートベルト交換プロジェクトは "強制割り込み" となります。つまり、その他のプロジェクトがあっても、こちらを優先する必要があります。

この航空会社には、行う必要があるプロジェクトの種類が他にもあります。 たとえば、Web サイトで使用する技術の変化に遅れないように、新しいコンピューターやソフトウェアにアップグレードする必要があるかもしれません。

ランク付けとは独立して、実行する必要があるプロジェクトには、2 つの種類があります。

強制割り込み

規制およびコンプライアンス

税法や業界固有の法律の変更のような規制上の プロジェクト

企業として法的コンプライアンスを遵守する目的で、実施する必要があるプロジェクト

維持

企業を維持する目的で、実施する必要があるプロジェクト

建物の保守

機体の保守または交換

IT システムの更新または交換

これらのプロジェクトが "強制割り込み" であっても、これらをすぐに行う必要があるという意味ではないことに注意してください。 プロジェクトが後日に延期できるか、または他の同種のプロジェクトで対応できる場合、常に検討できる選択肢があります。

FAA が旧式のシートベルトを 3 月末までに交換するよう指定した場合、強制割り込みとなり、その実施用にリソースを割り当てる必要があります。 一方で、新入社員を受け入れられるように企業のオフィスを拡大する必要があっても、オフィスを相部屋にすることで 1 年待つことができる場合は、そのようにする必要があります。

この手順のまとめとして、行わなくてはならないプロジェクトというものが常にあることを認識してください。 そのようなプロジェクトは、適切に分類する必要があり、予算、リソース需要、開始日が常に変更される可能性があることに留意してください。

手順 3: ドライバーに重み付けをする

手順 1 では、戦略ドライバーを決定して、エグゼクティブに同意か反対かを確認しました。 ここでは、以下がドライバーであると全員が同意したことにしましょう。

ビジネス目標

戦略ドライバー

収益を 25% 増加させる

新しいプレミアム製品を導入する

エネルギー効率を向上する

業界で最良のカスタマー サービスを実施する企業として認知される

電話対応待ち時間の削減

先制的なサービス プログラム

保有機体を 50 機追加する

家族向け旅行目的地への進出

短距離のビジネス旅行目的地を拡大する

FAA (アメリカ連邦航空局) の新規定を採用するリーダー企業とみなされる

保有機体と部品を標準化する

現時点では、おそらく全員が自分の判断に非常に満足しており、意見の相違はほとんどないはずです。 「ドライバーは測定可能である必要がある」と前述したことを覚えていますでしょうか。 手順 3 では、ドライバーを測定します。 この時点で、参加者は、自分のプロジェクトが適切に調整されていないことにより、選択されない可能性があることを悟り始めます。 参加者からは、抵抗となんらかの "政治活動" があるでしょう。 これは正常な過程ですが、切り抜けるのは簡単ではなく、こらえどころです。

Microsoft Project Server には、戦略ドライバーを作成して、重み付けする機能があります。 これから説明することは、すべて、このツールで直接行うことができます。 実際、私の顧客の多くは、自分の判断の影響を確認できるように、ツールにリアルタイムで情報を入力するでしょう。

では、始めましょう。 ドライバーに重み付けをするには、2 つの方法があります。 1 つの方法は、以下のように、合計で 100% となるように、単純に手作業でドライバーに重み付けをすることです。

戦略ドライバー

戦略ドライバーの重み付け

新しいプレミアム製品を導入する

エネルギー効率を向上する

15%

40%

電話対応待ち時間の削減

先制的なサービス プログラム

5%

10%

家族向け旅行目的地への進出

短距離のビジネス旅行目的地を拡大する

10%

5%

保有機体と部品を標準化する

15%

重み付けの合計

100%

Project Server がサポートする別の重み付け方式は、分析的階層プロセス (略して AHP) と呼ばれます。 これは、重み付け用の非常に高機能なツールで、すべてのエグゼクティブに、 各ドライバーを他のドライバーと比較することを求め、次に Project Server がその回答に基づいて割合を計算します。 以下が、プロセスが機能する方法です。

各ドライバーについて、それが他より重要かをエグゼクティブにたずねます。 以下が簡単な例です。

ドライバー

以下のドライバーと比較して重要が高いか低いか

決定

新しいプレミアム製品を導入する

エネルギー効率を向上する

重要度はより高い

新しいプレミアム製品を導入する

電話対応待ち時間の削減

重要度はより低い

すべてのドライバーは、他のすべてのドライバーに対して重み付けされます。

この作業のポイントは、各ドライバーが、その他のドライバーの長所と比較してどれくらい重要かを、エグゼクティブに考えてもらうことです。 この作業後に、Project Server が出す一連の重み付けの結果を見て、関係者は驚くかもしれません。 この時点で、「これは全員の同意なので、これでやりましょう」と言うこともできますし、重み付けを、もう一度調整することもできます。 ツールが出した結果は実際の対話に基づくものなので、推奨のベスト プラクティスは、その結果に従うことです。 これらの数字がどこに由来するものか理解できるように、フォローアップ ドキュメントを作成し、確実に連絡をするようにしてください。

手順 4: ドライバーに計測を追加する

これまでのところ、この作業は、適切なプロジェクトに資金を供給して、範囲を指定できるように、何が重要かについてエグゼクティブの足並みを揃えることでした。 次に、プロジェクト チームも使用できるものが必要です。

手順 3 を完了した後で、以下のドライバーと重み付けができたとします。

戦略ドライバー

戦略ドライバーの重み付け

新しいプレミアム製品を導入する

エネルギー効率を向上する

40%

15%

電話対応待ち時間の削減

先制的なサービス プログラム

10%

5%

家族向け旅行目的地への進出

短距離のビジネス旅行目的地を拡大する

10%

5%

保有機体と部品を標準化する

15%

重み付けの合計

100%

この時点で、すべての提案されたプロジェクトと実働のプロジェクトを、これらのドライバーに合わせて調整するようにプロジェクト チームに依頼できます。 問題は、これらのプロジェクトが適切に調整されたかを測定する方法です。 たとえば、すべてのプロジェクトが "新しいプレミアム製品を導入する" に合わせて調整された場合は、どれを選ぶべきでしょうか。

Microsoft Project Server では、プロジェクトが特定の戦略ドライバーに対して適切に調整されているかの測定を定義できます。 エグゼクティブの仕事はまだ終わっていません。 エグゼクティブには、ツールで適切な計測ができるよう依頼する必要があります。 これは、以下のような、プロジェクト チームが選べるいくつかの選択をセットアップすることによって行います。

戦略ドライバー

重み付け

位置揃え

新しいプレミアム製品を導入する

40%

最大: 収益が 2,500 万ドル以上増加

ある程度: 収益が 1,000 万ドル以下で増加

部分的: プレミアム製品プロジェクトのみに良い影響

なし: 影響なし

エネルギー効率を向上する

15%

最大: 革新的技術

ある程度: 燃料価格を 1 ガロンあたり x% 節約

部分的: 機体重量を x% 軽量化

なし: 影響なし

電話対応待ち時間の削減

10%

以下も同様

先制的なサービス プログラム

5%

以下も同様

家族向け旅行目的地への進出

10%

以下も同様

短距離のビジネス旅行目的地を拡大する

5%

以下も同様

保有機体と部品を標準化する

15%

以下も同様

上記のように、ドライバーに合わせてプロジェクトを調整したときに、エグゼクティブが予測できるものを明確化する計測を設定しました。 実際には、各ドライバーには 3 より多くの測定可能な入力項目を関連付けられますが、ここでは単純化しています。

手順 5: 戦略ドライバーでプロジェクトを調整する

この手順は、本記事の最初に設定した最終的な目標のまとめですが、最後の手順ではありません。 「おわりに」のセクションで、追加の情報を説明します。

これまでのところ、管理しやすい一連の戦略ドライバーを定義する目的で、エグゼクティブとやり取りしてきました。 AHP 手法を使用してドライバーに重み付けをし、 次にプロジェクトを調整する目安となる、いくつかの明確な測定基準を設定しました。 また、規制関連のプロジェクトや持続的なプロジェクトのような、一部のプロジェクトでは、そのレベルの調整は不要だが、"強制割り込み" プロジェクトとして、ポートフォリオに含める必要があることについて説明しました。

ポートフォリオ分析を実行する前に、プロジェクト チームが行う必要がある作業があります。 プロジェクトが、実際に資金を供給されたプロジェクトでも、検討すべきアイデアにすぎなくても、これらすべてを Microsoft Project Server に入力できます。

次に、チームは、定義された測定を含め、これらのドライバーにそのプロジェクトを関連付けます。 これは、簡単に入力できる単純な Web サイトページです。

プロジェクトが適切に調整されたことを確認する目的で、チームは、会議に参加して、後援者と結果を共有する必要があります。

おわりに

Microsoft Project Server には、プロジェクトに対して、効果的に優先順位を設定、選択、場合によっては中止判断ができるようにする、非常に強力な機能があります。 この文書には、ポートフォリオ管理プロセスの全体は含まれません。ここでは、ポートフォリオ管理プロセスは、強力で、リアルタイムの意思決定を可能にするとだけ述べておきます。

戦略調整は、プロジェクトの選択と分析の 1 つの構成要素でしかありません。 また、プロジェクトの納品の複雑さを確認できるように、有効期間プロジェクト費用、正味現在価値 (NPV)、予算およびリソース計画のような、その他のデータを取得することもできます。

航空会社の例に戻ると、プロジェクトが戦略ドライバーに基づいて大きな価値をもたらしても、リソースを消費しすぎたり、時間がかかりすぎたりして、投資収益率が低いこともあります。 うまく調整できたからといって、実施する必要があるわけではありません。 忘れないでください。

Microsoft Project Server は、"これが一連のプロジェクトで、これがポートフォリオです" といったことは示しません。実際、リスクやコストのようなさまざまな要因を考慮した、多くのポートフォリオや "もしも" のシナリオを作成できます。 今年完了すべき作業を表す 1 つの確定したポートフォリオがあり、今後数年間用のいくつかの作業中のポートフォリオがあることがあります。

ポートフォリオの駆動型の企業になる道のりは、今、始まったばかりかもしれません。しかし、適切に実施した場合、必ず成果をあげるでしょう。 みなさんに、この記事を読む価値があったと思っていただければ幸いです。ご質問があれば喜んでお答えします。

著者について

Bill Raymond 氏は、変化をもたらすプロジェクトを 20 年以上提供している熟練したエグゼクティブです。 豊富な技術知識と、 実業家の精神を持ち、困難な課題を解決する技術ソリューションを設計する一方で、成功するプロジェクトの納品にフォーカスする技能を備えています。 商用ソフトウェア リリースの管理、ERP システムの実装とビジネス プロセスの作成、企業のガバナンス ポリシーおよび標準の構築など、幅広い経験があります。 その経歴すべてにわたって、Raymond 氏は、新しいテクノロジを活用して、各企業がその最大級のプロジェクトを構成、優先順位設定、管理することを支援してきました。 その技術知識により、独自の企業文化を尊重しながら、組織が標準化を促進できる可能性を実感できるよう手助けしてきました。

Raymond 氏は、Program Planning Professionals, Inc. (Pcubed.com) のソリューション副社長であり、2001 年から名誉ある Microsoft Project MVP の肩書を持っています。

Raymond 氏にはいつでもご連絡いただけます。

電話: +1 415 -294 -0165

勤務先のメール: William.Raymond@Pcubed.com

プライベートのメール: William_Raymond@Yahoo.com

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