情報管理ポリシー入門

情報管理ポリシーとは、コンテンツ タイプに関する一連のルールです。 情報管理ポリシーにより、組織はコンテンツの保持期間やユーザーがそのコンテンツで実行できる操作などを制御し、管理することができます。 情報管理ポリシーは、組織が法律上または行政上の規制を遵守したり、内部のビジネス プロセスを徹底するのに役立ちます。

たとえば、組織は、財務諸表の "十分な管理" を示すことを求める行政上の規制に従う必要があり、1 つ以上の情報管理ポリシーを作成する場合があります。このポリシーでは、財務報告に関連したすべてのドキュメントの作成と承認プロセスにおける特定の作業を監査します。

使用方法については、「情報管理ポリシーを作成して適用する」を参照してください。

情報管理ポリシーの機能

定義済みのポリシー機能には、4 つの基本的なカテゴリがあります。これには、コンテンツやプロセスを管理するために、組織が単独または組み合わせて使用できる機能が含まれています。

コンテンツ ポリシーの種類

監査ポリシー機能では、ドキュメントやリスト アイテムに対して実行されたイベントと操作をログに記録して、コンテンツ管理システムがどのように使用されているかを組織で分析できます。ドキュメントまたはアイテムを編集、表示、チェックイン、チェックアウト、削除、またはその権限を変更するときなど、イベントをログに記録する監査ポリシー機能を構成することができます。すべての監査情報はサーバー上の単一の監査ログに格納され、サイト管理者がそれについてのレポートを実行できます。

有効期限ポリシー機能では、一貫性のある追跡可能な方法で、期限切れのコンテンツを組織がサイトから削除できます。これは、期限切れのコンテンツを保持することに起因するコストとリスクの両方を管理するのに役立ちます。有効期限ポリシーを構成して、特定の種類のコンテンツが特定の日付に有効期限が切れるように、またはドキュメントの作成または変更後、特定の時間内に有効期限が切れるように、指定することができます。

また、組織固有のニーズを満たすように、独自のポリシー機能を作成して展開することもできます。たとえば、製造業などの組織では、すべての製品設計仕様のドキュメントの下書きに対する情報管理ポリシーを定義する場合があります。このポリシーにより、ユーザーはこれらのドキュメントのコピーをセキュリティで保護されないプリンターで印刷することが禁止されます。この種類の情報管理ポリシーを定義するために、印刷制限ポリシー機能を作成して展開できます。このポリシーは、関連する製品設計仕様コンテンツ タイプ用の情報管理ポリシーに追加できます。

情報管理ポリシーを使用する場所

情報管理ポリシーを実装するには、サイト上のリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプに追加する必要があります。情報管理ポリシーを作成または追加する場所は、ポリシーが適用される範囲または使用できる範囲に影響を及ぼします。以下を実行できます。

サイト コレクション ポリシーを作成し、このポリシーをコンテンツ タイプ、リスト、またはライブラリに追加する: サイト コレクションのトップ レベル サイトのポリシー リストに、サイト コレクション ポリシーを作成することができます。サイト コレクション ポリシーを作成した後、エクスポートできるので、他のサイト コレクションのサイト管理者が自身のポリシー リストにインポートできます。エクスポート可能なサイト コレクション ポリシーを作成すると、組織内のすべてのサイトで情報管理ポリシーを統一できます。

サイト コレクション ポリシーをサイト コンテンツ タイプに追加し、サイト コンテンツ タイプのインスタンスをリストまたはライブラリに追加する場合、そのリストまたはライブラリの所有者は、リストまたはライブラリのサイト コレクション ポリシーを変更することができません。 サイト コレクション ポリシーをサイト コンテンツ タイプに追加することは、サイト コレクション ポリシーをサイト階層の各レベルに適用するには良い方法です。

[サイトの設定] ページの [コンテンツ タイプ ポリシーのテンプレート] リンク

トップ レベル サイトのサイト コンテンツ タイプ ギャラリーで、サイト コンテンツ タイプに対する情報管理ポリシーを作成し、1 つ以上のリストまたはライブラリにそのコンテンツ タイプを追加する: サイト コンテンツ タイプの情報管理ポリシーを直接作成してから、そのサイト コンテンツ タイプのインスタンスを複数のリストまたはライブラリと関連付けることもできます。この方法で情報管理ポリシーを作成した場合は、そのコンテンツ タイプのサイト コレクション内のすべてのアイテムに、またはそのコンテンツ タイプから継承するコンテンツ タイプにポリシーがあります。ただし、直接サイト コンテンツ タイプの情報管理ポリシーを作成した場合、このようにして作成したポリシーはエクスポートできないため、他のサイト コレクションでこの情報管理ポリシーを再利用するのが困難です。

[サイトの設定] ページの [サイト コンテンツ タイプ] リンク

サイト コンテンツ タイプの設定ページにある情報管理ポリシー リンク

注: サイト コレクションで使用されるポリシーを制御するため、サイト コレクションの管理者は、ポリシー機能をコンテンツ タイプに直接設定する機能を無効にすることができます。 この制限が有効であるとき、コンテンツ タイプを作成するユーザーは、サイト コレクション ポリシー リストからポリシーを選択することしかできません。

リストまたはライブラリの情報管理ポリシーを作成する: 組織で、非常に限られたコンテンツ セットに特定の情報管理ポリシーを適用する必要がある場合、個々のリストまたはライブラリにのみ適用される情報管理ポリシーを作成することができます。この情報管理ポリシーの作成方法は、最も柔軟性に欠ける方法です。ポリシーが 1 か所にのみ適用され、ポリシーをエクスポートできず、他の場所に再利用できないからです。ただし、場合によっては、特定の状況を処理するために、適用性が制限された固有の情報管理ポリシーを作成する必要がある場合があります。

ドキュメント ライブラリの設定ページ上の情報管理ポリシーのリンク

リストまたはライブラリが複数のコンテンツ タイプをサポートしていない場合のみ、リストまたはライブラリに対する情報管理ポリシーを作成することができます。 リストまたはライブラリが複数のコンテンツ タイプをサポートしている場合は、そのリストまたはライブラリに関連付けられている個別のリスト コンテンツ タイプに情報管理ポリシーを定義する必要があります (特定のリストまたはライブラリに関連付けられているサイト コンテンツ タイプのインスタンスは、リスト コンテンツ タイプと呼ばれます)。

サイト コレクションで使用されるポリシーを制御するため、サイト コレクションの管理者は、ポリシー機能をリストまたはライブラリに直接設定する機能を無効にすることができます。 この制限が有効であるとき、リストまたはライブラリを管理するユーザーは、サイト コレクション ポリシー リストからポリシーを選択することしかできません。

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