情報管理ポリシー入門

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Microsoft Office SharePoint Server 2007 サイトに対する情報管理ポリシーを組織的に定義し、それを活用することで、情報管理に対する社内のビジネス プロセスや法令への準拠を徹底することができます。コンテンツの管理方法を、サイト管理者またはリスト管理者が情報管理ポリシーを使って制御できます。

この記事の内容

情報管理ポリシーとは何ですか。

サイト上の情報管理ポリシーの使用方法

情報管理ポリシーとは

情報管理ポリシーは、コンテンツの種類に関する一連のルールです。組織では、情報管理ポリシーを使って、コンテンツを保持する期間、そのコンテンツの使用方法などを制御し、追跡できます。情報管理ポリシーは、組織が法律上または行政上の規制を順守したり、内部のビジネス プロセスを徹底するのに役立ちます。たとえば、財務諸表の "十分な管理" を物的証拠を示して明らかにするように求める行政上の規制に従う必要がある場合、組織では財務書類の作成に関連するすべてのドキュメントの作成と承認のプロセスにおいて特定の操作を監査する情報管理ポリシーを作成できます。

Office SharePoint Server 2007 でサポートされるポリシー機能

情報管理ポリシーに含まれる個々のルールがポリシー機能です。Office SharePoint Server 2007 には定義済みのポリシー機能が用意されており、組織ではこれを個別に使用するか、組み合わせて使用してサイトの情報管理ポリシーを定義できます。Office SharePoint Server 2007 には、次のポリシー機能があります。

  • 監査    監査ポリシー機能は、ドキュメントやリスト アイテムに対するイベントと操作をログに記録して、組織のコンテンツ管理システムの使用状況を分析するのに役立ちます。監査ポリシー機能を構成して、ドキュメントまたはアイテムの編集、表示、チェックイン、チェックアウト、削除、およびアクセス許可の変更が行われた時間などのイベントを記録できます。すべての監査情報は、サーバー上に単一の監査ログとして格納され、サイト管理者はこのログを使ってレポートを作成できます。また、Office SharePoint Server 2007 オブジェクト モデルを使ってカスタム イベントを作成し、監査ログに追加できます。

  • 有効期限    有効期限ポリシー機能は、古いコンテンツを組織のサイトから削除する操作を、一貫性のある追跡可能な方法で行うのに役立ちます。このポリシー機能を使うと、古いコンテンツを保持することに起因するコストとリスクの管理が容易になります。組織では、有効期限ポリシーを構成して、特定の種類のコンテンツが特定の日付に有効期限が切れるか、特定のドキュメント操作 (作成、編集など) の後で一定の計算で決められた時間内に期限切れになるように指定できます。

  • バーコード    バーコード ポリシー機能は、サイトから印刷されたドキュメントまたはリスト アイテムの物理コピーを追跡するのに役立ちます。バーコード ポリシー機能によって一意識別子値がドキュメントに対して作成されます。ユーザーは、この値のバーコード イメージを、作成した Microsoft Office ドキュメントに挿入できます。また、ドキュメントの物理コピーにあるバーコードを使って、そのドキュメントの元のコピーをサーバーに検索することもできます。既定では、バーコードはコード 39 標準 (ANSI/AIM BC1-1995, Code 39) に準拠します。組織では、Office SharePoint Server 2007 オブジェクト モデルを使って他のバーコード プロバイダをインストールできます。

  • ラベル    ラベル ポリシー機能も、サイトから印刷されたドキュメントまたはリスト アイテムの物理コピーを追跡するのに役立ちます。ラベル ポリシー機能を使うと、サイト管理者またはリストの管理者が指定するドキュメントのプロパティと書式に基づいてテキスト ラベルが自動的に生成されます。ユーザーがラベルを Microsoft Office ドキュメントに挿入すると、ラベルはドキュメントのプロパティから取得される情報で自動的に更新されます。

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カスタム ポリシー機能

また、組織では特定のニーズを満たすためにカスタム ポリシー機能を作成し、展開できます。たとえば、製造業の場合、すべての試作品の設計仕様ドキュメントに情報管理ポリシーを定義して、ユーザーがそれらのドキュメントのコピーをセキュリティで保護されないプリンタで印刷することを禁じることができます。この種類の情報管理ポリシーを定義するために、目的の製品設計仕様書コンテンツ タイプの情報管理ポリシーに追加できる印刷制限ポリシー機能を作成および展開できます。

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情報管理ポリシーと 2007 Microsoft Office system プログラムの統合

Office SharePoint Server 2007 情報管理ポリシーを 2007 Office リリース クライアント プログラム内でユーザーに公開する方法は 2 つあります。サーバーで特定のコンテンツ タイプ、リスト、またはライブラリに情報管理ポリシーを構成するときに、そのポリシーの適用対象となるコンテンツを操作するユーザーに向けて表示されるポリシー ステートメントを書くことができます。ポリシー ステートメントを使って、情報管理ポリシーがドキュメントに適用されることをユーザーに通知したり、一定の期間を過ぎるとドキュメントの有効期限が切れるなどの詳細な情報を提供できます。情報管理ポリシーの適用対象となっているドキュメントを 2007 Office リリース クライアント プログラムの 1 つで開くと、このポリシー ステートメントが表示されます。また、情報管理ポリシーにバーコード ポリシー機能またはラベル ポリシー機能が含まれている場合、そのドキュメントを 2007 Office リリース クライアント プログラムで保存または印刷しようとしたときにバーコードまたはラベルを Microsoft Office ドキュメントに挿入することをユーザーに要求するようにポリシーを構成できます。

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サイトでの情報管理ポリシーの使用方法

情報管理ポリシーを実装するには、サイト上のリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプに情報管理ポリシーを追加する必要があります。情報管理ポリシーをどこに作成または追加するかで、ポリシーが適用される範囲または使用できる範囲が決まります。次のいずれかを行います。

  • サイト コレクション ポリシーを作成してから、それをコンテンツ タイプ、リスト、またはライブラリに追加する     サイト コレクション内のトップレベル サイトのサイト コレクション ポリシー リストにサイト コレクション ポリシーを作成できます。サイト コレクション ポリシーの作成後、そのポリシーをエクスポートすると、他のサイト コレクションのサイト管理者はそのポリシーを自分のサイト コレクション ポリシー リストにインポートできます。エクスポート可能なサイト コレクション ポリシーを作成することで、組織のすべてのサイトで情報管理ポリシーを統一できます。

    サイト コレクション ポリシーをサイト コンテンツ タイプに追加し、そのサイト コンテンツ タイプのインスタンスをリストまたはライブラリに追加した場合、そのリストまたはライブラリの所有者は、リストまたはライブラリのサイト コレクション ポリシーを変更できません。サイト コレクション ポリシーをサイト コンテンツ タイプに追加するのは、サイト コレクション ポリシーをサイト階層の各レベルに適用するには良い方法です。

    詳細については、サイト コレクションの情報管理ポリシーを作成するを参照してください。

  • トップレベル サイトのサイト コンテンツ タイプ ギャラリーにあるサイト コンテンツに情報管理ポリシーを作成してから、そのコンテンツ タイプをリストまたはライブラリに追加する     また、サイト コンテンツ タイプに情報管理ポリシーを直接作成した後で、そのサイト コンテンツ タイプのインスタンスを複数のリストまたはライブラリに関連付けることもできます。この方法で情報管理ポリシーを作成すると、そのコンテンツ タイプまたはそれを継承するコンテンツ タイプのサイト コレクションに含まれる各アイテムにポリシーが設定されます。情報管理ポリシーをサイト コンテンツ タイプに対して直接作成すると、その情報管理ポリシーを他のサイト コレクションで再利用することは難しくなります。この方法で作成したポリシーは、エクスポートできないからです。

    注: サイト コレクションで使用できるポリシーを制御するため、サイト コレクションの管理者は、ポリシー機能をコンテンツ タイプに直接設定する機能を無効にできます。この制限が有効になっている場合、コンテンツ タイプを作成したユーザーはサイト コレクション ポリシー リストにあるポリシーだけを選択できます。

    サイト コンテンツ タイプに対する情報管理ポリシーを作成する方法の詳細については、サイト コンテンツ タイプの変更を参照してください。

  • 情報管理ポリシーをリストまたはライブラリに対して作成する     特定の情報管理ポリシーを非常に限定されたコンテンツに適用する必要がある場合、個々のリストまたはライブラリにのみ適用される情報管理ポリシーを作成できます。この方法で作成した情報管理ポリシーには柔軟性がありません。ポリシーは 1 か所のみに適用され、エクスポートすることや他の場所で再利用することはできないからです。ただし、組織によっては、特定の状況に対応するため、適用対象が限定された固有の情報管理ポリシーを作成することも必要です。

    注記: 

    • 情報管理ポリシーをリストまたはライブラリに作成できるのは、そのリストまたはライブラリが複数のコンテンツ タイプをサポートしない場合だけです。リストまたはライブラリが複数のコンテンツ タイプをサポートする場合、リストまたはライブラリに関連付けられたリスト コンテンツ タイプに対して情報管理ポリシーを個別に定義する必要があります (特定のリストまたはライブラリに関連付けられたサイト コンテンツ タイプのインスタンスは、リスト コンテンツ タイプと呼ばれます)。

    • サイト コレクションで使用できるポリシーを制御するため、サイト コレクションの管理者は、ポリシー機能をリストまたはライブラリに直接設定する機能を無効にすることができます。この制限が有効になっている場合、リストまたはライブラリを管理するユーザーはサイト コレクション ポリシー リストにあるポリシーだけを選択できます。

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