情報管理ポリシーを作成して適用する

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情報管理ポリシーを使用すると、組織の情報にアクセスできるユーザー、組織の情報に対して実行できる操作、およびその保持期間を制御することができます。ポリシーにより、法および政府によって定められた規制や国際的なビジネス プロセスに準拠することができます。管理者はポリシーを設定して、ドキュメントの記録方法、ドキュメントにアクセスできるユーザー、ドキュメントの保持期間を制御することができます。

各ポリシーでは、特定のコンテンツ タイプに対する一連のルールを設定できます。ポリシー内の各ルールはポリシー機能です。たとえば、情報管理ポリシー機能で、特定のコンテンツ タイプの保持期間を指定することができます。

注: 情報管理ポリシーは、情報管理ポリシー タイマー ジョブによって、毎週を実行するには、マイクロソフトによって管理されているコンパイルされます。このため、ポリシーがすぐに反映されません。情報管理ポリシー タイマー ジョブの日付と頻度を変更できません。

サイトに対する情報管理ポリシーを作成するには、次の 3 つの方法があります。

  1. サイト コレクション内の複数のコンテンツ タイプに対して使用する情報管理ポリシーを作成する。

  2. サイト コンテンツ タイプに対する情報管理ポリシーを作成する。

  3. リストまたはライブラリに対する情報管理ポリシーを作成する。

サイト ポリシーをアクティブ化 機能により、サイト コレクションの管理者、サイトとそのすべてのコンテンツに適用される保持スケジュールを定義します。 この機能をアクティブ化には。

  1. サイト ポリシー機能をアクティブにするサイト コレクションのホーム ページに移動します。

    設定 Office 365 の [設定] ボタン サイトの設定に移動します。

  2. サイト コレクションの管理] で [サイト コレクションの機能を選択します。

  3. サイト ポリシーにスクロールします。右側にある、アクティブなが表示されない、場合ライセンス認証を行う

サイト コレクション内の特定の種類のドキュメントすべてに情報ポリシーが適用されるようにするには、サイト コレクション レベルでポリシーを作成した上で、そのポリシーをコンテンツ タイプに適用することをお勧めします。このようなポリシーはサイト コレクション ポリシーと呼ばれます。

  1. 設定 Office 365 の [設定] ボタン サイトの設定に移動します。

  2. [サイトの設定] ページの [サイト コレクションの管理] ボックスの一覧で、[サイト コレクション ポリシー] をクリックします。

  3. [サイト コレクション ポリシー] ページの [作成] をクリックします。

  4. ポリシーの名前と説明を入力し、ポリシーの目的をユーザーに伝える簡単なポリシー ステートメントを作成します。ポリシー ステートメントは、512 文字以内で作成できます。

  5. この記事の後半でコンテンツ タイプのポリシーに関連付ける機能を設定する方法については、ポリシーの作成を参照してください。

  6. [OK] をクリックして、[サイト コレクション ポリシー] ページに戻ります。

コンテンツ タイプに情報管理ポリシーを追加すると、ポリシー機能を複数のリストまたはライブラリに簡単に関連付けることができます。この場合、既存の情報管理ポリシーをコンテンツ タイプに適用することも、個別のコンテンツ タイプ専用に独自のポリシーを作成することもできます。

リスト専用の情報管理ポリシーをコンテンツ タイプに適用することもできます。この場合、リスト内で該当するコンテンツ タイプを使用するアイテムにのみポリシーが適用されます。

  1. 設定 Office 365 の [設定] ボタン サイトの設定に移動します。

  2. サイトの設定] ページの [ Web デザイナー ギャラリー ] セクションで、[サイト コンテンツ タイプ] をクリックします。

  3. [サイト コンテンツ タイプの設定] ページで、ポリシーを適用するコンテンツ タイプを選びます。

  4. [サイト コンテンツ タイプ] ページの [設定] セクションで、[情報管理ポリシーの設定] をクリックします。

  5. [情報管理ポリシーの設定] ページで、[ポリシーの定義] を選び、[OK] をクリックします。

  6. [ポリシーの編集] ページで、ポリシーの名前と説明を入力し、ポリシーの目的をユーザーに伝える簡単な説明を作成します。説明は、512 文字以内で作成できます。

  7. 次の各セクションで、情報管理ポリシーに追加する個別のポリシー機能を選びます。

  8. このポリシーの適用対象となるドキュメントおよびアイテムの保持期間を指定するには、[保持を有効にする] をクリックし、保持期間、およびアイテムの有効期限が切れたときに行う処理を指定します。

    保持期間を指定するには

    1.

    [レコードの保持ステージを追加] をクリックします。

    2.

    保持期間オプションを選んで、ドキュメントまたはアイテムの有効期限を指定します。次のいずれかの操作を行います。

    • 日付プロパティに基づいて有効期限を設定するには、[イベント] セクションで [このステージはアイテムの日付プロパティに基づく] をクリックし、ドキュメントまたはアイテムの操作 (作成や更新など)、およびこの操作の後にアイテムの有効期限が切れるまでの時間 (日数、月数、年数など) を選びます。

    • カスタム保持期間の数式を使用して有効期限を指定するには、[このサーバーにインストールされているカスタム保持期間の数式で設定する] をクリックします。

    注: このオプションは、管理者がユーザー定義式を設定している場合にのみ使用できます。

    3.

    既にワークフローが関連付けられているリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプに対するポリシーを定義する場合に限り、[ワークフローの開始] オプションを使用できるようになります。このオプションをオンにすると、ワークフローを選べるようになります。

    4.

    [ステージの繰り返し] セクションで、[次のステージがアクティブ化されるまで、このステージの処理を繰り返す] をオンにし、操作を繰り返す回数を入力します。

    注: このオプションは、選んだ操作を繰り返すことができる場合にのみ使用できます。たとえば、[完全に削除] という操作に対しては繰り返しを設定できません。

    5.

    [OK] をクリックします。

  9. このポリシーの適用対象となるドキュメントおよびアイテムに対して監査を有効にするには、[監査を有効にする] をクリックし、監査するイベントを指定します。

    監査を有効にするには

    1.

    [ポリシーの編集] ページの [監査] セクションで、[監査を有効にする] チェック ボックスをオンにして、監査記録を残すイベントの横のチェック ボックスをオンにします。

    2.

    これらのバーコードをドキュメントに挿入するかどうかたずねるメッセージをユーザーに表示するには、[保存および印刷前にバーコードを挿入するかどうかをユーザーに確認する] チェック ボックスをオンにします。

    3.

    [OK] をクリックして監査機能をポリシーに適用します。

    "監査" ポリシー機能を使用すると、組織でドキュメントの監査記録を作成、分析できるほか、タスク一覧、問題一覧、ディスカッション グループ、予定表などのアイテムの一覧を作成することができます。このポリシー機能により、イベント (コンテンツの表示、編集、または削除が行われた日時など) を記録する監査ログを作成できます。

    情報管理ポリシーの一部として監査を有効にすると、管理者は、ポリシー利用状況レポートを Excel では、現在使用する集計の方法で監査データを表示できます。管理者は、組織内の情報の使用方法を決定するのにこれらのレポートを使用できます。これらのレポートには、組織の法令遵守のドキュメントを確認して、または潜在的な懸念事項を調査することができます。

    監査ログに記録される情報としては、イベント名、イベントの発生日時、および、操作を実行したユーザーのシステム名があります。

  10. ポリシーの一部としては、バーコードが有効な場合がドキュメントのプロパティを追加またはバーコードが適用されている文書のヘッダー領域に表示されます。ラベルのようなバーコードも手動で削除できるドキュメントからします。

    バーコードを有効にするには

    1.

    [ポリシーの編集] ページの [バーコード] セクションで、[バーコードを有効にする] チェック ボックスをオンにします。

    2.

    これらのバーコードをドキュメントに挿入するかどうかたずねるメッセージをユーザーに表示するには、[保存および印刷前にバーコードを挿入するかどうかをユーザーに確認する] チェック ボックスをオンにします。

    3.

    ポリシーにバーコード機能を適用するのには、 [ok]をクリックします。

    バーコードをポリシーに適用すると、コード 39 標準のバーコードが生成されます。バーコードの各画像には、バーコード記号の下にバーコード番号を表すテキストがあります。このバーコード番号を使用すると、スキャン用ハードウェアが使用できない場合でも、バーコード データを読み込むことができます。検索ボックスにバーコード番号を手動で入力すると、サイト上のアイテムを探すことができます。

  11. ポリシーの適用対象となるドキュメントに、ラベルを要求する場合は、[ラベルを有効にする] をクリックし、ラベルに必要な設定を指定します。

    ラベルを有効にするには

    1.

    ドキュメントにラベルを追加するようユーザーに要求するには、[保存および印刷前にラベルを挿入するかどうかをユーザーに確認する]チェック ボックスをオンにします。

    注: ラベルを省略できるようにする場合は、このチェック ボックスをオフにします。

    2.

    一度挿入されたラベルを変更できないようロックするには、[ラベルを追加した後にラベルを変更できないようにする] チェック ボックスをオンにします。

    この設定を使用すると、Word、Excel、PowerPoint などのクライアント アプリケーション内のアイテムにラベルを挿入した後に、ラベル テキストが更新されないようにすることができます。このドキュメントまたはアイテムのプロパティが更新されたときに、ラベルも更新されるように設定する場合は、このチェック ボックスをオフにする必要があります。

    3.

    [ラベルの書式] ボックスに、ラベルに表示するテキストを入力します。ラベルには、列参照を最大 10 個 (使用できる文字数はそれぞれ 255 文字まで) まで含めることができます。ラベルの書式を作成するには、次の操作を行います。

    ラベルに含む列の名前を、表示される順序で入力します。[ポリシーの編集] ページの例に示されているように、列名は中かっこ ({}) で囲みます。

    [ポリシーの編集] ページの例に従い、列を識別するための単語をかっこの外側に入力します。

    4.

    改行を追加するには、目的の位置に「\n」と入力します。

    5.

    使用するフォントのサイズとスタイルを選び、ラベルをドキュメント内の左側、中央、右側のどの部分に表示するかを指定します。

    ヒント: ユーザーのコンピューターで使用できるフォントとスタイルを選んでください。フォントのサイズは、ラベルに表示できるテキストの量に影響します。

    6.

    ラベルの高さと幅を入力します。ラベルの高さは 0.25 ~ 20 インチの範囲で指定し、ラベルの幅は 0.25 ~ 20 インチの範囲で指定します。ラベルのテキストは、常にラベル画像の半分の高さの位置に表示されます。

    7.

    [更新] をクリックすると、ラベルのコンテンツがプレビューされます。

  12. [OK] をクリックします。

特定のリスト、ライブラリ、またはフォルダーにのみ適用するアイテム保持ポリシーを定義できます。ただし、この方法でアイテム保持ポリシーを作成すると、他のリスト、ライブラリ、フォルダー、またはサイトでこのポリシーを再利用できません。

注:  サイト コレクション ポリシーを場所に応じたポリシーに適用することはできません。

あらゆる種類の 1 つの場所にコンテンツを単一のアイテム保持ポリシーを適用する場合は、場所に応じたアイテム保持を使用する、最も可能性が高いです。その他のほとんどの場合は、すべてのコンテンツ タイプのアイテム保持ポリシーが指定されていることを確認するされます。

注: 継承を無効にして子レベルで新しいアイテム保持ポリシーを定義しない限り、各サブフォルダーは親のアイテム保持ポリシーを継承します。

リストまたはライブラリに保存以外の情報管理ポリシーを定義する場合は、そのリストまたはライブラリに関連付けられている各リスト コンテンツ タイプの情報管理ポリシーを定義する必要があります。詳細については、この記事のサイト コンテンツ タイプに対するポリシーを作成するを参照してください。

重要: いずれかの時点でコンテンツ タイプに対するポリシーをリストまたはライブラリに対する場所に応じたポリシーに切り替える場合、場所に応じたポリシーとして使用されるポリシーは、アイテム保持ポリシーだけです。他のすべての管理ポリシー (監査およびバーコード) は、関連付けられたコンテンツ タイプから継承されます。

ヒント: 場所に応じたポリシーがサイト コレクションに適用されないようにするには、"ライブラリおよびフォルダー ベースの保持" 機能を無効にします。これにより、サイト コレクションの管理者は、コンテンツ タイプのポリシーが、リスト管理者によって定義された場所に応じたポリシーによって上書きされないようにすることができます。

リストまたはライブラリの情報管理ポリシーを変更するには、"リストの管理" 以上のアクセス許可を保持している必要があります。

  1. 情報管理ポリシーを指定するリストまたはライブラリへ移動します。

  2. ドキュメント ライブラリの設定 設定: プロファイルを更新し、ソフトウェアをインストールし、クラウドに接続します ライブラリの設定] をクリックします。

    これらのメニュー項目が表示されない場合、または一覧については、リボンで、[ライブラリまたはリスト] タブをクリックし、[ライブラリの設定] または [リストの設定] をクリックします。

  3. [権限と管理] の [情報管理ポリシーの設定] をクリックします。

  4. [情報管理ポリシーの設定] ページで、リストまたはライブラリのアイテム保持ポリシーの取得元が [ライブラリとフォルダー] に設定されていることを確認します。取得元が [コンテンツ タイプ] になっている場合は、次の操作を行います。

    • [ポリシー ソースの変更] をクリックします。

    • [ポリシーの編集] ページで、ソースの保存] セクションで、ライブラリやフォルダーを選択します。コンテンツ タイプのアイテム保持ポリシーを無視することを確認するメッセージが表示されたらします。

    • [OK] をクリックします。

  5. [ポリシーの編集] ページの [ライブラリ ベースの保持スケジュール] セクションに、作成するポリシーの簡単な説明を入力します。

  6. [非レコード] の [保持ステージを追加する] をクリックします。

    重要:  [レコード] の [レコードに異なる保持ステージを定義] オプションをオンにすると、レコードに異なるアイテム保持ポリシーを定義できるようになります。

  7. [ステージのプロパティ] ダイアログ ボックスで、保持期間オプションを選んで、ドキュメントまたはアイテムの有効期限を指定します。次のいずれかの操作を行います。

    • 日付プロパティに基づいて有効期限を設定するには、[イベント] セクションで [このステージはアイテムの日付プロパティに基づく] をクリックし、ドキュメントまたはアイテムの操作 (作成や更新など)、およびこの操作の後にアイテムの有効期限が切れるまでの時間 (日数、月数、年数など) を選びます。

    • カスタム保持期間の数式を使用して有効期限を指定するには、[このサーバーにインストールされているカスタム保持期間の数式で設定する] をクリックします。

      注: このオプションは、管理者がユーザー定義式を設定している場合にのみ使用できます。

    • [処理] で、ドキュメントまたはアイテムの有効期限が切れたときに行う処理を指定します。ドキュメントまたはアイテムに対して特定の処理 (削除など) を行うには、ボックスの一覧で処理を選びます。

  8. 既にワークフローが関連付けられているリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプに対するポリシーを定義する場合に限り、[ワークフローの開始] オプションを使用できるようになります。このオプションをオンにすると、ワークフローを選べるようになります。

  9. [ステージの繰り返し] セクションで、[次のステージがアクティブ化されるまで、このステージの処理を繰り返す] をオンにし、操作を繰り返す回数を入力します。

    注: このオプションは、選んだ操作を繰り返すことができる場合にのみ使用できます。たとえば、[完全に削除] という操作に対しては繰り返しを設定できません。

  10. [OK] をクリックします。

サイトで情報管理ポリシーがサイト コレクション ポリシーとして既に作成されている場合は、それらのポリシーのいずれかをコンテンツ タイプに適用できます。これにより、サイト コレクション内の親コンテンツ タイプが異なる複数のコンテンツ タイプに、同じポリシーを適用できます。

注: 複数のサイト コレクションに情報管理ポリシーを場合は、サイト コレクション内の複数のコンテンツ タイプにポリシーを適用して Managed Metadata Service を構成して発行するコンテンツ タイプの発行を使用することができます。詳細については、この記事のポリシーを適用するには、複数のサイト コレクションのコンテンツ タイプを参照してください。

  1. ポリシーを適用するコンテンツ タイプを含むリストまたはライブラリへ移動します。

  2. ドキュメント ライブラリの設定 設定: プロファイルを更新し、ソフトウェアをインストールし、クラウドに接続します ライブラリの設定] をクリックします。

    これらのメニュー項目が表示されない場合、または一覧については、リボンで、[ライブラリまたはリスト] タブをクリックし、[ライブラリの設定] または [リストの設定] をクリックします。

  3. [権限と管理] の [情報管理ポリシーの設定] をクリックします。

  4. ポリシーの取得元が [コンテンツ タイプ] に設定されていることを確認し、[コンテンツ タイプのポリシー] で、ポリシーを適用するコンテンツ タイプを選びます。

  5. [ポリシーの指定] セクションの [サイト コレクション ポリシーを使用する] をクリックし、適用するポリシーをリストから選びます。

    注: [サイト コレクション ポリシーを使用する] オプションが使用できない場合、そのサイト コレクションにはサイト コレクション ポリシーが定義されていません。

  6. [OK] をクリックします。

    重要:  操作するリストまたはライブラリが複数のコンテンツ タイプの管理をサポートしている場合は、[コンテンツ タイプ] で、情報管理ポリシーを指定するコンテンツ タイプをクリックして指定できます。この場合は、前述の手順 5 に直接進むことができます。

複数のサイト コレクションで同じコンテンツ タイプを共有するには、Managed Metadata Service アプリケーションを使用して、コンテンツ タイプの発行を設定します。コンテンツ タイプの発行では、コンテンツ タイプを一元的に作成および管理して、更新内容を複数のサブスクライブしているサイト コレクションまたは Web アプリケーションに発行できるため、コンテンツとメタデータをすべてのサイトで一貫した方法で管理できます。

情報管理ポリシーを作成し、それを基に、複数のサイト コレクションで必要に応じて使用するテンプレートを作成することができます。この方法は、情報ポリシーのバックアップを取る必要がある場合に使用できるほか、1 つのポリシーを複数のサイト コレクションに適用するための方法として、コンテンツ タイプの発行の代わりに使用することもできます。ポリシーのテンプレートまたはバックアップを作成するには、1 つのサイト コレクションからポリシーをエクスポートし、それを保存場所または別のサイト コレクションにインポートします。

重要: エクスポートまたはインポート機能を使用して複数のポリシー テンプレートを作成する場合は、ポリシーの .xml ファイルに一意の識別子が含まれていることを考慮する必要があります。このため、ポリシーを複数回にわたってサイトにインポートする場合は、この一意の識別子を変更する必要があります。

ポリシーをエクスポートします。

  1. ポリシーが格納されている、サイト コレクション内には、設定 Office 365 の [設定] ボタン サイトの設定に移動します。

  2. [サイトの設定] ページの [サイト コレクションの管理] セクションで、[サイト コレクション ポリシー] をクリックします。

  3. エクスポートするポリシーをクリックし、ポリシーの下部までスクロールし、[エクスポート] をクリックします。

  4. ファイルを保存するか開くかを確認するメッセージが表示されたら、[保存] をクリックし、ファイルの保存場所を選びます。ポリシーをインポートするサイト コレクションが使用できる場所を選んでください。

  5. [ダウンロードの完了] ダイアログ ボックスが表示されたら、[閉じる] をクリックします。

別のサイト コレクションにポリシーをインポートします。

情報管理ポリシーをインポートすることにより、そのポリシーを、特定のサイト コレクション内のサイト レベルまたはリスト レベルで、複数のコンテンツ タイプに適用できます。この操作による利点は 2 つあり、まずコンテンツ タイプごとにポリシーを再定義して適用する必要がなくなること、もう 1 つは、ポリシーの変更を一元的に行うことで、ポリシーの変更管理が容易になることです。

  1. ポリシーを適用するサイト コレクションのホーム ページには、設定 Office 365 の [設定] ボタン サイトの設定に移動します。

  2. [サイト コレクションの管理] セクションで、[サイト コレクション ポリシー] をクリックします。

  3. [サイト コレクション ポリシー] ページで [インポート] をクリックし、[参照] をクリックしてポリシーの XML ファイルを検索します。

  4. ポリシーが保存されている XML ファイルを選び、[開く] をクリックします。

  5. [サイト コレクション ポリシーのインポート] ページで [インポート] をクリックして、サイト コレクションにポリシーを追加します。

サイトまたはリスト レベルで 1 つまたは複数のコンテンツ タイプに、インポートしたポリシー適用できます。前述のコンテンツをサイト コレクション ポリシーの適用の入力を参照してください。

注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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