情報管理ポリシーを作成して適用する

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組織は情報管理ポリシーを使用して、コンテンツを保持する期間を制御し、人々がコンテンツで行う操作を監査し、バーコードまたはラベルをドキュメントに追加することができます。 ポリシーを使用すれば、法および政府によって定められた規制や国際的なビジネス プロセスに準拠することができます。 管理者はポリシーを設定して、ドキュメントの記録方法、およびドキュメントの保持期間を制御することができます。

情報管理ポリシーは、サイト階層の 3 つの異なる場所で、さまざまな範囲で作成できます。

  • サイト コレクション内に、複数のコンテンツ タイプに使用するポリシーを作成する

  • サイト コンテンツ タイプに対するポリシーを作成する

  • リストまたはライブラリに対するポリシーを作成する

詳細については、「情報管理ポリシー入門」を参照してください。

サイト コレクション内の複数のコンテンツ タイプに対するポリシーを作成する

サイト コレクション内の特定の種類のドキュメントすべてに情報ポリシーが適用されるようにするには、サイト コレクション レベルでポリシーを作成した上で、そのポリシーをコンテンツ タイプに適用することをお勧めします。このようなポリシーはサイト コレクション ポリシーと呼ばれます。

  1. サイト コレクションのホーム ページに >設定 SharePoint 2016 のタイトル バーにある設定ボタン >サイトの設定します。

    SharePointグループに接続されているサイトの設定] をクリックし、[サイト コンテンツ] をクリックし、[サイトの設定] をクリックします。

  2. [サイトの設定] ページで [サイト コレクションの管理]、[コンテンツ タイプ ポリシーのテンプレート] の順に選びます。
    [サイトの設定] ページの [コンテンツ タイプ ポリシー テンプレート] リンク

  3. [ポリシー] ページで [作成] を選びます。

  4. ポリシーの名前と説明を入力し、ポリシーの目的をユーザーに伝える簡単なポリシー ステートメントを作成します。

  5. ポリシーに関連付ける機能を設定する方法については、サイト コンテンツ タイプに対してポリシーを作成する次のセクションを参照してください。

  6. [OK] を選びます。

サイト コンテンツ タイプに対するポリシーを作成する

コンテンツ タイプに情報管理ポリシーを追加すると、ポリシー機能を複数のリストまたはライブラリに簡単に関連付けることができます。この場合、既存の情報管理ポリシーをコンテンツ タイプに適用することも、個別のコンテンツ タイプ専用に独自のポリシーを作成することもできます。

リスト専用の情報管理ポリシーをコンテンツ タイプに適用することもできます。この場合、リスト内で該当するコンテンツ タイプを使用するアイテムにのみポリシーが適用されます。

  1. サイト コレクションのホーム ページに >設定 SharePoint 2016 のタイトル バーにある設定ボタン >サイトの設定します。

    SharePointグループに接続されているサイトの設定] をクリックし、[サイト コンテンツ] をクリックし、[サイトの設定] をクリックします。

  2. [サイトの設定] ページで、[Web デザイナー ギャラリー]、[サイト コンテンツ タイプ] の順に選びます。
    [サイトの設定] ページのサイト コンテンツ タイプのリンク

  3. [サイト コンテンツ タイプの設定] ページで、ポリシーを適用するコンテンツ タイプを選びます。

  4. [サイト コンテンツ タイプ] ページで、[設定]、[情報管理ポリシーの設定] の順に選びます。

  5. [ポリシーの編集] ページで、ポリシーの名前と説明を入力し、ポリシーの目的をユーザーに伝える簡単な説明を作成します。

  6. 次の各セクションで、情報管理ポリシーに追加する個別のポリシー機能を選びます。
    ポリシーをコンテンツの種類

  7. このポリシーの適用対象となるドキュメントおよびアイテムの保持期間を指定するには、[保持を有効にする] を選び、保持期間、およびアイテムの有効期限が切れたときに行う処理を指定します。

    保持期間を指定するには

1.

[レコードの保持ステージを追加] を選びます。

2.

保持期間オプションを選んで、ドキュメントまたはアイテムの有効期限を指定します。次のいずれかの操作を行います。

  • 日付プロパティに基づいて有効期限を設定するには、[イベント]、[このステージはアイテムの日付プロパティに基づく] の順に選び、ドキュメントまたはアイテムの操作 (作成や更新など)、およびこの操作の後にアイテムの有効期限が切れるまでの時間 (日数、月数、年数など) を選びます。

  • カスタム保持期間の数式を使用して有効期限を指定するには、[このサーバーにインストールされているカスタム保持期間の数式で設定する] を選びます。

注: このオプションは、管理者がユーザー定義式を設定している場合にのみ使用できます。

3.

既にワークフローが関連付けられているリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプに対するポリシーを定義する場合に限り、[ワークフローの開始] オプションを使用できるようになります。このオプションをオンにすると、ワークフローを選べるようになります。

4.

[ステージの繰り返し] セクションで、[次のステージがアクティブ化されるまで、このステージの処理を繰り返す] をオンにし、操作を繰り返す回数を入力します。

注: このオプションは、選んだ操作を繰り返すことができる場合にのみ使用できます。たとえば、[完全に削除] という操作に対しては繰り返しを設定できません。

5.

[OK] を選びます。

  1. このポリシーの適用対象となるドキュメントおよびアイテムに対して監査を有効にするには、[監査を有効にする] を選び、監査するイベントを指定します。

    監査を有効にするには

1.

[ポリシーの編集] ページで、 [ 監査 ]、[ 監査を有効にする ] の順に選び、監査記録を残すイベントの横のチェック ボックスをオンにします。

2.

これらのバーコードをドキュメントに挿入するかどうかたずねるメッセージをユーザーに表示するには、 [ 保存および印刷前にバーコードを挿入するかどうかをユーザーに確認する ] を選びます。

3.

[ OK ] を選んで監査機能をポリシーに適用します。

"監査" ポリシー機能を使用すると、組織でドキュメントの監査記録を作成、分析できるほか、タスク一覧、問題一覧、ディスカッション グループ、予定表などのアイテムの一覧を作成することができます。このポリシー機能により、イベント (コンテンツの表示、編集、または削除が行われた日時など) を記録する監査ログを作成できます。

情報管理ポリシーの一環として監査を有効にすると、管理者は、現在の使用状況を要約した Microsoft Excel ベースのポリシー使用状況レポートで、監査データを確認できます。 管理者は、これらのレポートを使用して、組織内で情報がどのように使用されているかを判断できます。また、これらのレポートを使用すると、組織が法律に準拠していることを検証し、その証拠を残すことができるほか、問題があるかどうかを調べることもできます。

監査ログに記録される情報としては、イベント名、イベントの発生日時、および、操作を実行したユーザーのシステム名があります。

  1. ポリシーの一環としてバーコードを有効にすると、ドキュメントのプロパティにバーコードが追加され、バーコードを適用したドキュメントのヘッダー領域にバーコードが表示されます。バーコードは、ラベルと同様、手動でドキュメントから削除できます。バーコードを挿入するには、ユーザーがアイテムを印刷または保存するときにバーコードを挿入するかどうかたずねるメッセージを表示するか、Office 2010 プログラムの [挿入] タブでバーコードを手動で挿入します。

    バーコードを有効にするには

1.

[ポリシーの編集] ページで、[バーコード]、[バーコードを有効にする] の順に選びます。

2.

これらのバーコードをドキュメントに挿入するかどうかたずねるメッセージをユーザーに表示するには、[保存および印刷前にバーコードを挿入するかどうかをユーザーに確認する] を選びます。

3.

[OK] を選んで、バーコード機能をポリシーに適用します。

バーコードをポリシーに適用すると、コード 39 標準のバーコードが生成されます。バーコードの各画像には、バーコード記号の下にバーコード番号を表すテキストがあります。このバーコード番号を使用すると、スキャン用ハードウェアが使用できない場合でも、バーコード データを読み込むことができます。検索ボックスにバーコード番号を手動で入力すると、サイト上のアイテムを探すことができます。

  1. ポリシーの適用対象となるドキュメントに、ラベルを要求する場合は、[ラベルを有効にする] を選び、ラベルに必要な設定を指定します。

    ラベルを有効にするには

1.

ドキュメントにラベルを追加するようユーザーに要求するには、[保存および印刷前にラベルを挿入するかどうかをユーザーに確認する] を選びます。

注: ラベルを省略できるようにする場合は、このチェック ボックスをオフにします。

2.

一度挿入されたラベルを変更できないようロックするには、[ラベルを追加した後にラベルを変更できないようにする] を選びます。

この設定を使用すると、Word、Excel、PowerPoint などのクライアント アプリケーション内のアイテムにラベルを挿入した後に、ラベル テキストが更新されないようにすることができます。このドキュメントまたはアイテムのプロパティが更新されたときに、ラベルも更新されるように設定する場合は、このチェック ボックスをオフにする必要があります。

3.

[ラベルの書式] ボックスに、ラベルに表示するテキストを入力します。ラベルには、列参照を最大 10 個 (使用できる文字数はそれぞれ 255 文字まで) 含めることができます。ラベルの書式を作成するには、次の操作を行います。

ラベルに含む列の名前を、表示される順序で入力します。[ポリシーの編集] ページの例に示されているように、列名は中かっこ ({}) で囲みます。

[ポリシーの編集] ページの例に従い、列を識別するための単語をかっこの外側に入力します。

4.

改行を追加するには、目的の位置に「\n」と入力します。

5.

使用するフォントのサイズとスタイルを選び、ラベルをドキュメント内の左側、中央、右側のどの部分に表示するかを指定します。

ユーザーのコンピューターで使用できるフォントとスタイルを選んでください。フォントのサイズは、ラベルに表示できるテキストの量に影響します。

6.

ラベルの高さと幅を入力します。ラベルの高さは 0.25 ~ 20 インチの範囲で指定し、ラベルの幅は 0.25 ~ 20 インチの範囲で指定します。ラベルのテキストは、常にラベル画像の垂直方向の中央に表示されます。

7.

[更新] を選ぶと、ラベルのコンテンツがプレビューされます。

  1. [OK] を選びます。

リスト、ライブラリ、またはフォルダーに対するポリシーを作成する (場所に応じたアイテム保持ポリシー)

特定のリスト、ライブラリ、またはフォルダーにのみ適用するアイテム保持ポリシーを定義できます。ただし、この方法で保持ポリシーを作成すると、他のリスト、ライブラリ、フォルダー、またはサイトでこのポリシーを再利用できず、場所に応じたポリシーにサイト コレクション ポリシーを適用できません。

1 つの場所にあるすべてのコンテンツ タイプに 1 つのアイテム保持ポリシーを適用する場合は、場所に応じたアイテム保持ポリシーを使用することをお勧めします。 これを使用しないと、多くの場合、すべてのコンテンツ タイプにアイテム保持ポリシーが指定されているかどうか確認する必要があります。

継承を無効にして子レベルで新しいアイテム保持ポリシーを定義しない限り、各サブフォルダーは親のアイテム保持ポリシーを継承します。

リストまたはライブラリに対してアイテム保持ポリシー以外の情報管理ポリシーを定義する場合は、そのリストまたはライブラリに関連付けられたリスト コンテンツ タイプごとに情報管理ポリシーを定義する必要があります。

いずれかの時点でコンテンツ タイプに対するポリシーをリストまたはライブラリに対する場所に応じたポリシーに切り替える場合、場所に応じたポリシーとして使用されるポリシーは、アイテム保持ポリシーだけです。他のすべての管理ポリシー (監査およびバーコード) は、関連付けられたコンテンツ タイプから継承されます。

場所に応じたポリシーがサイト コレクションに適用されないようにするには、"ライブラリおよびフォルダー ベースの保持" 機能を無効にします。これにより、サイト コレクションの管理者は、コンテンツ タイプのポリシーが、リスト管理者によって定義された場所に応じたポリシーによって上書きされないようにすることができます。

リストまたはライブラリの情報管理ポリシーを変更するには、"リストの管理" 以上のアクセス許可を保持している必要があります。

  1. 情報管理ポリシーを指定するリストまたはライブラリへ移動します。

  2. リボンの [ライブラリ] または [リスト] タブ、[ライブラリの設定] または [リストの設定] の順に選びます。

    SharePoint Online では、設定] をクリックし、[リストの設定] または [ライブラリの設定] をクリックします。

  3. [権限と管理]、[情報管理ポリシーの設定] の順に選びます。
    ドキュメント ライブラリの [設定] ページの [情報管理ポリシー] リンク

  4. [情報管理ポリシーの設定] ページで、リストまたはライブラリのアイテム保持ポリシーのソースをライブラリやフォルダーに設定されていることを確認します。

    ソースとしてコンテンツ タイプが表示されたら、元の変更] をクリックし、[ライブラリとフォルダー] をクリックします。コンテンツ タイプのアイテム保持ポリシーを無視することを確認するメッセージが表示されたらします。[OK] を選びます。

  5. [ポリシーの編集] ページの [ライブラリ ベースの保持スケジュール] で、作成するポリシーの簡単な説明を入力します。

  6. [保持ステージを追加する...] を選びます。

    [レコード] の [レコードに異なる保持ステージを定義] オプションをオンにすると、レコードに異なるアイテム保持ポリシーを定義できるようになります。

  7. [ステージのプロパティ] ダイアログ ボックスで、保持期間オプションを選んで、ドキュメントまたはアイテムの有効期限を指定します。次のいずれかの操作を行います。

    • 日付プロパティに基づいて有効期限を設定するには、[イベント]、[このステージはアイテムの日付プロパティに基づく] の順に選び、ドキュメントまたはアイテムの操作 (作成や更新など)、およびこの操作の後にアイテムの有効期限が切れるまでの時間 (日数、月数、年数など) を選びます。

    • カスタム保持期間の数式を使用して有効期限を指定するには、[このサーバーにインストールされているカスタム保持期間の数式で設定する] を選びます。

      注: このオプションは、管理者がユーザー定義式を設定している場合にのみ使用できます。

    • [処理] で、ドキュメントまたはアイテムの有効期限が切れたときに行う処理を指定します。ドキュメントまたはアイテムに対して特定の処理 (削除など) を行うには、ボックスの一覧で処理を選びます。

  8. 既にワークフローが関連付けられているリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプに対するポリシーを定義する場合に限り、[ワークフローの開始] オプションを使用できるようになります。このオプションをオンにすると、ワークフローを選べるようになります。

  9. [ステージの繰り返し] で、[次のステージがアクティブ化されるまで、このステージの処理を繰り返す] を選んで、操作を繰り返す回数を入力します。

    注: このオプションは、選んだ操作を繰り返すことができる場合にのみ使用できます。たとえば、[完全に削除] という操作に対しては繰り返しを設定できません。

  10. [OK] を選びます。

サイト コレクション ポリシーをコンテンツ タイプに適用する

サイトで情報管理ポリシーがサイト コレクション ポリシーとして既に作成されている場合は、それらのポリシーのいずれかをコンテンツ タイプに適用できます。これにより、サイト コレクション内の親コンテンツ タイプが異なる複数のコンテンツ タイプに、同じポリシーを適用できます。

サイト コレクション内の複数のコンテンツ タイプにポリシーを適用する場合、Managed Metadata Service が構成されていれば、コンテンツ タイプの発行サービスを使用して、情報管理ポリシーを複数のサイト コレクションに発行できます。詳細については、「複数のサイト コレクションにポリシーを適用する」を参照してください。

  1. ポリシーを適用するコンテンツ タイプを含むリストまたはライブラリへ移動します。

  2. リボンの [ライブラリ] または [リスト] タブ、[ライブラリの設定] または [リストの設定] の順に選びます。

    SharePoint Online では、設定] をクリックし、[リストの設定] または [ライブラリの設定] をクリックします。

  3. [権限と管理]、[情報管理ポリシーの設定] の順に選びます。
    ドキュメント ライブラリの [設定] ページの [情報管理ポリシー] リンク

  4. ポリシーの取得元が [コンテンツ タイプ] に設定されていることを確認し、[コンテンツ タイプのポリシー] で、ポリシーを適用するコンテンツ タイプを選びます。

  5. [ポリシーの指定] セクションの [サイト コレクション ポリシーを使用する] を選び、適用するポリシーを一覧から選びます。

    注: [サイト コレクション ポリシーを使用する] オプションが使用できない場合、そのサイト コレクションにはサイト コレクション ポリシーが定義されていません。

  6. [OK] を選びます。

    操作するリストまたはライブラリが複数のコンテンツ タイプの管理をサポートしている場合は、[コンテンツ タイプ] で、情報管理ポリシーを指定するコンテンツ タイプを選んで指定できます。この場合は、前述の手順 5 に直接進むことができます。

複数のサイト コレクションにポリシーを適用する

複数のサイト コレクションで同じコンテンツ タイプを共有するには、Managed Metadata Service アプリケーションを使用して、コンテンツ タイプの発行を設定します。コンテンツ タイプの発行では、コンテンツ タイプを一元的に作成および管理して、更新内容を複数のサブスクライブしているサイト コレクションまたは Web アプリケーションに発行できるため、コンテンツとメタデータをすべてのサイトで一貫した方法で管理できます。

既存のポリシーから複数のサイト コレクションで使用するテンプレートを作成する

情報管理ポリシーを作成し、それを基に、複数のサイト コレクションで必要に応じて使用するテンプレートを作成することができます。この方法は、情報ポリシーのバックアップを取る必要がある場合に使用できるほか、1 つのポリシーを複数のサイト コレクションに適用するための方法として、コンテンツ タイプの発行の代わりに使用することもできます。ポリシーのテンプレートまたはバックアップを作成するには、1 つのサイト コレクションからポリシーをエクスポートし、それを保存場所または別のサイト コレクションにインポートします。

重要: エクスポートまたはインポート機能を使用して複数のポリシー テンプレートを作成する場合は、ポリシーの .xml ファイルに一意の識別子が含まれていることを考慮する必要があります。このため、ポリシーを複数回にわたってサイトにインポートする場合は、この一意の識別子を変更する必要があります。

ポリシーをエクスポートする

  1. サイト コレクションのホーム ページで、[設定] [サイトの設定] の代わりになる小さな [設定] ギア 、[サイトの設定] の順に選びます。

    SharePointグループに接続されているサイトの設定] をクリックし、[サイト コンテンツ] をクリックし、[サイトの設定] をクリックします。

  2. [サイトの設定] ページで [サイト コレクションの管理]、[コンテンツ タイプ ポリシーのテンプレート] の順に選びます。
    [サイトの設定] ページの [コンテンツ タイプ ポリシー テンプレート] リンク

  3. エクスポートするポリシーを選び、一番下までスクロールして、[エクスポート] を選びます。

  4. ファイルを保存するか開くかを確認するメッセージが表示されたら、[保存] を選び、ファイルの保存場所を選びます。ポリシーをインポートするサイト コレクションが使用できる場所を選んでください。

  5. [ダウンロードの完了] ダイアログ ボックスが表示されたら、[閉じる] を選びます。

別のサイト コレクションにポリシーをインポートする

情報管理ポリシーをインポートすることにより、そのポリシーを、特定のサイト コレクション内のサイト レベルまたはリスト レベルで、複数のコンテンツ タイプに適用できます。この操作による利点は 2 つあり、まずコンテンツ タイプごとにポリシーを再定義して適用する必要がなくなること、もう 1 つは、ポリシーの変更を一元的に行うことで、ポリシーの変更管理が容易になることです。

  1. ポリシーを適用するサイト コレクションのホーム ページで、[設定] [サイトの設定] の代わりになる小さな [設定] ギア 、[サイトの設定] の順に選びます。

    SharePointグループに接続されているサイトの設定] をクリックし、[サイト コンテンツ] をクリックし、[サイトの設定] をクリックします。

  2. [サイトの設定] ページで [サイト コレクションの管理]、[コンテンツ タイプ ポリシーのテンプレート] の順に選びます。

  3. [ポリシー] ページで、[インポート]、[参照] の順に選んで、ポリシーの XML ファイルを検索します。

  4. ポリシーが保存されている XML ファイルを選び、[開く] を選びます。

  5. [サイト コレクション ポリシーのインポート] ページで [インポート] を選んで、サイト コレクションにポリシーを追加します。

これで、インポートしたポリシーをサイト レベルまたはリスト レベルで 1 つ以上のコンテンツ タイプに適用できるようになります。

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注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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