思わぬ壁: Outlook でできないこと

これはだれにでも起こることです。突然、作業の進行に不可欠な動作がコンピューターで実行できなくなりました。頭の中で数秒間原因を探った後、モニターに向かって顔をしかめ、攻めるように問いかけます。「なぜ、できないんだ」と。

ほとんどの場合は、単に手順を間違ったことが原因です。しかしときには、できないからできない、という場合もあります。

Outlook では多くのことを実行できます。世の中には Outlook に頼って生きている人々もいて、その生活のほとんどすべての側面で Outlook の通信機能やスケジュール機能を利用しています。しかし、現実として、Outlook にはできないこともあります。いくつかのケースでは、それは意図的なものです。ときには、他の面では非常に徹底している Outlook のデザイナーやプランナーでも配慮できなかったような問題もあります。それらの問題で生産性に対する障害となるものは多くはありませんが、いくつかの例を見てみましょう。コンピューターに問いかける羽目になった原因について、何か説明が見つかるかもしれません。

Outlook が対応できないいくつかの状況

会議の開催

ビューとフォルダー

配布リストと電子メール

お客様の不便さへの Microsoft の対応

会議の開催

Outlook の主要な目的は、構造化と整理です。したがって、会議の参加者にはある特定の行動が期待され、会議の開催者の責任はさらに大きくなります。

  • 開催者の役割は譲渡できません。

    だれかが会議を開催した場合、その人は会議が終了するまで開催者のままです。元の開催者が参加できない場合、他の人が開催者の役割を担うことはできません。唯一の回避策は、元の会議を削除し、出席依頼を再発行することです。これをうまく行うことは、デザインとプログラミングの両方の点で複雑かつ大きな問題です。

  • 会議は開催者の予定表に残ります。

    会議を変更できるのは開催者だけであるため、開催者が出席できない場合でも、会議は開催者の予定表から削除できません。この制限は、Outlook 2007 用にデザインされ、実装されたものです。

  • 辞退した会議は存在しません。

    会議の出席依頼を辞退すると、その会議は予定表から削除されます。自分のグループの会議をすべて追跡するには、辞退した会議を別の方法で記録しておく必要があります。

  • 会議出席依頼は、通常の電子メールとは別のものです。

    現在、会議出席依頼の電子メール メッセージに返信することはできません。これは、多くのユーザーにとって不満の種です。

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ビューとフォルダー

Outlook には多くのカスタマイズ機能が用意されていますが、現在のところ制限を課せられている領域がいくつかあります。

  • フォルダー一覧はアルファベット順に並べ替えられます。

    Outlook の左端にあるナビゲーション ウィンドウでは、メールのお気に入りフォルダーを自由に並べ替えることができ、下部にある Outlook の機能を切り替えるためのショートカット ボタンも自由に並べ替えることができます。しかし、[受信トレイ]、[下書き]、[送信済みアイテム]、[削除済みアイテム]、および自分で作成した整理用フォルダーを含む、[メール フォルダー] および [フォルダー一覧] では、一覧がアルファベット順に並べ替えられ、常にその状態で表示されます。フォルダーの名前を変更することもできますが、Outlook の機能に注意し (たとえば、[受信トレイ] の名前は変更しない)、自分で設定したルールがあればそれにも配慮してください。

  • 各フォルダーには専用のビューがあります。

    各フォルダーのビューは変更でき、[受信トレイ] を [送信済みアイテム] や個人用フォルダーとは異なる外観にすることもできます。ただし、ビューはフォルダーごとに個別にしか変更されず、変更を一度に複数のフォルダーに適用することはできません。

  • ナビゲーション ウィンドウのフォントは、表示されるとおりです。

    フォルダー一覧に表示される文字のスタイル、サイズ、および色は、変更できません。どうかご了承ください。

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配布リストと電子メール

現在、世界は電子メールを中心に回っており、それは Outlook が輝きを放つ領域でもあります。しかし、ユーザーにとってまだ夢でしかない機能もいくつかあります。

  • 配布リストは [連絡先] から取得されます。

    電子メールの送信者を直接配布リストに貼り付けることができれば便利です。たとえば、電子メール ニュースレターの案内に対して申し込んできたユーザーなどです。しかし、Outlook では、配布リストを [連絡先] から作成するようになっているため、最初に送信者を [連絡先] のアドレス帳に追加する必要があります。連絡先の混在を避けるのであれば、[連絡先] フォルダー内に新しいフォルダーを作成して、配布リスト用のアドレス帳を別に用意することもできます。

  • 連絡先は個人です。

    前述のように、電子メールの送信者を配布リストに追加するには、最初に [連絡先] に追加する必要があります。したがって、そのような送信者を検索し、まとめて [連絡先] に追加できれば便利ではないでしょうか。もちろん、便利でしょう。しかし、Outlook では、電子メールの送信者をそれぞれ個別に [連絡先] に追加する必要があります。

  • 各メッセージは 1 回だけ送信されます。

    ユーザーの中には、繰り返し送信されるメッセージ (何かを忘れないようにするための通知など) を設定したいと考える人もいます。Outlook にはそのような機能がありませんが、それを実現するサード パーティ製のアドインがあります。

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お客様の不便さへの Microsoft の対応

マイクロソフトでは、このような障害によってご面倒をおかけしていることを理解しています。Outlook の計画/デザイン チームには、これらの障害に関するクレームやご意見が寄せられており、その一部は Outlook の将来のバージョンで変更が検討される可能性があります。そのような中で、この記事が、将来いらいらさせられるような場面をいくつかでも避けるために役立てば幸いです。ユーザーがコンピューターの利便性を最大限に享受できないのは本当に心苦しいですから。

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注記: 

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