従業員データから自動的に組織図を作成する

従業員データから自動的に組織図を作成する

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組織図は、従業員や役職、グループ間の関係を表す図面です。

従業員のすべての情報がドキュメント (Excel ワークシートなど) や Exchange Server ディレクトリに含まれている場合は、図形やコネクタを含む図面を Visio で自動的に生成できます。組織図を自動的に生成しない場合は、外部データ ソースを使わずに作成できます。

組織図ウィザードを開始するには、ファイルをクリックして >新規組織図] カテゴリをクリックし、[作成] をクリックします。

、Visio 2016 の [ファイル] をクリックして >新規>ビジネス>組織図]、[作成] をクリックします。

組織図

既存のデータ ソースから自動的に組織図を生成する

テンプレートから組織図を作成するように選択すると、組織図ウィザードが起動します。ウィザードの最初のページで、[ファイルまたはデータベースに既に保存されている情報を使用する] を選択し、ウィザードに表示される指示に従って操作します。

使用できるデータ ソース

  • Microsoft Excel ワークシート

  • テキスト ファイル

  • Microsoft Exchange Server ディレクトリ

  • ODBC 準拠のデータ ソース

データ ソースに必要な列

データ ソースには、従業員の名前、一意の ID、各従業員の報告先が含まれている必要があります。データ ソースの列の名前は何でもかまいません。ウィザードで、従業員や報告先の名前を含む列 (またはフィールド名) を手動で指定できます。

  • 従業員名    組織図図形の従業員名の表示形式は、このフィールドでの従業員名の表示と同じ形式になります。

  • 一意のID    すべての従業員名が一意である場合は、この列に従業員名を使用できます。そうでない場合は、各従業員を一意に識別する値を含む列を使用します。

  • 報告先    このフィールドには、各管理者の一意の識別子を格納してください。この識別子は、名前または ID 番号などです。組織図の最上位に配置される従業員の場合、このフィールドは空白にします。

テキスト ファイルをデータ ソースとして使う場合の例

次のテキストは、5 つの列と 4 つの行を含むカンマ区切りのテキスト ファイルの例です。先頭の行は見出し行です。このサンプル テキスト ファイルを Visio で生成できます。組織図ウィザードを起動し、[このウィザードを使って情報を入力する] を選択し、[次へ] をクリックします。次のページで、[区切り文字付きテキスト] を選択し、ファイル名を入力して、[次へ] をクリックします。テキスト エディターが開き、以下のサンプル データがガイドとして表示されます。

名前,報告先,役職,部署,電話番号

山田 (上司), ,CEO,重役職,x5555
佐藤 (マネージャー),山田 (上司),開発マネージャー,製品開発,x6666
中川 (担当者),佐藤 (マネージャー),ソフトウェア開発者,製品開発,x6667

新しいデータ ファイルから組織図を作成する

別のプログラムのデータがまだなくても、必要な場合は、Visio から適切な形式のサンプル データを Excel またはテキスト エディターで開くことができます。そのサンプル データを実際のデータに置き換えて、ウィザードの手順を完了すると、組織図が生成されます。

  1. 組織図ウィザードを開始するには、ファイルをクリックして >新規組織図] カテゴリをクリックし、[作成] をクリックします。

    、Visio 2016 の [ファイル] をクリックして >新規>ビジネス>組織図]、[作成] をクリックします。

  2. ウィザードの最初のページで、[このウィザードを使って情報を入力する] を選び、[次へ] をクリックします。

  3. Excelまたは区切り記号付きのテキストを選択、新しいファイルの名前を入力し、[次へ] をクリックします。
    Excelを選択すると、Microsoft Excel のワークシートがされたサンプルのテキストが開きます。区切り記号付きのテキストを選択する場合は、サンプル テキストを含むメモ帳ページが開きます。

  4. Excel またはメモ帳が開いたら、サンプル テキストを参考にして入力すべき情報を特定し、これらのテキストに上書きして情報を入力します。従業員名と報告先の列は必須ですが、その他の列は追加したり削除したりできます。

  5. Excel またはメモ帳を終了し、ウィザードの操作を完了してください。

レイアウトの変更、図形の変更、図の挿入

[組織図] のテンプレートでは、リボンに [組織図] というタブが追加されます。このタブのツールを使うと、図面の外観を大幅に変更できます。

[レイアウト] と [配置] には、図形のレイアウトと階層を変更するためのツールが含まれています。

[図形] ギャラリーを使うと、組織図の図形のスタイルを選択できます。[] のツールを使うと、選択した図形に図を挿入したり、図のプレースホルダーを削除したりできます。図形に挿入した図を変更することもできます。ウィザードですべての図形に図を追加しなかった場合は、ここで追加できます。[組織図] タブで、[挿入]、[複数の図] の順にクリックします。すべての図が 1 つのフォルダーに含まれていて、ファイル名が "従業員名.ファイルの種類" という形式になっている必要があります (例: Jonathan Foster.jpg (名前はデータ ソースの名前と正確に一致する必要があります))。

[組織データ] には、ウィザードを使って外部ソースのデータをインポートするためのツール、組織データを Excel またはテキスト ファイルにエクスポートするためのツール、図面のデータを外部データ ソースと比較するためのツールが含まれています。

チーム枠または仮想従属関係を使用してチームを表示する

組織図を作成した後で、仮想チームの関係を反映するために情報の配置を変更することができます。関連する図形を近くに移動した後、仮想直属関係を表すコネクタを追加して 2 次的な職位を表します。または [チーム枠] を使用して仮想チームを強調します。[図形] ウィンドウから [チーム枠] の図形を図面ページにドラッグし、上下左右のサイズ変更ハンドルを使用して、仮想チームに個人が含まれるようにします。

チーム枠

外部データ ソースを使用している組織図を更新します。

組織の構造の変更を反映するには、グラフのデータを更新または組織図を手動で更新できます。

  • [データ]、[外部データ]、[すべて更新] の順にクリックします。

新しいデータが、組織図を作成したときのデータと完全に一致しない場合、個人を手動で移動させる必要があります。

新しい組織図がある場合、Visio を使用して旧組織図と比較することで、変更された内容がわかります。

  1. 組織図の新しいバージョンまたは旧バージョンのいずれかを開きます。

  2. [組織図]、[組織データ]、[比較] の順にクリックします。[組織データの比較] ボックスで、比較するバージョンを確認します。

  3. [比較方法] で、開いている組織図のバージョンに応じて状況を選択します。

  4. [レポートの種類] で、目的のオプションを選択します。

  5. [OK] をクリックします。

これで目的の組織図が思うように更新されない場合は、組織図を再構築する必要があります。

注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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