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従業員データから自動的に組織図を作成する

従業員データから自動的に組織図を作成する

組織図は、従業員や役職、グループ間の関係を表す図面です。

従業員のすべての情報がドキュメント (Excel ワークシートなど) や Exchange Server ディレクトリに含まれている場合は、図形やコネクタを含む図面を Visio で自動的に生成できます。 組織図を自動的に生成しない場合は、外部データ ソースを使わずに作成できます。

組織図ウィザードを開始するには、[新規作成 >] をクリックして [組織図] カテゴリをクリックし、[作成] をクリックします。

Visio 2016 で、[ファイル>新しい>ビジネス>組織図] をクリックし、[作成] をクリックします。

組織図

既存のデータ ソースから自動的に組織図を生成する

テンプレートから組織図を作成するように選択すると、組織図ウィザードが起動します。 ウィザードの最初のページで、[ファイルまたはデータベースに既に保存されている情報を使用する] を選択し、ウィザードに表示される指示に従って操作します。

使用できるデータ ソース

  • Microsoft Excel ワークシート

  • テキスト ファイル

  • Microsoft Exchange Server ディレクトリ

  • ODBC 準拠のデータ ソース

データ ソースに必要な列

データソースには、従業員名、一意の識別子、および従業員が報告する人物の列が必要です。 ウィザードでは、どの列 (またはフィールド名) に従業員名とレポート名が含まれているかを手動で特定するため、データソース内の列名は関係ありません。

  • 従業員名    組織図図形の従業員名の表示形式は、このフィールドでの従業員名の表示と同じ形式になります。

  • 一意のID     すべての従業員名が一意である場合は、この列に従業員名を使用できます。 そうでない場合は、各従業員を一意に識別する値を含む列を使用します。

  • 従業員の報告者    このフィールドには、各マネージャーの一意の識別子を含める必要があります。その識別子は名前か ID 番号のいずれかです。 組織図の最上部にある従業員の場合、このフィールドは空白のままにします。

テキスト ファイルをデータ ソースとして使う場合の例

次のテキストは、1行目が見出し行である、5列と4行のコンマ区切りテキストファイルの例を示しています。 Visio によってこのサンプルのテキストファイルが生成されます。組織図ウィザードを起動し、[このウィザードを使って情報を入力する] を選択して、[次へ] をクリックします。 次のページで [区切り記号付きテキスト] を選び、ファイル名を入力して、[次へ] をクリックします。 Visio では、このサンプルデータをガイドとしてテキストエディターが開きます。

名前,報告先,役職,部署,電話番号

Joe の x5555、CEO、Executive、
Jane 佐藤、Joe Sampleboss、開発マネージャー、製品開発、x6666
John Samplepos、Jane 佐藤、ソフトウェア開発者、製品開発、x6667

新しいデータ ファイルから組織図を作成する

別のプログラムのデータがまだなくても、必要な場合は、Visio から適切な形式のサンプル データを Excel またはテキスト エディターで開くことができます。 そのサンプル データを実際のデータに置き換えて、ウィザードの手順を完了すると、組織図が生成されます。

  1. 組織図ウィザードを開始するには、[新規作成 >] をクリックして [組織図] カテゴリをクリックし、[作成] をクリックします。

    Visio 2016 で、[ファイル>新しい>ビジネス>組織図] をクリックし、[作成] をクリックします。

  2. ウィザードの最初のページで、[このウィザードを使って情報を入力する] を選択し、[次へ] をクリックします。

  3. [Excel] または [区切り文字付きテキスト] を選択し、新規作成するファイルの名前を入力して、[次へ] をクリックします。
    Excelを選択すると、サンプルテキストが表示された Microsoft excel ワークシートが開きます。 [区切り文字付きテキスト] を選択した場合は、メモ帳が開いてサンプル テキストが表示されます。

  4. Excel またはメモ帳が開いたら、サンプル テキストを参考にして入力すべき情報を特定し、これらのテキストに上書きして情報を入力します。 従業員名と報告先の列は必須ですが、その他の列は追加したり削除したりできます。

  5. Excel またはメモ帳を終了し、ウィザードの操作を完了してください。

レイアウトの変更、図形の変更、図の挿入

[組織図] のテンプレートでは、リボンに [組織図] というタブが追加されます。 このタブのツールを使うと、図面の外観を大幅に変更できます。

[レイアウト] と [配置] には、図形のレイアウトと階層を変更するためのツールが含まれています。

[図形] ギャラリーを使用して、グラフ内の図形のスタイルを選択します。 [] グループのツールを使用して、選択した図形に図を挿入し、プレースホルダーの図を削除し、図形に挿入された後で図を変更します。 ウィザードを使用しているすべての図形に図を追加していない場合は、ここで追加することができます。 [組織図] タブで、[挿入] をクリックし >複数の画像を表示します。 すべての画像は、1つのフォルダーに保存する必要があります。 "従業員名. ファイル名" という形式のファイル名を指定します。たとえば、Jonathan のようにします (名前は、データソースの名前と正確に一致する必要があります)。

[組織データ] には、ウィザードを使って外部ソースのデータをインポートするためのツール、組織データを Excel またはテキスト ファイルにエクスポートするためのツール、図面のデータを外部データ ソースと比較するためのツールが含まれています。

チーム枠または仮想従属関係を使用してチームを表示する

組織図を作成した後で、仮想チームの関係を反映するために情報の配置を変更することができます。 関連する図形を近くに移動した後、仮想直属関係を表すコネクタを追加して 2 次的な職位を表します。 または [チーム枠] を使用して仮想チームを強調します。 [図形] ウィンドウから [チーム枠] の図形を図面ページにドラッグし、上下左右のサイズ変更ハンドルを使用して、仮想チームに個人が含まれるようにします。

チーム枠

外部データ ソースを使用する組織図を更新する

組織の構造の変更を反映するには、組織図のデータを更新するか、組織図を手動で更新することができます。

  • [データ]、[外部データ]、[すべて更新] の順にクリックします。

新しいデータが、組織図を作成したときのデータと完全に一致しない場合、個人を手動で移動させる必要があります。

新しい組織図がある場合、Visio を使用して旧組織図と比較することで、変更された内容がわかります。

  1. 組織図の新しいバージョンまたは旧バージョンのいずれかを開きます。

  2. [組織図]、[組織データ]、[比較] の順にクリックします。 [組織データの比較] ボックスで、比較するバージョンを確認します。

  3. [比較方法] で、開いている組織図のバージョンに応じて状況を選択します。

  4. [レポートの種類] で、目的のオプションを選択します。

  5. [OK] をクリックします。

これで目的の組織図が思うように更新されない場合は、組織図を再構築する必要があります。

さらに詳しく

組織図のサンプル Visio のテンプレートと図を検索する

関連項目

Visio web app で組織図を作成する

注:  このページは、自動翻訳によって翻訳されているため、文章校正のエラーや不正確な情報が含まれている可能性があります。 私たちの目的は、このコンテンツがお客様の役に立つようにすることです。 情報が役に立ったかどうか、ご意見をお寄せください。 参考までに、こちらから英語の記事をお読みいただけます。

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