高度な差し込み印刷

数式と条件文を追加する

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高度な差し込み印刷では、数式と条件文を使用して、多数の連絡先に希望どおりにカスタマイズしたメールの内容を送信できます。

さらに詳しく

Word のフィールド コード

差し込み印刷

差し込み印刷の応用

これまで MERGEFIELD のフィールド コードについて主に学習しました。 今回は、もっといろいろな使い方について学びましょう。

まず式を追加してみましょう。

このメールでは、最後に車を整備したときの走行距離から 6,000 キロを超えているかどうかの判断が必要です。

ちょっとしたことのようですが、計算が面倒ということで、顧客の関心がなくなるかもしれません。

そこで、その代わりにあらかじめ計算結果を出すことにします。

まず文を書き直して、読み手が走行距離を確認するだけの内容にしましょう。

次にプレースホルダーを選んで削除し、Ctrl キーを押しながら F9 キーを押します。 これで空のフィールド コードが追加されます。

式を追加するには、まず等号を入力します。 [差し込み文書] タブで、「走行距離」差し込みフィールドを挿入します。

または、Ctrl キーを押しながら F9 キーを押して、手動で入力することもできます。 差し込みフィールドの後に、「+6000」を入力します。

最後にスイッチを追加して、番号に桁区切りを設定します。

この式は、顧客の最後の整備時点の走行距離に 6,000 を追加します。

Alt キーを押しながら F9 キーを押し、もう一度 F9 キーを押してフィールド コードを更新してから差し込み結果をプレビューします。

これで顧客が計算をする必要がなくなります。 ここでは、製造年が 2005 年より前の車のオーナーに割引サービスを提供しています。

とてもわかりやすい内容ですが、この特典を対象の顧客だけに限定して表示することで、余計な混乱を避けることができます。

そこで条件付きステートメント、つまり IF フィールド コードを使います。

まずテキストを削除します。 Alt キーを押しながら F9 キーを押します。 次に、Ctrl キーを押しながら F9 キーを押して空のフィールド コードを追加します。

「IF」とスペースを入力します。 [差し込みフィールドの挿入] をクリックし、製造年を選びます。

次にスペース、小なり記号と等号、スペースの順に入力し、引用符の間に「2005」を入力します。

これで条件が設定されます。

スペースを入力し、引用符で囲みます。

条件が合う場合に表示するテキスト「お持ちの車は 2005 年より前の製造です」を入力します。

またスペースを入力し、引用符の間に

条件が合わない場合のテキスト「お持ちの車は 2005 年以降の製造です」を入力します。

これらの顧客に対する特典はありませんが、サービス部門用に入れておくことはできます。

Alt キーを押しながら F9 キーを押し、もう一度 F9 キーを押してフィールド コードを更新してから差し込み結果をプレビューします。

宛先をクリックしていくと、顧客の車の製造年によってテキストが変化するのがわかります。

式と条件付きステートメントの使い方について詳しくは、コースのまとめにあるリンクをご覧ください。

手入力以外にもフィールド コードを追加する方法があります。

[挿入] タブをクリックし、[クイックパーツ] で [フィールド] をクリックします。

左側に、Word で使えるフィールド コードが一覧表示されます。

挿入するコードをクリックし、プロパティとオプションを入力します。 [OK] をクリックすると、Word がフィールド コードを挿入します。

ただし、Word には数値書式を設定するオプションやスイッチが用意されていません。

このような場合は、Word がフィールド コードを挿入する前にクリックしてコードをご確認ください。

ここで書式にスイッチを追加し、数値に桁区切りを設定して [OK] をクリックしてください。

次は、フィールド コードを使って宛先を絞り込みます。

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