廃棄レビューの概要

コンテンツがその保有期間の終了に近づいたとき、いくつかの理由から、その安全な削除 (“廃棄”) を決定する目的でコンテンツを見直すことが推奨されます。たとえば、次の対応が必要になることがあります。

  • 訴訟や監査に備え、関連コンテンツの削除 (“廃棄”) を保留にします。

  • 調査や記録のために残しておく価値がある場合、コンテンツを廃棄リストから削除し、アーカイブに保存します。

  • 元のポリシーが一時的な解決策であった場合、コンテンツに別の保有期間を割り当てます。

  • コンテンツを顧客に返すか、別の組織に渡します。

Office 365 のコンテンツを保有するラベルを作成するとき、保有期間の終わりに廃棄レビューを開始するように選択できます。廃棄レビューでは:

  • 選択したユーザーの元に、レビューするコンテンツを知らせるメールが届きます。校閲者として、個々のユーザー、配信グループ、セキュリティ グループ、Office 365 グループを指定できます。週単位で通知が送信されることに注意してください。

  • 校閲者はセキュリティ/コンプライアンス センターの [廃棄] ページに進み、コンテンツを校閲します。

  • 文書ごとに、校閲者は次のことができます。

    • 別のラベルを適用する。

    • その保有期間を延長する。

    • 完全に削除する。

  • 校閲者は保留中の廃棄や過去の廃棄を見直し、その一覧を .csv ファイルにエクスポートできます。

廃棄を校閲するには、Office 365 Enterprise E5 サブスクリプションが必要です。

廃棄レビューには、SharePoint サイト、OneDrive アカウント、Office 365 グループ サイトのコンテンツのみが含まれます。以上の場所で廃棄レビューを待っているコンテンツは、校閲者がコンテンツの完全削除を選択しない限り削除されません。

廃棄レビューには、Exchange Online、Skype、公開フォルダー、Office 365 グループのメールボックスのコンテンツは含まれません。廃棄レビューを開始するラベルがこのような場所のコンテンツに適用される場合、そのコンテンツは保有期間の終わりに自動的に削除されます。セキュリティ/コンプライアンス センターの [廃棄] ページには表示されません。

[廃棄] ページ

ラベルを作成し、廃棄レビューを設定する

これは、廃棄レビューを設定するための基本的ワークフローです。このフローでは、公開されており、かつユーザーにより手動で適用されているラベルが表示されることに注意してください。代替として、廃棄レビューを開始するラベルをコンテンツに自動適用できます。

廃棄の流れを示すグラフ

廃棄レビューは、Office 365 でラベルを作成するときのオプションです。このオプションは保有ポリシーでは利用できません。保有設定のあるラベルでのみ利用できます。

ラベルの詳細については、「ラベルの概要」を参照してください。

ラベルの [保持] 設定ページ

コンテンツの廃棄

校閲するコンテンツの存在を知らせる通知が校閲者の元に届いたら、校閲者はセキュリティ/コンプライアンス センターの [廃棄] ページに進み、1 つまたは複数の項目を選択できます。校閲者は次のことができます。

  • 別のラベルを適用する。

  • 保有期間を延長する。

  • アイテムを完全に削除する。

元の場所のアクセス許可が与えられている場合、校閲者はリンクを利用し、元の場所で文書を表示できます。廃棄レビュー中、コンテンツが元の場所から移動されることはありません。校閲者が削除を選択するまで削除されることはありません。

メール通知が週単位で校閲者に自動的に送信されることに注意してください。そのため、コンテンツの保有期間が終わるまでに、校閲者は最大で 7 日、コンテンツが廃棄を待っているというメール通知を受信する場合があります。

また、廃棄行為はすべて監査されます。確実に監査するために、最初の廃棄行為の少なくとも 1 日前に監査をオンにしてください。詳細については、「Office 365 のセキュリティ センターとコンプライアンス センターで監査ログを検索する」を参照してください。

ドキュメントの廃棄オプション

廃棄のアクセス許可

校閲者が [廃棄] ページにアクセスするには、廃棄管理の役割と監査ログ閲覧限定の役割に属している必要があります。廃棄校閲者という名前の新しい役割グループを作成し、その役割グループにこの 2 つの役割を追加し、さらにメンバーを追加することをお勧めします。

詳細については、「Office 365 セキュリティ/コンプライアンス センターへのアクセス権をユーザーに付与する」を参照してください。

破棄されたコンテンツが完全に削除されるまでの期間

廃棄レビューを待っているコンテンツは、校閲者がコンテンツの完全削除を選択しない限り削除されません。校閲者がこのオプションを選択すると、SharePoint サイトまたは OneDrive アカウントのコンテンツは、このセクションで説明する標準のクリーンアップ プロセスの対象になります。アイテム保持ポリシーは保持されたコンテンツに対してどのように作用するのか

これは、次のことを意味します。

  • ドキュメント ライブラリのコンテンツは、廃棄から 7 日以内に、第 1 レベルのごみ箱に移され、第 1 レベルのごみ箱への移動から 93 日後に完全に削除されます。検索機能によりごみ箱にインデックスが作成されません。そのため、電子情報開示の保留では、そのコンテンツを利用できません。

  • アイテム保管ライブラリのコンテンツは、破棄から 7 日以内に完全に削除されます。

保留中の破棄と完了済みの破棄を表示する

セキュリティ/コンプライアンス センターの [破棄] ページで、保留中の破棄と完了済みの破棄の両方を閲覧できます。

  • 保留中の破棄は保有期間の終わりに到達しており、廃棄レビューが必要です。各項目を見直したら、別のラベルを適用するのか、その保有期間を延長するのか、完全に削除するのかを決定します。

  • 完了済みの破棄は廃棄レビュー中に削除が承認されたものです。現在、完全削除される段階にあります。別のラベルが適用された項目やレビューの一環として保有期間が延長された項目はここに表示されません。

廃棄ビューにフィルターを適用する

ラベルまたは時間範囲で廃棄ビューにフィルターを適用できます。保留中の破棄の場合、時間範囲は有効期限に基づきます。過去の破棄の場合、時間範囲は削除日付に基づきます。

[廃棄] ページのフィルター オプション

廃棄項目のエクスポート

さらに、いずれのビューの項目も .csv ファイルとしてエクスポートできます。.csv ファイルは Excel で開くことができます。

Excel にエクスポートされた廃棄データ

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