差し込み文書に差し込みフィールドを挿入する

差し込み印刷、電子メールの宛名差し込み、またはカタログ データの差し込みの手順 2. で、差し込み印刷文書、電子メールの宛名差し込み文書、またはカタログ データの差し込み文書に差し込みフィールドを挿入できます。差し込みフィールドは、完成文書ごとに異なるテキストや画像の情報を差し込む場合に、それらのテキストや画像のプレースホルダになります。

差し込み印刷フィールドを挿入する前に、差し込み印刷、電子メールの宛名差し込み、または差し込み印刷文書はデータ ソースに接続する必要があります。データ ソースを作成する方法の詳細については、差し込み印刷用のデータ ソースを作成するを参照してください。

この記事の内容

差し込み印刷文書に差し込み印刷フィールドを挿入します。

差し込み文書に差し込み印刷フィールドを挿入します。

差し込み印刷文書に差し込み印刷フィールドを挿入します。

差し込み印刷文書に差し込みフィールドを挿入する

  1. 差し込み印刷文書をまだ開いていない場合は開きます。

  2. [ツール] メニューの [宛名/カタログ] をポイントし、[差し込み印刷] をクリックします

  3. [差し込み印刷] 作業ウィンドウの [アドレス帳の作成] の下で、使用するデータ ソースを選択し、[次: アドレス帳の作成、またはアドレス帳に接続] をクリックします。

  4. [データ ファイルの選択] ダイアログ ボックスで、目的のデータ ソースをクリックし、[開く] をクリックします。

    選択したデータ ソースの種類によっては、さらに別のダイアログ ボックスが表示されて、特定の情報の入力を求められる場合があります。

    たとえば、選択したデータ ソースが複数のワークシートを含む Microsoft Office Excel ブックである場合、使用する情報が含まれるワークシートを選択してから [OK] をクリックする必要があります。

  5. 差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスで、差し込み印刷に含める宛先を選択します。含めるには、受信者の横にあるチェック ボックスをオンにし、除外する受信者の横にあるチェック ボックスをオフにします。特定のフィールドの抽出条件でリストをフィルターし、アルファベット順に並べ替えできます。詳細については、宛先のリストを絞り込む、メーリング リストのヒントを参照してください。

  6. 文書にテキスト ボックスが含まれていない場合、すべての完成文書に同じように出力するテキストを追加するには、1 つ以上のテキスト ボックスを挿入します。

    方法

    1. [オブジェクト] ツールバーで、テキスト ボックス ボタンの画像 ] をクリックします。

    2. 文書で、テキスト ボックスのいずれかの角を配置する場所をポイントして、目的のサイズになるまでマウスを斜めにドラッグします。

  7. すべての完成文書に同じように出力するテキストを挿入するには、テキスト ボックス内をクリックし、すべての完成文書に出力するテキストを入力します。

  8. 差し込みフィールドを挿入するテキスト ボックス内をクリックします。

  9. 次のいずれかを挿入します。

    画像フィールド

    1. [差し込み印刷] 作業ウィンドウの [その他のアイテム] で、[画像フィールド] をクリックします。

    2. [画像フィールドの挿入] ダイアログ ボックスで、画像ファイルの名前またはパスが含まれているデータ フィールドをクリックし、[OK] をクリックします。

      注: 画像が含まれているフォルダへのパスが [内容] 列に含まれていない場合は、画像ファイルの場所を指定する必要があります。[フォルダの指定] をクリックし、[データ ソースのフォルダ] を選択して、[追加] をクリックします。画像の場所に移動し、[開く] をクリックします。

    名前、住所、その他の情報を含む住所ブロック

    1. [差し込み印刷] 作業ウィンドウの [その他のアイテム] で、[住所ブロック] をクリックします。

    2. [住所ブロックの挿入] ダイアログ ボックスで、使用する住所項目をクリックし、[OK] をクリックします。

      注: データ ソース内のデータ フィールドの名前で、住所ブロックの Publisher を使用するデータ フィールドの名前が一致しない場合は、[住所ブロックの挿入] ダイアログ ボックスで[フィールドの一致] をクリックする必要があります。フィールドの対応] ダイアログ ボックスで、ドロップダウン リストを使用して、Publisher のフィールドに対応するデータ ソースからフィールドを選択します。

    あいさつ文 (英文)

    1. [差し込み印刷] 作業ウィンドウの [その他のアイテム] で、[あいさつ文] をクリックします。

    2. [あいさつ文 (英文)] ダイアログ ボックスの [あいさつ文の形式] で、先頭の語句、氏名の形式、および末尾の区切り文字を選択します。

      先頭の語句と末尾の区切り文字の各ボックスには、独自のテキストを入力することもできます。

    3. 宛先名を自動的に解釈できない場合 (データ ソースに宛先の姓と名が含まれておらず、会社名しかない場合など) に出力するテキストを選択します。

      無効な宛先名用のボックスには、あいさつ文として独自のテキストを入力することもできます。

    4. [OK] をクリックします。

      注: データ ソースに含まれるデータ フィールドの名前が、あいさつ文に使用される Publisher の標準フィールドの名前と一致していない場合には、[あいさつ文 (英文)] ダイアログ ボックスの [フィールドの対応] をクリックする必要があることがあります。[フィールドの対応] ダイアログ ボックスで、ドロップダウン リストを使用して Publisher の標準フィールドに対応するデータ ソース内のフィールドを選択します。

    情報の他のフィールド

    [差し込み印刷] 作業ウィンドウの [文書の準備] のリスト ボックスに、データ ソース内のすべてのフィールドが表示されます。このリストを使用して、任意のフィールドを文書に追加できます。

    1. [差し込み印刷] 作業ウィンドウで、[文書の準備] のリスト ボックスから、追加するフィールドを、そのフィールド用に作成したテキスト ボックスにドラッグします。

      注: このリストから画像アイテムをドラッグすると、画像へのパスを示すテキストのみが挿入され、画像自体は挿入されません。

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電子メールの宛名差し込み文書に差し込みフィールドを挿入する

  1. 電子メールの宛名差し込み文書をまだ開いていない場合は開きます。

  2. [ツール] メニューの [宛名/カタログ] をポイントし、[電子メールの宛名差し込み] をクリックします。

  3. [電子メールの宛名差し込み] 作業ウィンドウの [アドレス帳の作成] で、使用するデータ ソースを選択し、[次: アドレス帳の作成、またはアドレス帳に接続] をクリックします。

  4. [データ ファイルの選択] ダイアログ ボックスで、目的のデータ ソースをクリックし、[開く] をクリックします。

    選択したデータ ソースの種類によっては、さらに別のダイアログ ボックスが表示されて、特定の情報の入力を求められる場合があります。

    たとえば、選択したデータ ソースが複数のワークシートを含む Microsoft Office Excel ブックである場合、使用する情報が含まれるワークシートを選択してから [OK] をクリックする必要があります。

  5. 差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスで、差し込み印刷に含める宛先を選択します。含めるには、受信者の横にあるチェック ボックスをオンにし、除外する受信者の横にあるチェック ボックスをオフにします。特定のフィールドの抽出条件でリストをフィルターし、アルファベット順に並べ替えできます。詳細については、宛先のリストを絞り込む、メールの宛先リストを準備するためのヒントを参照してください。

  6. 文書にテキスト ボックスが含まれていない場合は、1 つ以上のテキスト ボックスを挿入します。

    方法

    1. [オブジェクト] ツールバーで、テキスト ボックス ボタンの画像 ] をクリックします。

    2. 文書で、テキスト ボックスのいずれかの角を配置する場所をポイントして、目的のサイズになるまでマウスを斜めにドラッグします。

  7. すべての完成文書に同じように出力するテキストを挿入するには、テキスト ボックス内をクリックし、すべての完成文書に出力するテキストを入力します。

  8. 電子メールの宛名差し込み文書で、差し込みフィールドを挿入するテキスト ボックス内をクリックします。

  9. 次のいずれかを挿入します。

    個人用にカスタマイズしたハイパーリンク

    1. [電子メールの宛名差し込み] 作業ウィンドウの [その他のアイテム] で、[宛先ユーザー別のハイパーリンクの挿入] をクリックします。

    2. [宛先ユーザー別のハイパーリンクの挿入] ダイアログ ボックスで、表示するテキストと、各受信者がハイパーリンクをクリックしたときに表示する Web サイトまたは Web ページのアドレスを入力します。

    3. 表示するテキストまたはハイパーリンクでデータ フィールドを使用する場合は、[表示するテキスト] または [ハイパーリンク] ボックス内をクリックし、[挿入する項目] ボックスの一覧で、挿入するデータ フィールドをクリックします。

      データ フィールドを挿入する場合、挿入するデータ フィールドに対応するエントリが空白の場合に代わりに表示するテキストおよび Web アドレスを指定できます。必要に応じて、[空白のエントリに既定のテキストを使用する] チェック ボックスおよび [空白のエントリに既定のハイパーリンクを使用する] チェック ボックスをオンにし、代わりに使用するテキストおよび Web アドレスを入力します。

      [宛先ユーザー別のハイパーリンクの挿入] ダイアログ ボックスのイメージ

    画像フィールド

    1. [電子メールの宛名差し込み] 作業ウィンドウの [その他のアイテム] で、[画像フィールド] をクリックします。

    2. [画像フィールドの挿入] ダイアログ ボックスで、挿入する画像データ フィールドをクリックし、[OK] をクリックします。

      注: 画像が含まれているフォルダへのパスが [内容] 列に含まれていない場合は、画像ファイルの場所を指定する必要があります。[フォルダの指定] をクリックし、[データ ソースのフォルダ] を選択して、[追加] をクリックします。画像の場所に移動し、[開く] をクリックします。

    あいさつ文 (英文)

    1. [電子メールの宛名差し込み] 作業ウィンドウの [その他のアイテム] で、[あいさつ文] をクリックします。

    2. [あいさつ文 (英文)] ダイアログ ボックスの [あいさつ文の形式] で、先頭の語句、氏名の形式、および末尾の区切り文字を選択します。

      先頭の語句と末尾の区切り文字の各ボックスには、独自のテキストを入力することもできます。

    3. 宛先名を自動的に解釈できない場合 (データ ソースに宛先の姓と名が含まれておらず、会社名しかない場合など) に出力するテキストを選択します。

      無効な宛先名用のボックスには、あいさつ文として独自のテキストを入力することもできます。

    4. [OK] をクリックします。

      注: データ ソースに含まれるデータ フィールドの名前が、あいさつ文に使用される Publisher の標準フィールドの名前と一致していない場合には、[あいさつ文 (英文)] ダイアログ ボックスの [フィールドの対応] をクリックする必要があることがあります。[フィールドの対応] ダイアログ ボックスで、ドロップダウン リストを使用して Publisher の標準フィールドに対応するデータ ソース内のフィールドを選択します。

    情報の他のフィールド

    [電子メールの宛名差し込み] 作業ウィンドウの [文書の準備] のリスト ボックスに、データ ソース内のすべてのフィールドが表示されます。このリストを使用して、任意のフィールドを文書に追加できます。

    1. [電子メールの宛名差し込み] 作業ウィンドウで、[文書の準備] のリスト ボックスから、追加するフィールドを、そのフィールド用に作成したテキスト ボックスにドラッグします。

      注: このリストから画像アイテムをドラッグすると、画像へのパスのみが挿入されます。画像自体は挿入されません。

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カタログ データの差し込み文書に差し込みフィールドを挿入する

  1. カタログ データの差し込み文書をまだ開いていない場合は開きます。

  2. [ツール] メニューの [宛名/カタログ] をポイントし、[カタログ データの差し込み] をクリックします。

  3. [カタログ データの差し込み] 作業ウィンドウの [製品リストの選択] で、使用するデータ ソースを選択し、[次: アドレス帳の作成、またはアドレス帳に接続] をクリックします。

  4. [データ ファイルの選択] ダイアログ ボックスで、目的のデータ ソースをクリックし、[開く] をクリックします。

    選択したデータ ソースの種類によっては、さらに別のダイアログ ボックスが表示されて、特定の情報の入力を求められる場合があります。

    たとえば、選択したデータ ソースが複数のワークシートを含む Microsoft Office Excel ブックである場合、使用する情報が含まれるワークシートを選択してから [OK] をクリックする必要があります。

  5. [カタログ データ差し込みの対象製品リスト] ダイアログ ボックスで、差し込む項目を選択します。差し込む項目のチェック ボックスをオンにし、差込から除外する項目のチェック ボックスをオフにします。特定のフィールドまたは条件によってリストにフィルタを適用したり、リストをアルファベット順に並べ替えたりすることができます。

  6. 文書にテキスト ボックスが含まれていない場合は、データ フィールドを挿入する文書の差し込み印刷領域にテキスト ボックスを挿入します。

    方法

    1. [オブジェクト] ツールバーで、テキスト ボックス ボタンの画像 ] をクリックします。

    2. 文書で、テキスト ボックスのいずれかの角を配置する場所をポイントして、目的のサイズになるまでマウスを斜めにドラッグします。

  7. カタログ データ差し込みの繰り返し領域に、レコードごとに異なるデータを差し込むには、データ フィールドを挿入するテキスト ボックス内をクリックし、次のいずれかの操作を行います。

    1. テンプレートのカタログ データ差し込みの繰り返し領域にテキストを挿入する場合は、[カタログ データの差し込み] 作業ウィンドウの [文書の準備] で、挿入するフィールドをクリックします。

      注: 画像フィールドまたは写真フィールドをクリックすると、画像自体ではなく、画像のパスとファイル名を示すテキストが挿入されます。

    2. 画像を挿入する場合は、[その他のアイテム] の下の [製品の画像] をクリックします。

      注: 差し込みフィールドを挿入する前にカタログ データ差し込み領域のテキスト ボックス内をクリックしなかった場合は、新しいテキスト ボックスまたは新しい図枠内に各差し込みフィールドが挿入されます。

  8. データ ソースから必要なフィールドをすべて挿入するまで、手順 5. を繰り返します。

  9. カタログ データの差し込み領域の書式設定と配置を行います。この設定が、データ ソース内の各レコードで繰り返し使用されます。複数のレコードがページ上にきちんと収まるようにサイズを調整することができます。テキストの書式設定と配置の詳細については、[参照] セクションのリンク先を参照してください。

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注記: 

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