差し込み印刷: 差し込みフィールドの挿入

この記事の内容

差し込み印刷フィールドについて

フィールドやプレースホルダーを追加する

差し込み印刷フィールドについて

宛先やあいさつ文などのプレースホルダーは差し込み印刷フィールドと呼ばれます。Word のフィールドは、選んだデータ ファイルの列の見出しに対応します。

データ ファイルの列 (カテゴリ) と行 (レコード)

1. データ ファイルの列は情報のカテゴリを表します。メイン文書に追加するフィールドは、これらのカテゴリのプレースホルダーです。

2. データ ファイルの行は情報のレコードを表します。Word で差し込み印刷を実行すると、各レコードのメイン文書のコピーが生成されます。

メイン文書にフィールドを配置することによって、名前や宛先などの特定のカテゴリの情報を、その場所に表示するよう指定します。

Word 文書に挿入されたフィールド

注: メイン文書に差し込み印刷フィールドを挿入すると、フィールド名は常に二重の山かっこ (« ») で囲まれて表示されます。これらの山かっこは、差し込み印刷した文書には表示されません。メイン文書で、フィールドと通常の文字列を区別するためにのみ使用されます。

差し込み印刷を実行すると、メイン文書のフィールドがデータ ファイルの最初の行の情報に置き換えられ、最初の差し込み印刷文書が作成されます。次に、フィールドがデータ ファイルの 2 番目の行の情報に置き換えられて 2 番目の差し込み印刷文書が作成され、これ以降も同様に処理されます。

データ ファイルから文書に情報を差し込む

フィールドやプレースホルダーを追加する

  1. メイン文書で、文書のすべてのコピーに表示するコンテンツを入力します。

    ロゴなどの図を追加するには、[挿入] タブの [] で [] をクリックします。

  2. フィールドを挿入する位置をクリックします。

  3. [差し込み印刷] タブの [文章入力とフィールドの挿入] グループを使用します。

    Office 2010 のリボン

  4. 次のいずれかを追加します。

    名前、住所、その他の情報を含む住所ブロック

    1. [住所ブロック] をクリックします。

    2. [住所ブロックの挿入] ダイアログ ボックスで、挿入する住所の要素と必要な書式を選択し、[OK] をクリックします。

    3. [フィールドの対応] ダイアログ ボックスが表示される場合は、住所ブロックに必要な情報の一部を見つけることができなかった可能性があります。[(対応なし)] の横にある矢印をクリックし、差し込み印刷に必要なフィールドに対応する、データ ソースのフィールドを選びます。

    あいさつ文

    1. [あいさつ文] をクリックします。

    2. あいさつ文、名前の書式、句読点を含む、あいさつ文の書式を選択します。

    3. データ ソースに会社名のみが含まれており、姓や名が含まれていない場合など、Microsoft Office Word で宛先の名前を解釈できなかった場合に表示する文字列を選択します。

    4. [OK] をクリックします。

    5. [フィールドの対応] ダイアログ ボックスが表示される場合は、あいさつ文に必要な情報の一部を見つけることができなかった可能性があります。[(対応なし)] の横にある矢印をクリックし、差し込み印刷に必要なフィールドに対応する、データ ソースのフィールドを選びます。

    個々のフィールド

    名、電話番号、寄贈者の寄付金額など、個々のフィールドの情報を挿入できます。データ ファイルからラベルのメイン文書に簡単にフィールドを追加するには、[差し込みフィールドの挿入] の横にある矢印をクリックし、フィールド名をクリックします。

    文書に個々のフィールドを挿入するためのオプションについては、次の操作を行います。

    1. [差し込み印刷] タブの [文章入力とフィールドの挿入] グループで、[差し込みフィールドの挿入] をクリックします。

    2. [差し込みフィールドの挿入] ダイアログ ボックスで、次のいずれかの操作を行います。

      • データ ソース内のフィールドに自動的に対応する住所フィールドを選択するには、データ ソースのフィールドと住所フィールドで同じ名前が使われていない場合でも、[住所フィールド] をクリックします。

      • データ ファイルの列から常にデータを直接取得するフィールドを選択するには、[データベース フィールド] をクリックします。

    3. [フィールド] ボックスで、必要なフィールドをクリックします。

    4. [挿入] をクリックし、[閉じる] をクリックします。

    5. [フィールドの対応] ダイアログ ボックスが表示される場合は、フィールドの挿入に必要な情報の一部を見つけることができなかった可能性があります。[(対応なし)] の横にある矢印をクリックし、差し込み印刷に必要なフィールドに対応する、データ ソースのフィールドを選びます。

      注: [データベース フィールド] リストでフィールドを選んで挿入した後、データ ソースを列の名前が同じでないデータ ソースに変更した場合、そのフィールド情報は差し込み印刷した文書に挿入されません。

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