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差し込み印刷: 受信者を編集する

[受信者の編集] ダイアログボックス

このダイアログボックスを使用して、メールを送信する宛先を選択します。

受信者の一覧    差し込み印刷で使用されるすべてのレコードを表示します。 既定では、各行が選択されています。 送信先の名前をすべてオフにします。

データソース    個々のフィールドを変更したり、レコードを追加したりするには、[編集] を選択します。 リストを作成または所有している場合は、レコードを削除するか、データソースの列をカスタマイズすることもできます。 [更新] では、必要に応じて受信者リストが更新されます。

    最大3つのフィールドを選んで、昇順または降順で並べ替えることができます。 並べ替えを反映するために、受信者の一覧が再表示されます。 詳細については、「クエリオプションの並べ替えダイアログ」を参照してください。

フィルター    リストのフィールドを比較し、指定した1つ以上の文字列と比較します。 比較は次のとおりです。

  • 等しいまたは等しくない

  • 指定の値より小さい、または大きい

  • 以下、等しい、または等しい

  • 空白または空白でない

  • 含む、または含まない

比較では、大文字と小文字を区別しないため、MEGAN は MEGAN、Megan、または mEGAN と一致します。 受信者の一覧が再び表示され、フィルター結果が反映されます。 詳細については、「クエリオプションフィルターダイアログ」を参照してください。

重複を見つける    姓と名に基づいて、重複レコードをスキャンして表示します。 リストでは、差し込み印刷に含めないボックスをオフにすることができます。 ボックスをクリアしても、メインの受信者リストからレコードが削除されることはありません。名前に関連付けられているボックスをクリアするだけです。

受信者を検索する    入力したテキストに一致するフィールドを含むレコードをスキャンして強調表示します。 レコード内のすべてのフィールドをスキャンしたり、市区町村や都道府県など、1つだけを指定したりすることができます。 複数の情報が見つかると、最初のものが強調表示されます。 すべての一致をスクロールするには、[次を検索] を選択します。

住所を検証する    サードパーティの住所検証技術を使用して、データソース内のアドレスを確認します。 まだセットアップしていない場合は、このオプションをオンにすると、ページに移動してサービスを購入できるようになります。

OK    ダイアログを終了します。 並べ替え、フィルター、またはその他のパラメーターを適用すると、変更は既に保存されています。

[受信者の編集] ダイアログ

メーリング リストを編集する

[差し込み文書] > に移動して、アドレス帳を編集して、宛先リストを編集する

リストのエントリを編集する    一度に1つのレコードをデータソースとして表示します。 任意のフィールドを選んで編集します。 他のレコードに切り替えるか、[OK] を選択すると、変更内容が保存されます。

知り    データソースのフィールドに対して指定した文字列に一致するようにスキャンします。 [検索] は大文字と小文字を区別しないため、MEGAN は Megan、MEGAN、および mEGAN を検索します。 [フィールドを指定して検索] ダイアログボックスが表示されている場合は、[リストエントリの編集] ダイアログボックスで、検索したレコードが表示されないように移動することができます。 [次を検索] を選択して検索を続行します。 Word がデータソースデータベースの最後に到達したときに、ポップアップが表示されます。

ソースの表示    データソースファイルのエントリの表を含む文書を開きます。 この方法を使用すると、多くのフィールドにすばやく変更を加えることができます。 [フィールドからフィールド] にタブ移動します。 レコードを追加するには、表を選択し、罫線 ([ホーム] >罫線) を有効にすることをお勧めします。 最後のレコードの最後のフィールドに移動し、Tab キーを押します。 これにより、新しいレコードが作成されます。 [テーブルデザイン] の横にある [レイアウト] に移動し、[上または下に挿入] を選んで新しいレコードを追加することもできます。

OK    ダイアログを閉じます。

[受信者の編集] ダイアログ

一覧を並べ替えてグループを検索する

特定の都市などの特定の方法で情報をグループ化するために、受信者の一覧を並べ替えることができます。

  1. [差し込み文書>を選び、宛先をフィルター処理します。

  2. [ 並べ替え >並べ替え] を選択し、並べ替えの基準にするフィールド名を選びます。

    [レコードの並べ替え] をクリックし、差し込み印刷の項目を並べ替える

    複数のフィールドで並べ替えるには (たとえば、州と市区町村)、[次に優先されるキー] を選択し、並べ替えの基準にする追加フィールドを選択します。

    複数のフィールドで並べ替えるためにクリックする

  3. すべてのフィールドが必要に応じて並べ替えられたら、[ OK]を選択します。

    詳細については、「クエリオプションの並べ替えダイアログ」を参照してください。

含める行のみを表示するために一覧をフィルター処理する

たとえば、特定の市区町村または特定の価格の在庫品目のみで一覧をフィルター処理し、差し込む必要のあるユーザーまたは項目のみが表示されるようにできます。

  1. [差し込み印刷] を選択して、[宛先のフィルター>ます。

    差し込み印刷一覧をフィルター処理するためにクリックする

  2. [レコードのフィルター] で、フィルターを適用する列を選択します。

    フィルター処理を適用するフィールドをクリックする

  3. [比較] を選び、目的の比較の種類を選択します。

    設定する [比較] オプションをクリックする

  4. [比較対象] ボックスには、フィルター処理する値を入力します。

  5. [ And ] または [or] を選択し、必要に応じてフィルターに別の条件を追加します。 たとえば、またはを選択し、[フィールドリスト] の [市区町村] を選択し、[次の値に等しい] をクリックして、2番目の市区町村の名前を入力します。

  6. [OK] を選択する。

  7. 詳細については、「クエリオプションフィルターダイアログ」を参照してください。

これで、 Word でメールの宛名差し込みまたは差し込み印刷に使用している文書に差し込み印刷フィールドを挿入する準備ができました。

注:  このページは、自動翻訳によって翻訳されているため、文章校正のエラーや不正確な情報が含まれている可能性があります。 私たちの目的は、このコンテンツがお客様の役に立つようにすることです。 情報が役に立ったかどうか、ご意見をお寄せください。 参考までに、こちらから英語の記事をお読みいただけます。

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