差し込み印刷: ルール

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差し込み印刷フィールドおよびルールについて

ルールを設定する

差し込み印刷フィールドおよびルールについて

Microsoft Word で情報を差し込む方法を制御するルールを設定できます。

  • ASK フィールドFILLIN フィールドを使うと、メイン文書に各データ レコードを差し込むときに、入力を求めるメッセージを表示できます。ここで入力した内容が、定型書簡や契約書などの差し込み文書に印刷されます。

    ASK フィールド    同じ情報を文書内の複数の箇所で繰り返し使用する場合は、ASK フィールドを使用します。たとえば、月間メモの複数の箇所に月の名前が表示される場合は、ユーザーに月の名前の入力を求めることができます。

    FILLIN フィールド    差し込み印刷するレターの個別の追伸など、1 回限りの情報を挿入する場合は、FILLIN フィールドを使用します。

  • If...Then...Else... ルールでは、IF フィールドを使用して、指定した条件に基づいて情報を表示します。たとえば、顧客データ ファイルに国内の住所と海外の住所の両方が含まれているとします。国内の住所の国/地域のフィールドは空白になっています。If...Then...Else... ルールを使用すると、すべての顧客に対して宛先ごとにメッセージを編集できます。たとえば、国/地域のフィールドが空白になっている顧客に対しては、「到着ゲートでお待ちしております。」という文を表示し、それ以外のすべての顧客に対しては、「税関の近くの受付デスクでお待ちしております。」という文を表示できます。

  • SET フィールド (Set Bookmark) を使うと、文字列や数値などのデータをブックマークに割り当てることができます。データは、差し込み文書に何度も挿入できます。データを変更する場合は、SET フィールドを一度編集するだけで、メイン文書内を検索して同じ内容を個別に修正する必要はありません。SET フィールドの内容を表示するすべての場所に、REF フィールドを配置する必要があります。

    たとえば、イベント発表の定型書簡で、SET フィールドを使用してイベント名をブックマークに割り当てることができます。文書内でイベント名が出現する箇所には、SET フィールドで設定したブックマークを参照する REF フィールドを挿入します。SET フィールドのイベント名を変更するだけで、同じ定型書簡を他のイベント用に再利用できます。

差し込み印刷には、MERGEREC フィールドMERGESEQ フィールドNEXT フィールドNEXTIF フィールド、および SKIPIF フィールドも使用できます。

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ルールを設定する

差し込み印刷のルールは、差し込みを設定するときに設定します。

  1. [差し込み文書] タブの [文章入力とフィールドの挿入] で [ルール] をクリックします。

    Office 2010 のリボン

  2. 挿入するフィールドをクリックします。

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