差し込み印刷用のデータ ソースを作成する

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Word は、さまざまなデータ ソースからデータを抽出して宛名の差し込みを実行できます。Microsoft Office スイート製品の一部として、Word は Outlook、Excel、Access からのデータを簡単に受け入れます。Web ページなどの他のソースからのデータを受け入れ、プレーン テキストとして保存されている文書のテキスト ファイルや区切りデータ ファイルを開くことができます。また、既存のデータ ソースがない場合は、Word 内で新しいデータ ソースを簡単に作成することもできます。

差し込み印刷用のデータ ソース

Word の差し込み印刷に使用できるデータ ソースの例をいくつか示します。

  • Excel スプレッドシート

    すべてのデータが 1 つのシートにまとまっていて、Word で読み取ることができるように適切に書式設定されている場合、Excel スプレッドシートは宛名の差し込みのデータ ソースとして問題なく使用できます。詳細については、「Prepare your Excel data source for mail merge (差し込み印刷用に Excel データ ソースを準備する)」を参照してください。

  • Outlook の連絡先リスト

    連絡先情報は、直接 Outlook​​ の連絡先リストから Word に取得できます。「Export Outlook items (Outlook アイテムをエクスポートする)」を参照してください。

  • Apple の連絡先リスト

    Apple の連絡先リストを Excel スプレッドシートにエクスポートして、差し込み印刷用のメーリング リストとして使用できます。

  • FileMaker Pro データベース

    差し込み印刷を実行するために使用する前に、FileMaker Pro のデータ ソースからデータをインポートします。

  • テキスト ファイル

    タブ文字またはコンマ区切りのデータ フィールド、および段落記号区切りのデータ レコードのあるテキスト ファイルを使用できます。

メーリング リストは、差し込み印刷プロセス中にバルク メールを送信するために、Word 内で作成できます。

  1. [表示] メニューの [印刷レイアウト] を選択します。

  2. [標準] ツールバーで、[新規作成] [新しいドキュメント] ボタン を選択します。

    この空白の文書を使って、データ ソースを作成します。

  3. [ツール] メニューで [差し込み印刷マネージャー] を選択します。

  4. [1. 文書の種類の選択] で [新規作成] を選び、[定型書簡] を選択します。

  5. [2 宛先一覧の​​選択] で [一覧の取得] を選び、[新しいデータ ソース] を選択します。

  6. [ヘッダー行のフィールド名] ボックスで、データ ソースに含めたくないフィールド名をクリックして、[フィールド名の削除] を選び、[OK] を選択します。

  7. 名前を入力して、データ ソースの場所を選び、[保存] を選択します。

    データ ソースの保存場所を覚えておいてください。 後で必要になります。

  8. [データ フォーム] ダイアログ ボックスに 1 件のデータ レコードのデータを入力します (たとえば、[] ボックスに受信者の名、[] ボックスに受信者の姓、[住所 1] ボックスに受信者の都道府県を入力します)。

    注: 空白のままにするボックスには、スペースを入力しないでください。

  9. 1 つのレコードのボックスの入力が完了したら、[新規追加] を選択します。

  10. 入力するレコードごとに、手順 8 と 9 を繰り返します。

  11. 必要なレコードをすべて追加した後、[OK] を選びます。

    ヒント: 後で [データ フォーム] ダイアログ ボックスに戻るには、[差し込み印刷マネージャー] の [2. 宛先一覧の選択] で、[データ ソースの​​編集] [データ ファイルの編集] ボタン を選択します。

  12. [ファイル] メニューの [閉じる] を選択します。

  13. データ ソースを保存する場合は、[保存] を選択します。

  14. 開いている空白の文書を破棄するには、[保存しない] を選択します。

Excel シートの各列は、氏名、番地、市区町村、都道府県、郵便番号などの情報の分類が含まれるデータ フィールドになります。 ヘッダー レコードと呼ばれる 1 行目のセルには、データ フィールド名を入力します。 以降の行には、個人の氏名や住所などのレコードを 1 件ずつ入力します。

注: 後でラベルを作成するときに、ヘッダー レコードのフィールドを使用して、データの配置を指定します。

  1. Excel を開きます。

  2. シートの 1 行目に、住所のヘッダー レコードを入力します。

    たとえば、1 行目の 1 列目に「氏名」、2 列目に「番地」、3 列目に「市区町村」、4 列目に「都道府県」、5 列目に「郵便番号」を入力すると、Excel シートは次のようになります。

    ヘッダー レコードが含まれた Excel シート

  3. 2 行目に、1 件の宛先の氏名と住所の情報を入力します。

    必要に応じて、その他の住所の行を追加します。 Excel シートは次のようになります。

    郵送先住所が含まれた Excel シート

  4. [保存] [保存] ボタン を選択します。

  5. ブックの名前 (住所など) を入力します。

    シートを保存した場所を覚えておいてください。 後で必要になります。

  6. 宛先一覧を含む Excel ブックを閉じます。

    一覧を含む Excel ブックを閉じなかったり、差し込み印刷を終了する前に再び開いたりすると、差し込みを完了できません。

注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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