差し込み印刷用のデータ ソースとしてテーブルやクエリを使用する

差し込み印刷操作は、Microsoft Word 差し込み印刷ウィザードを使用して設定することができます。このウィザードは、Microsoft Office Access 2007 から使用することもでき、このウィザードで、Access のデータベースのテーブルまたはクエリを定型書簡、電子メール メッセージ、宛名ラベル、封筒、または名簿のデータ ソースとして使用する差し込み印刷プロセスを設定することができます。

ここでは、差し込み印刷ウィザードを Access から起動する方法と、テーブルまたはクエリを Microsoft Office Word 2007 文書に直接リンクする方法について説明します。また、レターの作成手順も紹介します。差し込み印刷プロセスの詳細な設定方法については、Office Word 2007 のヘルプを参照してください。

テーブルまたはクエリをデータ ソースとして使用する

  1. ソース データベースを開き、ナビゲーション ウィンドウで、差し込み印刷用のデータ ソースとして使用するテーブルまたはクエリを選択します。

  2. [外部データ] タブの [エクスポート] では、詳細 ボタンの画像 をクリックし、[ Microsoft Office Word で差し込み ボタンの画像 ] をクリックします。

    Microsoft Word の差し込み印刷ウィザードが起動します。

  3. 既存の文書か新規文書のいずれにリンクを設定するかを選択し、[OK] をクリックします。

  4. 既存の文書にリンクを設定する場合は、[Word 文書を選択してください。] ダイアログ ボックスでファイルを選択し、[開く] をクリックします。

    Word が起動されます。ウィザードでの選択に応じて、指定した既存の文書または新規文書が開きます。

  5. [差し込み印刷] ウィンドウの [文書の種類を選択] で [レター] をクリックします。次に、[次へ : ひな形の選択] をクリックして手順 2. に進みます。

  6. 手順 2. では、[次へ : 宛先の選択] をクリックします。

    手順 3. では、Access のデータ ソースと Word 文書との間にリンクを設定します。Access からウィザードを起動した場合は、このリンクは自動的に設定されます。[宛先の選択] の [既存のリストを使用] が選択され、[既存のリストを使用] の下にデータ ソースの名前が表示されていることを確認してください。

    差し込み印刷用のデータ ソース

  7. テーブルまたはクエリの内容をカスタマイズする場合は、[アドレス帳の編集] をクリックします。

    アドレス帳の編集

    フィルタの適用、並べ替え、および検証を行うことができます。[OK] をクリックして次に進みます。

  8. [次へ : レターの作成] をクリックして次に進みます。[差し込み印刷] ウィンドウの指示に従い、手順 5. で [次へ : 差し込み印刷の完了] をクリックします。

他の方法でテーブルまたはクエリをデータ ソースとして使用する

テーブルまたはクエリは、他の方法でもデータ ソースとして指定することができます。たとえば、テーブルまたはクエリを Access から ODBC データベース、Microsoft Office Excel 2007 ファイル、テキスト ファイル、または Word と互換性のあるその他のファイル形式でエクスポートし、Word の差し込み印刷ウィザードでそのエクスポート ファイルへのリンクを設定することができます。

  1. テーブルまたはクエリをまだエクスポートしていない場合は、エクスポートします。Access のナビゲーション ウィンドウで、使用するテーブルまたはクエリを選択し、[外部データ] タブの [エクスポート] で、エクスポートするファイル形式をクリックします。次に、表示される指示に従います。

  2. Word で、[差し込み印刷] ウィンドウが表示されていない場合は、[差し込み文書] タブの [差し込み印刷の開始] で [差し込み印刷の開始] の下にある矢印をクリックします。次に、[差し込み印刷ウィザード] をクリックします。[差し込み印刷] ウィンドウが表示されます。

  3. [差し込み印刷] ウィンドウの手順 3. で、[既存のリストを使用] の下にある [参照] または [アドレス帳の編集] をクリックします。

  4. [データ ファイルの選択] ダイアログ ボックスで、Access で作成したデータ ファイルを選択し、[開く] をクリックします。

  5. 次に表示されるダイアログ ボックスの指示に従います。[差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスで、ファイルの内容を確認およびカスタマイズします。次の手順に進む前に、フィルタの適用、並べ替え、および検証を行うことができます。

  6. [OK] をクリックし、[差し込み印刷] ウィンドウの [次へ : レターの作成] をクリックします。差し込み印刷のカスタマイズの詳細については、Word のヘルプを参照してください。

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注記: 

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