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差し込み印刷用のデータ ソースとしてテーブルやクエリを使用する

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差し込み印刷を作成するには、Microsoft Word の差し込み印刷ウィザードを使用します。 このウィザードもAccess] から使用し、差し込み印刷プロセスを使用するテーブルまたはクエリを Access データベースでデータ ソースとして定型書簡、電子メール メッセージ、宛名ラベル、封筒の印刷、またはディレクトリを設定することができます。

このトピックでは、Access から差し込み印刷ウィザードを起動し、テーブルまたはクエリと Microsoft Word 文書の直接リンクを作成する方法について説明します。 このトピックでは、文字を作成する手順について説明します。 差し込み印刷プロセスを設定する方法の手順については、Microsoft Word のヘルプを参照してください。

データ ソースとしてテーブルまたはクエリを使用します。

  1. 元のデータベースを開き、ナビゲーション ウィンドウで、[テーブルまたはクエリの差し込み印刷のデータ ソースとして使用する] を選びます。

  2. [外部データ] タブの [エクスポート] では、 Word の差し込みをクリックします。 

    Microsoft Word の差し込み印刷ウィザードを開始します。

  3. 既存のドキュメントまたは、新しいドキュメント] で、リンクを作成し、[ OK] をクリックするかどうかを選択します。

  4. [ Microsoft Word 文書の選択] ダイアログ ボックスで、既存のドキュメントへのリンクを選択した場合、ファイルを選択し、[開く] をクリックします。

    Word が起動します。 選択内容によっては、Word は、指定した文書または新しいドキュメントを開きます。

  5. 差し込み印刷] ウィンドウの [文書の種類を選択するには、[レター ] をクリックし、をクリックして次: ひな形手順 2 に進みます。

  6. ステップ 2 で、をクリックして次: 宛先の選択します。

    手順 3 で、Access でデータ ソースと、Word 文書の間のリンクを作成します。 Access からウィザードを開始するため、このリンクが自動的に作成されます。 [宛先の選択] で既存のリストを使用する] が選択され、[既存のリストを使用するデータ ソースの名前が表示されることに注意してください。

    差し込み印刷のデータ ソース

  7. テーブルまたはクエリの内容をカスタマイズする場合は、[アドレス帳の編集] をクリックします。

    アドレス帳の編集

    フィルター処理、並べ替え、および、データを検証することができます。 続行する場合は [OK] をクリックします。

  8. をクリックして次: レターの処理を続けます。 差し込み印刷] ウィンドウで、残りの指示に従いますしてでは、手順 5、次: 差し込み印刷の完了します。

データ ソースとしてテーブルまたはクエリを使用するには、その他の方法

その他の方法でデータ ソースとしてテーブルまたはクエリを指定できます。 たとえば、テーブルまたはクエリを Access から ODBC データベース、Microsoft Excel ファイル、テキスト ファイル、または Word を使うと互換性のある他のファイル形式にエクスポートし、Word の差し込み印刷ウィザードを使用して作成されたファイルへのリンクをすることができます。

  1. いない既ににエクスポートした場合、テーブルまたはクエリを実行します。 ナビゲーション ウィンドウで、Access では、テーブルまたはクエリを使用、および [外部データ] タブの [エクスポート] で、エクスポートする形式をクリックするを選択し、指示に従って操作します。

  2. Word で差し込み印刷] ウィンドウが表示されていない場合、差し込み印刷] タブの [差し込み印刷の開始] で、差し込み印刷の開始] の下の矢印をクリックし、[差し込み印刷ウィザード] をクリックします。 差し込み印刷] ウィンドウが表示されます。

  3. 手順 3 で、[差し込み印刷] ウィンドウの既存のリストを使用して、[参照するか、アドレス帳の編集をクリックします。

  4. データ ソースの選択] ダイアログ ボックスで、Access で作成したデータ ファイルを指定し、をクリックして開いて

  5. 次のすべてのダイアログ ボックスの指示に従います。 差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスで、確認し、ファイルの内容をカスタマイズします。 フィルター処理、並べ替え、および続行する前に、内容を検証することができます。

  6. [OK] をクリックし、をクリックして次: レターの差し込み印刷] ウィンドウにします。 差し込み印刷をカスタマイズする方法の詳細については、Word のヘルプを参照してください。

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