差し込み印刷用のアドレス一覧を作成する

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宛名の差し込みを使用して、メールアドレスやその他の個人情報を文書に自動的に追加します。

  1. [差し込み文書] タブで、[差し込み印刷]、[段階的な差し込み印刷ウィザード] の順にクリックします。

  2. [差し込み印刷] ウィンドウの [受信者リストの作成] で、次のいずれかを選択します。

    • 既存のリストを使用します。

    • [Outlook の連絡先から] を選びます。

    • 新しいリストを入力します。

  3. [次へ: 受信者リストを作成または接続する] をクリックします。

  4. 受信者リストのオプションは、手順2で選択した内容によって異なります。

    • 既存の受信者リストを使用するには、[データソースの選択] ダイアログボックスでリストを選択します。

    • Outlook の連絡先から選択するには、[連絡先の選択] ダイアログボックスで連絡先リストを選択し、[ OK] をクリックします。次に、[差し込み印刷の宛先] ダイアログボックスで個々の受信者を選択し、[ OK] をクリックします。

    • 新しいリストを作成するには、[新しいアドレス帳] ダイアログボックスで、受信者の名前、住所、その他の詳細情報を入力し、[ OK] をクリックします。

      注: 新しいリストに情報の入力を開始する前に、[新しいアドレス帳] ダイアログボックスに表示されるフィールドを追加、削除、または名前を変更することができます。[列のカスタマイズ] をクリックし、変更を加えます。

      受信者の詳細情報の追加が完了したら、リストに名前を付け、[ OK] をクリックします。

  5. [次へ: 文書の準備] をクリックします。

  6. 文書に、受信者情報アイテム (名前や住所など) をドラッグして文書を準備します。

  7. [次へ: 差し込み印刷文書を作成する] をクリックします。

  8. [差し込み印刷文書の作成] で、次のいずれかを選択します。

    • 差し込み印刷したページを印刷します。

    • 印刷プレビューを使用して、印刷する前にページを表示します。

    • 差し込み印刷されたページを使用して新しい文書を作成します。

    • 文書の末尾に差し込み印刷されたページを追加するには、既存の文書に追加します。

    また、宛先リストを印刷したり、リストへのショートカットを保存したり、リストを新しいファイルにエクスポートしたりすることもできます。

  1. [ツール] の [宛名/カタログ] をポイントし、[アドレス帳の作成] をクリックします。

  2. リストに情報の入力を開始する前に、[新しいアドレス帳] ダイアログボックスに表示されるフィールドを追加、削除、または名前を変更できます。

    方法

    1. [新しいアドレス帳] ダイアログボックスで、[列のカスタマイズ] をクリックします。[アドレス帳のユーザー設定] ダイアログボックスで、次のいずれかの操作を行います。

      • フィールドを追加するには、[追加] をクリックします。[フィールドの追加] ダイアログ ボックスで、新しいフィールドの名前を入力して [OK] を選択します。

      • フィールドを削除するには、[フィールド名] でフィールド名を選択し、[削除] をクリックします。

      • フィールド名の名前を変更するには、[フィールド名] でフィールド名を選択し、[名前の変更] をクリックします。[フィールド名の変更] ダイアログボックスで、[宛先] ボックスに新しい名前を入力し、[ OK] をクリックします。

    2. 以上の手順を繰り返し、フィールド名の一覧の変更が完了したら [OK] をクリックします。

  3. [新しいアドレス帳] ダイアログボックスで、関連するフィールド (タイトル、名、姓など) の最初のエントリの情報を入力します。

  4. 最初のエントリの情報の入力が完了したら、[新しいエントリ] をクリックします。

  5. エントリの追加が完了するまで、手順3と手順4を繰り返します。

  6. [OK] をクリックします。

  7. [アドレス帳の保存] ダイアログ ボックスの [ファイル名] ボックスにアドレス帳の名前を入力します。

    既定では、[個人用データソース] フォルダーにアドレス一覧が保存されます。ここでは、Microsoft Publisher がデータソースを探す既定のフォルダーであるため、アドレス一覧を保持することをお勧めします。

  8. [保存] をクリックします。

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