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差し込み印刷フィールドを挿入する

文書とデータ ソースの接続が完了したら、データ ソースからの情報を使用して文書を宛先別にカスタマイズするために、差し込みフィールドを追加します。 差し込みフィールドは、データ ソースの列見出しから取得されます。

次の例では、差し込みフィールドの [住所ブロック] のコレクションと [あいさつ文] のコレクションで、データがどのように Excel スプレッドシートから定型書簡に取り込まれるかを示しています。

差し込み印刷フィールドに挿入されたデータ

[住所ブロック] フィールドと [あいさつ文] フィールドは、差し込みフィールドのコレクションです。

注: 差し込みフィールドのコマンドが灰色で表示されている場合は、 [宛先の​​選択] をクリックし、使用しているメーリング リストの種類を選択します。 メーリング リストがない場合は、[新しいリストの入力] をクリックし、Word でリストを作成します。

住所ブロックを追加する

  1. 文書内で住所ブロックを追加する位置をクリックまたはタップします。

  2. [差し込み文書] タブで、[住所ブロック] を選択します。

宛先での名前の書式を選択するためのオプションが表示されます。

あいさつ文を追加する

  1. 文書内であいさつ文を追加する位置をクリックまたはタップします。

  2. [あいさつ文] を追加します。

  3. 使いたい名前の形式を選び、他のオプションを設定します。

    [あいさつ文] オプション

個別の差し込みフィールドを追加する

電話番号やメール アドレスなどのデータを含めるには、これらの差し込みフィールドを個別に挿入します。 また、"名前" などの差し込みフィールドは、住所ブロックやあいさつ文の一部に含める必要はありません。 受信者の下の名前を含めて文書を宛先別にカスタマイズする場合は、それ専用に "" 差し込みフィールドを挿入します。

  1. 差し込みフィールドを挿入する位置をクリックまたはタップします。

  2. [差し込みフィールドの挿入] の下矢印を選択し、フィールドを選択します。

    使用できるフィールドの [差し込みフィールドの挿入] メニュー

  3. 一覧に目的のフィールド名が表示されない場合は、[差し込みフィールドの挿入] を選択します。

  4. [データベース フィールド] を選択すると、データ ソース内にあるフィールドの一覧が表示されます。

  5. [挿入] を選択します。

注: 数値、通貨、または日付の書式が正しくない場合は、「Word 差し込み印刷用に、Excel データ ソースを準備する」を参照してください。

ルールを使用してより高度なカスタマイズを行う 

データ ソースの特定のフィールドのデータに応じて、メッセージを変えたい場合があります。 たとえば、"期限" フィールドの値が過去の日付の顧客への請求書に、"期限超過" という言葉を含めることができます。

どの程度高度にできるかは、ルールとフィールド コードの設定によって決まります。 [差し込み文書] タブの [文書入力とフィールドの挿入] グループで [ルール] を選択し、追加するルールの種類を選択します。

差し込み印刷のルールを使用する方法の詳細については、「差し込み印刷のルールを設定する」を参照してください。

個別の差し込みフィールドを追加する

電話番号やメール アドレスなどのデータを含めるには、これらの差し込みフィールドを個別に挿入します。 また、"名前" などの差し込みフィールドは、住所ブロックやあいさつ文の一部に含める必要はありません。 受信者の下の名前を含めて文書を宛先別にカスタマイズする場合は、それ専用に "" 差し込みフィールドを挿入します。

  1. 差し込みフィールドを挿入する位置をクリックまたはタップします。

  2. [差し込みフィールドの挿入] の下矢印を選択し、フィールドを選択します。

注: 数値、通貨、または日付の書式が正しくない場合は、「Word 差し込み印刷用に、Excel データ ソースを準備する」を参照してください。

ルールを使用してより高度なカスタマイズを行う 

データ ソースの特定のフィールドのデータに応じて、メッセージを変えたい場合があります。 たとえば、"期限" フィールドの値が過去の日付の顧客への請求書に、"期限超過" という言葉を含めることができます。

どの程度高度にできるかは、ルールとフィールド コードの設定によって決まります。 [差し込み文書] タブで [ルール] を選択して、追加するルールの種類を選択します。

差し込み印刷のルールを使用する方法の詳細については、「差し込み印刷のルールを設定する」を参照してください。

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