差し込み印刷フィールドを挿入する

差し込み印刷フィールドを挿入する

宛名の差し込みラベルの差し込み、またはレターの差し込みを開始し、文書をメーリング リストに接続すると、差し込みフィールドを追加して内容をカスタマイズできます。差し込みフィールドは、メーリング リスト ("データ ソース" とも言います) の列見出しから取得します。Excel メーリング リスト内のフィールドが差し込み印刷の文書にどのように表示されるか、その例を次に示します。

差し込み印刷フィールドに挿入されたデータ

挿入した差し込みフィールドは、メーリング リストから情報を取得して、各封筒、メール メッセージ、ラベル、レターをカスタマイズします。

文書内の各フィールドに内容を入力する手間を省くために、Word には [住所ブロック] ツールや [あいさつ文] ツールが含まれており、住所やあいさつ用のフィールドに内容を追加します。このため、各フィールドに 1 つずつ入力する必要はありません。

住所ブロックを追加する

レター、封筒、ラベルに簡単に住所ブロックを追加するには、[住所ブロック] ツールを使用します。

  1. 文書内で住所ブロックを追加する位置をクリックします。

  2. [住所ブロック] を選びます。

[住所ブロック] 差し込みフィールドを挿入する

注: [住所ブロック] が灰色で表示されている場合は、[宛先の選択] をクリックし、使用するメーリング リストの種類として、Outlook の連絡先Excel スプレッドシート、または以前に Word で作成した .mdb ファイルを選びます。メーリング リストがない場合は、[新しいリストの入力] をクリックし、Word でリストを作成します。

住所に表示する名前の形式 (正式なものかそうでないか) を選ぶこともできます。

ヒント: 宛名ラベルをシングル スペースにするには、住所ブロック フィールドを選び、[ページ レイアウト] (Word 2013) または [レイアウト] (Word 2016) をクリックして、[間隔] の下の [] および [] ボックスに「0」と入力します。

[段落の間隔]

差し込み印刷に Excel スプレッドシートの住所が適切に表示されるようにする方法については、「Excel で差し込み印刷の数値、日付、またはその他の値の書式を設定する」を参照してください。

あいさつ文を追加する

メール メッセージやレターに標準のあいさつ文を追加するには、[あいさつ文] ツールを使用します。

  1. 文書内であいさつ文を追加する位置をクリックします。

  2. [あいさつ文] を追加します。

    Word の [差し込み文書] タブのスクリーンショット。[あいさつ文] コマンドが強調表示されています。

    注: [あいさつ文] が灰色で表示されている場合は、[宛先の選択] を選び、使用するメーリング リストの種類として、Outlook の連絡先Excel スプレッドシート、または以前に Word で作成した .mdb ファイルを選びます。メーリング リストがない場合は、[新しいリストの入力] をクリックし、Word でリストを作成します。

  3. 使いたい名前の形式を選び、他のオプションを設定します。

    [あいさつ文] オプション

    ヒント: Word によってリスト内の名前と住所が検出されることを確認するには、[フィールドの対応] を選びます。適切なフィールドが一覧に表示されるかどうか確認します。必要なフィールドが [対応なし] と表示される場合は、そのフィールドのドロップダウン リストを選び、その列に対応する列名を一覧で選択します。

  4. 意図したとおりにフィールドを書式設定するには、フィールド全体 (各フィールドの最後にある記号を含む) を強調表示します。

    差し込み印刷文書の [あいさつ文] フィールド

  5. [ホーム] を選び、フォントとフォント サイズを確認します。

    [ホーム] タブの [フォント] グループ

  6. [行間] を選び、行間隔が文書の他の部分の間隔と一致することを確認します。

    [ホーム] タブの [行間]

差し込むフィールドを追加したら、差し込み中に作成する各レター、メール メッセージ、封筒、ラベルに共通の情報を入力します。

個別の差し込みフィールドを追加する

メーリング リストの情報を文書に追加する場合、差し込みフィールドを 1 つずつ追加できます。

  1. 文書内で差し込みフィールドを追加する位置をクリックします。

  2. [差し込みフィールドの挿入] の隣のドロップダウンを選び、フィールド名を選びます。

    使用できるフィールドの [差し込みフィールドの挿入] メニュー

  3. 一覧に目的のフィールド名が表示されない場合は、[差し込みフィールドの挿入] ボタンを選びます。

    [差し込みフィールドの挿入]

  4. [データベース フィールド] を選ぶと、データ ソース内にあるフィールドの一覧が表示されます。

  5. 注: データ ソースのフィールドが表示されない場合は、文書が正しいデータ ソースに接続されていることを確認します。[受信者リストの編集] を選び、[データ ソース] フィールドが使用するソースと一致していることを確認します。

  6. [挿入] を選びます。

注: 適切に書式設定されていない数値、通貨、または日付がある場合は、「差し込み印刷の数値、日付、またはその他のフィールドの書式を設定する」を参照してください。

高度な宛名差し込みフィールドを使用する

すべての顧客に送るレターやメールを作成していて、データ ソースの特定のフィールド内にある異なる値に応じてメッセージの内容を変えたい場合は、ルールを使用して、フィールドに入力できます。たとえば、残高の支払期限が過ぎている場合、請求書に "未納" という単語を含めることができます。

ルールと高度なフィールドを設定するには、[差し込み文書] タブの [文章入力とフィールドの挿入] グループで [ルール] を選択し、追加するフィールドの種類を選択します。

[ルール] ボタンでルール メニューを開く

差し込み印刷のルールを設定する方法についての詳細は、「差し込み印刷のルールを設定する」を参照してください。

差し込み印刷の詳細な手順については、「Word でメールの宛名差し込みを使用する」、「ラベルの差し込み印刷」、または「Use mail merge to personalize letters (差し込み印刷を使用して、レターをカスタマイズする)」を参照してください。

日付または時刻を追加する

ドキュメントに現在の日付や時刻を挿入するには、リボンの [挿入] タブに移動し、[テキスト] グループから [日付と時刻​​] を選択します。[日付と時刻] ダイアログ ボックスで、挿入するものと一致する書式を選択します。[OK] をクリックして選択した内容を挿入します。

ヒント: 今後、このドキュメントを開くときは常に日付または時刻を現在の日付と時刻に自動的に更新する場合は、[自動更新] チェック ボックスをオンにしてから [OK] をクリックします。

関連項目

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