差し込み印刷データ ソースとして Outlook の連絡先を使用する

差し込み印刷データ ソースとして Outlook の連絡先を使用する

Outlook の連絡先リスト内の人にバルク メールを送信する場合、Word の宛名の差し込みを使用することができます。Outlook の連絡先リストを、宛名の差し込みのデータ ソースとして使用できます。連絡先リストは、連絡先に関する情報を取得して整理するために使用するアドレス帳です。

Outlook の連絡先リストを使用して宛名の差し込みを実行する

宛名の差し込みプロセスで最も重要な手順は、宛名の差し込み用にデータを設定して準備することです。Outlook の連絡先カードには、基本的な情報 (名前、メール アドレス、住所などの追加情報、電話番号、写真) を含めることができます。Outlook のアドレス帳に連絡先を追加するには、「連絡先を追加する」をご覧ください。

Outlook の連絡先リストが準備できたら、次の手順に従って Word で宛名の差し込みを実行します。

  1. Outlook の連絡先フォルダーで、リボンの [ホーム] タブで [差し込み印刷] を選びます。

    [差し込み印刷] ボタンは [ホーム] タブの [操作] グループにあります

  2. [連絡先の差し込み印刷] ダイアログ ボックスで、目的のオプションを選び、作成する [文書の種類] を選びます。[OK] をクリックします。

    差し込み印刷を開始するには、連絡先フォルダーの [ホーム] タブで [差し込み印刷] をクリックします。

    ヒント: 

    • 選択した連絡先に対してのみ宛名の差し込みをする場合は、[選択された連絡先のみ] オプション ボタンを選びます。ただし、この前に連絡先を選択しておく必要があります。選択していない場合は、[キャンセル] を選び、連絡先フォルダーに戻って連絡先を選択してから、手順 1 をもう一度開始します。

    • Word の差し込み印刷文書を既に作成して保存している場合は、オプション ボタンを [既存の文書] に変更してその文書を指定します。それ以外の場合は、[新しい文書] オプション ボタンをオンにしたままにします。手順 3 で Word によって新しい文書を作成するように求められます。

    • このリストを後でもう一度使用する場合は、[ファイルを保存する] ボックスをオンにして、保存先の連絡先ファイルに名前を付けます。これは、差し込む特定の連絡先セットを選択していて、毎回そのセットを手動で選択することなく再利用したい場合に特に便利です。

  3. Microsoft Word が開きます。手順 2 で選んだオプションに応じて、作成済みの差し込み印刷文書または新しい白紙の文書が表示されます。すべての差し込み印刷文書に表示するテキストを入力します。

    注: 差し込み印刷処理に関するその他のヘルプを表示するには、[差し込み文書] タブの [差し込み印刷の開始] で、[差し込み印刷の開始]、[差し込み印刷ウィザード] の順に選びます。差し込み印刷ウィザードの手順 3 の [宛先の選択] に到達したときに、この記事の情報を参照できます。

  4. Outlook の連絡先リストから情報を取得する差し込み印刷フィールドを文書に挿入します。

    注記: 次に差し込み印刷フィールドの例を示します。

    • 住所ブロック。Outlook の連絡先リストから受信者のフル ネームと住所 (アドレス) を手紙またはメールに追加するために使用します。

      [差し込み文書] タブの [文章入力とフィールドの挿入] グループで、[住所ブロック] を選択します。

    • あいさつ文。手紙またはメールにあいさつ文 (Dear Ms. Mills など) を追加するために使用します。

      [差し込み文書] タブの [文章入力とフィールドの挿入] グループで、[あいさつ文 (英文)] を選択します。

    書き込みと挿入フィールドのグループを使用すると、差し込み印刷文書にフィールドを挿入できます。

    Outlook の連絡先から差し込み印刷フィールドを追加する方法の詳細については、「差し込み印刷フィールドを挿入する」を参照してください。

  5. 文書の準備ができたら、[結果のプレビュー] を選び、[次へ] 差し込み印刷の [結果のプレビュー] の [次のレコード] ボタン または [前へ] 差し込み印刷の [結果のプレビュー] の [前のレコード] ボタン ボタンをクリックして、文書の各コピーを表示します。

  6. 差し込み印刷処理を完了するには、[完了] グループで、[完了と差し込み] を選択し、[文書の印刷] または [電子メール メッセージの送信] を選択します。

差し込み印刷を保存する

差し込み印刷文書を保存しても、データ ソースには接続されたままです。

差し込み印刷文書を再利用するには

  • 差し込み印刷文書を開き、Word から接続を維持するかの確認を求められたら、[はい] を選択します。

メーリング リストを編集するには

  • 差し込み印刷文書を開いて、[アドレス帳の編集] を選択し、特定の住所を並べ替え、フィルター処理、および選択します。

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関連項目

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