差し込み印刷を使用して一括メール、ラベル、封筒を作成して送信する

差し込み印刷を使用して一括メール、ラベル、封筒を作成して送信する

組織は、毎日の業務で顧客とのコミュニケーションを行います。コミュニケーションは、ウェルカム レター、特別なお知らせ、お礼のメール、請求書など、さまざまな形式で行うことができます。Word の宛名の差し込み機能は、組織がさまざまな形式で、より効率的に書面でのコミュニケーションを行うのに役立ちます。

宛名の差し込みプロセスで、組織は個別の手紙やメールを作成して、勤務先の連絡先に送信することができます。手紙やメールには、標準コンテンツとカスタマイズしたコンテンツの両方を含めることが可能です。たとえば、各受信者の名前をあいさつ文に含めたり、住所を使用したり、メンバーシップ番号などの固有の情報を追加したりできます。手紙やメールのカスタマイズに使用するすべての情報は、データ ソースのエントリから取得されたものです。データ ソースには、メーリング リストを使用できます。

手紙またはメール、およびメーリング リストと組み合わせて、差し込み文書を作成し、特定の連絡先、あるいはメーリング リスト上のすべての連絡先に大量のメールを送信できます。また、宛名の差し込みを使用して、郵送ラベルや封筒を作成することもできます。

宛名の差し込みプロセス

宛名の差し込みプロセスには、手紙やメール、またはラベルや封筒の作成と印刷に関連する、3 つの文書があります。

  • メイン文書
    この文書は、テキストやグラフィックス (ロゴや画像など) を含んでおり、差し込み文書の各バージョンで同じ内容になります。同じ内容の例として、封筒に貼る返信用の住所や、手紙の本文、メール メッセージなどがあります。

  • メーリング リスト
    この文書には、メイン文書の情報を入力するのに使用されるデータが含まれています。たとえば、メーリング リストには、ラベルや封筒に印刷される住所が含まれています。

  • 差し込み文書
    この文書は、メイン文書とメーリング リストを組み合わせたものです。メーリング リストから抽出された情報がメイン文書に挿入されて、メーリング リスト内のユーザーごとにカスタマイズされた、手紙、メール、ラベル、封筒などの宛名の差し込み文書が生成されます。

作成するバルク メール文書は何ですか。

使用するメーリング リストの種類

Word は、さまざまなデータ ソースからデータを抽出して宛名の差し込みを実行できます。まだメーリング リストを用意していない場合は、宛名の差し込みプロセスの間に作成できます。宛名の差し込みに使用できる簡単なデータ ソースをいくつか以下に示します。

これで一括メール文書が選択され、メーリング リストが準備できました。さあ、差し込み印刷を実行して、顧客にメッセージを送信しましょう。

作成するバルク メール文書の種類

バルク メール文書の種類

Word for Mac 2011

Word for Mac 2016

レター

宛名の差し込みを使って定型書簡を作成します。各レターは、別々の用紙に印刷されます。

メーリング リストの全員宛てに個別のレターを作成して印刷します。各レターは、別々の用紙に印刷されます。

メール

この機能は Word for Mac 2011 にはありません。

メーリング リストの各宛先に、メーリング リストから挿入された個人別情報でメール メッセージを作成して送信します。

封筒

Word for Mac で差し込み印刷を使用して封筒を作成する

Word for Mac で差し込み印刷を使用して封筒を作成する

ラベル

差し込み印刷を使ってラベルを作成および印刷する

差し込み印刷を使ってラベルを作成および印刷します。各ラベルには異なる郵送先住所が印刷されます。

使用するメーリング リストの種類

Word は、さまざまなデータ ソースからデータを抽出して宛名の差し込みを実行できます。まだメーリング リストを用意していない場合は、宛名の差し込み処理の間に簡単に作成できます。宛名の差し込みに使用できる簡単なデータ ソースをいくつか以下に示します。

バルク メール文書を選択し、メーリング リストを準備したので、次に宛名の差し込みに進みます。

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