差し込み印刷を使って Word にデータを送る

差し込み印刷を使って Word にデータを送る

差し込み印刷は、Access のデータを活用できる優れた方法です。このビデオでは、Access 2013 の [Word 差し込み] コマンドを使って Word 2013 で標準的な定型書簡を作る方法を示します。または、ビデオの後にある基本手順をご覧ください。

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ビデオの内容

Access 内から Word 差し込みを作る一般的な手順は次のとおりです。

  1. Word に差し込む住所が含まれている Access データベースを開きます。

  2. ナビゲーション ウィンドウが開かれていない場合は、F11 キーを押して開きます。

  3. 住所が含まれているテーブルまたはクエリを選びます。住所フィールドが複数のテーブルに分かれている場合は、必要なフィールドを含むクエリを作成し、差し込み操作に対してそのクエリを選択します。

  4. [外部データ]、[Word 差し込み] の順にクリックします。

  5. ウィザードで既存の Word 文書に住所を差し込むか、新しい空の文書で始めるかを選択します。

  6. [OK] をクリックします。

Word が起動し、[差し込み文書] タブと [差し込み印刷] ウィンドウが表示されます。

  1. [差し込み印刷] ウィンドウの下部にある [次へ] と [戻る] リンクをクリックして、ウィザードの手順を実行します。

  2. ウィザードの手順 3 では、受信者のリストを選択する必要はありません。Access で選択したときに決定されています。ただし、[宛先リストの編集] をクリックして調整できます。開いたボックスでは、個別の受信者を差し込みから削除したり、フィルターを適用したり、リストを並べ替えたりできます。

  3. ウィザードの手順 4 では、本文を書きます (既存の文書を使用していない場合)。

  4. 文書内の住所データを差し込む位置にカーソルを置き、[差し込み印刷] ウィンドウで [住所ブロック]、[あいさつ文]、[その他のアイテム] のいずれかをクリックして、Access データを文書に挿入します。表示されるボックスで、必要な書式を選び、[フィールドの対応] をクリックしてフィールドが正しく対応していることを確認します。

  5. ウィザードの手順 5 では、[次へ] (>>) ボタンと [前へ] (<<) ボタンをクリックして、文書を印刷したときの差し込みデータの表示をプレビューします。

  6. ウィザードの手順 6 では、[印刷] をクリックして、必要な印刷オプションを選びます。

  7. Word 文書を保存して閉じます。

    注記: 

    • ウィザードを完了した後で戻って差し込み設定を調整する必要がある場合は、Word の [差し込み文書] タブですべての操作を行うことができます。

    • Access データベースで設計を変更した場合、差し込みを再び正しく動作させるため、Word で差し込み設定の調整が必要になる場合があります。

    • 差し込み印刷ウィザードは、住所データを扱うように作られています。ただし、住所だけでなく、在庫レコードやタスクなど、Access に格納されているすべてのデータは、差し込み印刷機能を使ってあらゆる種類の Word データに統合できます。

Word の差し込み印刷機能の詳細については、以下の記事をご覧ください。

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