差し込み印刷を使って一括送信する手紙を個人用にカスタマイズする

差し込み印刷を使って一括送信する手紙を個人用にカスタマイズする

メーリング リストの連絡先にバルク メールを送信するとき、宛名の差し込みを利用し、カスタマイズしたレターをまとめて作成できます。作成されるすべてのレターでレイアウト、書式設定、テキスト、グラフィックスが同じになります。レターの特定のセクションのみが異なり、カスタマイズされます。

宛名の差し込み機能を使ってレターを作成して印刷するには、次の 3 つのファイルが必要です。

  • メイン文書
    この文書に含められるテキストとグラフィック (ロゴや画像など) は、差し込み文書の各バージョンで同じとなります。レターの本文は同一のコンテンツの例です。

  • メーリング リスト
    これがデータ ソースであり、ここからレターに情報が挿入されます。たとえば、メーリング リストに名前が入っていて、メイン文書がレターである場合は、リストにある宛先へのレターを作成できます。

  • 差し込み文書
    この文書はメイン文書とメーリング リストの組み合わせです。メーリング リストから取り出した情報がメイン文書に挿入され、その結果として個人ごとに異なるレターが作成されます。

宛名の差し込み機能を使ってレターを作成する方法の詳細については、次のビデオをご覧ください。このビデオはトレーニング コースの一部です。

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手順 1: メイン文書を用意する

宛名の差し込みを開始する前に、レターを用意します。たとえば、予定されている行事についてユーザーに知らせる場合は、行事の名前、日付、時刻、場所を入力します。レターのすべての受信者にとって重要なことはその詳細です。

  1. [差し込み文書] タブの [差し込み印刷の開始] で、[差し込み印刷の開始]、[レター] の順にクリックします。

    Word の [差し込み印刷] タブで [差し込み印刷の開始] を選択し、オプションを選択します。

  2. Word で、全員に送信するレターの本文を入力します (次の例を参照してください)。

    Word で差し込み印刷に使用される手紙のサンプル

手順 2: メーリング リストを設定する

メーリング リストはデータ ソースです。Excel スプレッドシート、Outlook の連絡先のディレクトリ、Access データベース、Office アドレス一覧がデータ ソースになります。これには、Word がレターを作成する際に情報の取得元として使用するレコードが含まれています。

ヒント

  • まだメーリング リストを用意していない場合は、宛名の差し込み時に作成することができます。宛名の差し込みプロセスを開始する前に、データ レコードのすべてを収集し、データ ソースに追加します。

  • Excel スプレッドシートを使用する場合は、ゼロが欠落しないように、郵便番号の列を文字列として書式設定します。

  • Outlook の連絡先を使用する場合、Outlook が既定のメール プログラムであることを確認します。

手順 3: メーリング リストをメイン文書にリンクする

次は、メーリング リストのデータ ソースを開いてレターにリンクさせます。

  1. [差し込み文書] タブの [差し込みの開始] グループで、[宛先の選択] を選択してオプションを選択します。

    Word の宛名の差し込みの一環として、[差し込み文書] タブの [差し込みの開始] グループで、[宛先の選択] を選択して、[新しいリストの入力] を選択します

  2. 次の操作のいずれかを行います。

    • メーリング リストを用意していない場合は、[新しいリストの入力] を選択して作成します。

      または

    • メーリング リストが Excel のスプレッドシート、Access データベース、または別の種類のデータ ファイルの場合は、[既存のリストを使用] を選択します。リストを参照して、[開く] を選択します。

      または

    • Outlook の連絡先を使用している場合、[Outlook の連絡先から選択] を選択します。

  3. [ファイル]、[名前を付けて保存] の順に選択します。

  4. [ファイル名] ボックスでファイル名を入力し、[保存] を選択します。


アドレス帳の編集

リストの全員分のレターを作成して印刷する場合は、「手順 4: 個人ごとに異なるコンテンツをレターに追加する」に進んでください。たとえば、開催するイベントの会場から 20 km 以内に住む人々にレターを送る場合は、郵便番号などのフィルターを使用してリストを絞り込みます。

  1. [アドレス帳の編集] を選択します。

    Word の宛名の差し込みの一環として、[差し込み文書] タブの [差し込み印刷の開始] グループで、[アドレス帳の編集] を選択します。

  2. [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスで、送信先から除外する人の名前の横にあるチェック ボックスをオフにします。

    チェック ボックスをオンにして行を選ぶ

[差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスには、受信者リストを絞り込むためのオプションがあり、そのうち最もよく使われるのは並べ替えとフィルターの 2 つです。これらを利用すると、名前や住所が見つけやすくなります。

Word の差し込み印刷文書では、[アドレス帳の編集] を選択し、[差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスの [アドレス帳の絞り込み] で、オプションを選択します。

詳細については、「宛名の差し込みのためにデータを並べ替え、絞り込む」を参照してください。

手順 4: 個人ごとに異なるコンテンツをレターに追加する

レターを受け取る人ごとに異なるコンテンツをレターに追加します。たとえば、住所と氏名です。このような詳細情報を効率的に追加するには、差し込みフィールドをメイン文書に挿入します。

  1. [差し込み文書] タブの [文章入力とフィールドの挿入] グループで、[住所ブロック] を選択します。

    Word の宛名の差し込みの一環として、[差し込み文書] タブの [文章入力とフィールドの挿入] グループで、[住所ブロック] を選択します。

  2. [住所ブロックの挿入] ダイアログ ボックスで、レターに受信者の名前を表示するときの書式を選択します。

    [住所ブロック] オプション

  3. [OK] を選びます。

    注: 住所がどのようにレターに表示されるかを確認するには、[プレビュー] の下の [結果のプレビュー] を選択します。[次のレコード] 差し込み印刷の [結果のプレビュー] の [次のレコード] ボタン ボタンまたは [前のレコード] 差し込み印刷の [結果のプレビュー] の [前のレコード] ボタン ボタンを選択して、データ ソース内の前後のレコードに移動します。

  4. [文章入力と挿入] グループで、[あいさつ文] を選択します。

    Word の宛名の差し込みの一環として、[差し込み文書] タブの [文章入力とフィールドの挿入] グループで [あいさつ文] を選択します。

  5. [あいさつ文の挿入] ダイアログ ボックスで、使用する形式を選択します。

  6. [OK] を選択すると、差し込みフィールドがレターに挿入されます。

  7. [ファイル]、[保存] の順に選択して、差し込み印刷用に作成した文書 (次の例を参照してください) を保存します。

    “住所ブロック” フィールドと “あいさつ文” フィールドを示しているサンプルの差し込み印刷の手紙。

レター内のその他の情報をメーリング リストから挿入するには、差し込み印刷フィールドを 1 つずつ追加する方法の説明を参照してください。


差し込みフィールド名を確認する

Word でメーリング リストの名前と住所が見つかることを確認します。

  1. [差し込み文書] タブの [文章入力とフィールドの挿入] グループで、[フィールドの対応] を選択します。

    ヒント:  [差し込みフィールド] は、メイン文書に住所ブロックを追加するために使用した [住所ブロックの挿入] ダイアログ ボックスから開くこともできます。

  2. [フィールドの対応] ダイアログ ボックスで、リストに表示するレコード フィールドが、メーリング リストのデータ ソースのレコードの列見出しの名前と一致していることを確認します。

    [フィールドの対応] ダイアログ ボックス

    注: ダイアログ ボックスに 2 つの列があります。たとえば、左側の列は、ビジネス レコードの一般的な名前のリストです。右側の列は、データ ソース ファイルの列見出しにマップされている一般的な名前のフィールド名です。

  3. 次のいずれかの操作を行います。

    • 表示されたフィールド名がメーリング リストのデータ ソースのレコードに使用した列見出しと一致する場合は、何も行いません。

      または

    • [(対応なし)] がデータ ソースの列見出しと一致すると想定していたフィールド名に表示された場合、ドロップダウン矢印を選択し、メーリング リストのデータ ソースのフィールド名を選択します。必要に応じて繰り返します。

  4. [OK] を選びます。


差し込み印刷フィールドの書式を設定する

差し込み印刷コンテンツのフォント、サイズ、スペースを変更するには、差し込み印刷フィールドの名前を選択し、必要な変更を加えます。

  1. [差し込み文書] タブの [結果のプレビュー] グループで、[結果のプレビュー] を選択し、差し込み印刷の結果からレターの宛名の差し込みフィールドに切り替えます。

    Word の [差し込み文書] タブの [結果のプレビュー] グループ。

  2. 差し込み印刷フィールドの名前を選択します。

    選択された "住所ブロック" フィールド

  3. [ホーム] タブで、使用するフォントとフォント サイズを選択します。

    Word では、[ホーム] タブの [フォント] グループで、フォントとフォント サイズを選択します。

  4. [ページ レイアウト] タブ (Word 2013) または [レイアウト] タブ (Word 2016) で、段落間のスペースを選択します。

    Word では、[レイアウト] タブの [段落] グループで、間隔を設定します。

    注: Word では住所ブロックの各行が段落として処理されるため、行間のスペースを少なくした方がよい場合があります。

手順 5: レターのプレビューを表示して印刷する

  1. [結果のプレビュー] を選択し、[次のレコード] 差し込み印刷の [結果のプレビュー] の [次のレコード] ボタン ボタンまたは [前のレコード] 差し込み印刷の [結果のプレビュー] の [前のレコード] ボタン ボタンを選択して、レター本文の名前と住所が正しく表示されていることを確認します。

    ヒント:  リストの先頭に移動するには、[先頭のレコード] 差し込み印刷の [結果のプレビュー] の [先頭のレコード] ボタン ボタンを選択し、リストの最後に移動するには、[最後のレコード] 差し込み印刷の [結果のプレビュー] の [最後のレコード] ボタン ボタンを選択します。

  2. [完了と差し込み]、[文書の印刷] の順に選択します。

    Word の宛名の差し込みの一環として、[差し込み文書] タブの [完了] グループで、[完了と差し込み] を選択して、オプションを選択します。

手順 6:カスタマイズしたレターを保存する

差し込み印刷文書を保存しても、次に大量の郵便物を発送するときに使用できるように、メーリング リストには接続されたままです。


差し込み印刷文書を再利用するには

  • 差し込み印刷文書を開き、Word から接続を維持するかの確認を求められたら、[はい] を選択します。


差し込み印刷文書内の住所を変更するには

  • 差し込み印刷文書を開いて、[アドレス帳の編集] を選択し、特定の住所を並べ替え、フィルター処理、および選択します。

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