差し込み印刷を使ってラベルを作成および印刷する

差し込み印刷を使ってラベルを作成および印刷する

アドレス一覧のユーザーに大量の郵便物を発送するためにラベルを使用する必要がある場合、差し込み印刷を使用して住所ラベルのシートを作成することができます。各ラベルには、一覧からの住所が含まれています。また、差し込み印刷を使用せずに、ラベルを作成および印刷することもできます。

注: 封筒に直接宛名を差し込む場合は、「封筒の差し込み印刷を行う」を参照してください。

宛名の差し込みプロセスの 3 つのファイル。メイン文書とメーリング リストを組み合わせて、レターまたはメール メッセージ、封筒、ラベルのセットを生成します。

差し込み印刷のプロセスを使用したラベルの作成および印刷に関連するドキュメントは、次のとおりです。

  • メイン文書
    差し込み印刷でラベルのレイアウトを設定するために使用する文書です。会社のロゴや発送ラベルの差出人住所など、各ラベルで繰り返し使用するコンテンツを設定することもできます。

  • メーリング リスト
    メーリング リストは、Word で差し込み印刷に使用するデータ ソースです。これは、ラベルに印刷される住所を含むファイルです。

これら 2 つのドキュメントを結合すると、住所ラベルが作成されます。

手順 1: メーリング リストを設定する

メーリング リストは、Excel スプレッドシートOutlook 連絡先のディレクトリ、Access データベース、または Office のアドレス一覧から選べます。このメーリング リストには、ラベル用にアドレスを作成するために Word で情報が取得されるレコードが含まれます。

  • まだメーリング リストがない場合は、差し込み印刷中に Word で新しいリストを作成することができます。

  • Excel スプレッドシートを使用している場合、ゼロが欠落しないように、郵便番号の列が文字列として書式設定されていることを確認します。詳細については、「Word 差し込み印刷用に、Excel データ ソースを準備する」を参照してください。

  • Outlook の連絡先を使用する場合、Outlook が既定のメール プログラムであることを確認します。

手順 2: ラベル用にメイン文書を準備する

  1. Word で、[ファイル]、[新規作成]、[白紙の文書] の順に選択します。

  2. [差し込み文書] タブの [差し込み印刷の開始] で、[差し込み印刷の開始]、[ラベル] の順にクリックします。

    [差し込み印刷の開始] をクリックし、[ラベル] を選択して、差し込み用のラベル シートを 1 枚作成します。

  3. [ラベル オプション] ダイアログ ボックスの [ラベル情報] で、[ラベルの製造元] の一覧からラベルの製造元を選択します。

    [ラベルの製造元] オプションと [製品番号] オプション

  4. [製品番号] の一覧で、ラベルのパッケージの製品番号と一致する番号を選択します。

    注: 連続紙プリンターを使用している場合は、別の製品番号の一覧が表示されます。関連する一覧が表示されるように、必ず [プリンター情報] で [連続紙プリンター] を選択してください。

  5. [OK] を選びます。

    文書には、選択したラベルの寸法と形が表示されます。表示されない場合は、[レイアウト] タブの [] グループで、[グリッド線の表示] を選択します。

    Word 2016 の空白ラベルのページ

手順 3: メーリング リストをラベルにリンクする

  1. [差し込み文書] タブの [差し込みの開始] グループで、[宛先の選択] を選択し、次のいずれかを選択します。

    [新しいリストの入力]

    • メーリング リストがない場合は、[新しいリストの入力] を選択して作成します。

      または

    • メーリング リストが Excel のスプレッドシート、Access データベース、または別の種類のデータ ファイルの場合は、[既存のリストを使用] を選択します。リストを参照して、[開く] を選択します。

      または

    • Outlook の連絡先を使用している場合、[Outlook の連絡先から選択] を選択します。

  2. 次のいずれかの操作を行います。

    • メーリング リスト全体のラベルを作成する場合は、「手順 4: ラベルに住所を追加する」に進みます。

      または

    • リストの一部の名前のみにラベルを作成する場合は、[差し込み文書] タブで、[受信者一覧の編集] を選択します。

      Word の宛名の差し込みの一環として、[差し込み文書] タブの [差し込み印刷の開始] グループで、[アドレス帳の編集] を選択します。

  3. [差し込み印刷の宛先] ボックスで、ラベルに追加する名前を選択します。

    チェック ボックスをオンにして行を選ぶ

    注: 名前や住所を見つけやすいように、リストの並べ替えやフィルター処理を行うこともできます。

手順 4: ラベルに住所を追加する

住所ブロックは、差し込み印刷フィールドです。プレースホルダーとも呼ばれる差し込みフィールドを使用して、ラベルに表示される住所の位置をマークします。

ヒント: ロゴなどの画像をラベルに追加し、住所ブロックの前に表示されるようにする場合は、ここで行うのが最善です。手順 4 のサブセクション「ラベルに画像を追加する」のガイドラインに従ってください。

  1. [差し込み文書] タブの [文章入力とフィールドの挿入] グループで、[住所ブロック] を選択します。

    Word の宛名の差し込みの一環として、[差し込み文書] タブの [文章入力とフィールドの挿入] グループで、[住所ブロック] を選択します。

  2. [住所ブロックの挿入] ダイアログ ボックスで、ラベルに宛先の名前を表示するときの書式を選択します。

    [住所ブロック] オプション

    注: [結果のプレビュー] を選択し、[次のレコード] 差し込み印刷の [結果のプレビュー] の [次のレコード] ボタン ボタンまたは [前のレコード] 差し込み印刷の [結果のプレビュー] の [前のレコード] ボタン ボタンを選択して、データ ソースのレコード内を移動すると、住所がどのようにラベルに表示されるかが表示されます。

  3. [OK] を選択します。

    ヒント: ラベルへの住所ブロックの配置方法を変更するには、住所ブロックを選択し、[ホーム] タブの [段落] グループで、[左揃え]、[中央揃え]、[右揃え]、または [両端揃え] を選択します。

  4. [文章入力とフィールドの挿入] グループで、[複数ラベルに反映] を選択し、各ラベルに変更を適用します。

    [リボン] の [複数ラベル​​に反映] ボタンをクリックして、ラベルのシート全体に変更を適用します。

    注: 住所が表示されない場合は、[結果のプレビュー] を選択します。


ラベルに画像を追加する

画像 (ロゴなど) をラベルに挿入することができます。挿入すると、サイズ、書式設定、および図のスタイルを操作できます。

  1. [住所ブロックの挿入] ダイアログ ボックスでラベルの書式を選択した後、«住所ブロック» フィールド コードの左にカーソルを置きます。

    [レイアウトのオプション] で、[四角] または [外周] を選択して、画像を配置することができます。

  2. [挿入] タブの [] を選択して、目的のファイルを見つけて選択し、[挿入] を選択します。

  3. 必要に応じて、次のいずれかの操作を行って画像を調整します。

    • 手動でサイズを変更 (ハンドルをクリック) するか、向きを変更 (回転を選択) するか、画像を移動 (ドラッグ) します。

      または

    • [レイアウトのオプション [レイアウト オプション] ボタン ] を選択して、利用可能ないずれかのオプションを使って作業します。

  4. 各ラベルに画像を表示するには、[差し込み文書]、[複数ラベルに反映] の順に選択します。

画像の操作に関するヒントについては、「Office 2013 および Office 2016 で画像を挿入する」を参照してください。


差し込みフィールド名を確認する

Word でメーリング リストの名前と住所が見つかることを確認します。

  1. [差し込み文書] タブの [文章入力とフィールドの挿入] グループで、[フィールドの対応] を選択します。

  2. [フィールドの対応] ダイアログ ボックスで、左側の列は、Word で [住所ブロック] に使用されるフィールド名です。右側の列では、データ ソース内のフィールドをそれらのフィールド名と一致させることができます。Word でラベルの適切な場所に適切なデータを挿入できるように、左側に表示されるフィールド名が、メーリング リスト内のレコードの列見出しの名前と一致することを確認します。

    [フィールドの対応] ダイアログ ボックス
  3. 次の操作のいずれかを行います。

    • 表示されたフィールド名がメーリング リストのデータ ソースのレコードに使用した列見出しと一致する場合は、何も行いません。

      または

    • [(対応なし)] がデータ ソースの列見出しと一致すると想定していたフィールド名に表示された場合、ドロップダウン矢印を選択し、メーリング リストのデータ ソースのフィールド名を選択します。必要に応じて繰り返します。

  4. [OK] を選びます。

手順 5: ラベルをプレビューして印刷する

ラベルを印刷する前に、最終確認を行います。

  1. [差し込み文書] タブで、[結果のプレビュー] を選択します。

    Word の [差し込み文書] タブの [結果のプレビュー] グループ。

  2. [次のレコード] 差し込み印刷の [結果のプレビュー] の [次のレコード] ボタン ボタンまたは [前のレコード] 差し込み印刷の [結果のプレビュー] の [前のレコード] ボタン ボタンを選択して、名前と住所がすべてのラベルで正しく表示されることを確認します。

    ヒント:  リストの先頭に移動するには、[先頭のレコード] ボタン 差し込み印刷の [結果のプレビュー] の [先頭のレコード] ボタン を選択し、リストの最後に移動するには、[最後のレコード] ボタン 差し込み印刷の [結果のプレビュー] の [最後のレコード] ボタン を選択します。

  3. [完了と差し込み]、[文書の印刷] の順に選択します。

    Word の [差し込み文書] タブのスクリーンショット。[完了と差し込み] コマンドとそのオプションが表示されています。

手順 6: ラベル文書を保存する

差し込み印刷文書を保存すると、メーリング リストに接続された状態を維持するため、次に大量の郵便物を発送するときに使用できます。差し込み印刷文書を開いたときに、Word に接続を維持するか確認するメッセージが表示されたら、[はい] を選択します。

差し込み印刷文書のラベル用に住所を変更するには

  • ラベル用に差し込み印刷文書を開いて、[受信者一覧の編集] を選択し、特定の住所を並べ替え、フィルター処理し、選択します。

関連項目

Word の差し込み印刷機能に関する疑問点がこのページの説明では解決していない場合

Word コミュニティ フォーラムに質問を投稿してください

Word を向上させるためのご協力のお願い

Word の差し込み印刷機能 (またはその他の機能) をより良いものとするために、ご提案がありましたら Word User Voice にてお聞かせください。

スキルを磨く
トレーニングの探索
新機能を最初に入手
Office Insider に参加する

この情報は役に立ちましたか?

ご意見をいただきありがとうございます。

フィードバックをお寄せいただき、ありがとうございます。Office サポートの担当者におつなぎいたします。

×