差し込み印刷のルールを設定する

差し込み印刷のルール、およびで組織で各ルールを使用する方法について説明します。すべての顧客に送るレターやメールを作成していて、データ ソースの特定のフィールドの異なる値に応じてレターの表現を変えたい場合は、ルールを設定できます。

たとえば、世界中の 3 つの異なる地理的場所で開催される予定のイベントについてのレターを作成したとします。Word の [差し込み印刷] タブの [差し込み印刷の開始] オプションを使用してレターを作成しましたが、文書を確認した後で、重複している内容があるだけでなく、イベントの場所に合わせて一部の内容を変更する必要があることに気づきました。このような状況では、[文章入力とフィールドの挿入] グループの [ルール] を使用して、さまざまな条件に対応できます。

ルールの使用

差し込み印刷文書にルールを追加すると、ワークフローのプロセスの効率と柔軟性を向上させることができます。ルールを使用すると、複数の文書を生成する必要がなくなり、すばやく変更可能なコンテンツを設定することができます。

宛名の差し込みの設定中にルールを追加できます。

  1. [差し込み文書] タブの [文章入力とフィールドの挿入] グループで、[ルール] を選択します。

    Word の [差し込み文書] タブ、[文章入力とフィールドの挿入] グループ

  2. 利用可能なルールを選択します。

    Word では、[差し込み文書] タブの書き込みと挿入グループでアクセスされるフィールドの [ルール] ドロップダウン リストが表示されます。

差し込み印刷のプロセスを開始するまではルールにアクセスできません。選択したルールのダイアログ ボックスで、任意のフィールドの設定方法の詳細を参照するには、? アイコンを選択します。Word ヘルプでフィールド名を検索することもできます。

ヒント: フィールド コードの表示と非表示を切り替えるには、Alt キーを押しながら F9 キーを押します。

フィールド

説明

使用例と方法

Ask (問い合わせ)

文書内の複数の場所で同じ情報の要求を繰り返す場合に使用します。差し込み印刷した文書にメッセージへの応答が表示されます。

[Word フィールドの挿入: Ask] ダイアログ ボックスに [1 回だけ表示] チェック ボックスがあります。最終的な差し込み印刷が開始されるときにのみメッセージを表示する場合は、このチェック ボックスをオンにします。レコードごとにメッセージが表示されるようにする場合 (既定の設定)、チェック ボックスをオフにします。

詳細については、「ASK フィールド」を参照してください。

会社が製造した製品を長年にわたって販売してきた社員のための退職記念パーティーが計画されています。参加するかどうかをたずねる招待状が、組織の内部および外部の人に電子メールで送信されています。

[Word フィールドの挿入: Ask] ダイアログ ボックスの [ブックマーク] ボックスに、「招待」と入力します。

[問い合わせの文字列] ボックスに、「退職記念パーティーに参加しますか?」と入力します。

[既定値として使用する文字列] ボックスに、「はい」と入力します。

完了したら [OK] を選択します。

Fill-in (文字列の書き込み)

[Fill-in (文字列の書き込み)] フィールドは、質問をするときに使用します。[Fill-in (文字列の書き込み)] フィールドは、文書内で複数回使用される [Ask (問い合わせ)] フィールドに似ています。

[Word フィールドの挿入: Fill-in] ダイアログ ボックスに [1 回だけ表示] チェック ボックスがあります。結合されるすべてのレコードに応答を適用する場合は、このチェック ボックスをオンにします。レコードごとにメッセージを表示する場合 (既定の設定)、チェック ボックスをオフにします。

詳細については、「Fill-in フィールド」を参照してください。

あなたの組織が健康診断イベントのスポンサーになっています。機密の署名フォームが各社員に配布されています。このフォームでは、年齢、身長、体重などの情報を記入する必要があります。

[Word フィールドの挿入: Fill-in] ダイアログ ボックスの [問い合わせの文字列] ボックスに、「何歳ですか?」と入力します。

完了したら [OK] を選択します。

If Then Else

満たす必要がある条件を定義するために使用します。定義された条件を満たしている場合は、特定の情報が提供されます。定義された条件を満たしていない場合は、異なる情報が提供されます。

詳細については、「If フィールド」を参照してください。

慈善団体用の大きなメンバーシップ データベースを管理しています。メンバーは、地理的な場所に応じて、予定されている募金イベントに関するさまざまな発表を受け取ります。

[Word フィールドの挿入: IF] ダイアログボックスの [フィールド名] ドロップダウン リストで、データ ソース (通常は Excel スプレッドシート) 内の場所の列名を選択します。

[比較] ドロップダウン リストで、[=] を選択します。

[比較対象] ボックスに、「南米」と入力します。[挿入する文字列] ボックスに、比較条件を満たした場合に挿入する内容を入力します。比較条件を満たさない場合は、[それ以外の場合に挿入する文字列] ボックスに入力されている内容が提供されます。

完了したら [OK] を選択します。

Merge Record #

結合される文書に含めるデータ ソース内の実際のレコード番号を取得するために使用します。この番号は、結合の前にデータソースに適用した並べ替えまたはフィルターを反映します。

詳細については、「MergeRec フィールド」を参照してください。

日付の印刷フィールドの横にある [MergeRec] フィールドを使用して、固有の請求書番号を作成します。

[差し込み文書] タブの [文章入力とフィールドの挿入] グループで、[ルール] を選択し、[Merge Record #] を選択します。

Merge Sequence # (差し込み順序)

結合される文書内のレコードをカウントする場合に使用します。

詳細については、「MergeSeq フィールド」を参照してください。

多くのレターを結合し、フォーム レターの集まりの最後のレコードにレターの総数を表示します。この総数を使用して、郵送のコストを計算できます。

[差し込み文書] タブの [文章入力とフィールドの挿入] グループで、[ルール] を選択し、[Merge Sequence # (差し込み順序)] を選択します。

[次のレコード]

新しい文書を開始せずに現在の文書に次のデータ レコードを挿入するために使用します。

詳細については、「Next フィールド」を参照してください。

[差し込み文書] タブの [文章入力とフィールドの挿入] グループで、[ルール] を選択し、[Next Record (次のレコード)] を選択します。

Next Record If (条件により次のレコード)

2 つの値を比較するために使用します。データ フィールドの内容と値が一致するかどうかによって、次のレコードを現在の文書に結合するか新しい文書に結合するかを決定します。

詳細については、「NextIf フィールド」を参照してください。

[差し込み文書] タブの [文章入力とフィールドの挿入] グループで、[ルール] を選択し、[Next Record If (条件により次のレコード)] を選択します。

[フィールド名] の一覧で、[市区町村] などの差し込みフィールド名を選択します。

[比較] ボックスの一覧で、目的の演算子を選択します。たとえば、特定の市区町村の受取人だけを選び出すには、[=] を選択します。

[比較対象] ボックスに、使用するを入力します。たとえば、東京在住の受取人だけを選び出すには、「東京」と入力します。

Set フィールド

特定の値にブックマーク名を関連付けるために使用します。ブックマークは、文書内の複数の場所に配置できます。文書にブックマークを挿入すると、そのブックマークにリンクされている値が表示されます。

詳細については、「Set フィールド」を参照してください。

あなたの組織は、特定の領域で行われる環境活動の概要の一般向けリリースを準備しています。プロジェクト マネージャーは、準備段階のプロジェクトのタイトルを設定していますが、変わる可能性があることを警告しています。ブックマークを追加すれば、タイトルが変更された場合に、ブックマークを変更するだけで済み、タイトルのすべての参照を変更する必要がないので、これが最適な選択肢です。

[Word フィールドの挿入: Set] ダイアログ ボックスの [ブックマーク] ボックスに、「プロジェクト名」と入力します。

[] ブロックで、「Big Frog Hollow Remediation」と入力します。

完了したら、[OK] を選択します。

Skip Record If (条件によりレコードをスキップ)

データ フィールドの内容と値を比較し、比較が true である場合に、現在のデータ レコードの追加をスキップする場合に使用します。

詳細については、「SkipIf フィールド」を参照してください。

あなたは洋服店を経営しています。特定の T シャツの在庫が多すぎること、しかも最も人気のあるサイズではないことに気づきました。そこで、セールスのチラシを送付する準備ができたときに、特定のサイズを着用しているお客様を除外することにします。

[Word フィールドの挿入: Skip Record If] ダイアログ ボックスの [フィールド名] ドロップダウン リストで、データ ソース (通常は Excel スプレッドシート) の [サイズ] 列を選択します。

[比較] ドロップダウン リストで、[=] を選択します。

[比較] ボックスに、「XL」と入力します。完了したら [OK] を選択します。XL Tシャツを着用しているお客様は、セールスのチラシを受け取りません。

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