差し込み印刷のデータ ソースを作成する

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Microsoft Office Publisher で使用可能なデータ ソース ファイル形式にまだ情報が整理されていない場合は、差し込み印刷または電子メールの宛名差し込みで使用するデータ ソースを作成できます。データ ソースは、名前と宛先のリストのみで構成することもできますが、画像へのパス、製品の部品番号、郵便番号バーコード、顧客の発注履歴など、差し込み印刷または電子メールの宛名差し込みで使用するさまざまな追加データを含めることもできます。

このトピックの内容

データ ソースの構造

差し込み印刷の宛先リスト データ ソースを作成します。

データ ソースの構成

データ ソースを作成する前に、最終的な差し込み印刷文書に含める情報の種類について検討します。差し込みに必要なすべてのデータが含まれるようにデータ ソース ファイルを構成する必要があります。

データ ソースの最初の行 (下の表の列見出し) には、列名が示されています。これらの列名は、差し込み印刷文書または電子メールの宛名差し込み文書に、テキストや画像データのプレースホルダとして挿入するデータ フィールド名です。

列見出しの下のデータ列 (データ フィールド) には、対応する差し込みフィールドに置き換えて出力する特定の情報が含まれます。列見出し以下の各行 (レコード) には、各レコードに関する一連の情報が示されています。

Excel ワークシートの列と一致するはがきのフィールド

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差し込み印刷の宛先リスト データ ソースを作成する

Microsoft Office Publisher、Microsoft Office Excel、Microsoft Office Access、Microsoft Office Outlook、または Microsoft Office Outlook with Business Contact Manager を使用して、差し込み印刷または電子メールの宛名差し込みのデータ ソースを作成できます。宛先リストを作成して保存すると、その後の差し込み印刷プロジェクトで繰り返し使用できます。

[差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックス

Publisher を使用して宛先リストを作成する

  1. 文書を開きます。

  2. [ツール] メニューの [宛名/カタログ] をポイントし、[アドレス帳の作成] をクリックします。

  3. [新しいアドレス帳] ダイアログ ボックスの列をカスタマイズするには、[列のカスタマイズ] をクリックし、次のいずれかの操作を行います。

    • フィールドを追加するには、[追加] をクリックします。[フィールドの追加] ダイアログ ボックスで新しいフィールドの名前を入力し、[OK] をクリックします。

    • フィールドを削除するには、対象のフィールド名を [フィールド名] から選択し、[削除] をクリックします。

    • フィールド名を変更するには、対象のフィールド名を [フィールド名] から選択し、[名前の変更] をクリックします。[フィールド名の変更] ダイアログ ボックスの [変更後:] ボックスに新しい名前を入力し、[OK] をクリックします。

      必要なすべてのフィールドのカスタマイズが完了したら、[OK] をクリックします。

  4. [新しいアドレス帳] ダイアログ ボックスの最初の空白行で、関連フィールドの最初のエントリとなる情報を入力します。

    文書に写真を差し込む場合は、使用する各画像ファイルの名前またはパスを、各レコードの適切な列またはデータ フィールドに入力する必要があります。次のいずれかの操作を行います。

    • 画像ファイルとデータ ソースが同じフォルダ内に保存されている場合は、目的の画像のファイル名を入力します。たとえば、「firstphoto.jpg」のように入力します。

    • データ ソースから別のフォルダーに、画像のファイルを保存した場合は、目的の図の完全なパスを入力します。たとえば、 C:\Documents and Settings\Username\My documents \my Pictures\Catalog Project\firstphoto.jpgを入力します。

    • データ ソースが含まれているフォルダのサブフォルダに画像ファイルが保存されている場合は、目的の画像の相対パスを入力します。たとえば、「\Pictures\firstphoto.jpg」のように入力します。

  5. 最初のエントリとなる情報の入力が終了したら、[新しいエントリ] をクリックするか Tab キーを押します。

  6. エントリの追加が終了するまで、手順 4 ~ 5 を繰り返します。

  7. [OK] をクリックします。

  8. [アドレス帳の保存] ダイアログ ボックスの [ファイル名] ボックスに、宛先リストの名前を入力し、[保存] をクリックします。

    既定では、宛先リストは [My Data Sources] フォルダに保存されます。このフォルダは、Publisher がデータ ソースを検索する既定のフォルダであるため、宛先リストはこのフォルダに保存しておくことをお勧めします。[My Data Sources] フォルダ以外の場所にデータ ソース ファイルを保存した場合、差し込みでデータ ソースに接続するときに、ファイルの場所を参照して指定する必要があります。

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