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差し込み印刷に使用できるデータ ソース

通常、差し込み印刷の宛先は、Excel スプレッドシートや Outlook の連絡先リストなどの、既存のリスト内の名前やデータのリストから取得されます。 また、接続できるデータベースも既存のリストとして使用できます。 リストがまだない場合は、差し込み印刷の手順の一部として、Word で入力することができます。

こうしたリストまたはデータベースは、差し込み印刷のデータソースと呼ばれます。

データソースとして使用するリストの種類を選択します。

新しいリスト

データ ファイルがまだない場合は、[新しいリスト​​の入力] を選択し、表示されるフォームを使用してリストを作成します。 リストは、再利用できるデータベース (.mdb) ファイルとして保存されます。

新しいリストの作成の詳細については、「Word で新しい差し込み印刷リストを設定する」を参照してください。

既存のリスト

Excel スプレッドシート、Access データベース、またはその他の種類のデータベースが既存のリストとして使用できます。 既存のリストをデータソースとして使用するには、[既存のリストを使用] を選択します。

重要: データ ソースとしていずれの種類のファイルを使用するにせよ、ファイルは必ずローカル コンピューターまたはファイル共有に保存します。挿し込み印刷では、HTTP の場所での保存はサポートされていません。

  • Excel スプレッドシート    Word で読み取ることができるように適切に書式設定されていて、1 つのシートにまとまっている場合、Excel スプレッドシートは宛名の差し込みのデータ ソースとして問題なく使用できます。 詳細については、「Word 差し込み印刷用に、Excel データ ソースを準備する」を参照してください。

  • Access データベース    Access の場合は、データベースに定義されている任意のテーブルまたはクエリからデータを選択できます。 詳細については、「差し込み印刷を使って Word にデータを送る」を参照してください。

  • その他のデータベース ファイル    他の種類のデータ ソースにアクセスするには、データ接続ウィザードを実行します。

  1. [差し込み文書]、[宛先の選択]、[既存のリストを使用] の順に移動し、[新しいソース] を選択してデータ接続ウィザードを開きます。

    データ ソースの差し込み印刷

  2. 差し込み印刷に使用するデータ ソースの種類を選択し、[次へ] を選択します。

    データ接続ウィザード

  3. データ接続ウィザードの指示に従って、差し込み印刷文書へのデータ接続を完了します。

Outlook の連絡先リスト

連絡先情報は、Word 内で Outlook の連絡先リストから直接取得できます。 これをデータ ソースとして使用するには、[Outlook の連絡先から選択] を選択します。 詳細については、「差し込み印刷データ ソースとして Outlook の連絡先を使用する」を参照してください。

新しいリスト

データ ファイルがまだない場合は、[新しいリスト​​の作成] を選択し、表示されるダイアログを使用してリストを作成します。 リストは、再利用できるドキュメント ファイルとして保存されます。

新しいリストの作成の詳細については、「Word で新しい差し込み印刷リストを設定する」を参照してください。

既存のデータ ソース

Word の差し込み印刷に使用できるデータ ソースの例をいくつか示します。

  • Excel スプレッドシート

    Excel スプレッドシートは宛名の差し込みのデータ ソースとして問題なく使用できます。 データは Word で読み取ることができるように 1 つのシートにまとめられ、適切に書式設定されている必要があります。 詳細については、「差し込み印刷用に Excel データ ソースを準備する」を参照してください。

  • Outlook の連絡先リスト

    連絡先情報は、直接 Outlook の連絡先リストから Word に取得できます。 「Export Outlook items (Outlook アイテムのエクスポート)」を参照してください。

  • Apple の連絡先リスト

    Apple の連絡先リストを Excel スプレッドシートにエクスポートして、差し込み印刷用のメーリング リストとして使用できます。

  • テキスト ファイル

    タブ文字またはコンマ区切りのデータ フィールド、および段落記号区切りのデータ レコードのあるテキスト ファイルを使用できます。

 

 

• 新しい一覧を作成する

Word の [一覧のフィールドの編集] ダイアログ ボックスには、名、姓、住所など、いくつかの基本的な情報のためのフィールドが自動的に作成されます。 エントリの入力時にフィールドに入力できるように新しいフィールド (メッセージ フィールドなど) を追加する場合は、ここで行います。

  1. [新しいフィールド名] に追加するフィールドの名前を入力し、[+] プラス記号をクリックします。

    ヒント: フィールドの順序を変更するには、移動するフィールドを選択し、上下の方向キーを使用してフィールドを移動します。

  2. すべてのフィールドの設定が済んだら、[作成] を選択して新しい一覧を作成します。

 

 

• 既存の一覧を使用する

  1. 使用するファイルを参照して [開く] を選択します。

  2. [ブックを開く] ダイアログ ボックスで、使用するシートを選択し、次のいずれかの操作を行います。

    • ワークシート全体を使用するには、[セルの範囲] を空白のままにします。

      または

    • 使用するデータのセル範囲を入力します。

  3. [OK] を選びます。

 

 

• Outlook の連絡先から選択する

  1. [宛先のフィルター] を選択し、追加する宛先を選択します。

  2. [クエリ オプション] ダイアログ ボックスで、[宛先の選択] の [すべてのレコード] を選択します。

  3. 連絡先の一覧で、宛名の差し込みに含める連絡先を選択し、[OK] を選択します。

 

 

• Apple の連絡先

  1. [宛先のフィルター] を選択し、追加する宛先を選択します。

  2. [クエリ オプション] ダイアログ ボックスの [Apple グループ連絡先] で、宛名の差し込みに含めるグループを選択して、[OK] を選択します。

 

 

• File Maker Pro

  1. 使用するファイルを参照して [開く] を選択します。

  2. [区切り文字の指定] ダイアログ ボックスで、各データ フィールドを区切るフィールド区切り文字および各データ レコードを区切るレコード区切り文字を選択して、[OK] を選択します。

Word の差し込み印刷に使用できるデータ ソースの例をいくつか示します。

  • Excel スプレッドシート

    すべてのデータが 1 つのシートにまとまっていて、Word で読み取ることができるように適切に書式設定されている場合、Excel スプレッドシートは宛名の差し込みのデータ ソースとして問題なく使用できます。 詳細については、「Prepare your Excel data source for mail merge (差し込み印刷用に Excel データ ソースを準備する)」を参照してください。

  • Outlook の連絡先リスト

    連絡先情報は、直接 Outlook​​ の連絡先リストから Word に取得できます。「Export Outlook items (Outlook アイテムをエクスポートする)」を参照してください。

  • Apple の連絡先リスト

    Apple の連絡先リストを Excel スプレッドシートにエクスポートして、差し込み印刷用のメーリング リストとして使用できます。

  • テキスト ファイル

    タブ文字またはコンマ区切りのデータ フィールド、および段落記号区切りのデータ レコードのあるテキスト ファイルを使用できます。

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