差し込み印刷に使用できるデータ ソース

差し込み印刷に使用できるデータ ソース

Word は、さまざまなデータ ソースからデータを抽出して宛名の差し込みを実行できます。Microsoft Office スイート製品に含まれる Word では、Outlook、Excel、Access やその他のデータ ソース (Web ページ、OpenDocument テキスト ファイル、プレーン テキストとして保存されている区切りデータ ファイルなど) のデータを簡単に使用することができます。また、既存のデータ ソースがない場合は、Word で新しいデータ ソースを作成できます。

重要: HTTP の場所にあるデータ ソースを指定してアクセスすることはできません。差し込み印刷のデータ ソースとして使用するには、ローカルのハード ドライブにファイルを保存します。

差し込み印刷用のデータ ソース

ここでは、Word の差し込み印刷に使用できるデータ ソースの例をいくつか示します。

  • Microsoft Excel スプレッドシート

    Word で読み取ることができるように適切に書式設定されていて、1 つのシートにまとまっている場合、Excel スプレッドシートは宛名の差し込みのデータ ソースとして問題なく使用できます。詳細については、「Word の宛名の差し込み用に Excel 2016 のデータ ソースを準備する」を参照してください。

  • Microsoft Outlook 連絡先リスト

    連絡先情報は、Word の Outlook 連絡先リストから直接取得できます。詳細については、「差し込み印刷データ ソースとして Outlook の連絡先を使用する」を参照してください。

  • Microsoft Office アドレス一覧

    差し込み印刷で単純な Office アドレス一覧を作成し、後で再利用することができます。あまり使用しない少数の単純な一覧を作成する場合に最適です。

  • Word データ ファイル

    Word 文書をデータ ソースとして使用できます。Word 文書には 1 つのテーブルが含まれる必要があります。テーブルの最初の行は見出しでなければならず、他の行には差し込むレコードが含まれる必要があります。詳細については、「Word で新しい差し込み印刷リストを設定する」を参照してください。

  • Microsoft Access データベース

    Access の場合は、データベースに定義されている任意のテーブルまたはクエリからデータを選択できます。詳細については、「差し込み印刷を使って Word にデータを送る」を参照してください。

  • テキスト ファイル

    タブ文字またはコンマ区切りのデータ フィールド、および段落記号区切りのデータ レコードのあるテキスト ファイルを使用できます。

その他のデータベース ファイル

差し込み印刷には、その他のデータ ソースを使用できます。そのようなデータ ソースにアクセスするには、データ接続ウィザードを起動する必要があります。

  1. Word の [差し込み文書] タブの [差し込みの開始] グループで、[宛先の選択]、[既存のリストを使用] の順に選びます。

    データ ソースの差し込み印刷

  2. [データ ソースの選択] ダイアログ ボックスで [新しいソース] を選んでデータ接続ウィザードを開きます。

    データ接続ウィザード
  3. データ接続ウィザードで、差し込み印刷に使用するデータ ソースの種類を選び、[次へ] を選びます。

  4. データ接続ウィザードの指示に従って、差し込み印刷文書へのデータ接続を完了します。

データ ソースを用意できたら、差し込み印刷を使用して、ラベル封筒レターメールを作成できます。

関連項目

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