差し込み印刷

レターを印刷する

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差し込み印刷の基本をご説明したので、次にレターの印刷などの別のオプションをご紹介します。必要な機能はすべて [差し込み文書] タブに揃っています。

さらに詳しく

Excel スプレッドシートを使った差し込み印刷

差し込み印刷フィールドを挿入する

Excel でアドレス帳の宛名ラベルを作成して印刷する

Word でメールの宛名差し込みを使用する

差し込み印刷の基本をご説明したので、次に別のオプションをご紹介します。

ウィザードは、使わなくてもかまいません。

必要な機能はすべて [差し込み文書] タブに揃っています。

[差し込み印刷の開始] をクリックして、メール メッセージをレターに変換します。

ハイパーリンクはすべて削除する必要があります。

[宛先の選択] をクリックして、郵送先住所を含む宛先リストを新たに作成します。

フィールドをクリックして入力します。Tab キーを押すと次の列に進み、Shift キーを押しながら Tab キーを押すと戻ります。

1 つの宛先の情報を入力したら、[新しいエントリ] をクリックして次の宛先を入力します。

リストの入力は手間がかかりますが、作成したデータベースは、

他の文書や Microsoft Excel などのプログラムで再利用できます。

次のビデオで封筒を作る際は、今回作ったリストを使います。

すべての宛先を追加したら、[OK] をクリックします。

リストの保存先を選び、名前を入力して [保存] をクリックします。

これで [アドレス帳の編集] をクリックすると、リストを表示したり並べ替えたりできます。

[データ ソース] のファイル名をクリックし、[編集] をクリックしてエントリを追加、削除、編集します。

フィールドをクリックして入力します。

宛先全体を削除するには、エントリの左の列をクリックして、Delete キーを押し、[はい] をクリックします。

終了したら [OK] をクリックし、更新したリストを保存します。

では、住所ブロックをレターの上部に追加しましょう。

あいさつ文の先頭をクリックし、Enter キーを何度か押して、一番上の行をクリックし、[住所ブロック] をクリックします。

左側で、住所ブロックに含める情報を選び、右側でそのプレビューを確認します。

まず、あいさつ文に合った簡略的な名前形式を選びます。

次に、会社名を挿入するかどうかを指定します。このレターには、会社名は入れません。

また、地元の顧客宛てなので、国や地域は不要です。

最後のオプションでは、国や地域に応じた住所形式に変更できますが、これも不要なのでオフにします。

住所ブロックの設定が終了したら、[OK] をクリックします。住所ブロック フィールドがレターに追加されます。

実際のレターの様子を確認したい場合は、[結果のプレビュー] をクリックします。

住所自体は問題ありませんが、行間のスペースを詰めたほうが良さそうです。

住所ブロックを選び、[ページ レイアウト] タブに移動します。

差し込み印刷フィールドの書式設定も、他のテキストと同様に変更できます。

住所ブロック ツールは、各行に段落の区切りを追加します。

この文書では、各段落の後にスペースが追加されているので、ここに「0」を入力します。

[差し込み文書] タブに戻り、[完了と差し込み] をクリックします。

レターの作成を選びましたが、これをメールとして送信することもできます。

こちらをクリックすると、宛先別に異なる文書ファイルが作成されます。

レターを個人用にカスタマイズする場合は便利です。

今回は、印刷しましょう。

すべてのレターを印刷するには、[OK]、さらに [OK] をクリックします。

次は、差し込み印刷を使って、レターの封筒を印刷します。

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