将来のプロジェクトで差異を利用するための先駆的手法

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著者: Jane Suchan (PMP)

昨秋、キッチンのリフォームを行い、キャビネット、床、電気製品、照明、および作り付けの備品にかかる費用の見積もりで、請負業者とかなりの時間話し合いました。    彼は屋根裏をのぞき、私の古くさいフューズ箱を調べました。その後、細かい作業計画と作業料と資材の見積もりが提示されました。提示された金額は検討していた額とだいたい同じでした。作業は 1 か月以内に開始でき、休暇前に完了するとのことでした。私は契約に署名しました。ビジネスが開始したわけです。

それから、自宅をリフォームしたという友人達と話をするようになりました。"予算を最低 50% は超える計画ではないか"、"壁や床をはがし始めたら何が出てくるか誰もわからない"、"家は 1 か月間無秩序状態"。

その請負業者は友人から強く薦められた、何人かと面接した末に選んだ方でした。紹介状を確認し、ポートフォリオを見るだけでは不十分だったのではないか。正しい質問をしなかったのではないか。

プロジェクト マネージャーにはもっと心得が必要

私は、その業者が請け負った他のプロジェクトの当初の予定期間とコスト見積もりと、最終コストとかかった期間を質問すればよかったのです。彼の過去のプロジェクトの、プロジェクト管理用語での、ベースライン スケジュールとコストおよび実際のスケジュールとコストの差異について質問すればよかったのです。差異とは、期待していることと実際に受け取ったものとの違いです。

これには優秀なすべてのプロジェクト マネージャーが同意しますが、過去を無視する人は、それを繰り返します。プロジェクトを振り返り、それから学んだことを文章化することの重要性に関して記述されたトピックは、最もなことに、たくさんあります。新しいプロジェクトに入ると、前のプロジェクトで学んだことを今後生かすために思い出すのは難しくなります。

現在のプロジェクトの差異データを収集して分析することに集中すると、今後のプロジェクトで時間とコストを上手に見積もれるようになります。これを行うことにより、時間とコストのかかる変更要求を回避できます。

最良の差異データを決定する

差異データを収集するための先駆的な手法を次に示します。

  • 差異データを収集して将来に投資します。    計画手順の早期段階で、どの差異データを収集するか決定します。これは疑う余地のないことに思えるかもしれませんが、プロジェクトの指標の多くは、短期的な目標が念頭に入れられて定義されており、(よりうまく見積もりを行うためなど) 長期的な利益のためにデータはあまり収集されません。プロジェクトが成功するための基準および指標に、進捗状況を金額単位で評価、計算または判断する定量的測定、達成できたスケジュールのマイルストーン、またはよい結果など、収集を決めたデータを組み込みます。差異データは、プロジェクトの指標のサブセットです。

  • どの差異を追跡するか、利害関係者と話し合い、決定します。    どの差異をどのレベルで詳細に取得するか決めるために、プロジェクト スポンサーとチーム メンバーを巻き込みます。差異についての理解が深まるほど、プロジェクトのスケジュールおよび予算に多くの情報を組み込むことができます。信頼性の高いレポートおよび追跡機能であればあるほど、これらの詳細がどれだけ満たされたかということと直接の相関関係があります。これに加え、プロジェクトで必要な、チームの協力を勝ち取るための時間にも投資をします。この目標に挑むには、スポンサーにも依頼をする必要があります。

  • スケジュールおよびコストに関し、計画時と実際に焦点を当てます。    多くのプロジェクト マネージャーは、計画時と実際のデータの 差異に最も重点的に取り組みます。

    • スケジュール差異とは、実際の進捗とプロジェクトのスケジュール間の違いです。この差異は、プロジェクト、フェーズ、マイルストーン、タスク レベルで追跡できます。

    • コスト差異は、終了した作業時間の実績コストとプロジェクト予算の差です。これも、コストのベースラインに応じて、プロジェクト、フェーズ、マイルストーン、タスク レベルで測定できます。

      これらの差異は、ベースライン データとプロジェクトが進むに従って収集されるデータ間の違いです。計画と実際を比較すると、プロジェクトの進捗に従ってどのような変化があるかを確認できます。この差異データは、プロジェクトのスポンサーや利害関係者に渡す、通常の進捗レポートに組み込みます。

  • コストとスケジュールの見積もりが計画に対してどうであるか追跡します。    このデータは、プロジェクトで承認されたコストとスケジュールの見積もりと、プロジェクトの計画が完了または開始されたときのコストおよびスケジュール間の違いです。ベースライン スケジュールおよびコストの作成後、さらに時間や資金が必要だと思われる場合、早めにはっきりと伝えておいた方がよいでしょう。この差異を見た場合、上層部の人たちでさえ、プロジェクト準備計画にも投資をする必要があるとを感じるでしょう。最も妥当な推測を使用しての見積もり、詳細な計画なしで作成された見積もり、作業を実行する人の意見を取り入れない作成された見積もりは避ける必要があります。

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差異データから学んだ内容を適用する

差異データを確認し、なぜ違いが発生するか自問してみることが、実行できる最も役立つことの 1 つです。変更はプロジェクト チーム、顧客、ベンダー、または新しい規制など環境上の変化によって引き起こされます。原因にかかわらず、変更を分析して問題を識別し、今後のプロジェクトのためにリスク軽減戦略を作る必要があります。差異が発生する原因についての理解が深まるほど、次回落とし穴を避けることが簡単になります。

  • 今後差異が発生しないようにするためのアイディアをブレインストーミングします。    差異に関する意見をプロジェクト チームから得ます。データと事実にこだわり、責任の転嫁はしないようにします。

  • チームに差異の影響を定量化してもらいます。    すべての領域は見通せませんが、適切な情報を収集して認識を高めることはできます。

  • プロジェクトの振り返りに、差異情報をすべて含めます。    同僚のためにもなるため、わかった事柄を彼らにも教えます。

  • 差異データを、次のプロジェクトを評価するベースラインとします。    このベースライン データは、似たプロジェクトの場合、または同じプロジェクト チーム メンバーと再度仕事をする場合に特に価値があります。新しいプロジェクトをより正確に見積もることができるようになります。

  • 今後のプロジェクトで適切な見積もりができるよう、差異データを使用します。    仮スケジュールおよびコスト見積もりを作成する際、プロジェクトをもっと早く、安く行いたいという利害関係者やスポンサーが間違いなく出現します。見積もりを裏付けるデータがあると、勇ましさに頼る必要なく、プロジェクトを成功させることができます。

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将来の成功に運ではなく戦略を使用する

では私のキッチンのリフォームはどのようになったでしょうか。予定どおりの期間で、予算は若干上回り終わりました。私はラッキーだったのでしょう。 でもプロジェクトでは運に頼らないようにした方がよいでしょう。現在および将来確実に成功するには、差異追跡を早期に確立する必要があります。プロジェクトのライフ サイクル全体のデータを収集し、振り返りの一環として分析し、次のプロジェクトに学んだ教訓を応用します。

プロジェクト管理の技法に差異データの収集と応用の先駆的な手法を組み込むことにより、より上手に見積もることができるようになり、差異につながる状況を識別および回避でき、プロジェクトの変更回数を減らすことができます。

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著者について     Jane Suchan は、エンタープライズ ビジネス イニシアティブを管理し、プロジェクト管理の方法論を開発してきた、経験豊富なプログラム マネージャーです。Jane は、ワシントン州シアトル在住です。

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