封筒の差し込み印刷を行う

封筒の差し込み印刷を行う

メーリング リストの連絡先にバルク メールを送信するとき、差し込み印刷を利用し、宛先を付けた封筒をまとめて作成できます。各封筒には、メーリング リストの住所が含まれます。また、差し込み印刷を使用せずに、封筒を作成および印刷することもできます。

注記: 

宛名の差し込みプロセスの 3 つのファイル。メイン文書とメーリング リストを組み合わせて、レターまたはメール メッセージ、封筒、ラベルのセットを生成します。

宛名の差し込みのプロセスを使用した封筒の作成および印刷に関連する文書は、次のとおりです。

  • メイン文書
    この文書に含められるテキストとグラフィック (ロゴや画像など) は、差し込み印刷を行う封筒の各バージョンで同じとなります。封筒の差出人の住所は、同じコンテンツの例です。

  • メーリング リスト
    この文書には、封筒に印刷される住所が含まれています。

次の手順を使用して、これらの 2 つの文書を結合すると、宛先の付けた封筒を作成することができます。

手順 1: メーリング リストを設定する

メーリング リストはデータ ソースです。Excel スプレッドシート、Outlook の連絡先のディレクトリ、Access データベース、Office アドレス一覧がデータ ソースになります。このアドレス一覧には、封筒で印刷される住所を作成するために Word で情報が取得されるレコードが含まれます。

ヒント

  • まだメーリング リストを用意していない場合は、宛名の差し込み時に作成することができます。宛名の差し込みプロセスを開始する前に、アドレス一覧のすべてを収集し、データ ソースに追加します。

  • Excel スプレッドシートを使用している場合、ゼロが欠落しないように、郵便番号の列が文字列として書式設定されていることを確認します。詳細については、「Excel で差し込み印刷の数値、日付、またはその他の値の書式を設定する」を参照してください。

  • Outlook の連絡先を使用する場合、Outlook が既定のメール プログラムであることを確認します。

手順 2: 封筒のレイアウトをテストする

差し込み印刷プロセスの準備段階では、差し込み印刷を行う封筒を設定します。実際の差し込み印刷を行う前に、何枚か封筒を印刷してみてテストすることをお勧めします。

注: システム上で封筒を印刷することに慣れている場合は、手順 3 に進みます。

  1. Word で、[ファイル]、[新規作成]、[白紙の文書] の順に選択します。

  2. [差し込み文書] タブの [作成] グループで、[封筒] を選択します。

    封筒を印刷する

  3. [宛先] ボックスに、「サンプルの住所」を入力して、どのように封筒に印刷されるかをテストします。

    封筒の [宛先] ボックス

    注: サンプルの住所は、差し込み印刷に表示されません。

  4. [差出人住所] ボックスに、お客様の住所を入力します。

    [差出人住所] ボックス

  5. [オプション]、[封筒オプション] の順に選択して、次の操作を行います。

    • [封筒サイズ] ドロップダウン リストで、封筒に一致するサイズを選択するか、[サイズを指定] を選択します。

      封筒サイズと住所のフォントを設定するための [封筒オプション] タブ

      注: [サイズを指定] を選択した場合、[] と [高さ] ボックスで封筒の寸法を入力します。完了したら [OK] を選択します。

    • [宛先] と [差出人住所] で、それぞれの住所のフォントと左端と上端からのオフセット位置を選択します。

      注: 封筒のレイアウトのプレビューに基づいて、自由に必要な調整を行います。

  6. [印刷オプション] タブで、正しい [封筒の置き方] を選択していることを確認し、図に合うように封筒を挿入して、[OK] を選択します。

    注: プリンターから Word に、プリンターに挿入する封筒の向きに関する情報が送信されます。この情報は、[封筒の置き方] に表示されます。

    封筒をプリンターに給紙するための給紙オプションの図

  7. [印刷] を選択して、[はい] を選択し、既定の住所として差出人住所を保存します。

    注: 封筒が正しく印刷されたら、差し込み印刷プロセスの次の手順に進むことができます。封筒が想定どおりに印刷されない場合は、手順 5 に戻り、封筒のレイアウト オプションと [封筒の置き方] オプションを再調整します。

手順 3: 差し込み印刷を開始する

  1. [差し込み文書] タブの [差し込み印刷の開始] で、[差し込み印刷の開始]、[封筒] の順にクリックします。

    [差し込み印刷の開始] メニュー

  2. [封筒オプション] ダイアログ ボックスで、手順 2: 封筒のレイアウトをテストするにあるようにオプションを選択して、封筒を設定し、[OK] を選択します。

    注: Word では、封筒の寸法にサイズ調整された文書を作成し、封筒に表示される差出人住所の場所を示します。

  3. 差出人住所またはロゴを封筒に追加する場合は、この段階で追加します。

  4. [ファイル]、[保存] の順に選択して、ファイル名を追加します。

手順 4: メーリング リストをメイン文書にリンクする

メーリング リストのデータ ソースを開くための準備が整いました。

  1. [差し込み文書] タブの [差し込みの開始] グループで、[宛先の選択] を選択してオプションを選択します。

    [新しいリストの入力]

  2. 次の操作のいずれかを行います。

    • メーリング リストを用意していない場合は、[新しいリストの入力] を選択して作成します。

      または

    • メーリング リストが Excel のスプレッドシート、Access データベース、または別の種類のデータ ファイルの場合は、[既存のリストを使用] を選択します。リストを参照して、[開く] を選択します。

      または

    • Outlook の連絡先を使用している場合、[Outlook の連絡先から選択] を選択します。

  3. [ファイル] の [保存] をクリックします。

メーリング リストを編集する

リストにある全員に対して封筒を印刷する場合は、手順 5: 住所ブロックを封筒に追加するに進みます。たとえば、開催しようとしているイベントの 20 マイル以内に住む、リストの宛先の封筒を印刷する場合、郵便番号などのフィルターを使用してリストを絞り込みます。データのフィルター処理の詳細については、「差し込み印刷のためにデータの並べ替えやフィルター処理を行う」を参照してください。

ヒント: フィルター機能を使用して、郵便番号を把握していない連絡先をフィルターで除外すると便利な場合があります。この操作を行うと、郵送できない封筒を印刷して無駄にすることがありません。

リストで封筒を作成する連絡先を個別に選択するには、次の操作を行います。

  1. [アドレス帳の編集] を選択します。

    Word の [差し込み文書] タブのスクリーンショット。[受信者一覧の編集] コマンドが強調表示されています。

  2. 郵便物を受け取る必要がある宛先の名前を確認します。

    チェック ボックスをオンにして行を選ぶ

    また、リストの並べ替えやフィルター処理を行うことで、名前や住所は見つけやすくなります。

手順 5: 住所ブロックを封筒に追加する

住所ブロックは、差し込み印刷フィールドです。プレースホルダーとも呼ばれる差し込みフィールドを使用して、住所を封筒に表示する場所をマークします。

注: 通常、最初に段落記号 (¶) を表示する機能をオンにすると、より簡単に住所ブロックを適切に配置できます。この機能をオンにするには、リボンの [ホーム] タブに移動して、[編集記号の表示/非表示] ボタンをクリックするか、Ctrl + Shift + 8 キーを押します。

  1. 住所ブロックを配置する場所にカーソルを置きます。段落記号の表示をオンにした場合は、Word で封筒の中央に配置されている段落記号 (¶) の直後をクリックします。

  2. [差し込み文書] タブの [文章入力とフィールドの挿入] グループで、[住所ブロック] を選択します。

    [住所ブロック] 差し込みフィールドを挿入する

  3. [住所ブロックの挿入] ダイアログ ボックスで、封筒に受信者の名前を表示するときの書式を選択します。

    [住所ブロック] オプション

    注: [プレビュー] で、[次のレコード 差し込み印刷の [結果のプレビュー] の [次のレコード] ボタン ] または [前のレコード 差し込み印刷の [結果のプレビュー] の [前のレコード] ボタン ] ボタンを選択して、データ ソースのレコード内を移動し、住所がどのように封筒に表示されるかが確認します。

  4. [OK] を選びます。

  5. [ファイル]、[保存] の順に選択して、続行する前に差し込み印刷文書を保存します。

差し込みフィールド名を確認する

Word で封筒の適切な場所にメーリング リストから名前と住所が配置されていることを確認します。

  1. [差し込み文書] タブの [文章入力とフィールドの挿入] グループで、[フィールドの対応] を選択します。

  2. [フィールドの対応] ダイアログ ボックスで、左側の列は、Word で住所ブロックに使用されるフィールド名です。右側の列では、データ ソース内のフィールドをそれらのフィールド名と一致させることができます。Word で封筒の適切な場所に適切なデータを挿入できるように、左側に表示されるフィールド名が、メーリング リスト内のレコードの列見出しの名前と一致することを確認します。

    [フィールドの対応] ダイアログ ボックス
  3. 次の操作のいずれかを行います。

    • 表示されたフィールド名がメーリング リストのデータ ソースのレコードに使用した列見出しと一致する場合は、何も行いません。

      または

    • [(対応なし)] がデータ ソースの列見出しと一致すると想定していたフィールド名に表示された場合、ドロップダウン矢印を選択し、メーリング リストのデータ ソースのフィールド名を選択します。必要に応じて繰り返します。

  4. [OK] を選びます。

手順 6: 封筒をプレビューして印刷する

封筒を印刷する前に、最終確認を行います。

  1. [結果のプレビュー] を選択し、[次のレコード] 差し込み印刷の [結果のプレビュー] の [次のレコード] ボタン ボタンまたは [前のレコード] 差し込み印刷の [結果のプレビュー] の [前のレコード] ボタン ボタンを選択して、すべての封筒の名前と住所が正しく表示されていることを確認します。

    Word の [差し込み文書] タブのスクリーンショット。[結果のプレビュー] グループが表示されています。

    ヒント:  リストの先頭に移動するには、[先頭のレコード] 差し込み印刷の [結果のプレビュー] の [先頭のレコード] ボタン ボタンを選択し、リストの最後に移動するには、[最後のレコード] 差し込み印刷の [結果のプレビュー] の [最後のレコード] ボタン ボタンを選択します。

  2. [完了と差し込み]、[文書の印刷] の順に選択します。

    Word の [差し込み文書] タブのスクリーンショット。[完了と差し込み] コマンドとそのオプションが表示されています。

手順 7: 封筒の差し込み印刷文書を保存する

封筒の差し込み印刷文書を保存しても、次に大量の郵便物を発送するときに使用できるように、メーリング リストには接続されたままです。

封筒の差し込み印刷文書を再利用するには

  • 封筒の差し込み印刷文書を開き、Word から接続を維持するかの確認を求められたら、[はい] を選択します。

封筒の差し込み印刷文書の住所を変更するには

  • 封筒用に差し込み印刷文書を開いて、[アドレス帳の編集] を選択し、特定の住所の並べ替え、フィルター処理、および選択を行います。

関連項目

Word の差し込み印刷で、ここで取り上げていない問題について質問がある場合

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