対処が必要な電子メール メッセージを追跡する

対処が必要な電子メール メッセージを追跡する

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電子メール メッセージにフラグを付けることにより、送信したメッセージへの返信を追跡できます。また、受信したメッセージへの対処を忘れないようにすることもできます。いずれの場合も、フラグと共にアラーム通知を設定できます。

この記事の内容

フォロー アップ用の電子メール メッセージの追跡について

フォロー アップの受信者に通知を送信するメッセージのフラグを設定します。

返信の後で確認する通知を送信するメッセージのフラグを設定します。

フォロー アップの受信者と返信の後で確認することを示すメッセージを送信するメッセージのフラグを設定します。

フラグ付きのメッセージを送信した返信を検索します。

電子メールのやり取りの追跡を停止します。

受信したメッセージのフラグを設定します。

対処が必要な電子メール メッセージの追跡について

電子メール メッセージにフラグを付けることにより、メールを管理しやすくなります。フラグを付けたメッセージは、自分用、または自分と電子メール メッセージの受信者の両方用に To Do アイテムとして利用できます。たとえば、特定の期日までに必要な情報を要求する電子メール メッセージにフラグを付けることができます。受信者がこの電子メール メッセージを受け取ると、メッセージがフラグ付きで表示され、閲覧ウィンドウの情報バーにフラグの内容が表示されます。また、Outlook でこの電子メール メッセージを開いたときに、メッセージの最上部にフラグの内容が表示されます。

自分用にメッセージにフラグを付けると、だれがそのメッセージに返信したかを確認するのに役立ちます。上の例では、特定の期日までに情報を要求するフラグ付き電子メール メッセージを送信しました。自分用にもメッセージにフラグを付けることにより、返信があったかどうかを確実に確認できます。Outlook では、フラグを付けておいたメッセージへの返信を自動的に検索できます。

フラグを付けたメッセージは、[To Do バー]、[仕事]、および [予定表] の [日毎の仕事リスト] に表示されます。

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送信するメッセージにフラグを付けて、受信者にメッセージへの対処を促す

送信する電子メール メッセージへの返信が必要な場合は、フラグを使ってアラーム付きのメッセージを送信することにより、受信者にメッセージへの対処を促すことができます。

ヒント: この機能は、慎重に使用してください。ユーザーによっては、Microsoft Outlook でアラーム付きのメッセージを受け取るのを快く思わないことがあります。

  1. [メッセージ] タブの [オプション] グループで、新しい電子メール メッセージのフラグの設定 Button image ] をクリックします。

  2. [受信者用にフラグを設定する] をクリックします。

  3. [受信者用にフラグを設定する] の [フラグの内容] の一覧で、フラグの種類をクリックします。

  4. 既定では、これによってアラームも同時に設定されます。フラグだけを付けてアラーム通知が行われないようにする場合は、[アラーム] チェック ボックスをオフにします。

    [OK] をクリックすると、選択したオプションが情報バーに表示されます。

    Outlook InfoBar

注: フラグ付きの電子メール メッセージを受信しても、自動的には [仕事]、[To Do バー]、または [日毎の仕事リスト] に追加されません。フラグにアラームが設定されている場合は、該当するアイテムが開かれていてアラームがオフになっている場合を除き、指定したタイミングでアラーム通知が行われます。

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送信するメッセージにフラグを付けて、返信があったかどうかを後で確実に確認できるようにする

メッセージを送信する時点で、そのメッセージへの返信が必要であることが明らかな場合があります。受信者からの返信を確実に確認できるようにするには、次の操作を行います。

  1. [メッセージ] タブの [オプション] グループで、新しい電子メール メッセージのフラグの設定 Button image ] をクリックします。

  2. このメッセージに関するアラームを表示するタイミングを指定します。

    既定では、次の開始日、期日、およびアラームを指定できます。

フラグ

開始日

期限

アラーム

今日

現在の日付

現在の日付

今日 (稼働日) の終了時刻より 1 時間前

明日

現在の日付 + 1 日

現在の日付 + 1 日

現在の日付の開始時刻 + 1 稼働日

今週

現在の日付 + 2 日 (今週の稼働日の範囲内に限る)

今週の最後の稼働日

現在の日付の開始時刻 + 2 稼働日

来週

来週の最初の稼働日

来週の最後の稼働日

来週の最初の稼働日の開始時刻

日付なし

日付なし

日付なし

現在の日付

ユーザー設定

現在の日付

現在の日付

現在の日付

または、[ユーザー設定] をクリックして、一覧に表示されていない [開始日] および [期限] を指定することもできます。[OK] をクリックし、ダイアログ ボックスを閉じます。

選択したオプションが情報バーに表示されます。

注: 開始を指定することによって、期限、アラームが表示される場合の変更や、フラグをさらにカスタマイズする場合は、自分と他のユーザーの両方のメッセージのフラグの手順です。常に、専用のフラグをカスタマイズするには、[受信者用にフラグ] チェック ボックスを消去できます。

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送信するメッセージにフラグを付けて、受信者にメッセージへの対処を促し、返信があったかどうかを後で確実に確認できるようにする

自分と受信者の両方用に同時にメッセージにフラグを付けるには、次の操作を行います。

  1. [メッセージ] タブの [オプション] グループで、新しい電子メール メッセージのフラグの設定 Button image ] をクリックします。

  2. [受信者用にフラグを設定する] をクリックします。

    受信者用の [受信者用にフラグを設定する] チェック ボックスと [アラーム] チェック ボックスがオンになります。フラグだけを付けてアラーム通知が行われないようにする場合は、[アラーム] チェック ボックスをオフにします。

  3. [自分用にフラグを設定する] チェック ボックスをオンにし、必要に応じて [アラーム] チェック ボックスをオンにします。

  4. [自分用にフラグを設定する] に対して [開始日] と [期限] を設定できます。

  5. 自分用のフラグと受信者用のフラグには、いずれも表示するフラグ テキストを入力できます。[フラグの内容] の一覧に適切なテキストがない場合は、テキスト ボックスに新しいテキストを入力し、Enter キーを押します。

  6. [自分用にフラグを設定する] または [受信者用にフラグを設定する] の [アラーム] チェック ボックスがオンになっている場合は、アラームのタイミングを指定できます。

  7. [OK] をクリックします。

    選択したオプションが情報バーに表示されます。

    outlook infobar

注: IMAP 電子メール アカウントを使用している場合は、フラグ テキストを変更したり開始日と期限を指定したりすることはできません。

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フラグを付けて送信したメッセージへの返信を検索する

この機能を使用するには、送信済み電子メール メッセージを保存しておく必要があります。既定では、送信済みメッセージは "送信済みアイテム" フォルダに保存されます。既定の配信場所 (受信したメッセージが保存される場所) が Microsoft Exchange を実行しているサーバーになっている場合は、送信済みアイテムを、手動または自動アーカイブによって自分のコンピュータの個人用フォルダー ファイル (.pst) に移動しないようにしてください。移動した場合、この機能は有効にできません。

  1. 次のいずれかを実行します。

    • 送信済みアイテム フォルダで元のメッセージを開きます。

    • [To Do バー] で、送信済みのフラグの設定されたメッセージを開きます。

    • 元のメッセージに対する返信メッセージをいずれか 1 つ開き、情報バーをクリックします。次に、[元のフラグ付きメッセージを開く] をクリックします。

  2. 情報バーをクリックし、[関連メッセージの検索] をクリックします。

    [高度な検索] ダイアログ ボックスが表示され、関連する電子メール メッセージの検索が開始されます。

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電子メールのやり取りの追跡を中止する

メッセージに付けたフラグの追跡は、いつでもオフにすることができます。

目的に応じて、次のいずれかの操作を行います。

  • 電子メール メッセージを作成して、フラグを選択したが、フラグを削除したい場合   

    1. [メッセージ] タブの [オプション] で、メッセージの下書きのフラグの設定 Button image ] をクリックします。

    2. [フラグをクリア] をクリックします。

  • 自分または他のユーザーのフラグを付けた電子メール メッセージを送信するが、フラグを削除したい場合   

    次のいずれかを実行します。

    1. [To Do バー] から、元のフラグ付きメッセージを削除します。

      これにより、その電子メール メッセージがメール フォルダからも削除されます。

    2. メッセージが表示されているいずれかの場所で、メッセージをマウスの右ボタンでクリックし、[進捗状況を終了にする] または [フラグをクリア] をクリックします。

      注: 電子メール メッセージの受信者に対しては、フラグが表示され続けます。削除によって表示されなくなるのは、自分のメッセージのフラグだけです。

  • フラグのアラームが表示され、フラグを削除します。   

    1. アラーム通知が表示されたら、アラームをマウスの右ボタンでクリックし、[進捗状況を終了にする] または [フラグをクリア] をクリックします。

      ここをクリックすると、進行状況を完了し、フラグをクリアの違いを学習するには

      [進捗状況を終了にする]     項目は、フォローアップ フラグが付いたまま、取り消し線付きで表示されます。To Do バーまたは [仕事] が、進捗状況にかかわらずすべての仕事と項目を表示するように設定されている場合、メール フォルダから削除しない限り、メッセージは表示され続けます。

      [フラグをクリア]     電子メール メッセージのフラグが削除され、To Do バーと [仕事] にはメッセージの記録は一切表示されません。

      終了した項目の記録を残すには、[進捗状況を終了にする] を使用します。ただし、電子メール メッセージを削除すると、その項目が Outlook のすべてのビューから完全に消えることになります。

  • フラグが設定されたメッセージに、電子メールの返信が届いたら、およびフラグを削除します。   

    1. 閲覧ウィンドウまたは開いているメッセージで、情報バーをクリックし、[元のフラグ付きメッセージを開く] をクリックします。

    2. [メッセージ] タブの [管理] グループで、 [フラグの設定 Button image ] をクリックします。

    3. [フラグをクリア] をクリックします。

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受信したメッセージにフラグを付ける

受信した電子メール メッセージにフラグを付けて、後で返信または対処するのを忘れないようにすることができます。受信したメッセージにフラグを付けるには、次のいずれかの操作を行います。

  1. メッセージの一覧で、メッセージの横にあるフラグの列をクリックして、メッセージに既定のフラグを付けます。

    既定のフラグを変更していない限り、開始日と期限の両方が設定されます。

  2. メッセージの一覧で、メッセージの横にあるフラグの列をマウスの右ボタンでクリックします。

  3. 仕事の期限を選択します。たとえば、[来週] をクリックすると、開始日は来週の月曜日、期限は来週の金曜日になります。一覧に表示されていない開始日と期限を作成するには、[ユーザー設定] をクリックします。

    [OK] をクリックすると、選択したオプションが情報バーに表示されます。

    フラグを付けたメッセージは、To Do バー、[仕事]、および [予定表] の [日毎の仕事リスト] に表示されます。

    既定では、次の開始日、期日、およびアラームを指定できます。

フラグ

開始日

期限

アラーム

今日

現在の日付

現在の日付

今日 (稼働日) の終了時刻より 1 時間前

明日

現在の日付 + 1 日

現在の日付 + 1 日

現在の日付の開始時刻 + 1 稼働日

今週

現在の日付 + 2 日 (今週の稼働日の範囲内に限る)

今週の最後の稼働日

現在の日付の開始時刻 + 2 稼働日

来週

来週の最初の稼働日

来週の最後の稼働日

来週の最初の稼働日の開始時刻

日付なし

日付なし

日付なし

現在の日付

ユーザー設定

現在の日付

現在の日付

現在の日付

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注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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