実際の作業を提出して報告するためのベストプラクティス

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組織では、さまざまな方法でリソースによって実行される作業を追跡することを選択します。Microsoft Project Server 2010は、組織のさまざまな追跡ニーズに柔軟に対応しています。組織によっては、リソースによって提出された作業を日常的に記録する必要がある場合があります。特に、実際の作業が請求、給与計算、その他の財務目的に使用されている場合があります。Project Server 2010を使用して、ユーザーが送信した実績作業時間を取得できます。一部の組織では、実績作業時間を他のエンタープライズリソース計画 (ERP) およびレポートシステムに転送することを選択します。たとえば、組織では、 Project Server 2010を使用して実績作業時間を取得することができますが、実際の作業を会計ツールに転送して、内部および外部の顧客への請求を促進することがあります。

Project Server はプロジェクトを管理するのに役立ちます。実際の作業は複数の方法でキャプチャできるため、アクセスしているユーザーにとって最も役に立つように表示されます。たとえば、タイムシートでは、フォーカスはユーザーが入力したデータを1日 (または1期あたり) 単位で表示しますが、Microsoft Project クライアントでは、フォーカスは集計、またはスカラ値になります。作業の完了と残存タスクの計画に役立ちます。

この記事では、 Project Server 2010の実際の作業について提出し、報告するためのベストプラクティスのセットについて概説します。

この記事の内容

1. 単一入力モードを使用する

2. ユーザーの更新内容を保護する

3. 提出された実績作業時間をプロジェクト計画の代わりにタイムシートから使用して、タイムスケール領域のレポートを作成する

4. 管理用時間のカテゴリを使用してプロジェクト以外の作業を追跡する

5. [発行] と [予約の種類] フィールドを使用するのではなく、更新プログラムにタスクを閉じる

概要

確認

1. 単一入力モードを使用する

Project Server 2010全体で実際の作業が正しく設定されていることを確認するためのベストプラクティスは、単一の入力モードを使用し、リソースにはタイムシートビューで実績作業時間を入力するだけです。

シングル入力モードを有効にするには、次の操作を行います。

  1. サイドリンクバーの [設定] セクションで、[サーバー設定] をクリックします。

  2. [サーバー設定] ページの [時間とタスクの管理] セクションで、[タイムシートの設定] と [既定値] をクリックします。

  3. [単一入力モード] セクションで、[単一入力モード] チェックボックスをオンにします。

組織で単一の入力モードを使用している場合は、タスクビューを非表示にすることをお勧めします。リソースがタイムシートビューを使用して実績作業時間のみを入力できるようにすることができます。両方のビューが使用できる場合、ユーザーはどちらのビューでも実績作業時間を入力できます。また、データは両方のビューに保持されます。たとえば、組織がタイムシートから課金または給与計算にデータを取得する場合、ベストプラクティスは、ユーザーがタイムシートビューで実績作業時間を入力できるようにすることです。これにより、ユーザーがタスクビューで実績作業時間を入力できる場合に、実際の作業が誤って上書きされる可能性が低くなります。

このベストプラクティスに対する例外は、数量単価型リソースがある場合です。数量単価型リソースの割り当て所有者は、タスクビューを使用して、それらの数量単価型リソースの時間を入力する必要があります。数量単価型リソースの時間を記録する割り当て所有者が組織にある場合は、[タスク] ビューは表示されたままにしておき、ユーザーには、タイムシートビューでの割り当てに対して実際の作業を入力するように指示する必要があります。

タスクビューを非表示にするには:

  1. サイドリンクバーの [設定] セクションで、[サーバー設定] をクリックします。

  2. [サーバー設定] ページの [ルックアンドフィール] セクションで、[クイック起動] をクリックします。

  3. [メニュー項目の詳細の設定] で、[名前] 列の [タスク] ビューをクリックします。

  4. [クイック起動] リストの [表示] リンクで [いいえ] をクリックし、[ OK] をクリックします。

組織内で1つのエントリモードが有効になっている場合に考慮する必要がある重要な注意事項がいくつかあります。ユーザーのタイムシートに特定の割り当ての行が含まれており、その割り当てが削除されているとします。次にユーザーがタイムシートを開くと、次の条件に応じて、削除した割り当てに関連付けられている行が削除されることがあります。

  • 行にユーザーエントリが含まれていない場合は、削除されます。

  • ユーザーの更新が保護されておらず、行に承認済みの実績作業時間が含まれている場合は、削除されます。

  • ユーザーの更新が保護されていて、その行に承認済みの実績作業時間が含まれている場合、その行はタイムシートに残ります。ただし、承認されたタイムシートを取り消すと、行が削除されます。

  • 行に、タイムシートに入力された実績作業時間が含まれているが、まだ承認を保留している場合は、ユーザーの更新が保護されている場合でも、行は削除されます。

プロジェクト管理者は、割り当てを削除または変更するときに注意して、すべての提出済みの実績作業時間を変更または削除する前に確認する必要があります。これにより、ユーザーが入力した有効なデータが失われないようにすることができます。次のいずれかのシナリオでは、割り当てを明示的または暗黙的に変更できます。

  • プロジェクトマネージャーは、保留中の実績作業時間の更新がある割り当てを明示的に削除します。

  • 割り当てを含むプロジェクト計画がアーカイブから復元されます。

  • 割り当てが含まれているプロジェクト計画が削除されます。

  • 割り当てを含むプロジェクト計画は、 Microsoft Project 2010の [名前を付けて保存] 機能を使用して上書きされます。

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2. ユーザーの更新内容を保護する

組織によっては、プロジェクトマネージャーがプロジェクト内のチームメンバーの実際の作業を更新できないようにする場合があります。

注: プロジェクトマネージャーは、タイムシートに記録されたリソースの実績作業時間を更新できません。

組織がタイムシートで実績作業時間のリソース入力値を保持し、その値がプロジェクト計画に反映されるようにしたい場合は、ユーザーの更新を保護するProject Server 2010の機能を有効にすることをお勧めします。

ユーザーの更新プログラムを保護するには:

  1. サイドリンクバーの [設定] セクションで、[サーバー設定] をクリックします。

  2. [サーバー設定] ページの [時間とタスクの管理] セクションで、[タスクの設定と表示] をクリックします。

  3. [ユーザー更新の保護] セクションで、[タスクとタイムシートによるタスクの更新のみを許可する] チェックボックスをオンにします。

ユーザーの更新を保護すると、タイムスケール領域に対してユーザーが入力した作業時間が常に正確に維持されます。また、タイムシートとプロジェクト計画の間のスカラー値は常に一貫しています。ただし、スカラ値のタイムスケール領域の分布は、プロジェクト計画では、将来の作業計画に向けて、実績作業時間の履歴値を維持するのではなく、少し異なる場合があります。スケジュールエンジンでは、タイムスケール領域の実際の作業時間を調整して、計画の一貫性を維持することができます。

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3. 提出された実績作業時間をプロジェクト計画の代わりにタイムシートから使用して、タイムスケール領域のレポートを作成する

実績作業時間を取得するには、 Project 2010 client (プロジェクト計画) またはタイムシートのいずれかを使用します。ただし、多くのユーザーは、特に前に説明したように実際の更新プログラムを保護している場合は、タイムシートを使用して、リソースから直接実際の作業をキャプチャします。タイムシートを使用して、日次または週単位での実績の提出を追跡する場合、ベストプラクティスは、外部の ERP とレポートシステムとの同期時に、タイムシートで取得した実際の作業に直接レポートすることです。タイムシートデータは、プロジェクト計画の条件が変更された場合でも、ユーザーが入力したとおりに正確に履歴と期間の基準を確実にするようにレンダリングされます。

プロジェクト計画では、コスト単価に基づくコストなど、多くの計算が行われますが、これらは、タイムシートデータを使用して簡単にレプリケートできます。一方、プロジェクト計画では、実績作業時間データ (およびその他のスケジュールデータ) を将来の作業計画 (分析と達成額の計算) に重点を置いてレンダリングします。このため、タイムシートのユーザー入力値が、特定の日のプロジェクト計画の同じ値と正確に一致しない場合があります。ただし、割り当ての全体的な集計 (スカラー) 値は、保護された実績作業時間が有効になっている場合、プロジェクト計画とタイムシートの間で一貫性が保たれます。

提出された実績作業時間をタイムシートから報告する場合は、リソースにタスクの再割り当てや自己割り当てを行わないように求められることが重要です。すべての割り当ては、プロジェクトマネージャーまたはリソースマネージャーによって実行されます。これにより、実際の作業データを適切に処理することができます。

Microsoft Project Web Appの BI センターには、レポートデータベース (t-sql) と Analysis Services (OLAP) を利用している報告テンプレートが用意されています。これらのテンプレートは、タイムシートのデータストアに対してレポートを作成するのに役立ちます。

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4. 管理用時間のカテゴリを使用してプロジェクト以外の作業を追跡する

組織によっては、管理アクティビティの追跡、またはプロジェクト以外の作業を行う必要があります。管理アクティビティの例としては、病欠、休暇、顧客サポート、システムメンテナンス、会議などの作業に関連する反復的なアクティビティがあります。管理者の時間カテゴリを使用して、これらのアクティビティを追跡することをお勧めします。これらのカテゴリには最小限のメンテナンスが必要であり、これらのカテゴリに取り込まれた時間は、対応する OLAP キューブからデータ分析レポートを生成するために使うことができます。

管理用時間のカテゴリを設定する方法の詳細については、「管理用時間」を参照してください。

管理者の時間カテゴリが組織のニーズを満たしていない場合に、プロジェクトを使用して管理アクティビティを追跡することにした場合、プロジェクトのオーナーは次のガイドラインに従って、より効率的なプロジェクトを行う必要があります。

  • プロジェクト計画に割り当てられているリソースの数を100未満のリソースに制限します。

  • プロジェクト計画の期間を、四半期単位または半期ごとに管理活動を追跡するように制限します。

  • プロジェクト計画のタスクを自動的にスケジュールされたままにして、[単位数固定] タスクを入力します。

  • プロジェクト計画のスケジュールは、時間レポート期間に沿って保持します。

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5. [発行] と [予約の種類] フィールドを使用するのではなく、更新プログラムにタスクを閉じる

プロジェクト管理者は、タスクとリソースの表示を制御するのに役立つ、[発行] と [予約の種類] フィールドを見つけることができます。[発行] フィールドは、 Project Web Appで表示されるタスクを制御するために使用できます。 [予約の種類] フィールドを使用して、リソース計画プロセス中に表示されるリソースを制御できます。ただし、これらのフィールドは早期計画プロセスに含まれていることに注意してください。ユーザーが特定のタスクの時間を追跡し続ける能力を制限するために設計されているわけではありません。[発行] と [予約の種類] フィールドが誤って使われている場合は、ユーザーのタイムシートやタスクの状態からタスクエントリを削除することができます。タスクのエントリを削除すると、送信された時間が失われる可能性があるため、これは特に重要です。

[発行] と [予約の種類] フィールドの詳細については、次のサポート技術情報を参照してください。

追加の時間を送信できないように特定のタスクを閉じる場合は、 Project Server 2010の [タスクを閉じる] オプションを使用できます。

更新するタスクを閉じる方法の詳細については、「更新するタスクを閉じる」を参照してください。

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概要

組織でProject Server 2010でキャプチャされた実績作業時間を他の ERP またはレポートシステムと共に使用している場合は、この記事で説明されているガイドラインに従うことをお勧めします。

  • 単一入力モードを使用する

  • ユーザーの更新内容を保護する

  • プロジェクト計画の代わりにタイムシートから提出された実績作業時間を使用して、タイムスケール領域のレポートを作成する

  • 管理用時間のカテゴリを使用してプロジェクト以外の作業を追跡する

  • [発行] と [予約の種類] フィールドを使用するのではなく、更新プログラムのタスクを閉じる

次のベストプラクティスに従うことによって、組織のリソースによってタイムシートに入力された実績作業時間データの精度を維持することができます。

完了しているか、またはアクティブになっていないプロジェクトの実績作業時間データを保持するには、「完了したプロジェクトをアーカイブする」のガイダンスに従います。

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確認

Project Server コンテンツ公開チームは、この記事に次の協力者を感謝します。

  • ボビーバーンズ、プログラムマネージャー II、project/project Server

  • シニアサポートエスカレーションエンジニア、project/project Server

  • クリストフ Fiessinger、シニアテクニカルプロダクトマネージャー、project/project Server

  • ヘザー O'Cull、シニアプログラムマネージャーリーダー、project/project Server

  • ケシャヴ Puttaswamy、プリンシパルグループプログラムマネージャー、project/project Server

  • マット子持ち、プログラムマネージャー、project/project Server

  • Saurabh Sanghvi、プログラムマネージャー、project/project Server

  • エリシェルドン、プログラムマネージャー、project/project Server

  • ブライアン・スミス、シニアサポートエスカレーションエンジニア、project/project Server

  • エリック Zenz、シニアプログラムマネージャーリーダー、project/project Server

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