宛名の差し込みを使用して一括メール メッセージを送信する

宛名の差し込みを使用して一括メール メッセージを送信する

メッセージを多数のユーザーにメールで送信する場合、各受信者に合わせてメールをカスタマイズするには、宛名の差し込みを使用します。書式設定が同じで、かつ同じテキストおよびグラフィックスを使用する電子メール メッセージをカスタマイズするバッチを作成することができます。メール メッセージの特定のセクションのみが変化し、カスタマイズされます。宛名の差し込みでは、ユーザー グループにメッセージをブロードキャストする場合とは異なり、メッセージの各受信者がそれぞれ単独の受信者となります。

宛名の差し込みプロセスの 3 つのファイル。メイン文書とメーリング リストを組み合わせて、レターまたはメール メッセージ、封筒、ラベルのセットを生成します。

宛名の差し込みプロセスを使用してメール メッセージを作成するには、次の 3 つのドキュメントが必要です。

  • メイン文書
    この文書はメール メッセージであり、この文書に含められるテキストとグラフィック (ロゴや画像など) は、差し込み文書の各バージョンで同じとなります。

  • メーリング リスト
    この文書には、レターに情報を入力するために使用するデータが含まれます。メーリング リストには名前が入っています。たとえば、メイン文書はリスト内の名前にアドレス指定される電子メール メッセージです。

  • 差し込み文書
    この文書はメイン文書とメーリング リストの組み合わせです。宛名の差し込みを使用すると、メーリング リストから情報が取得され、それがメイン文書に挿入されます。これにより、メーリング リスト内のユーザーごとにカスタマイズされた差し込み文書が作成されます。

手順 1: メイン文書を用意する

開始する前に、Word ですべてのユーザーに送信するメール メッセージの本文を入力します。たとえば、予定されている行事についてユーザーに知らせる場合は、行事の名前、日付、時刻、および場所を入力します。そのようなイベントの詳細は、すべてのユーザーが知りたい重要な情報です。

  • [差し込み文書] タブの [差し込みの開始] で、[差し込みの開始]、[電子メールメッセージ] の順に選択します。

    Word の [差し込み文書] タブのスクリーンショット。[差し込み印刷​​の開始] コマンドと実行する差し込みで利用できるオプションの一覧が表示されています。

手順 2: メーリング リストを設定する

メールを送信するには、Outlook または Gmail のような、MAPI と互換性のあるメール プログラムをインストールする必要があります。Outlook MAPI を使用する場合は、Word と Outlook のバージョンが同じであることを確認してください。

メーリング リストは、データ ソースです。このデータ ソースになり得るのは、Outlook の連絡先のディレクトリ、Access データベース、または Office アドレス一覧です。これには、Word がメール メッセージを作成する際に情報の取得元として使用するレコードが含まれています。


ヒント

手順 3: メーリング リストをメール メッセージにリンクする

次に、データ ソース (アドレス一覧) から受信者を選択します。データ ソースにメール アドレス用の列があること、およびメールの送信先の各ユーザーの電子メール アドレスがあることを確認します。

  1. [差し込み文書] タブの [差し込みの開始] グループで、[宛先の選択] を選択してオプションを選択します。

  2. 次のいずれかの操作を行います。

    • メーリング リストを用意していない場合は、[新しいリストの入力] を選択して作成します。

      または

    • メーリング リストが Excel のスプレッドシート、Access データベース、または別の種類のデータ ファイルの場合は、[既存のリストを使用] を選択します。リストを参照して、[開く] を選択します。

      または

    • Outlook の連絡先を使用している場合、[Outlook の連絡先から選択] を選択します。

  3. [ファイル]、[名前を付けて保存] の順に選択します。

  4. [ファイル名] ボックスでファイル名を入力し、[保存] を選択します。


メーリング リストを編集する

リストに掲載されているすべての人にメールを送信する場合は、手順 4 に進みます。カスタマイズしたコンテンツをメール メッセージに追加します。リスト内の特定の人にのみメールを送信する場合は、[選択したメーリング リストを編集します] の手順を使用して、リストを絞り込みます。

  1. [アドレス帳の編集] を選択します。

    Word の [差し込み文書] タブのスクリーンショット。[受信者一覧の編集] コマンドが強調表示されています。

  2. メール メッセージを宛先の人の名前を確認します。

    チェック ボックスをオンにして行を選ぶ

また、リストの並べ替えやフィルター処理を行うことで、名前やアドレスは見つけやすくなります。

手順 4: カスタマイズしたコンテンツをメール メッセージに追加します。

人の名前とアドレスを追加することで、各メール メッセージをカスタマイズします。これらの詳細を追加するためのベスト プラクティスは、差し込みフィールドをメイン文書に挿入するというものです。

  1. [差し込み文書] タブの [文章入力とフィールドの挿入] グループで、[住所ブロック] を選択します。

    [住所ブロック] 差し込みフィールドを挿入する

  2. [住所ブロックの挿入] ダイアログ ボックスで、メールに受信者の名前を表示するときの書式を選択します。

    [住所ブロック] オプション

  3. [OK] を選択して、差し込みフィールドを挿入します。

  4. [文章入力と挿入] グループで、[あいさつ文] を選択します。

    Word の [差し込み文書] タブのスクリーンショット。[あいさつ文] コマンドが強調表示されています。

  5. [あいさつ文の挿入] ダイアログ ボックスで、使用する形式を選択します。

  6. [OK] を選択して、差し込みフィールドを挿入します。

  7. [ファイル]、[保存] を選択し、メールを保存します。

    注: フィールドの挿入後、メールの書式を手動で設定する必要があります。

データ ソースからメール メッセージに他のフィールドを追加することもできます。詳細については、「差し込みフィールドを挿入する」を参照してください。

差し込みフィールド名を確認する

Word でメーリング リストの名前と住所が見つかることを確認します。

  1. [差し込み文書] タブの [文章入力とフィールドの挿入] グループで、[フィールドの対応] を選択します。

    ヒント:  [差し込みフィールド] は、メイン文書に住所ブロックを追加するために使用した [住所ブロックの挿入] ダイアログ ボックスから開くこともできます。

  2. [フィールドの対応] ダイアログ ボックスで、リストに表示するレコード フィールドが、メーリング リストのデータ ソースのレコードの列見出しの名前と一致していることを確認します。

    [フィールドの対応] ダイアログ ボックス

    注: ダイアログ ボックスに 2 つの列があります。たとえば、左側の列は、ビジネス レコードの一般的な名前のリストです。右側の列は、データ ソース ファイルの列見出しにマップされている一般的な名前のフィールド名です。

  3. 次のいずれかの操作を行います。

    • 表示されたフィールド名がメーリング リストのデータ ソースのレコードに使用した列見出しと一致する場合は、何も行いません。

      または

    • [(対応なし)] がデータ ソースの列見出しと一致すると想定していたフィールド名に表示された場合、ドロップダウン矢印を選択し、メーリング リストのデータ ソースのフィールド名を選択します。必要に応じて繰り返します。

  4. [OK] を選びます。


差し込み印刷フィールドの書式を設定する

差し込み印刷コンテンツのフォント、サイズ、スペースを変更するには、差し込み印刷フィールドの名前を選択し、必要な変更を加えます。

  1. [差し込み文書] タブの [結果のプレビュー] グループで、[結果のプレビュー] を選択し、差し込み印刷の結果からレターの宛名の差し込みフィールドに切り替えます。

    Word の [差し込み文書] タブの [結果のプレビュー] グループ。

  2. 差し込み印刷フィールドの名前を選択します。

    選択された "住所ブロック" フィールド

  3. [ホーム] タブで、使用するフォントとフォント サイズを選択します。

    Word では、[ホーム] タブの [フォント] グループで、フォントとフォント サイズを選択します。

  4. [ページ レイアウト] タブ (Word 2013) または [レイアウト] タブ (Word 2016) で、段落間のスペースを選択します。

    Word では、[レイアウト] タブの [段落] グループで、間隔を設定します。

    注: Word では住所ブロックの各行が段落として処理されるため、行間のスペースを少なくした方がよい場合があります。

手順 5: プレビューと終了

メイン文書に差し込みフィールドを追加すると、差し込み結果をいつでもプレビューできます。プレビューの内容に満足したら、差し込みを完了します。

  1. [結果のプレビュー] を選択し、[次のレコード] 差し込み印刷の [結果のプレビュー] の [次のレコード] ボタン ボタンまたは [前のレコード] 差し込み印刷の [結果のプレビュー] の [前のレコード] ボタン ボタンを選択して、レター本文の名前と住所が正しく表示されていることを確認します。

    Word の [差し込み文書] タブのスクリーンショット。[結果のプレビュー] グループが表示されています。

    ヒント:  リストの先頭に移動するには、[先頭のレコード] 差し込み印刷の [結果のプレビュー] の [先頭のレコード] ボタン ボタンを選択し、リストの最後に移動するには、[最後のレコード] 差し込み印刷の [結果のプレビュー] の [最後のレコード] ボタン ボタンを選択します。

  2. [完了と差し込み]、[電子メール メッセージの送信] の順に選択します。

    Word の [差し込み文書] タブのスクリーンショット。[完了と差し込み] コマンドとそのオプションが表示されています。

  3. [宛先] ボックスで、リスト内のメール アドレス列の名前を選択します。

    注: Word は各メール アドレスに個別のメッセージを送信します。他の宛先に CC または BCC で送信することも、メールに添付ファイルを付けることもできません。

  4. [件名] ボックスで、メッセージの件名を入力します。

  5. [メール形式] ボックスで、[HTML] (既定の設定) または [プレーン テキスト] を選択して、文書をメール メッセージの本文として送信します。

    重要: メール メッセージをプレーン テキストとして送信する場合、メイン書式にはテキストの書式設定またはグラフィックは取り込まれません。

  6. [レコードの送信] で、次のいずれかの操作を実行します。

    • 既定の設定を受け入れて、すべてのレコードを差し込んで送信します。

      または

    • [現在のレコード] を選択し、画面に表示可能なレコードのみをメッセージとして送信します。

      または

    • 最後のオプションを選択し、[開始] ボックスに、差し込みを開始するレコード番号を入力し、[終了] ボックスに、差し込みを終了するレコード番号を入力します。

      注: レコード番号が [開始 - 終了] の範囲に入っていない場合、メールは誰にも送信されません。

  7. [OK] を選択して、宛名の差し込みを実行します。

手順 6: カスタマイズしたメッセージを保存する

別の宛名差し込みでメッセージを使用する場合は、メール メッセージを保存しておきます。

メイン文書を保存する場合は、選択したデータ ソースへの接続も保存します。次回メイン文書を開いたとき、Word によって、データ ソースへの接続を維持するかどうかを選択するように求められます。

  • [はい] を選択した場合は、ドキュメントが開き、最初のレコードが差し込まれた情報が表示されます。

  • [いいえ] を選択した場合、メイン文書とデータ ソースとの間の接続は失われます。メールのメイン文書は標準の Word 文書となります。

関連項目

レターを多数のユーザーにメールで送信する場合、各受信者に合わせてメールをカスタマイズするには、宛名の差し込みを使用します。書式設定が同じで、かつ同じテキストを使用する電子メール メッセージをカスタマイズするバッチを作成することができます。メール メッセージの特定のセクションのみが変化し、カスタマイズされます。宛名の差し込みでは、ユーザー グループへのメッセージのブロードキャストの場合とは異なり、メッセージの各受信者がそれぞれ単独の受信者となります。

宛名の差し込みプロセスを使用してメール メッセージを作成するには、次の 3 つのファイルが必要です。

  • メイン文書
    この文書はメール メッセージであり、差し込み文書の各バージョンで同一のテキストが含まれます。

  • メーリング リスト
    これはデータ ソースであり、通常はメール メッセージに情報を入力するために使用される Excel スプレッドシートです。メーリング リストにはたとえば名前が入っており、メイン文書はリスト内の名前に送られる電子メールです。

  • 差し込み文書
    この文書はメイン文書とメーリング リストの組み合わせです。宛名の差し込みを使用すると、メーリング リストから情報が取得され、それがメイン文書に挿入されます。これにより、メーリング リスト内のユーザーごとにカスタマイズされた差し込み文書が作成されます。

宛名の差し込みプロセスでは最初に、メイン文書を作成します。

  1. [差し込み文書] タブで [差し込み印刷の開始]、[電子メール メッセージ] の順に選択します。

    メールへの宛名の差し込み

  2. Word で、すべてのユーザーに送信するメール メッセージを入力します。

Excel スプレッドシートの最初の行はヘッダー レコードです。この行の各列には、情報のカテゴリを示すラベル名を入力します。たとえば、メール アドレス名前番地市区町村都道府県郵便番号などです。それ以降の各行には、各受信者の 1 つのデータ レコードが含まれます。リストに空白の行や列があってはなりません。

ヒント: Outlook のアドレス帳の Excel スプレッドシートを作成するには、連絡先をタブ区切り (.txt) ファイルにエクスポートした後、.txt ファイルを Excel で開きます。詳細については、「Outlook アイテムをエクスポートまたは手動でアーカイブする」を参照してください。

  1. Excel スプレッドシートの最初の行に、受信者の列ラベルを入力します。たとえば、1 列目に「メール アドレス」、2 列目に「」、3 列目に「」などと入力します。

    重要: 1 列目には各受信者のメール アドレスを入力することをお勧めします。

  2. 2 行目以降には、受信者のメール アドレスを入力します。

  3. [ファイル] メニューの [保存] を選んでファイル名を入力します。

    注: スプレッドシートの場所を覚えておきます。後で差し込み文書にリンクするときに必要になります。

  4. スプレッドシートを保存して閉じます。

    注: リストが含まれる Excel スプレッドシートを閉じないと、または宛名の差し込みが終了する前にスプレッドシートを再び開くと、差し込みを完了できません。

[差し込み文書] タブで、[宛先の選択] を選択してオプションを選択します。

[差し込み文書] タブで [宛先の選択] が強調表示され、オプションが一覧表示されています

オプション

説明

新しい一覧を作成する

宛名の差し込みの設定中に新しいアドレス一覧を開始する

既存の一覧を使用する

Excel スプレッドシートまたは別の種類のデータ ファイルを住所一覧として使用する

Outlook の連絡先から選択

アドレス一覧に Outlook 連絡先から直接名前を選択する

Apple の連絡先

アドレス一覧に Apple アドレス帳から直接名前を選択する

FileMaker Pro

FileMaker Pro データベースからデータをインポートする

新しい一覧を作成する

Word の [一覧のフィールドの編集] ダイアログ ボックスには、名、姓、住所など、いくつかの基本的な情報のためのフィールドが自動的に作成されます。エントリの入力時にフィールドに入力できるように新しいフィールド (メッセージ フィールドなど) を追加する場合は、ここで行います。

  1. [新しいフィールド名] に追加するフィールドの名前を入力し、[+] プラス記号をクリックします。

    ヒント: フィールドの順序を変更するには、移動するフィールドを選択し、上下の方向キーを使用してフィールドを移動します。

  2. すべてのフィールドの設定が済んだら、[作成] を選択して新しい一覧を作成します。

既存の一覧を使用する

  1. 使用するファイルを参照して [開く] を選択します。

  2. [ブックを開く] ダイアログ ボックスで、使用するスプレッドシートを選択し、次のいずれかの操作を行います。

    • スプレッドシート全体を使用するには、[セルの範囲] を空白のままにします。

      または

    • 使用するデータのセル範囲を入力します。

  3. [OK] を選びます。

Outlook の連絡先から選択

  1. [宛先のフィルター] を選択し、追加する宛先を選択します。

  2. [クエリ オプション] ダイアログ ボックスで、[宛先の選択] の [すべてのレコード] を選択します。

  3. 連絡先の一覧で、宛名の差し込みに含める連絡先を選択し、[OK] を選択します。

Apple の連絡先

  1. [宛先のフィルター] を選択し、追加する宛先を選択します。

  2. [クエリ オプション] ダイアログ ボックスの [Apple グループ連絡先] で、宛名の差し込みに含めるグループを選択して、[OK] を選択します。

FileMaker Pro

  1. 使用するファイルを参照して [開く] を選択します。

  2. [区切り文字の指定] ダイアログ ボックスで、各データ フィールドを区切るフィールド区切り文字および各データ レコードを区切るレコード区切り文字を選択して、[OK] を選択します。

  1. [差し込み文書] タブで、[差し込みフィールドの挿入] を選択し、追加するフィールドを選択します。

    [差し込み文書] タブで [差し込みフィールドの挿入] が強調表示されています

  2. メイン文書内で、[フィールドをこのボックスへドラッグするか、またはテキストを入力してください。] ボックスをクリックし、このテキストをクリックして削除します。

  3. メール メッセージに含めるフィールドを追加して書式を設定し、[OK] を選択します。

  1. どのようなメール メッセージが作成されるかを確認するには、[差し込み文書] タブで [結果のプレビュー] を選択します。

    [差し込み文書] タブで [結果のプレビュー] が強調表示されています

    注: 各メール メッセージをスクロールするには、[差し込み文書] タブで左右の矢印ボタンを使用します。

  2. さらに書式設定を変更するには、[結果のプレビュー] を選択します。差し込みフィールドを追加したり、削除したりできます。

  3. 希望するメッセージができたら、[差し込み文書] タブで [完了と差し込み]、[電子メールに差し込み] の順に選択し、宛名の差し込みを完了します。

    ヒント:  既定のメール プログラムを選択していない場合は、[電子メールに差し込み] を使用できません。

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