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宛名の差し込みを使用して一括メール メッセージを送信する

宛名の差し込みを使用して一括メール メッセージを送信する

開始する前に Word で空のドキュメントを開き、送信するメール メッセージの本文を入力します。

メールを送信するには、Outlook または Gmail のような、MAPI と互換性のあるメール プログラムをインストールする必要があります。

手順 1: メイン文書を用意する

  • [差し込み文書]、[差し込み印刷の開始]、[電子メール ​​メッセージ] の順に移動します。

    メール メッセージを選択して差し込み印刷を開始する

手順 2: メーリング リストを設定する

メーリング リストはデータ ソースです。 詳細については、「差し込み印刷に使用できるデータ ソース」を参照してください。

ヒント

  • まだメーリング リストを用意していない場合は、宛名の差し込み時に作成することができます。

  • Excel スプレッドシートを使用している場合は、ゼロを保持するために郵便番号の列をテキストとして書式設定します。 詳細については、「Excel で差し込み印刷の数値、日付、またはその他の値の書式を設定する」を参照してください。

  • Outlook の連絡先を使用する場合、Outlook が既定のメール プログラムであり、Word と同じバージョンであることを確認します。

データ ソースにメール アドレス用の列があること、およびメールを送信する全員の電子メール アドレスがあることを確認します。

  1. [差し込み文書]、[受信者の選択] の順に移動します。

  2. データ ソースを選択します。 詳細については、「差し込み印刷に使用できるデータ ソース」を参照してください。

  3. [ファイル]、[保存] の順に選択します。

メーリング リストを編集、並べ替え、またはフィルター処理を行う必要がある場合は、「差し込み印刷:受信者の編集」を参照してください。

  1. [差し込み文書]、[あいさつ文] の順に移動します。

  2. 使用する書式を選択します。

  3. [OK] を選択し、差し込みフィールドを挿入します。

  4. [ファイル]、[保存] の順に選択します。

データ ソースからメール メッセージに他のフィールドを追加することができます。 詳細については、「差し込み印刷フィールドを挿入する」を参照してください。

注: フィールドの挿入後、メールの書式を手動で設定する必要があります。

住所の一部またはその他のフィールドが表示されない場合は、「差し込み印刷:フィールドの対応」を参照して修正します。

差し込み印刷コンテンツのフォント、サイズ、スペースを変更するには、差し込み印刷フィールドの名前を選択し、必要な変更を加えます。

  1. [結果のプレビュー] を選択し、[次へ 差し込み印刷の [結果のプレビュー] の [次のレコード] ボタン ] または [前へ 差し込み印刷の [結果のプレビュー] の [前のレコード] ボタン ] を選択し、レター本文の名前と住所を確認します。

    Word の [差し込み文書] タブのスクリーンショット。[結果のプレビュー] グループが表示されています。

  2. [完了と差し込み]、[電子メール メッセージの送信] の順に選択します。

    Word の [差し込み文書] タブのスクリーンショット。[完了と差し込み] コマンドとそのオプションが表示されています。

  3. [宛先] ボックスで、メーリング リストからメール アドレスの列またはフィールドを選択します。

    注: Word は各メール アドレスに個別のメッセージを送信します。 他の受信者を Cc または Bcc にすることはできません。 リンクを含めることはできますが、メールに添付ファイルを追加することはできません。

  4. [件名] ボックスで、メッセージの件名行を入力します。

  5. [メール形式] ボックスで、[HTML] (既定の設定) または [プレーン テキスト] を選択して、文書をメール メッセージの本文として送信します。

  6. [レコードの送信] で、次のいずれかを使用します。

    • すべてのレコード (既定)。

    • [現在のレコード] では、画面に表示可能なレコードのみをメッセージとして送信します。

    • [差出人] および [宛先] は、レコードの範囲のみを送信します。

  7. [OK] を選択して、宛名の差し込みを実行します。

[ファイル]、[保存] の順に移動します。 メイン文書を保存する場合は、データ ソースへの接続も保存します。 再利用するには、ドキュメントを開き、データ ソースへの接続を維持するように求められたら [はい] を選択します。

関連項目

開始する前に Word で空のドキュメントを開き、送信するメール メッセージの本文を入力します。

メールを送信するには、Outlook または Gmail のような、MAPI と互換性のあるメール プログラムをインストールする必要があります。

手順 1: Word でメイン文書を作成する

  1. [差し込み文書]、[差し込み印刷の開始]、[電子メール ​​メッセージ] の順に移動します。

    メールへの宛名の差し込み

  2. Word で、送信するメール メッセージを入力します。

手順 2: メーリング リストを設定する

メーリング リストはデータ ソースです。 詳細については、「差し込み印刷に使用できるデータ ソース」を参照してください。

ヒント

  • まだメーリング リストを用意していない場合は、宛名の差し込み時に作成することができます。

  • Excel スプレッドシートを使用している場合は、ゼロを保持するために郵便番号の列をテキストとして書式設定します。 詳細については、「Excel で差し込み印刷の数値、日付、またはその他の値の書式を設定する」を参照してください。

  • Outlook の連絡先を使用する場合、Outlook が既定のメール プログラムであり、Word と同じバージョンであることを確認します。

データ ソースにメール アドレス用の列があること、およびメールを送信する全員の電子メール アドレスがあることを確認します。

  1. [差し込み文書]、[受信者の選択] の順に移動します。

  2. データ ソースを選択します。 詳細については、「差し込み印刷に使用できるデータ ソース」を参照してください。

  3. [ファイル]、[保存] の順に選択します。

メーリング リストを編集、並べ替え、またはフィルター処理を行う必要がある場合は、「差し込み印刷:受信者の編集」を参照してください。

  1. [差し込み文書]、[差し込みフィールドの挿入] の順に移動し、追加するフィールドを選択します。

    [差し込み文書] タブで [差し込みフィールドの挿入] が強調表示されています

  2. メイン文書内で、[フィールドをこのボックスへドラッグするか、またはテキストを入力してください。] を選択し、テキストをクリックまたはタップして削除します。

  3. メール メッセージに含めるフィールドを追加して書式を設定し、[OK] を選択します。

  1. メール メッセージがどのようになるかを確認するには、[差し込み文書]、[結果のプレビュー] の順に移動します。

    [差し込み文書] タブで [結果のプレビュー] が強調表示されています

    各メール メッセージをスクロールするには、[差し込み文書] タブで左右の矢印ボタンを使用します。

  2. [結果のプレビュー] を再度選択し、差し込みフィールドを追加または削除します。

  3. 準備ができたら、[差し込み文書]、[完了と差し込み]、[電子メールに差し込み] の順に移動します。

    既定のメール プログラムを選択していない場合は、[電子メールに差し込み] を使用できません。

  4. [宛先] 差し込みフィールド、件名、およびテキストとして送信するか、HTML として送信するか、添付ファイルとして送信するかを選択します。 添付ファイルとして送信する場合は、メールに本文はありませんが、メッセージは添付の文書として送信されます。

  5. [送信トレイに保存] を選択します。

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