宛名の差し込みのためにデータを並べ替え、絞り込む

宛名の差し込みのためにデータを並べ替え、絞り込む

宛名の差し込みを使用し、バルク メールを作成して印刷したり、封筒やラベルを作成したりできます。メーリング リストは、宛名の差し込みのデータ ソースとなります。Word はメーリング リストから情報を取得し、それを宛名を差し込む文書に挿入します。

メーリング リストを編集する

宛名の差し込みでは、メーリング リストのデータを並べ替えたり、絞り込んだりして、必要なレコードだけを選択できます。

  1. 必要に応じて、宛名を差し込む文書を開きます。

  2. [差し込み文書] タブの [差し込み印刷の開始] で、[アドレス帳の編集] を選択します。

    Word の宛名の差し込みの一環として、[差し込み文書] タブの [差し込み印刷の開始] グループで、[アドレス帳の編集] を選択します。

    ヒント: [受信者一覧の編集] が利用できない場合、[宛先の選択] を選択し、使用するメーリング リストに文書を接続します。

  3. [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスで、レコードを差し込みに含める宛先の隣にあるチェック ボックスを選択します。

    行ごとに、受信者を追加するチェック ボックスを選択します。

    ヒント: 行をグループ化したり、表示を特定の行に制限したりするには、メーリング リストを並べ替えるか、絞り込みます。

その他のオプション

[差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスで、受信者リストを並べ替える/絞り込むためのオプションがあります。最も頻繁に使用される 2 つのオプションは、リストの並べ替えと絞り込み (フィルター) であり、名前やアドレスを見つけやすくします。詳細については、以降の "受信者リストを並べ替える" または "受信者リストを絞り込む" に進みます。

Word の差し込み印刷文書では、[アドレス帳の編集] を選択し、[差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスの [アドレス帳の絞り込み] で、オプションを選択します。

受信者リストを並べ替える

さまざまな方法で受信者リストを並べ替えることができます。以下の手順は、レコードを並べ替える方法の 1 つの例に過ぎません。

  1. [アドレス帳の絞り込み] 下で、[並べ替え] を選択します。[フィルターと並べ替え] ダイアログ ボックスが開きます。

  2. [レコードの並べ替え] タブで、[レコードの並べ替え] ボックスの下方向キーを選択し、Excel メーリング リストで並べ替えの基準とする列名を選択し、並べ替え順序として [昇順] または [降順] を選択します。

    Word の差し込み印刷の一環として、[アドレス帳の編集] を選択し、[アドレス帳の絞り込み] で [並べ替え] を選択します。

  3. (省略可能) [2 番目に優先されるキー] ボックスの下方向キーを選択し、並べ替えの基準とする 2 つ目の列の名を選択し、並べ替え順序として [昇順] または [降順] を選択します。

  4. (省略可能) 必要に応じて手順 3 を繰り返し、並べ替えの基準とする別の列を追加します。

  5. [OK] を選択し、並べ替えの結果を確認します。

    Word の差し込み印刷の一環として、アドレス帳の並べ替えの結果。

    注: 受信者リストがアルファベットの昇順で表示されました。

受信者リストを絞り込む

宛名の差し込みに含める受信者だけが表示されるようにメーリング リストを絞り込むことができます。たとえば、特定の街に住む人の記録や特定の価格で販売されている在庫品目の記録だけを表示できます。

次の手順で、メーリング リストを絞り込むための条件を定義します。絞り込みでは、ユーザーの選択した単純な条件 (式) を利用し、定義したデータの存在を判断します。

  1. [アドレス帳の絞り込み] 下で、[フィルター] を選択します。[フィルターと並べ替え] ダイアログ ボックスが開きます。

  2. [レコードのフィルター] タブで、[フィールド] ボックスの下方向キーを選択し、Excel メーリング リストで第 1 レベル フィルターとして使用する列名を選択します。

    注: [レコードのフィルター] タブは 4 つの列を含むフォームになっています。列は、左から右に、条件、フィールド、比較演算子、一致条件になります。

  3. [比較] ボックスの下方向キーを選択し、[次の値に等しい] または別の比較オプションを選択します。

  4. [比較対象] ボックスに、[フィールド] ボックスの選択と照合するデータを入力します。

  5. (省略可能) 第 2 レベル フィルターを追加するには、一番左の列で、次のいずれかを行います。

    • [And] を選択し、両方のフィルター条件が一致するようにします。それから、手順 2 から 4 を繰り返します。

      または

    • [Or] を選択し、いずれかのフィルター条件が一致するようにします。それから、手順 2 から 4 を繰り返します。

    Word の差し込み印刷の一環として、[アドレス帳の編集] を選択し、[アドレス帳の絞り込み] で [フィルター] を選択します。

  6. 必要に応じて、手順 5 を繰り返します。

  7. 完了したら [OK] を選択し、レコードを絞り込んだ結果を確認します。

    Word の差し込み印刷の一環として、アドレス帳を絞り込んだ結果。

受信者を検索する

メーリング リストを検索し、姓、郵便番号、会員番号など、共通の属性を共有する受信者または受信者のグループを見つけることができます。

  1. [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスの [アドレス帳の絞り込み] で、[宛先の検索] を選択します。

  2. [エントリの検索] ダイアログ ボックスの [検索] ボックスに、メーリング リストで検索する属性名を入力します。

    [エントリの検索] ダイアログ ボックスに名前を入力して宛先を見つけます。

  3. [検索対象] で、次のいずれかの操作を行います。

    • 既定の [すべてのフィールド] オプションをそのまま選択します。

      または

    • [このフィールド] を選択します。ドロップダウン リストで、検索する列の名前を選択します。

  4. [次を検索] を選択します。

    注: 検索エントリに一致するものが見つかった場合、メーリング リストでそのエントリが強調表示されます。[次を検索] をもう一度選択します。一致するものが他にもある場合、それも強調表示されます。

関連項目

差し込み印刷の応用を視聴する - 無料のビデオ トレーニングで、差し込みフィールドの並べ替えとフィルター、カスタマイズしたメッセージでの差し込み印刷のカスタマイズ、カスタムの差し込みフィールドの挿入を行う方法を説明します。

場合によっては、差し込み印刷の宛先一覧の情報をすべて使用する必要がないことがあります。一覧の一部のユーザーのみを選択するオプションだけでなく、データを並べ替えたり、フィルター処理したりするオプションもあるので、差し込み印刷には差し込む必要のある情報のみを含めることができます。

差し込み印刷一覧の並べ替えとフィルター処理

  1. まだ開いていない場合は、差し込み印刷ドキュメントを開きます。

  2. [差し込み印刷]、[受信者の編集] の順にクリックします。

    宛先一覧を編集するためにクリックする

    [受信者の編集] が利用できない場合、[宛先の選択] をクリックし、使用するメーリング リストに文書を接続します。

  3. [一覧のエントリの編集] で一覧内のユーザーを追加または削除します。プラス記号をクリック (+) するとユーザーを追加でき、マイナス記号 (-) クリックするとユーザーを一覧から削除できます。

    一覧でユーザーを追加または削除するために、プラスまたはマイナス記号をクリックします。

  4. 一覧に含めるユーザーを選択し終えたら、[OK] をクリックします。

一覧を並べ替えてグループを検索する

受信者の一覧を並べ替えて、情報を特定の方法でグループ化できます。たとえば、特定の市区町村に住んでいるユーザーにのみメールを送信する場合は、市区町村で並べ替え、各市区町村のすべてのユーザーがグループ化されるようにします。このようにすれば、差し込み印刷を開始したときに、それらのユーザーの選択が簡単になります。

  1. [差し込み印刷]、[宛先のフィルター] の順にクリックします。

  2. [レコードの並べ替え]、[最優先されるフィールド] の順にクリックし、並べ替えるフィールド名を選択します。

    [レコードの並べ替え] をクリックし、差し込み印刷の項目を並べ替える

    都道府県および市区町村の複数のフィールドで並べ替える場合、[2 番目に優先されるフィールド] をクリックして、並べ替える追加のフィールドを選択します。

    複数のフィールドで並べ替えるためにクリックする

  3. 希望どおりにすべてのフィールドが並べ替えられたら、[OK] をクリックします。

含める行のみを表示するために一覧をフィルター処理する

たとえば、特定の市区町村または特定の価格の在庫品目のみで一覧をフィルター処理し、差し込む必要のあるユーザーまたは項目のみが表示されるようにできます。

  1. [差し込み印刷]、[宛先のフィルター] の順にクリックします。

    差し込み印刷一覧をフィルター処理するためにクリックする

  2. [レコードの並べ替え] で [フィールド] ボックスの横の矢印をクリックし、[役職] や [] などのフィルター処理する列をクリックします。

    フィルター処理するフィールドをクリックする

  3. [比較] をクリックし、比較を行う種類をクリックします。

    設定する [比較] オプションをクリックする

  4. [比較対象] ボックスには、フィルター処理する値を入力します。たとえば、[フィールド] 一覧で市区町村を選択した場合、市区町村の名前を入力します。

  5. [And] または [Or] をクリックし、他の条件をフィルターに追加します。たとえば、2 つの都市の結果が必要な場合は、[Or] をクリックし、[フィールド] ボックスの一覧の [市町村] をクリックしてから、[等しい] をクリックし、2 番目の都市の名前を入力します。

  6. [OK] をクリックします。

これで差し込み印刷フィールドを、電子メールの宛名差し込みラベルに使うドキュメントに挿入できます。詳細については、「差し込み印刷フィールドを挿入する」をご覧ください。

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