宛先リストを準備するためのヒント

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どんなに効果的な電子メール メッセージを作成しても、送る相手を間違えると意味がありません。

特定のサービスに関心を持ちそうな顧客層を送信先に定めれば、電子メール キャンペーンの成功率が上がります。電子メール キャンペーンの時間と予算の 3 分の 1 から半分をメーリング リストの絞り込みにあて、適切な顧客層をターゲットにしてください。

メーリング リストを名前や電子メール アドレスに制限したり、事業にとって意味のあるセグメントに顧客を分類できるように、顧客ごとの詳細を追加したりできます。

この記事の内容

顧客データの使用方法

メーリング リストを作成する

複数のソースからのリストを結合し、1 つのリストを作る

宛先リストを絞り込む

顧客データの使用方法

顧客や潜在顧客に関する情報を取得したら、共通する属性を追跡記録するととても役立ちます。メーリング リストに含める詳細が多ければ、メーリングのターゲットを設定する選択肢がそれだけ多くなります。

ただし、追跡記録する詳細データは実際に使用するデータにしてください。メーリング リストが複雑になると、リストの保守管理に必要な仕事がそれだけ増えます。

たとえば、次のような方法で顧客データを利用できます。

  • 特定のロケールの顧客にメールを送る    メーリング リストを都市や郵便番号で絞り込みます。特定の場所に住んでいる顧客にのみキャンペーンを告知できます。

  • 個人向けにカスタマイズしたあいさつ文を追加する    あいさつ行に受信者の名と姓を追加することで個人宛のメールを作成します。 名前を敬称の各データ フィールドに分割します。

  • 特定の年齢の受信者にターゲットを絞る    顧客の人生の節目に合った製品やサービスを通知します。たとえば、退職は 50 代に限られず、20 代で引退する人もいます。そのために顧客の誕生日を収集します。 "1945" など、誕生年 が利用できます。

    当月に誕生日を迎える顧客全員に宣伝用ギフトを贈る場合は、"January 1, 2000" など、誕生日を 月、日、年で収集します。

  • 性別で異なるメールを作成する    メーリング リストに顧客の性別 ("male" または "female") を含め、男性のみまたは女性のみに新しい製品ラインを告知します。

  • 購買履歴を利用する    最近大きな買い物をした人に特別な告知を送ります。あるいは、顧客のお気に入りのブランドの新しいモデルを入荷したときにそれを通知します。そのために、顧客の購入履歴を追跡記録する必要があります。同種の製品を通知することもできます ("Customers who bought your item also found this item useful (この商品を購入されたお客様が同時に購入されている商品)")。

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メーリング リストを作成する

基本的なことを話すと、メーリング リストとは、受信者レコードを共通フィールドに分けたテキスト ファイルのことです。通常、このようなリストの形式はワークシートや表であり、レコードごとの行があり、列に分けられています。列には個々のデータ フィールドが入ります。下の画像は基本的なメーリング リストのものです。

[差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスの基本メーリング リスト。

製品のサイズ、色、嗜好、購入履歴、誕生日、性別などのデータ フィールドを追加することもできます。

初めてメーリング リストを作成する場合、Publisher を終了せずに作成できます。

宛先リストを作成する

  1. [ツール] の [宛名/カタログ] をポイントし、[アドレス帳の作成] をクリックします。

  2. リストの情報を入力する前に、フィールドをカスタマイズできます。[新しい宛先リスト] ダイアログ ボックスに表示されるフィールドをフィールドを追加したり、削除したり、名前や順序を変更したりできます。

    方法

    1. [列のカスタマイズ] をクリックし、次のように操作します。

      • フィールドを追加するには、[追加] をクリックします。[フィールドの追加] ダイアログ ボックスで、新しいフィールドの名前を入力して [OK] を選択します。

      • フィールドを削除するには、[フィールド名] の下にあるフィールドを選択し、[削除] をクリックします。

      • フィールドの名前を変更するには、[フィールド名] の下にあるフィールドを選択し、[名前の変更] をクリックします。[フィールド名の変更] ダイアログ ボックスで、[宛先] ボックスに新しい名前を入力し、[OK] をクリックします。

      • フィールドの順序を変更するには、移動するフィールドを選択し、[上へ移動] または [下へ移動] をクリックして希望の位置まで動かします。

    2. 以上の手順を繰り返し、フィールド名の一覧の変更が完了したら [OK] をクリックします。

  3. [新しい宛先リスト] ダイアログ ボックスに、最初のエントリのフィールド ([敬称]、[]、[] など) に情報を入力します。

  4. 最初のエントリの情報を入力したら、[新しいエントリ] をクリックするか、TAB キーを押します。

  5. エントリの追加が完了するまで手順 3 と手順 4 を繰り返します。

  6. [OK] をクリックします。

  7. [アドレス帳の保存] ダイアログ ボックスの [ファイル名] ボックスにアドレス帳の名前を入力します。

    既定では、アドレス帳は [My Data Sources] フォルダーに保存されます。これは Microsoft Publisher がデータ ソースを検索する既定のフォルダーです。ここにアドレス帳を保存することが推奨されます。

  8. [保存] をクリックします。

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複数のソースのリストを結合する

メーリング リストを所有しているか、購入する場合、Publisher では、複数のソースからの顧客リストを結合し、変更できます。次のプログラムで作成した他のリストを組み合わせ、自分にとって最良の Publisher メーリング リストを作成できます。

  • Microsoft Office Excel

  • Microsoft Office Outlook

  • Microsoft Office Outlook with Business Contact Manager

  • Microsoft Office Access

Microsoft List Builder のリストなど、購入したリストを利用することもできます。

追加するリストを指定する

  1. [ツール] メニューで [宛名/カタログ] をクリックし、[電子メールの宛名差し込み] をクリックして [電子メールの宛名差し込み] タスク ウィンドウを開きます。

    文書が宛先リストに関連付けられている場合、つながりを確認し、[電子メールの宛名差し込み] タスク ウィンドウの [宛先リストの編集] をクリックします。文書が既存の宛先リストに関連付けられている場合、[宛先リストの作成] の下にあるいずれかのオプションをクリックし、[次:宛先リストの作成、または宛先リストに接続] をクリックします。

  2. [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスの [宛先リストに追加] で、次のいずれかを実行します。

    • [既存のリストを選択する] をクリックし、[データ ソースの選択] ダイアログ ボックスでデータ ソースを選択し、[開く] をクリックします。

    • [Outlook 連絡先から選択] をクリックし (メール プロファイルを選択するように求められた場合、 必要なプロファイルをクリックします)、[OK] をクリックします。[連絡先の選択] ダイアログ ボックスでフォルダーまたは配布リストを選択し、[OK] をクリックします。

    • [新しいリストの入力] をクリックし、[新しい宛先リスト] ダイアログ ボックスに必要なエントリを追加し、[OK] をクリックします。

リストを結合するとき、不一致を解決する

あるメーリング リストを別のメーリング リストに追加するとき、1 つまたは複数のフィールドがリスト間で一致しないことがあります。たとえば、追加する宛先リストに 元のリストにはない [会社] フィールドが含まれていることがあります。

Publisher では、[宛先リストに追加] ダイアログ ボックスが開き、ソース リストのフィールド間の不一致を解消するように求められます。

  1. [宛先リストに追加] ダイアログ ボックスで、[一致] 列でチェックマークが入っていないフィールドを選択し、[宛先リスト フィールドの一致] リストでそれに対応するフィールドを選択し、[対応付け] をクリックします。

  2. [フィールドの対応] ダイアログ ボックスで、選択したフィールドが [宛先リスト フィールドに対応付ける] に表示されていることを確認し、表示されていなければ正しいフィールドを選択し、[OK] をクリックします。

  3. 新しいフィールドを宛先リストに追加して対応付ける必要がある場合、新しいリスト ([宛先リストに追加] ダイアログ ボックスの左のリスト) に追加するフィールドを選択し、[追加] をクリックし、[OK] をクリックします。追加したフィールドが [宛先リストに追加される新しいフィールド] に表示されます。

    ヒント: 追加したフィールドを削除するには、[宛先リストに追加される新しいフィールド] ボックスでフィールドを選択し、[削除] をクリックします。

[アドレス帳への追加] ダイアログ ボックスの画像

フィールドの対応付けが要求されない場合、手動で行う方法はありますか。

  • [電子メールの宛名差し込み] タスク ウィンドウの [その他の項目] で [アドレス フィールド] をクリックし、[フィールドの対応] をクリックします。

結合したリストのショートカットを記録する

結合したリストのショートカットを作成し、他のメーリングで使用できます。結合したリストで個々のエントリを編集すると、元のソース ファイルで編集が許可されている場合、変更が元のソース ファイルでも反映されます。元のソース ファイルを更新しない場合、宛先リストを新しいファイルにエクスポートします。

  1. [電子メールの宛名差し込み] タスク ウィンドウ ([手順 3: 電子メールの宛名差し込みの出力の選択]) の [このメーリングのフォローアップの準備をする] で、[宛先リストのショートカットを保存する] をクリックします。

  2. [ファイルの保存] ダイアログ ボックスの [ファイル名] ボックスに結合したアドレス リストの名前を入力します。

    既定では、アドレス帳は [My Data Sources] フォルダーに保存されます。これは Microsoft Office Publisher がデータ ソースを検索する既定のフォルダーであるため、アドレス帳はこの場所に保存しておくことが推奨されます。

  3. [保存] をクリックします。

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受信者リストを絞り込む

さまざまなリストのフィールドが一致するとき、すべてのレコードが [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスに表示されます。このボックスでは、電子メールの宛名差し込みに含める受信者をフィルター処理したり、並べ替えたり、選択したりできます。追加する受信者の隣にあるチェック ボックスを選択し、除外する受信者の隣にあるチェック ボックスの選択を解除します。

すべての項目を選択するか選択解除する

  • 見出し行のチェック ボックスを選択するか、選択を解除します。

リスト内のアイテムをフィルター処理する

リストのエントリのうち一部だけを使用する場合は、特定のフィールドまたは条件でリストをフィルター処理できます。 リストをフィルター処理した後、チェック ボックスをオンまたはオフにして、レコードを指定または除外できます。

  1. フィルター処理を行う項目の列の見出しの横にある矢印をクリックします。

  2. 次のいずれかの操作を行います。

    • [(データなし)] をクリックすると、対応するフィールドが空白のレコードがすべて表示されます。

    • [(データあり)] をクリックすると、対応するフィールドに情報が含まれるレコードがすべて表示されます。

    • [(詳細設定​​)] をクリックすると、[フィルターと並べ替え] ダイアログ ボックスが開きます。このボックスで、複数の条件に基づいてフィルター処理できます。

      注: [フィルターと並べ替え] ダイアログ ボックスは、[差し込み印刷の宛先] の [アドレス帳の絞り込み] の [フィルター] をクリックする方法でも開くことができます。

  3. ヒント: 同じ情報を共有するレコードがデータ ソース内に複数含まれており、列の固有の値が 10 個以下である場合には、特定の情報でフィルター処理できます。 たとえば、国/地域がオーストラリアである住所が複数ある場合、"オーストラリア" を抽出条件としてフィルター処理できます。

  4. [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスには、指定されたレコードのみが表示されます。 すべてのレコードを再表示するには、[(すべて)] をクリックします。

リストのアイテムを並べ替える

項目をアルファベット順で表示する必要がある場合は、 リストの項目を並べ替えることができます。次のように操作します。

  • [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスで、並べ替えを行う項目の列見出しをクリックします。

    たとえば、姓をアルファベット順に表示するには、[] 列の見出しをクリックします。

  • 複数の条件で並べ替えるには、[差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスの [アドレス帳の絞り込み] の [並べ替え] をクリックします。[フィルターと並べ替え] ダイアログ ボックスで、並べ替えの条件を選択します。

    [OK] をクリックすると、[電子メールの宛名差し込み] に戻ります。

重複を見つける

(必ずしもすべてではないが) ほとんどのフィールドが一致する結合リストでは重複が発生します。それを見つけ、削除できます。

  1. [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスで、[重複の検索] を選択します。

  2. [重複の検索] ダイアログ ボックスで、含めるエントリのみをチェックしたままにして [OK] をクリックします。

特定の宛先または共通の属性を共有する宛先グループを探します。

個人または共通の属性 (姓、郵便番号、または生年月日など) を共有する個人のグループを識別するには、リストを検索できます。

  1. [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスで、[宛先の検索] を選択します。

  2. [エントリの検索] ダイアログ ボックスで、[エントリ] テキスト ボックスに、検索する属性を入力し、検索するフィールドを指定して、[次を検索] をクリックします。

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注: 機械翻訳についての免責事項: この記事の翻訳はコンピューター システムによって行われており、人間の手は加えられていません。マイクロソフトでは、英語を話さないユーザーがマイクロソフトの製品、サービス、テクノロジに関するコンテンツを理解するのに役立てるため、こうした機械翻訳を提供しています。記事は機械翻訳されているため、用語、構文、文法などに誤りがある場合があります。

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