宛先リストのヒント

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優れた方法に関係なく、差し込み印刷が対象外の人に送信する場合の影響はほとんどです。メーリング リストに、名前、住所を制限するか、業務用のわかりやすいセグメントに顧客を分類するように、顧客ごとの詳細を含めることができます。

その他の対象とする、宛名の大きい特定の製品については、そうな顧客セグメントで、差し込み印刷の成功率。3 つ目とメール キャンペーンの時間と適切な顧客セグメントを対象にメーリング リストを絞り込むに予算の半分の設けることを計画します。

この記事の内容

お客様のデータを使用する方法

メーリング リストを作成します。

複数のソースからのリストを結合します。

宛先リストを絞り込む

顧客データの使用方法

顧客や潜在顧客に関する情報を取得したら、共通する属性を追跡記録するととても役立ちます。メーリング リストに含める詳細が多ければ、メーリングのターゲットを設定する選択肢がそれだけ多くなります。

ただし、追跡記録する詳細データは実際に使用するデータにしてください。メーリング リストが複雑になると、リストの保守管理に必要な仕事がそれだけ増えます。

たとえばで、次の方法のいずれかの顧客データを使用する可能性があります。

  • 宛名ラベルを印刷します。    必要な名前と住所の情報のみを宛名ラベルを作成します。

  • 特定のロケールの顧客にメールを送る    メーリング リストを都市や郵便番号で絞り込みます。特定の場所に住んでいる顧客にのみキャンペーンを告知できます。

  • 個人用にカスタマイズしたあいさつ文を追加します。    先頭または末尾に、受信者を追加してメールをカスタマイズするのには、タイトルデータ フィールドの名前を分離することで、あいさつ文の名前。

  • 特定の年齢の受信者に焦点を当てる     顧客のライフ ステージに応じた製品やサービス (20 代での老後の計画、50 代での老後の計画など) について通知するには、顧客の誕生日や誕生年情報 (1945 など) を収集します。

    誕生日を迎える現在の月のすべての顧客に販売促進用のギフト券を提供する場合は月、日、年(「2000 年 1 月 1 日」) などの生年月日を収集することができます。

  • 性別で異なるメールを作成する    メーリング リストに顧客の性別 ("male" または "female") を含め、男性のみまたは女性のみに新しい製品ラインを告知します。

  • 購入の履歴を使用します。    最近の主要な購入したものに特別なお知らせを送信するか、好きなブランドの新しいモデルが含まれている顧客の通知。これを行うには、お客様の購入履歴を追跡する必要があります。通知することもできるような製品に関するお客様 (「したもの購入が購入購入この」)。

  • 郵便に保存するのには電子メールを送信します。    電子メールの招待の電子メール アドレスを入力した顧客に送信することによっての招待のみイベントのコストの宛名を保存します。印刷の出席依頼は、差し込み印刷を実行して、電子メール アドレスを持たないユーザーにフィルター処理を最初に対応できます。電子メールの宛名差し込みを実行して、電子メール アドレスを持つお客様にフィルター処理して電子メール招待状を作成することができます。

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メーリング リストを作成する

基本的なことを話すと、メーリング リストとは、受信者レコードを共通フィールドに分けたテキスト ファイルのことです。通常、このようなリストの形式はワークシートや表であり、レコードごとの行があり、列に分けられています。列には個々のデータ フィールドが入ります。下の画像は基本的なメーリング リストのものです。

[差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスの基本メーリング リスト。

製品のサイズ、色、嗜好、購入履歴、誕生日、性別などのデータ フィールドを追加することもできます。

最初に、メーリング リストを作成する場合は、Microsoft Office Publisher から離れることがなくはできます。

メーリング リストを作成する

  1. 文書を開きます。

  2. [ツール] メニューの [宛名/カタログ] をポイントし、[アドレス帳の作成] をクリックします。

  3. リストの情報を入力する前に、フィールドをカスタマイズできます。[新しい宛先リスト] ダイアログ ボックスに表示されるフィールドをフィールドを追加したり、削除したり、名前や順序を変更したりできます。

    方法

    1. [列のカスタマイズ] をクリックし、次のように操作します。

      • フィールドを追加するには、[追加] をクリックします。[フィールドの追加] ダイアログ ボックスで、新しいフィールドの名前を入力して [OK] を選択します。

      • フィールドを削除するには、フィールド名の下のフィールドを選択し、[削除] をクリックし、[はい] をクリックします。

      • フィールドの名前を変更するには、[フィールド名] の下にあるフィールドを選択し、[名前の変更] をクリックします。[フィールド名の変更] ダイアログ ボックスで、[宛先] ボックスに新しい名前を入力し、[OK] をクリックします。

      • フィールドの順序を変更するには、移動するフィールドを選択し、[上へ移動] または下へ移動]目的の位置までします。

    2. 以上の手順を繰り返し、フィールド名の一覧の変更が完了したら [OK] をクリックします。

  4. [新しい宛先リスト] ダイアログ ボックスに、最初のエントリのフィールド ([敬称]、[]、[] など) に情報を入力します。

  5. 最初のエントリの情報を入力したら、[新しいエントリ] をクリックするか、TAB キーを押します。

  6. エントリの追加が完了するまで手順 3 と手順 4 を繰り返します。

  7. [OK] をクリックします。

  8. [アドレス帳の保存] ダイアログ ボックスの [ファイル名] ボックスに、宛先リストの名前を入力します。

    既定では、アドレス帳は [My Data Sources] フォルダーに保存されます。これは Microsoft Publisher がデータ ソースを検索する既定のフォルダーです。ここにアドレス帳を保存することが推奨されます。

  9. [保存] をクリックします。

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複数のソースのリストを結合する

購入するか、メーリング リストをしている Publisher では、簡単に結合、Publisher での複数のソースからの顧客リストを編集できるようにします。どのような目的に最も適したによって、次のプログラムで作成された他のリストの任意の組み合わせから Publisher メーリング リストを作成できます。

  • Microsoft Office Excel

  • Microsoft Office Outlook

  • Microsoft Office Outlook with Business Contact Manager

  • Microsoft Office Access

Microsoft List Builder のリストなど、購入したリストを利用することもできます。

追加するリストを指定する

  1. [ツール] メニュー送信やカタログ、] をクリックし、[差し込み印刷] 作業ウィンドウを開くには、差し込み印刷] をクリックします。

    文書をアドレス帳に接続している場合は、接続を確認し、[差し込み印刷] 作業ウィンドウで [アドレス帳の編集] をクリックします。既存の受信者リストに、文書が接続していない場合は、[宛先のリストを作成するオプションのいずれかをクリックします] をクリックして次: を作成するまたはアドレス帳に接続する、し使用するリストを選びます。

  2. [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスの [宛先リストに追加] で、次のいずれかを実行します。

    • [既存のリストを選択する] をクリックし、[データ ソースの選択] ダイアログ ボックスでデータ ソースを選択し、[開く] をクリックします。

    • Outlook の連絡先から選択する場合は、メール プロファイルを選択して、使用するプロファイル] をクリックするように求められます) をクリックし、[ OK] をクリックします。連絡先の選択] ダイアログ ボックスで、フォルダーまたは配布リストを選択し、[ OK] をクリックします。

    • [新しいリストの入力] をクリックし、[新しい宛先リスト] ダイアログ ボックスに必要なエントリを追加し、[OK] をクリックします。

リストを結合するとき、不一致を解決する

他の 1 つのメーリング リストを追加するときに追加したリストの 1 つまたは複数のフィールドの既存のリストで一致することはできません。たとえば、アドレス一覧追加するにはには、会社名] フィールドが含まれますが、元のリストがない可能性があります。

Publisher では、[宛先リストに追加] ダイアログ ボックスが開き、ソース リストのフィールド間の不一致を解消するように求められます。

  1. [宛先リストに追加] ダイアログ ボックスで、[一致] 列でチェックマークが入っていないフィールドを選択し、[宛先リスト フィールドの一致] リストでそれに対応するフィールドを選択し、[対応付け] をクリックします。

  2. フィールドの一致] ダイアログ ボックスでアドレス帳のフィールドと一致する[選択したフィールドが表示されていることを確認するや別] を選択し、[ OK] をクリックします。

  3. 新しいフィールドを宛先リストに追加して対応付ける必要がある場合、新しいリスト ([宛先リストに追加] ダイアログ ボックスの左のリスト) に追加するフィールドを選択し、[追加] をクリックし、[OK] をクリックします。追加したフィールドが [宛先リストに追加される新しいフィールド] に表示されます。

    ヒント: 追加したフィールドを削除するには、[宛先リストに追加される新しいフィールド] ボックスでフィールドを選択し、[削除] をクリックします。

[アドレス帳への追加] ダイアログ ボックスの画像

フィールドの対応付けが要求されない場合、手動で行う方法はありますか。

  • 差し込み印刷] 作業ウィンドウで、[その他のアイテムでは、住所フィールド] をクリックし、[フィールドの対応] をクリックします。

結合したリストのショートカットを記録する

結合したリストのショートカットを作成し、他のメーリングで使用できます。結合したリストで個々のエントリを編集すると、元のソース ファイルで編集が許可されている場合、変更が元のソース ファイルでも反映されます。元のソース ファイルを更新しない場合、宛先リストを新しいファイルにエクスポートします。

  1. 差し込み印刷] 作業ウィンドウで (手順 3: 差し込み印刷文書を作成する)、このメーリングにフォロー アップするための準備、] の下の [アドレス帳へのショートカットを保存] をクリックします。

  2. [ファイルの保存] ダイアログ ボックスの [ファイル名] ボックスに結合したアドレス リストの名前を入力します。

    既定では、アドレス帳は、データ ソースを個人用フォルダーに保存されます。お勧めして、アドレス帳をここでは、これは、既定のフォルダーがデータ ソースの Microsoft Office Publisher が表示されます。

  3. [保存] をクリックします。

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受信者リストを絞り込む

さまざまなリストのフィールドが一致するとき、すべてのレコードが [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスに表示されます。このボックスでは、電子メールの宛名差し込みに含める受信者をフィルター処理したり、並べ替えたり、選択したりできます。追加する受信者の隣にあるチェック ボックスを選択し、除外する受信者の隣にあるチェック ボックスの選択を解除します。

すべての項目を選択するか選択解除する

  • 見出し行のチェック ボックスを選択するか、選択を解除します。

リスト内のアイテムをフィルター処理する

リストのエントリのうち一部だけを使用する場合は、特定のフィールドまたは条件でリストをフィルター処理できます。 リストをフィルター処理した後、チェック ボックスをオンまたはオフにして、レコードを指定または除外できます。

  1. フィルター処理を行う項目の列の見出しの横にある矢印をクリックします。

  2. 次のいずれかの操作を行います。

    • [(データなし)] をクリックすると、対応するフィールドが空白のレコードがすべて表示されます。

    • [(データあり)] をクリックすると、対応するフィールドに情報が含まれるレコードがすべて表示されます。

    • [(詳細設定​​)] をクリックすると、[フィルターと並べ替え] ダイアログ ボックスが開きます。このボックスで、複数の条件に基づいてフィルター処理できます。

      注: [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスでアドレス帳の絞り込みを] の [フィルター ] をクリックして、フィルターと並べ替え] ダイアログ ボックスを開くこともできます。

  3. ヒント: データ ソースには、同じ情報を共有するレコードが含まれている列の 10 個より少ない一意の値がある場合は、特定の情報をフィルターできます。たとえば、アドレスが複数あるオーストラリアである国または地域として場合に、オーストラリアで抽出することができます。

  4. [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスには、指定されたレコードのみが表示されます。 すべてのレコードを再表示するには、[(すべて)] をクリックします。

リスト内の項目を並べ替える

リストの項目を五十音順に表示する必要がある場合には、項目を並べ替えます。

  • [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスで、並べ替える列の見出しをクリックします。

    たとえば、姓の五十音順にリストを表示するには、[] 列の見出しをクリックします。

  • 並べ替えるには複数の検索条件を使用して、 [アドレス帳の絞り込み] の [並べ替え] をクリックします。[フィルターと並べ替え] ダイアログ ボックスで、並べ替えの基準に必要な条件を選択します。

重複を見つける

(必ずしもすべてではないが) ほとんどのフィールドが一致する結合リストでは重複が発生します。それを見つけ、削除できます。

  1. [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスで、[重複の検索] を選択します。

  2. [重複の検索] ダイアログ ボックスで、含めるエントリのみをチェックしたままにして [OK] をクリックします。

特定の宛先または共通の属性を共有する宛先グループを探します。

個人または共通の属性 (姓、郵便番号、または生年月日など) を共有する個人のグループを識別するには、リストを検索できます。

  1. [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスで、[宛先の検索] を選択します。

  2. エントリの検索] ダイアログ ボックスを検索] テキスト ボックスに検索し、複数のフィールドを検索するを指定し、[次を検索] をクリックすると、属性を入力します。

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