宛先リストのヒント

どんなに巧みな文面であっても、送り先を間違えては効果も半減です。宛先リストでは、名前と住所で絞り込んだり、各顧客の詳細情報を追加して、業務に対応した区分に顧客を分類したりできます。

郵便物の宛先を、特定の売り出しに興味を持つ傾向にある顧客グループに絞るほど、郵便物によるキャンペーンの成功率は向上します。郵便物によるキャンペーンの時間と経費の 1/3 から半分を使って、適切な顧客グループが対象となるような効果的な宛先リストを作成する計画を立ててください。

このヒントの内容

顧客データを使用する

宛先リストを作成する

複数のソースからのリストを結合する

宛先リストを絞り込む

顧客データを使用する

顧客や見込み客についての情報を入手した後は、共通している特性を把握することが役に立ちます。宛先リストにより詳細な情報が格納されていればいるほど、文書の対象を絞るためのオプションが増えます。

ただし、格納する詳細データは必ず使用するデータだけに制限してください。宛先リストが複雑になればなるほど、リストの管理により多くの労力が必要になります。

顧客データの使用方法の例を以下に示します。

  • 宛名ラベルを印刷する     氏名と住所だけがあれば作成できる宛名ラベルを作成します。

  • 特定の地域に住む顧客に通知する     宛先リストを市や郵便番号でフィルタすると、特定の地域に住む顧客だけに案内を送ることも簡単です。

  • 私的なあいさつを追加する     名前を "肩書き"、"姓"、"名" の各データ フィールドに分類し、書き出しに受信者の姓名を付け加えることで、文面に親しみを込めることができます。

  • 特定の年齢の受信者に絞り込む     顧客の生年月日を "生年" ("1945" など) で収集し、顧客の年齢層に適した製品やサービスに関する情報 (20 代向けの退職後のプランと 50 代向けの退職後のプランなど) を通知することができます。

    今月、誕生日を迎える顧客全員に対して特典を提供する場合は、生年月日を "年"、"月"、"日" ("2000 年 1 月 1 日" など) で収集します。

  • 受信者を性別で調整する     各顧客の性別 ("男性" または "女性") を宛先リストに追加して、男性だけまたは女性だけに新製品を紹介します。

  • 購買履歴を使用する     最近大きな買い物をした顧客に対して特別セールの案内をしたり、顧客の好みの銘柄の新モデルが入荷したことを知らせます。この場合は、顧客の購買履歴を追跡する必要があります。さらに、関連製品についても知らせることができます (「この製品を購入した人は、こちらの製品も購入しています」)。

  • 電子メールを使用して郵送費を節約する     招待状を送る場合、電子メール アドレスがわかっている顧客に対しては、電子メールを活用して郵送費を節約します。最初に、電子メール アドレスのない顧客に対して差し込みとフィルタリングを実行し、招待状を印刷します。次に、電子メール アドレスを持つ顧客に対して差し込みとフィルタリングを実行し、招待電子メールを作成します。

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宛先リストを作成する

最も基本的な宛先リストは、受信者のレコードを共通フィールドに分割するテキスト ファイルです。宛先リストは、次に示す基本的な宛先リストのように、通常はワークシートやテーブルの形式になっており、1 行が 1 つのレコードを表し、各レコードは個々のデータ フィールドを格納する列に分けられます。

[差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスの基本メーリング リスト。

複雑なリストには、製品サイズや好みの色、購買履歴、生年月日、性別などのデータ フィールドが追加されます。

宛先リストを初めて作成する場合は、Microsoft Office Publisher から他のプログラムに切り替えることなく操作を行うことができます。

宛先リストを作成する

  1. 文書を開きます。

  2. [ツール] メニューの [宛名/カタログ] をポイントし、[アドレス帳の作成] をクリックします。

  3. リストの情報を入力する前に、[新しいアドレス帳] ダイアログ ボックスに表示するフィールドを追加、削除、名前の変更、並べ替えを行うことで、フィールドをカスタマイズすることができます。

    その方法は?

    1. [列のカスタマイズ] をクリックし、次のいずれかの操作を行います。

      • フィールドを追加する場合は、[追加] をクリックします。[フィールドの追加] ダイアログ ボックスで新規フィールドの名前を入力し、[OK] をクリックします。

      • フィールドを削除する場合は、[フィールド名] でフィールドを選択し、[削除] をクリックして、[はい] をクリックします。

      • フィールドの名前を変更する場合は、[フィールド名] でフィールドを選択し、[名前の変更] をクリックします。[フィールド名の変更] ダイアログ ボックスの [変更後] ボックスに新しい名前を入力し、[OK] をクリックします。

      • フィールドの順番を変更する場合は、移動するフィールドを選択し、[上に移動] または [下に移動] をクリックして移動します。

    2. 上記の手順を繰り返してフィールド名のリストを修正し、[OK] をクリックします。

  4. [新しいアドレス帳] ダイアログ ボックスで、関連フィールド ("肩書き"、"姓"、"名" など) の最初のエントリとなる情報を入力します。

  5. 最初のエントリとなる情報の入力が終了したら、[新しいエントリ] をクリックするか Tab キーを押します。

  6. エントリの追加が終了するまで、手順 3. ~ 4. を繰り返します。

  7. [OK] をクリックします。

  8. [アドレス帳の保存] ダイアログ ボックスの [ファイル名] ボックスに宛先リストの名前を入力します。

    既定では、宛先リストは My Data Sources フォルダに保存されます。このフォルダは、Microsoft Office Publisher がデータ ソースを検索する既定のフォルダであるため、宛先リストはこのフォルダに保存しておくことをお勧めします。

  9. [保存] をクリックします。

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複数のソースからのリストを結合する

Publisher では、自分で作成した宛先リストや購入した宛先リストなど、複数のソースからの顧客リストを簡単に結合して編集できます。以下のプログラムで作成されたリストを任意に組み合わせることにより、目的に合った Publisher の宛先リストを作成することができます。

  • Microsoft Office Excel

  • Microsoft Office Outlook

  • Microsoft Office Access

Microsoft List Builder のリストなど、購入したリストを使用することもできます。

追加するリストを指定する

  1. [ツール] メニューの [宛名/カタログ] をクリックし、[宛名の差し込み] をクリックして [差し込み印刷] 作業ウィンドウを開きます。

    文書が宛先リストに接続されている場合は、接続を確認して、[差し込み印刷] 作業ウィンドウの [宛先リストの編集] をクリックします。文書が既存の宛先リストに接続していない場合は、[アドレス帳の作成] のオプションを 1 つクリックし、[次: アドレス帳の作成、またはアドレス帳に接続] をクリックして、使用するリストを選択します。

  2. [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスの [アドレス帳に追加] で、以下のいずれかの操作を行います。

    • [既存のリストを選択] をクリックし、[データ ソースの選択] ダイアログ ボックスでデータ ソースを選択します。次に、[開く] をクリックします。

    • [Outlook の連絡先から選択] をクリックし (メール プロファイルを選択するためのメッセージが表示される場合は、使用するプロファイルをクリックします)、[OK] をクリックします。[連絡先の選択] ダイアログ ボックスで、フォルダまたは配布リストを選択し、[OK] をクリックします。

    • [新しいリストの入力] をクリックし、使用するエントリを [新しいアドレス帳] ダイアログ ボックスに追加して、[OK] をクリックします。

リスト結合時の不一致を解決する

宛先リストを別の宛先リストに追加する場合、追加されるリストの 1 つまたは複数のフィールドが既存のリストに一致しないことがあります。たとえば、追加する宛先リストに "会社名" フィールドが含まれていても、元のリストには含まれていない場合があります。

Publisher では、各ソース リストのフィールド間の不一致を修正するための [アドレス帳に追加] ダイアログ ボックスが表示されます。

  1. [アドレス帳に追加] ダイアログ ボックスの [対応付け済み] 列でオンになっていないフィールドを選択し、対応させるフィールドを [フィールドが対応付けられたアドレス帳のフィールド] ボックスで選択します。次に、[検索条件] をクリックします

  2. [フィールドの対応] ダイアログ ボックスで、選択したフィールドが [アドレス帳のフィールドに対応付ける] に表示されていることを確認するか、または別のフィールドを選択して、[OK] をクリックします。

  3. 宛先リストに新規フィールドを追加して一致させる必要がある場合は、新規リスト ([アドレス帳に追加] ダイアログ ボックスにある左側のリスト) に追加するフィールドを選択し、[追加] をクリックして [OK] をクリックします。追加されたフィールドが [アドレス帳に追加される新しいフィールド] に表示されます。

    ヒント: 追加したフィールドを削除するには、削除するフィールドを [アドレス帳に追加される新しいフィールド] ボックスで選択し、[削除] をクリックします。

[アドレス帳への追加] ダイアログ ボックスの画像

Publisher のメッセージが表示されない場合にフィールドを一致させる方法

  • [宛名の差し込み] 作業ウィンドウにある [その他のアイテム] の [標準フィールド] をクリックし、[フィールドの対応] をクリックします。

結合したリストへのショートカットを保存する

他の用途のために、結合したリストへのショートカットを作成することができます。元のソース ファイルが編集可能である場合は、結合したリストの個別エントリを編集するたびに、編集したエントリが元のソース ファイルでも更新されます。元のソース ファイルを更新しない場合は、宛先リストを新しいファイルにエクスポートします。

  1. [宛名の差し込み] 作業ウィンドウ (手順 3: 差し込み文書を作成する) の [この差し込み文書に関連する処理] で、[アドレス帳へのショートカットを保存] をクリックします。

  2. [名前を付けて保存] ダイアログ ボックスの [ファイル名] ボックスに、結合した宛先リストに付ける名前を入力します。

    既定では、宛先リストは My Data Sources フォルダに保存されます。このフォルダは、Microsoft Office Publisher がデータ ソースを検索する既定のフォルダであるため、宛先リストはこのフォルダに保存しておくことをお勧めします。

  3. [保存] をクリックします。

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宛先リストを絞り込む

各ソース リストのフィールドが一致すると、既存リストのすべてのレコードが [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスに表示され、受信者のフィルタ、並べ替え、選択を行って、電子メール差し込みに追加することができます。追加する受信者のチェック ボックスをオンにし、除外する受信者のチェック ボックスはオフにします。

すべての項目をオン/オフする

  • 見出し行のチェック ボックスをオンまたはオフにします。

リストの項目をフィルタする

リスト内の特定のエントリだけを使用する場合は、特定のフィールドまたは抽出条件でリストをフィルタします。リストをフィルタした後に、チェック ボックスをオン/オフしてレコードを追加または除外します。

  1. フィルタする項目の列の見出しの横にある矢印をクリックします。

  2. 以下のいずれかの操作を行います。

    • 対応するフィールドが空白であるレコードをすべて表示するには、[(空白)] をクリックします。

    • 対応するフィールドに情報が含まれるレコードをすべて表示するには、[(データあり)] をクリックします。

    • 複数の抽出条件をフィルタするために使用する [フィルタと並べ替え] ダイアログ ボックスを開くには、[(詳細)] をクリックします。

      注: [フィルタと並べ替え] ダイアログ ボックスは、[差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスにある [アドレス帳の絞り込み] の [フィルタ] をクリックしても開くことができます。

  3. ヒント: 同じ情報を共有するレコードがデータ ソースに含まれる場合で、列内にある一意の値が 10 個以下である場合は、情報を指定してフィルタすることができます。たとえば、国または地域としてオーストラリアが表示されるアドレスが複数ある場合は、"オーストラリア" でフィルタします。

  4. [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスに、指定したレコードだけが表示されます。すべてのレコードを再度表示するには、[(すべて)] をクリックします。

リストの項目を並べ替える

項目を五十音順に表示するには、リスト内の項目を並べ替えます。

  • [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスで、並べ替える項目の列の見出しをクリックします。

    たとえば、姓の五十音順にリストを表示するには、[ふりがな (姓)] 列の見出しをクリックします。

  • 複数の抽出条件を指定するには、[アドレス帳の絞り込み] の [並べ替え] をクリックします。[フィルタと並べ替え] ダイアログ ボックスで、並べ替える抽出条件を選択します。

重複を検索する

リスト内での重複を避けるには、結合したリストから、大半のフィールドが一致するレコードを検索して削除します (必ずしもすべてのフィールドが一致する必要はありません)。

  1. [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスの [重複のチェック] をクリックします。

  2. [重複のチェック] ダイアログ ボックスで、追加するエントリのチェック ボックスだけをオンにして、[OK] をクリックします。

共通の属性を持つ特定の受信者または受信者グループを検索する

共通の属性 (姓、郵便番号、生まれた月など) を持つ個人または個人のグループを識別するには、リストを検索します。

  1. [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスの [宛先の検索] をクリックします。

  2. 検索する属性を [エントリの検索] ダイアログ ボックスの [検索] ボックスに入力し、検索対象のフィールドを指定して、[次を検索] をクリックします。

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