外部リストを Outlook に接続する

外部リストを Outlook に接続する

顧客、タスク、予定、または投稿を含む外部リストを Microsoft Outlook 2013 に接続すると、使い慣れた Outlook ユーザー インターフェイスを使って、Outlook のネイティブの情報と同じようにデータを表示、編集、印刷することができます。データが連絡先情報の場合は (顧客など)、電話をかけたり、メール メッセージを送信したり、会議出席依頼を送信できます。データの同期は双方向に行われます。Outlook 2013 の変更内容は、外部データ ソースに自動的に同期されます。外部データ ソースの変更内容は、Outlook 2013 の項目と同期されます。ただし、更新操作が必要な場合があります。

詳細については、「外部データに関する情報を探す」を参照してください。

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一般的な必須タスク

Outlook 固有の必須タスク

外部リストを Outlook 2013 に接続する

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外部データを使うには、データに安全にアクセスできるよう、いくつかの必須タスクを実行する必要があります。後続の手順を計画するには、次に示す情報が役に立ちます。また、外部データを使うときに問題が発生した場合にも、この情報で問題を特定できます。外部データにアクセスするには、ユーザーまたは管理者は次の手順を行う必要があります。

一般的な必須タスク

外部データ ソースを準備する    適切なユーザーがデータにアクセスでき、データが不適切なユーザーの手に渡らないようにするために、管理者はアカウントを作成してデータ ソースへの権限を設定することが必要になる場合があります。外部データベースでは、管理者は必要最低限のものしか結果に表示しないテーブル、ビュー、クエリなどを作成して、パフォーマンスを向上させることができます。

SharePoint サービスおよびアカウントを構成する    管理者は、Business Data Connectivity Service および Secure Store Service をアクティブにする必要があります。

Secure Store Service を構成する    管理者は、外部データ ソースに最適なアクセス モードの決定、ターゲット アプリケーションの作成、ターゲット アプリケーションに対する資格情報の設定を行う必要があります。

Business Connectivity Service を構成する    管理者は、外部コンテンツ タイプを作成したユーザーに Business Data Connectivity メタデータ ストアへのアクセス許可を与えると共に、外部リストの基礎になる外部コンテンツ タイプへのアクセス権を適切なユーザーに与える必要があります。

外部コンテンツ タイプを作成する    ユーザーは、接続、権限、操作の方法、列、フィルター、および外部データ ソースからデータを取得するために使用されるその他のメタデータに関する情報などの、外部コンテンツ タイプを定義する必要があります。

外部リストを作成する    ユーザーは、外部コンテンツ タイプを基礎にした外部リストに加え、必要に応じて外部リストの 1 つ以上のビューを作成する必要があります。

Office 製品が使用できる状態であることを確認する    外部データを Office 製品と同期するには、各クライアント コンピューターに Windows 7 以降と、無料のソフトウェア製品である SQL Server Compact 4.0、.NET Framework 4、および WCF Data Services 5.0 for OData V3 がインストールされていることを確認する必要があります (必要であれば、ソフトウェアをダウンロードするよう自動的に指示されます)。また、Office インストール オプション [Business Connectivity Services] が有効になっていることを確認してください (既定の設定)。このオプションにより、Business Connectivity Services Client Runtime がインストールされます。これは、外部データのキャッシュと同期、ビジネス データと外部コンテンツ タイプのマッピング、Office 製品での外部アイテム ピッカーの表示を行うほか、Office 製品内でカスタム ソリューションを実行します。

Outlook 固有の必須タスク

外部リスト機能に対してオフライン同期をアクティブにする    ファームおよびサイトの機能である外部リストのオフライン同期もアクティブにする必要があります。既定では、この機能はファーム レベルでアクティブですが、サイト レベルではアクティブではありません。

Outlook がサポートする外部コンテンツ タイプを作成する     外部コンテンツ タイプを作成する場合、ユーザーは、[オフライン同期サポート] オプションを有効にし、[Office 項目の種類] フィールドを [連絡先]、[予定]、[タスク]、[投稿] のいずれかに設定する必要があります。

対応するフィールドをマップする    ユーザーが、外部コンテンツ タイプの 1 つ以上のフィールドを Outlook の対応するフィールドにそれぞれマップする必要があります。

外部コンテンツ タイプ (顧客など) を Outlook アイテムの種類 (連絡先など) にマップするときは、外部コンテンツ タイプの各フィールド (Customer First NameCustomer Last NameCustomer AddressCustomer Phone など) を Outlook アイテムの種類の対応するフィールド (連絡先の FirstNameLastNameBusinessAddressBusinessPhone など) に明示的にマップする必要があります。

対応するすべてのフィールドをマップする必要はありません。マップする必要がある必須のフィールドは次のとおりです。

Outlook アイテムの種類

Outlook アイテムのフィールド

連絡先

タスク

件名

予定

Start、End、Subject

投稿

件名

マップされないフィールドについては、その数に応じて、次のように拡張されたプロパティとして表示されます。

  • 結合    Outlook フォームの既定のページの下部にあるフォーム領域に追加されます (フィールドが 2 ~ 5 個の場合)。

  • 分離    Outlook フォームに新しいページとして追加されます (フィールドが 6 個以上の場合)。

外部コンテンツ タイプが Outlook アイテムの種類に直接対応しない場合は、フィールドを Outlook の投稿アイテム (最も汎用的な種類のアイテム) にマップできます。

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外部リストを Outlook 2013 に接続する

  1. 外部リストを含む SharePoint サイトに移動します。

  2. [リスト]、[Outlook に接続] の順にクリックします。

  3. 必要に応じて、Outlook 2013 が起動されて、ナビゲーション ウィンドウに "SharePoint の外部リスト" という新しい Outlook データ ファイル (BCSStorage.pst) が作成され、"<サイト> - <外部リスト>" という形式の名前のフォルダーが作成されます。

ヒント:  既定では、データは 6 時間ごとに自動的に更新されますが、この間隔は変更できます。外部データ ソースの最新データを表示するには、フォルダーを右クリックし、[今すぐ同期] をクリックします。

注:  既定では、外部コンテンツ タイプの作成者によって対応する Outlook 2013 のフィールドに明示的にマップされたフィールドだけが表示されます。マップされているかどうかに関係なく外部リストのすべてのフィールドを表示するには、次の操作を行います。

  • フォームで単一のアイテムを開きます ([連絡先] タブの [表示] で [<名前> の詳細] をクリックします)。

  • Outlook でカスタム ビューを作成し、外部リストのすべてのフィールドを含めます。

フィールドの表示とカスタム ビューの作成について詳しくは、Outlook のヘルプをご覧ください。

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