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名前、住所、その他の情報を名簿に作成する

Word のディレクトリ機能は、メンバーシップディレクトリ、カタログ、パーツリストなどの1つの文書にデータを結合します。 複数の種類のデータソースを結合できるため、Word のすべての書式設定機能を使用して Access などのデータベースからレポートを作成できます。

ディレクトリの差し込み印刷の例

文書を開始する

  1. 白紙の文書を開きます。

  2. [差し込み文書> に移動して、[差し込み印刷 >ディレクトリ開始する。

  1. [差し込み文書]、[受信者の選択] の順に移動します。

  2. データ ソースを選択します。 詳細については、「差し込み印刷に使用できるデータ ソース」を参照してください。

  3. [ファイル]、[保存] の順に選択します。

メーリング リストを編集する必要がある場合は、「差し込み印刷:受信者の編集」を参照してください。

この時点で、1 度しか印刷しないテキストは、結果の名簿文書に含めません。

  1. ディレクトリ内の各アイテムに対して繰り返したいテキストを入力します。たとえば、[名前]、[住所:個々のレコードのラベル] などです。

  2. 文書内で差し込みフィールドを挿入する場所をクリックまたはタップして、差し込みフィールドを挿入します。 詳細については、「差し込み印刷フィールド」を参照してください。

    ヒント: 

    • 1つのラベルまたは見出し行を含むテーブルを作成するには、ドキュメントヘッダーを作成します。 ヘッダー内に表のラベル行を配置します。 次に、差し込みフィールドを文書の本文に配置します。

    • ヘッダー内のテーブルの見出し、本文のテーブル

    • これは、複数のページにまたがる長いディレクトリで、各ページのヘッダーを作成する場合に適しています。

    差し込みフィールド文字 (≪≫) を手動で入力することはできません。 [差し込み印刷] 作業ウィンドウを使用する必要があります。

    [差し込みフィールドの挿入] メニュー

    差し込みフィールドが { MERGEFIELD City } のように中かっこで囲まれている場合は、Word は、フィールドの実行結果ではなく、フィールド コードを表示します。 この操作を行っても、差し込み印刷には影響しませんが、書式設定は難しくなります。 フィールドコードを右クリックし、ショートカットメニューの [フィールドコードの表示/非表示] を選択します。

    選択されたフィールドコードの切り替え

    住所の一部が表示されない場合は、「差し込み印刷:フィールドの対応」を参照して修正します。

  3. 必要に応じて、手順2を繰り返します。

  4. メイン文書を完了し、差し込みフィールドをすべて挿入したら、[ファイル] > に移動して、[名前を付けて保存] をクリックします。

  1. [メーリング>プレビューの結果を表示します。

  2. [戻る] ボタンと [進む] ボタンを使用してデータをスクロールするか、[受信者の検索] を使って特定のレコードを検索します。

  3. 編集する必要がある場合は、[結果のプレビュー ] を選択して、差し込みフィールドビューに戻ります。

  1. [差し込み文書] を選択し >差し込み印刷の完了 & 、[個々のドキュメントの編集] を選択します。 他の2つのオプションが表示されますが、ディレクトリと共に使用することはできません。

  2. 次のいずれかを選択します。

    • すべてのレコードを結合するには、[すべて] を選択します。

    • ドキュメントウィンドウに表示されたレコードだけを結合するには、[現在のレコード] を選びます。

    • レコードの範囲を結合するには、[開始] ボックスと [ 終了] ボックスにレコード番号を入力します。

    [OK] を選択します。

  3. 新しい文書で、ヘッダー、フッター、列見出し、その他のテキストなど、1回のみ印刷するテキストを追加します。

  4. 通常の文書と同じように、名簿を保存または印刷します。

文書を開始する

  1. 白紙の文書を開きます。

  2. [差し込み文書> に移動して、[差し込み印刷 >ディレクトリ開始する。

  1. [差し込み文書]、[受信者の選択] の順に移動します。

  2. データ ソースを選択します。 詳細については、「差し込み印刷に使用できるデータ ソース」を参照してください。

  3. [ファイル]、[保存] の順に選択します。

メーリング リストを編集する必要がある場合は、「差し込み印刷:受信者の編集」を参照してください。

この時点で、1 度しか印刷しないテキストは、結果の名簿文書に含めません。

  1. ディレクトリ内の各アイテムに対して繰り返したいテキストを入力します。たとえば、[名前]、[住所:個々のレコードのラベル] などです。

  2. 文書内で差し込みフィールドを挿入する場所をクリックまたはタップして、差し込みフィールドを挿入します。 詳細については、「差し込み印刷フィールド」を参照してください。

    差し込みフィールド文字 (≪≫) を手動で入力することはできません。 [差し込み印刷] 作業ウィンドウを使用する必要があります。

    差し込みフィールドが { MERGEFIELD City } のように中かっこで囲まれている場合は、Word は、フィールドの実行結果ではなく、フィールド コードを表示します。 この操作を行っても、差し込み印刷には影響しませんが、書式設定は難しくなります。 Ctrl キーを押しながらフィールドコードをクリックして、ショートカットメニューの [フィールドコードの表示/非表示] を選択します。

    ショートカットメニューの [フィールドコードの切り替え] が選択されている

    住所の一部が表示されない場合は、「差し込み印刷:フィールドの対応」を参照して修正します。

  3. 必要に応じて、手順2を繰り返します。

  4. メイン文書を完了し、差し込みフィールドをすべて挿入したら、[ファイル] > に移動して、[名前を付けて保存] をクリックします。

  1. [メーリング>プレビューの結果を表示します。

  2. [戻る] ボタンと [進む] ボタンを使用してデータをスクロールするか、[受信者の検索] を使って特定のレコードを検索します。

  3. 編集する必要がある場合は、[結果のプレビュー ] を選択して、差し込みフィールドビューに戻ります。

  1. [差し込み文書] を選択し >差し込み印刷の完了 & 、[個々のドキュメントの編集] を選択します。

  2. 新しい文書で、ヘッダー、フッター、列見出し、その他のテキストなど、1回のみ印刷するテキストを追加します。

  3. 通常の文書と同じように、名簿を保存または印刷します。

注:  このページは、自動翻訳によって翻訳されているため、文章校正のエラーや不正確な情報が含まれている可能性があります。 私たちの目的は、このコンテンツがお客様の役に立つようにすることです。 情報が役に立ったかどうか、ご意見をお寄せください。 参考までに、こちらから英語の記事をお読みいただけます。

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