名前、住所、その他の情報を名簿に作成する

Word の名簿機能を使用して、会員名簿、カタログ、部品一覧などのデータを 1 つの文書に差し込むことができます。

  1. [差し込み文書] タブの [差し込み印刷の開始] をクリックし、[差し込み印刷ウィザード] をクリックします。

    差し込み印刷ウィザードを開始する

  2. 画面右側にある [差し込み印刷] 作業ウィンドウの [文書の種類を選択] で、[名簿] をクリックします。

  3. [差し込み印刷] ウィンドウの下部で、[次へ: ひな形の開始] をクリックします。

    6 つの差し込み印刷のプロセスをクリックする

  4. [ひな形の選択] の下で、次のオプションが表示されます。

    • [現在の文書を使用]: 画面上の現在の文書をメイン文書として使用します。

    • [テンプレートから始める]: すぐに使用できる差し込み印刷テンプレートの中からいずれかを選択します。

    • [既存の文書から開始]: 既存の文書を開いて差し込み印刷のメイン文書として使用します。

      必要なオプションを選択し、[次へ: 宛先の選択] をクリックします。

  5. 差し込み印刷ウィザードを使用して、データ ソースを開いたり作成したりすることで、差し込み印刷で使用する特定の情報セットを Word で指定します。次のいずれかの方法で、メイン文書をデータ ソースに添付します。

    1. [差し込み印刷] 作業ウィンドウの [宛先の選択] で、[既存のリストを使用] をクリックします。

    2. [既存のリストを使用] で、[参照] をクリックします。

    3. [データ ファイルの選択] ダイアログ ボックスで、使用する情報を含むファイルを選択して、[開く] をクリックします。

    4. [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスで、含める名前を選択します。

      操作方法

      1. 次のいずれかを実行します。

        チェック ボックスを使用して、宛先を指定する

        リストが短い場合は、この方法が最も便利です。宛先に含める名前の横にあるチェック ボックスをオンにして、宛先から除外する名前の横にあるチェック ボックスをオフにします。

        ヒント: 名簿リストのほとんどの受信者を含める場合は、[すべて選択] をクリックしてから特定のレコードのチェック ボックスをオフにすると便利です。同様に、リスト内の 2 から 3 のレコードのみを対象とする場合は、[すべてクリア] をクリックし、その後必要なレコードを選択します。

        リスト内のアイテムを並べ替える

        アイテムを五十音順や昇降順で並べ替える場合は、この方法が便利です。並べ替えるアイテムの列見出しをクリックします。たとえば、姓を五十音順でリストに表示する場合は、[] の列見出しをクリックします。

        リスト内のアイテムにフィルター処理を行う

        表示させない、または含めないレコードが名簿にある場合は、この方法が便利です。リストにフィルターをかけると、チェック ボックスを使用して、前に説明した方法でレコードを選択したり除外したりできます。

        フィルターをかけるアイテムの列見出しの横にある矢印をクリックして、次のいずれかの方法を行います。

        • [(データなし)] をクリックすると、その列が空白のレコードがすべて表示されます。

        • [(データあり)] をクリックすると、その列に情報が含まれているレコードがすべて表示されます。

        • 同じ情報を持つレコードがデータ ソース内に複数含まれ、そのレコードが含まれる列に存在する固有の値が 10 個以下である場合には、その情報を抽出条件としてフィルターすることができます。たとえば、国/地域がオーストラリアであるアドレスが複数ある場合、"オーストラリア" を抽出条件としてフィルターすることができます。

          [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスには、指定されたレコードのみが表示されます。すべてのレコードをもう一度表示するには、[(すべて)] をクリックします。

          ヒント: 

          • 詳細な並べ替えとフィルター処理を行う場合は、任意の列名の横にある矢印をクリックして、[(詳細)] をクリックします。[レコードの比較] タブおよび [レコードの並べ替え] タブを使用して、目的のクエリを並べ替えたり、フィルダーをかけたりします。

          • 住所確認用のソフトウェアをインストールしている場合は、[差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスの [住所の確認] をクリックすると、リストにある受信者の住所を確認できます。

      2. [OK] をクリックして [差し込み印刷] 作業ウィンドウに戻ります。Word は、名簿で指定された名前を使用します。

    1. [差し込み印刷] 作業ウィンドウの [宛先の選択] で、[Outlook 連絡先から選択] をクリックします。

    2. [Outlook 連絡先から選択] で、[連絡先フォルダーの選択] をクリックします。

    3. ダイアログ ボックスで目的の Outlook 連絡先フォルダーを選択して、[OK] をクリックします。

    4. [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスで、含める名前を選択します。

      操作方法

      1. 次のいずれかを実行します。

        チェック ボックスを使用して、宛先を指定する

        リストが短い場合は、この方法が最も便利です。宛先に含める名前の横にあるチェック ボックスをオンにして、宛先から除外する名前の横にあるチェック ボックスをオフにします。

        ヒント: 名簿リストのほとんどの受信者を含める場合は、[すべて選択] をクリックしてから特定のレコードのチェック ボックスをオフにすると便利です。同様に、リスト内の 2 から 3 のレコードのみを対象とする場合は、[すべてクリア] をクリックし、その後必要なレコードを選択します。

        リスト内のアイテムを並べ替える

        アイテムを五十音順や昇降順で並べ替える場合は、この方法が便利です。並べ替えるアイテムの列見出しをクリックします。たとえば、姓を五十音順でリストに表示する場合は、[] の列見出しをクリックします。

        リスト内のアイテムにフィルター処理を行う

        表示させない、または含めないレコードが名簿にある場合は、この方法が便利です。リストにフィルターをかけると、チェック ボックスを使用して、前に説明した方法でレコードを選択したり除外したりできます。

        フィルターをかけるアイテムの列見出しの横にある矢印をクリックして、次のいずれかの方法を行います。

        • [(データなし)] をクリックすると、その列が空白のレコードがすべて表示されます。

        • [(データあり)] をクリックすると、その列に情報が含まれているレコードがすべて表示されます。

        • 同じ情報を持つレコードがデータ ソース内に複数含まれ、そのレコードが含まれる列に存在する固有の値が 10 個以下である場合には、その情報を抽出条件としてフィルターすることができます。たとえば、国/地域がオーストラリアであるアドレスが複数ある場合、"オーストラリア" を抽出条件としてフィルターすることができます。

          [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスには、指定されたレコードのみが表示されます。すべてのレコードをもう一度表示するには、[(すべて)] をクリックします。

          ヒント: 

          • 詳細な並べ替えとフィルター処理を行う場合は、任意の列名の横にある矢印をクリックして、[(詳細)] をクリックします。[レコードの比較] タブおよび [レコードの並べ替え] タブを使用して、目的のクエリを並べ替えたり、フィルダーをかけたりします。

          • 住所確認用のソフトウェアをインストールしている場合は、[差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスの [確認] をクリックすると、リストにある受信者の住所を確認できます。

      2. [OK] をクリックして [差し込み印刷] 作業ウィンドウに戻ります。Word は、名簿で指定された名前を使用します。

    1. [差し込み印刷] 作業ウィンドウの [宛先の選択] で、[新しいリストの入力] をクリックします。

    2. [新しいリストの入力] で、[作成] をクリックします。

    3. [新しいアドレス帳] ダイアログ ボックスで、最初のエントリに含める情報を入力します。すべてのフィールドに入力する必要はありません。

    4. 最初の入力を完了し、新しいエントリに移動するには、[新しいエントリ] をクリックします。

    5. この操作を続けて行い、すべてのエントリが完了したら、[閉じる] をクリックします。

    6. [アドレス帳の保存] ダイアログ ボックスで、[ファイル名] ボックスにアドレス帳の名前を入力し、アドレス帳を保存するフォルダーを選択して保存します。

      既定では、アドレス帳は [マイ データ ファイル] フォルダーに保存されます。このフォルダーは、Word がデータ ソースを検索する既定のフォルダーでもあるため、アドレス帳をここに保存するのが最適です。このため、後から差し込み印刷でアドレス帳を使用する場合、ファイルやフォルダーを探す必要はありません。

    7. [保存] をクリックします。

    8. [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスで、含める名前を選択します。

      操作方法

      1. 次のいずれかを実行します。

        チェック ボックスを使用して、宛先を指定する

        リストが短い場合は、この方法が最も便利です。宛先に含める名前の横にあるチェック ボックスをオンにして、宛先から除外する名前の横にあるチェック ボックスをオフにします。

        ヒント: 名簿リストのほとんどの受信者を含める場合は、[すべて選択] をクリックしてから特定のレコードのチェック ボックスをオフにすると便利です。同様に、リスト内の 2 から 3 のレコードのみを対象とする場合は、[すべてクリア] をクリックし、その後必要なレコードを選択します。

        リスト内のアイテムを並べ替える

        アイテムを五十音順や昇降順で並べ替える場合は、この方法が便利です。並べ替えるアイテムの列見出しをクリックします。たとえば、姓を五十音順でリストに表示する場合は、[] の列見出しをクリックします。

        リスト内のアイテムにフィルター処理を行う

        表示させない、または含めないレコードが名簿にある場合は、この方法が便利です。リストにフィルターをかけると、チェック ボックスを使用して、前に説明した方法でレコードを選択したり除外したりできます。

        フィルターをかけるアイテムの列見出しの横にある矢印をクリックして、次のいずれかの方法を行います。

        • [(データなし)] をクリックすると、その列が空白のレコードがすべて表示されます。

        • [(データあり)] をクリックすると、その列に情報が含まれているレコードがすべて表示されます。

        • 同じ情報を持つレコードがデータ ソース内に複数含まれ、そのレコードが含まれる列に存在する固有の値が 10 個以下である場合には、その情報を抽出条件としてフィルターすることができます。たとえば、国/地域がオーストラリアであるアドレスが複数ある場合、"オーストラリア" を抽出条件としてフィルターすることができます。

          [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスには、指定されたレコードのみが表示されます。すべてのレコードをもう一度表示するには、[(すべて)] をクリックします。

          ヒント: 

          • 詳細な並べ替えとフィルター処理を行う場合は、任意の列名の横にある矢印をクリックして、[(詳細)] をクリックします。[レコードの比較] タブおよび [レコードの並べ替え] タブを使用して、目的のクエリを並べ替えたり、フィルダーをかけたりします。

          • 住所確認用のソフトウェアをインストールしている場合は、[差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスの [確認] をクリックすると、リストにある受信者の住所を確認できます。

      2. [OK] をクリックして [差し込み印刷] 作業ウィンドウに戻ります。Word は、名簿で指定された名前を使用します。

  6. [次へ: 名簿の配置] をクリックします。

  7. まだこの操作を行っていない場合は、ドキュメント ウィンドウで、名簿内の各アイテムで繰り返すテキストを入力します。たとえば、[名前:] や [住所:] などをラベルに含めます。

    注: この時点で、1 度しか印刷しないテキストは、結果の名簿文書に含めません。

  8. 名前、住所、データ ソースからの他のデータを含める差し込みフィールドに挿入します。たとえば、会社名: «会社名» など、アイテム ラベルの後の差し込みフィールドに含めます。

    操作方法

    1. メイン文書で、フィールドを挿入する場所をクリックします。

    2. 次のいずれかの操作で挿入します。

      名前、住所、その他の情報を含む住所ブロック

      1. [住所ブロック] をクリックします。

      2. [住所ブロックの挿入] ダイアログ ボックスで、挿入する住所の要素と必要な書式を選択し、[OK] をクリックします。

        [フィールドの対応] ダイアログ ボックスが表示された場合は、Word が住所ブロックに必要な情報の一部を見つけることができなかった可能性があります。[(対応なし)] の横にある矢印をクリックし、差し込み印刷に必要なフィールドに対応する、データ ソースのフィールドを選択します。

      その他の情報フィールド

      1. [他のアイテム] をクリックして、次のいずれかの操作を行います。

        • データ ソース内のフィールドを選択して、差し込み先のフィールドとデータ ソース内のフィールドを自動的に対応させるには、差し込み先とデータ ソース内でフィールドに同じ名前が使われていない場合でも、[標準フィールド] をクリックします。

        • 常にデータベースの列から直接データを取得するフィールドを選択するには、[データベース フィールド] をクリックします。

      2. [フィールド] ボックスで、必要なフィールドをクリックします。

      3. [挿入] をクリックし、[閉じる] をクリックします。

        [フィールドの対応] ダイアログ ボックスが表示された場合、Word がフィールドの挿入に必要な情報の一部を見つけることができなかった可能性があります。[(該当なし)] の横にある矢印をクリックし、差し込み印刷に必要なフィールドに対応する、データ ソースのフィールドを選択します。

        注: [データベース フィールド] の一覧でフィールドを選択して挿入した後、データ ファイルを別のファイルに変更した場合、そのファイルに同じ名前の列が存在しなければ、フィールドにはデータが挿入されなくなります。

    3. A と B の手順を繰り返して、すべてのフィールドに挿入します。

      注記: 

      • 差し込みフィールド文字 (« ») は、直接入力したり、[挿入] メニューの [記号と特殊文字] コマンドを使用して挿入したりすることはできません。[差し込み印刷] 作業ウィンドウを使用する必要があります。

      • 差し込みフィールドが { MERGEFIELD City } のように中かっこで囲まれている場合は、Word は、フィールドの実行結果ではなく、フィールド コードを表示します。差し込み印刷の実行時には、画面上にどちらが表示されていても、常にフィールドの実行結果の方が印刷されますが、画面上でもこの実行結果を表示するには、フィールド コードを右クリックし、ショートカット メニューの [フィールド コードの表示/非表示] をクリックします。

    4. お好みで、差し込んだデータの書式設定を変更できます。

      操作方法

      差し込んだデータの書式を設定するには、メイン文書の差し込みフィールドで書式設定する必要があります。データを文書に差し込むときに書式設定は保持されないため、データ ソースでデータを書式設定しないでください。

      1. メイン文書で、書式を設定する情報が含まれているフィールドを、前後の差し込みフィールド文字 (« ») ごと選択します。

      2. お好みに合わせて、フォントやその他の書式設定を変更します。

  9. メイン文書を完了して、すべての差し込みフィールドを挿入したら、[ファイル] メニューの [名前を付けて保存] をクリックします。文書に名前を付けて [保存] をクリックします。

  10. [次へ: 名簿のプレビュー表示] をクリックします。

  11. アイテムを順番にプレビュー表示するには、[戻る] ボタンと [進む] ボタンをクリックします。または、特定のアイテムを見つけてプレビュー表示するには、[宛先の検索] をクリックして、[エントリの検索] ダイアログ ボックスで検索条件を入力します。

  12. 必要に応じて、受信者リストを調整します。次のいずれかの操作を行います。

    • 現在表示されている宛先を差し込み印刷の対象から除外するには、[この宛先を除外する] をクリックします。

    • 宛先リストを変更するには、[アドレス帳の変更] をクリックし、[差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスで必要な変更を行います。

  13. [次へ: 差し込み印刷の完了] をクリックします。

  14. [差し込み] で、[新しい文書へ] をクリックします。

  15. [新しい文書への差し込み印刷] ダイアログ ボックスで、次のいずれかの操作を行い、[OK] をクリックします。

    • すべてのレコードを差し込むには、[すべて] をクリックします。

    • 文書ウィンドウに表示されるレコードのみを差し込むには、[現在のレコード] をクリックします。

    • レコードの範囲を差し込むには、[から] をクリックして、[から] ボックスと [まで] ボックスにレコード番号を入力します。

      Word は、個々のレコードすべてを含む 1 つの新しい文書を開きます。

  16. ヘッダー、フッター、その他の目的のテキストを追加します。

    たとえば、差し込んだデータが表として書式設定される場合、データを差し込んだ後に列見出しを表に追加します。

  17. 通常の文書と同じように、名簿を保存または印刷します。

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